Les problèmes embêtants de planification d’horaires et 6 solutions pour les régler

Ce qui rend la planification des horaires de travail difficile

La planification des horaires de vos employés peut être compliquée pour bien des raisons.

La plupart des gestionnaires doivent tenir compte d’innombrables variables lors de la planification des horaires, notamment :

• Des heures d’ouverture prolongées ou en continu;
• Une diversité d’horaires de travail au sein de la même organisation : travail par quarts, horaires flexibles, quarts alternatifs, quarts fractionnés, partage d’emploi, temps partiel, etc.;
• Des employés qui travaillent à plusieurs emplacements;
• Des contraintes d’affaires, comme la présence d’employés qui possèdent certaines compétences lors de chaque quart, le nombre minimum et maximum d’employés présents à chaque quart, les seuils applicables aux heures supplémentaires, etc.;
• Des cibles pour les coûts de main-d’œuvre pendant une période donnée;
• Des employés absents, que ce soit prévu (vacances) ou non;
• Les fluctuations dans l’affluence des clients, qu’elles soient prévisibles et cycliques ou imprévisibles et erratiques.

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Les problèmes de planification d’horaires les plus courants et des solutions efficaces pour les régler

Voici six des problèmes de planification des horaires de travail les plus couramment rencontrés par les gestionnaires et les façons de les résoudre :

1.     La pénurie d’employés

De nos jours, de nombreuses entreprises ressentent les effets indésirables de manquer de personnel, un enjeu grandement attribuable à la pénurie de main-d’œuvre chronique qui sévit actuellement et les effets de la grande démission.

Dans les secteurs misant sur le service à la clientèle comme les commerces de détail, l’hôtellerie et les restaurants, mais également la santé et les soins à domicile, les entreprises ont de plus en plus de difficulté à attirer et à fidéliser des travailleurs qualifiés.

S’ajoute à cela la tendance récente du quiet quitting, selon lequel les salariés de bureaux, de villes et de municipalités s’investissent moins dans leur travail et ne répondent qu’aux exigences minimales de leur poste.

Pourquoi les entreprises doivent contrer la pénurie de personnel

Les entreprises peuvent parfois arriver à fonctionner de façon quasi normale, même lorsqu’elles n’ont pas assez de personnel. Mais c’est risqué de le faire, compte tenu d’un certain nombre d’hypothèses, comme :

• S’attendre à ce que l’achalandage demeure le même; qu’il ne se mette pas à augmenter soudainement ni drastiquement;
• Prévoir que les activités commerciales continueront à se dérouler comme d’habitude;
• Croire que les employés actuellement en place continueront à avoir les mêmes disponibilités (qu’ils ne tomberont pas malades, qu’ils ne souffriront pas d’épuisement professionnel, qu’ils ne se laisseront pas attirer par un meilleur salaire ou de meilleures conditions de travail que leur offre un concurrent, etc.).

Le manque de personnel a de nombreux effets négatifs possibles. N’en voici que quatre :

1. L’augmentation du stress pour les travailleurs;
2. Un roulement de personnel plus élevé;
3. Un plus grand risque d’accidents;
4. Un nombre plus élevé de plaintes de clients.

Comment résoudre la pénurie de personnel

Si vous voulez accroître la satisfaction de vos employés et atteindre vos cibles de rendement, la solution est simple : embauchez plus de personnel.

Toutes les entreprises devraient avoir un seuil minimum d’employés pour faire face aux forts achalandages, aux journées maladie, aux congés pour la santé mentale, aux congés parentaux, etc.

Ainsi, vous ne mettrez pas en péril votre service à la clientèle ni le bien-être de vos employés par manque de personnel.

Vous peinez à embaucher du personnel malgré tous les efforts que vous y mettez? Consultez notre guide ultime de l’embauche.

2. La surplanification des employés

Une autre erreur commune que font les gestionnaires est de présumer que les travailleurs horaires et salariés sont prêts à travailler autant d’heures qu’ils le font.

Comment identifier les signes de surplanification des employés?

Plus souvent qu’autrement, les travailleurs :

• Doivent faire la fermeture, suivie d’un quart de travail d’ouverture le lendemain matin;
• Accumulent des heures supplémentaires sur une base régulière;
• Ont perdu leur motivation ou sont désengagés;
• Sont indifférents à la façon dont ils servent les clients;
• Reçoivent des plaintes de collègues, de fournisseurs et de clients;
• Prennent souvent des congés de maladie;
• Commettent plus d’erreurs et ont plus d’accidents en milieu de travail;
• Ignorent les règles de sécurité et les autres règles de l’entreprise;
• Prennent de très longues pauses;
• Tournent les coins ronds dans leur travail;
• Se plaignent de leur charge de travail.

Pourquoi les entreprises doivent éviter la surplanification des employés

Tous les points susmentionnés sont de bonnes raisons de mettre fin à la surplanification des employés. Il vaut toutefois la peine d’en examiner quelques-uns de plus près.

1. La perte de productivité

Plus les employés font des heures supplémentaires, plus ils perdent en efficacité. C’est ce qu’on appelle la loi des rendements décroissants :

« …Les études révèlent que lorsque les heures supplémentaires augmentent, la productivité marginale ralentit. Autrement dit, la production totale augmente, mais la productivité horaire est plus faible qu’elle ne l’était au cours des 40 premières heures.

Après quelques mois où les heures supplémentaires sont élevées, cependant, la production totale pourrait dépasser de peu ce qui peut être atteint dans une semaine de 40 heures. On croit que cela est attribuable à une combinaison de fatigue, d’un faible moral, d’absences accrues, de l’inertie au travail et du travail qui doit être recommencé en raison d’erreurs et de défauts. » (traduction libre)

Ce qu’il faut retenir du rapport précédent, c’est que les heures supplémentaires peuvent être tolérables et acceptables pour certains employés à court terme, mais qu’elles nuiront aux employés et à l’entreprise à long terme.

2. L’insatisfaction au travail

Près de 70 % des travailleurs affirment qu’ils opteraient pour un meilleur équilibre travail-vie personnelle aux dépens d’un salaire plus élevé.

Les travailleurs surchargés ont rarement un bon équilibre travail-vie personnelle. Tout cela ne peut que mener à la démotivation et au mécontentement des employés.

Les travailleurs qui sont fréquemment surchargés seront moins satisfaits au travail et seront moins engagés auprès de l’entreprise.

Cette situation aura aussi une incidence négative sur le service à la clientèle qu’ils offrent, ce qui peut nuire à la réputation de votre entreprise.

3. Plus de risques d’accidents

Selon le National Safety Council, les taux de blessure sont plus élevés lorsque les travailleurs dorment moins de sept heures par jour ou travaillent plus de 40 heures par semaine.

La surplanification des employés met votre personnel, vos clients et votre entreprise en danger. Dans certains secteurs, comme les soins de santé, la construction et les services d’urgences, les accidents causés par la fatigue des employés peuvent être mortels.

Comment éviter la surplanification des employés

Voici certaines choses que vous pouvez faire si vous devez souvent surplanifier les mêmes employés :

1. Embaucher plus d’employés. La surplanification des employés est un symptôme courant d’une pénurie de main-d’œuvre, comme nous l’avons vu précédemment.

2. Demander aux employés de vous faire part de leurs préférences. Certains employés souhaitent uniquement travailler pendant le premier quart, tandis que d’autres auront une préférence pour le dernier quart.

Demander aux employés de vous faire part des quarts qu’ils préfèrent vous permet aussi de voir combien d’employés doivent être présents en même temps pour à la fois satisfaire les besoins d’affaires et répondre aux attentes des employés.

Ce faisant, cherchez des façons pour faciliter l’échange des quarts de travail et les demandes de congés. Grâce à un bon logiciel de planification des horaires, il sera plus facile d’accepter les demandes de congés soumises par les membres de votre équipe, ce qui contribuera au bonheur de vos employés.

3. Améliorer la formation des employés. En augmentant les qualifications des employés en place, vous aurez une plus grande marge de manœuvre quant aux quarts ou aux tâches à attribuer. De plus, le développement des compétences est une excellente façon d’augmenter la fidélisation des employés.

4. Améliorer vos pratiques de planification des horaires. Un bon logiciel de gestion d’horaires de travail optimisera les heures des travailleurs, de sorte à répondre à vos besoins d’affaires et à ceux des employés. Le tout, en fonction des critères et des contraintes de votre entreprise.

Par exemple, le logiciel vous avertira si le seuil que vous avez établi pour les heures supplémentaires ou les heures de travail souhaitées d’employés est dépassé.

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3. Un processus de planification des horaires inefficace

Les gestionnaires portent souvent plusieurs chapeaux. Il est donc normal pour eux de chercher à minimiser la quantité de temps consacrée aux tâches administratives, comme la création d’un horaire de travail précis.

Paradoxalement, certains gestionnaires se servent encore d’Excel ou même d’un simple bout de papier pour gérer cette tâche chronophage et répétitive.

« L’automatisation de tâches monotones et répétitives vous donne, à vous et à votre équipe, la chance de vous centrer sur d’autres tâches auxquelles vous devriez accorder toute votre attention. L’automatisation des processus d’affaires peut être mise à profit pour intensifier les activités de votre entreprise et favoriser sa croissance. » (traduction libre) – Forbes, 20 janvier 2022

Pourquoi les entreprises doivent améliorer leur efficacité de planification des horaires de travail

Dans un monde idéal, les gestionnaires et les employés auraient un horaire constant qui ne changerait jamais. Malheureusement, les choses ne fonctionnent pas comme ça dans la vraie vie. C’est d’autant plus vrai dans les secteurs qui comptent de nombreux employés à temps partiel, comme les restaurants et les commerces de détail.

Les dirigeants d’entreprise et les gestionnaires doivent sans cesse adapter les horaires du personnel pour tenir compte :

• Des variations d’achalandage;
• Des disponibilités des employés, des absences prévues et dernière minute;
• De l’onboarding et de la formation des employés;
• Des congés parentaux ou de maladie;
• Des changements de quarts à la dernière minute;
• Des budgets de dotation.

Les gestionnaires doivent également veiller à ce que les changements de quarts de dernière minute soient communiqués rapidement aux employés. Autrement, certains d’entre eux risquent de ne même pas se rendre compte qu’ils sont à l’horaire pour certains quarts à venir.

Chaque minute qu’un gestionnaire consacre à la planification des horaires de travail est une minute de moins qu’il peut dédier aux tâches pour soutenir la croissance de l’entreprise, comme la formation des employés, rehausser le moral de l’équipe, veiller au service à la clientèle et à la publicité, etc.

Comment rendre la planification des horaires plus efficace

Pour ceux qui utilisent encore Excel ou qui restent fidèles à la planification manuelle, un logiciel de planification des horaires de travail changera complètement la donne.

Il est possible de trouver un logiciel de planification d’horaires et de gestion des feuilles de temps convivial qui simplifie tout le processus : de la planification des horaires au suivi du temps et des présences en passant par la paie. Certains logiciels proposent même différents façons de pointer.

Certains logiciels de planification des horaires comprennent même un outil de communication avec le personnel pour que les membres de l’équipe soient automatiquement avisés des changements d’horaire et que les gestionnaires puissent voir si les travailleurs ont vu la notification ou non.

Améliorez votre gestion du personnel : grâce au logiciel de planification des horaires Agendrix, tout est facile et exempt d’erreurs, de la planification des horaires de travail à la paie. Essayez-le gratuitement!

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4. Les absences de dernière minute des employés

Les absences de dernière minute des employés peuvent faire d’un horaire de travail un véritable chaos. Il existe de nombreuses raisons valides pour lesquelles des employés peuvent s’absenter du travail à la dernière minute :

• Ils étaient malades en se réveillant;
• Leur gardienne d’enfants a annulé;
• Ils ont une urgence médicale;
• Ils ont fait un accident de voiture ou sont coincés dans la circulation.

Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses raisons imprévisibles et hors du contrôle d’un gestionnaire qui justifient l’absence d’un employé.

D’autres motifs d’absentéisme, cependant, peuvent très bien être pris en charge par un gestionnaire :

• Un faible moral des employés;
• Des employés surchargés et surmenés;
• Une mauvaise expérience employé;
• Un manque de reconnaissance à l’égard des employés;
• Une mauvaise planification des horaires de travail, sans tenir compte des disponibilités des employés;
• Une planification inéquitable.

Pourquoi les entreprises doivent gérer les absences de dernière minute de leurs employés

Selon le rapport Absenteeism: The Bottom-Line Killer de Circadian, l’absentéisme non prévu à l’horaire coûte environ 3 600 $ par année pour chaque travailleur horaire. 💸

L’absentéisme des employés n’est pas que cher. Lorsque des employés s’absentent fréquemment du travail à la dernière minute, l’entreprise subit toutes sortes d’effets négatifs :

• Un stress et du travail inutile pour le gestionnaire et les collègues;
• Une baisse de la qualité du service à la clientèle;
• Un faible moral des employés;
• Une perturbation des activités commerciales.

Comment gérer les absences de dernière minute des employés

Certains gestionnaires croient que les absences de dernière minute sont un problème courant de planification d’horaires qui ne peut être réglé. Au contraire.

1. Établissez les indisponibilités des employés. En tant que propriétaire d’entreprise, vous êtes occupé et votre temps compte. Vous avez donc très peu à gagner de prévoir des employés à l’horaire pour des quarts qu’ils n’ont pas envie de travailler ou pour lesquels ils ne sont pas disponibles.

Demandez à tous les employés de remplir régulièrement un formulaire de disponibilité, ce qui simplifiera grandement la planification des horaires : une tâche chronophage.

2. Ayez un plan B. Première option : Demandez aux employés déjà présents au travail s’ils souhaitent rester sur place et faire un double.

Vous pouvez leur proposer d’échanger leurs journées de congé ou vous pourriez leur offrir un incitatif, comme des quarts plus courts pour le reste de la semaine ou une paie d’heures supplémentaires.

Option B : Commencez à contacter d’autres membres de l’équipe : par téléphone, message texte sur leur appareil mobile ou message privé sur votre plateforme de communications internes.

3. Trouvez la source de l’absentéisme des employés. S’agit-il d’un seul employé qui s’absente fréquemment du travail à la dernière minute ou l’absentéisme est-il un problème pour plusieurs membres du personnel?

Si un seul employé s’absente fréquemment du travail à la dernière minute, assoyez-vous avec lui et discutez calmement de la situation pour comprendre le problème.

Si plusieurs employés s’absentent fréquemment du travail à la dernière minute, c’est peut-être le signe que votre entreprise a un problème plus systématique. C’est peut-être le bon moment de revoir l’expérience employé au grand complet.

Voyez si vous devez améliorer :

• Vos processus d’embauche et de recrutement;
• Votre processus d’intégration et de formation;
• Vos pratiques en matière de gestion des employés;
• Vos programmes de récompenses et de rémunération;
• Vos programmes d’avantages sociaux, y compris les vacances;
• Vos pratiques en matière de planification d’horaires de travail;
• Votre politique sur la présence des employés.

5. Le roulement du personnel

Le roulement du personnel fait partie intégrante de la réalité d’une entreprise, particulièrement dans les secteurs qui embauchent de nombreux employés à temps partiel.

Dans certains secteurs, le taux de roulement est plus élevé que dans d’autres, et c’est tout à fait normal.

Cependant, le taux de roulement a continué d’augmenter de manière quasi généralisée depuis la flambée de la pandémie mondiale.

Selon des recherches menées par le Work Institute, « le roulement et la rareté des talents demeureront un risque pour les entreprises : le roulement volontaire devrait atteindre 35 % en 2023. »

C’est la tendance générale à laquelle il faut s’attendre. Le taux de roulement des employés réel pour 2023 pourrait grandement varier d’un secteur à l’autre, particulièrement pour les employés les plus touchés par l’épuisement professionnel causé par la COVID-19, comme les travailleurs de la santé.

Calculez votre taux de roulement de personnel.

Pourquoi les entreprises doivent réduire le roulement de personnel

1. Le roulement élevé de personnel coûte cher.

Selon peoplekeep.com, le coût moyen pour remplacer un employé horaire est de 1 500 $.

2. Un roulement élevé est une perte de temps et de ressources.

Lorsque les employés quittent leur emploi, les gestionnaires et les RH doivent consacrer plus de temps aux tâches suivantes :

• Embauche et recrutement des employés;
• Intégration des nouveaux membres de l’équipe et formation;
• Gestion des employés;
• Planification des horaires de travail.

3. Un taux de roulement élevé peut miner le moral de l’équipe.

Il peut s’en suivre un « effet domino », ce qui entraîne une baisse drastique de la productivité et du rendement de l’entreprise. Découvrez les raisons pour lesquelles vos employés quittent votre entreprise.

Comment mettre fin à un roulement de personnel élevé

Commencez par comparer votre taux de roulement au taux de roulement moyen qui prévaut actuellement au sein de votre secteur. Vous connaîtrez ainsi l’ampleur du travail à accomplir.

Il pourrait, notamment, s’agir de faire ce qui suit :

• Améliorer l’expérience d’onboarding;
• Améliorer l’expérience employé;
• Offrir de meilleurs avantages sociaux aux employés;
• Offrir plus de formations aux gestionnaires.

Découvrez nos conseils sur la façon de réduire votre taux de roulement.

6. Le manque de visibilité sur les horaires de travail

Le manque de contrôle et de visibilité sur la planification des horaires peuvent causer de la confusion, voire perturber les activités normales.

La création d’un horaire peut avoir plusieurs issues : une journée où le service à la clientèle est excellent ou un chaos qui laisse les clients frustrés, qui promettent de ne plus jamais revenir.

Ou, un trop grand nombre d’employés pourraient être présents pendant un quart, ce qui augmenterait inutilement vos coûts de main-d’œuvre.

Pourquoi les entreprises doivent avoir une meilleure leur visibilité des horaires

Sans les bons outils de planification d’horaires, les gestionnaires chargés peuvent avoir de la difficulté à répondre rapidement aux questionnements suivants :

• Les employés ont-ils tous vu l’horaire de travail qu’ils ont publié?
• Les employés ont-ils accepté leur horaire?
• Y a-t-il des conflits d’horaire?
• L’horaire optimise-t-il les compétences et/ou le budget pour chaque quart, compte tenu des tâches et de l’affluence prévues?
• L’horaire prévoit-il que les nouveaux employés aient un mentor auprès de qui ils peuvent travailler?
• L’horaire tient-il compte des préférences des employés en matière de quart, de leurs vacances et de leurs demandes de congés?
• L’horaire indique-t-il quels employés sont prêts à entrer à la dernière minute si un collègue s’absente et ceux qui sont disponibles pour le faire? Ces employés ont-ils les qualifications nécessaires pour remplacer les autres employés?
• L’horaire précise-t-il les employés qui se feraient un plaisir de rentrer plus tôt à la maison si leur quart devait être moins occupé que prévu? Ou qui se feraient un plaisir de changer d’emplacement si une autre paire de mains s’avérait nécessaire à cet endroit?

Comment améliorer la visibilité sur les horaires de travail

1. Définissez des procédures et politiques claires en matière de planification d’horaires de travail.

Combien de temps à l’avance faut-il publier les horaires : quelles sont les règles concernant la planification de dernière minute?

Comment communiquer les horaires aux employés?

Quelles sont les règles entourant l’échange de quarts?

Que doivent faire les employés (appeler ou texter) si : l’horaire leur pose problème, ils arriveront en retard, ils ont besoin qu’une autre personne prenne leur quart?

2. Investissez dans un logiciel de planification des horaires.

Grâce à une application de planification des horaires de travail comme Agendrix, les gestionnaires et les responsables des horaires ont un aperçu complet du processus de planification.

• Créez en toute facilité des horaires et sachez s’il y a des conflits d’horaire;
• Définissez les paramètres de sorte que les employés puissent accepter des quarts ouverts, ou qu’ils puissent demander et accepter des échanges de quarts, s’ils ont les compétences requises;
• Définissez les paramètres entourant les heures supplémentaires, les coûts de main-d’œuvre totaux et les compétences;
• Envoyez des notifications en temps réel pour les modifications apportées aux horaires.

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Découvrez comment l’automatisation peut contribuer à une planification efficace des horaires

Les logiciels de planification d’horaires de travail existent depuis longtemps et sont utilisés par des entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs confondus.

C’est parce que les avantages des outils de planification automatisée des horaires de travail sont nombreux :

• Ils centralisent les dossiers des employés;
• Ils contribuent à l’efficacité du processus de planification des horaires;
• Ils optimisent les coûts de main-d’œuvre;
• Ils facilitent le suivi du temps et des présences;
• Ils offrent aux employés diverses façons de pointer lorsqu’ils commencent et terminent leur quart de travail (comme sur leur appareil mobile);
• Ils veillent au respect des contraintes de l’entreprise;
• Ils veillent à l’harmonisation entre les tâches importantes à accomplir et les compétences nécessaires;
• Ils respectent la disponibilité et les préférences des employés (certains membres de l’équipe préfèrent les quarts de nuit, tandis que d’autres, comme les étudiants, préfèrent avoir des quarts supplémentaires pendant l’été, et les employés à temps partiel pourraient être enclins à accepter des quarts ouverts pendant la semaine sans préavis);
• Ils simplifient le partage des horaires;
• Ils facilitent l’échange de quarts;
• Ils envoient des notifications lorsque des conflits d’horaire surviennent, que les seuils maximums ont été atteints pour les heures supplémentaires, que des employés ne se présentent pas au travail, etc.

Il existe des solutions faciles que les petites entreprises peuvent mettre à profit pour améliorer la gestion de leurs employés.

Conclusion

Les entreprises de toutes tailles profitent grandement lorsqu’elles automatisent leurs tâches les plus répétitives et les plus chronophages. Le processus de planification des horaires de travail des employés en fait définitivement partie.

Lorsque vous explorez les options d’application de planification d’horaires qui s’offrent à vous, soyez à l’affût d’une solution qui répond à vos besoins actuels et ultérieurs en ce qui a trait aux points suivants :

• Coût;
• Flexibilité;
• Convivialité;
• Fonctionnalités;
• Soutien;
• Formation;
• Temps de déploiement;
• Sécurité des données.

La simplification de la planification des horaires de travail peut réellement changer la donne en ce qui a trait au rendement de l’entreprise. Les entreprises qui automatisent la planification des horaires de travail ne le regrettent jamais, et pour cause!