Logiciel de gestion de feuilles de temps en ligne

Une feuille de temps est un outil utilisé pour suivre le temps qu’un employé consacre à plusieurs tâches ou projets au cours d’une période donnée, généralement une semaine ou un mois. Elles peuvent se présenter en format papier ou numérique et comprennent généralement les informations suivantes :

• Date : La date à laquelle le travail a été effectué.
• Heures travaillées : Le nombre total d’heures consacrées à chaque tâche.
• Description des projets ou tâches : Une brève description de ce qui a été fait.
• Informations sur l’employé : Nom et rôle de l’employé.

Les feuilles de temps sont couramment utilisées pour la gestion de la paie, le suivi de projets et l’analyse de la productivité. Elles aident les employeurs à garantir une rémunération exacte et à mieux gérer les ressources.

La gestion des feuilles de temps réfère aux processus et pratiques se rapportant au suivi, à l’enregistrement et à la gestion des heures de travail et des activités des employés. Elle englobe plusieurs éléments clés, dont :

1. Le suivi du temps : Enregistrer les heures passées par les employés sur des tâches ou des projets spécifiques, souvent à l’aide d’outils tels qu’Agendrix, de feuilles de calcul ou de documents papier.
2. La vérification et l’approbation : Vérifier l’exactitude des feuilles de temps soumises et les approuver pour la paie ou la comptabilité.
3. L’analyse des données : Analyser les données des feuilles de temps pour évaluer la productivité, les coûts des projets et l’affectation des ressources afin d’éclairer la prise de décision.
4. La conformité : Veiller à ce que les pratiques relatives aux feuilles de temps soient conformes à la législation du travail et aux politiques de l’organisation, notamment en ce qui concerne le calcul des heures supplémentaires, ainsi que la bonne tenue des dossiers.
5. La reddition de comptes : Générer des rapports à partir des données des feuilles de temps pour la gestion, l’audit financier ou l’évaluation des projets.
6. L’intégration avec la paie : Coordonner les données des feuilles de temps avec les systèmes de paie afin de garantir une rémunération précise et opportune des employés.

Une gestion efficace des feuilles de temps aide les organisations à optimiser l’utilisation des ressources, à améliorer la productivité et à se conformer aux exigences légales.

Un logiciel de feuille de temps est un outil qui aide les entreprises et les particuliers à suivre et à gérer le temps passé sur des tâches ou projets. Ce type de logiciel permet généralement aux utilisateurs d’enregistrer les heures travaillées, de classer les entrées de temps et de générer des rapports à des fins de paie, de facturation ou de gestion de projet. Typiquement, les fonctionnalités permettront de :

• Suivre le temps, en entrant manuellement les heures de travail ou utiliser un chronomètre pour suivre les heures en temps réel.
• Gérer les projets, en attribuant du temps à des projets ou à des clients spécifiques pour contrôler la productivité et les coûts.
• Générer des rapports, en regroupant des données détaillées sur le temps passé, qui peuvent être utilisées pour la facturation ou l’analyse des schémas de travail.
• Intégrer au système de paie, en connectant les feuilles de temps aux logiciels de comptabilité et aux outils de gestion de projet pour rationaliser les flux de travail.
• Gérer les utilisateurs, en permettant à plusieurs personnes d’enregistrer leurs heures de travail, ce qui le rend adapté aux équipes.

Dans l’ensemble, les logiciels de feuilles de temps améliorent l’efficacité, la précision et la responsabilité dans la gestion du temps.

La façon dont Agendrix rationalise le traitement de la paie dépend de votre système ou de vos méthodes de gestion de la paie.

Agendrix offre des intégrations avec de nombreux systèmes de paie populaires qui vous permettent d’exporter les feuilles de temps de vos employés dans un format qui peut être « compris » par ces systèmes. Cela résout le problème d’avoir à réécrire manuellement les données des feuilles de temps à partir d’Agendrix.

Agendrix s’intègre aux systèmes de paie suivants :

• Acomba
• ADP TeamPay
• ADP Workforce Now
• Azur
• Ceridian Powerpay
• EmployeurD
• Hopem
• Nethris
• QuickBooks
• Payworks

Si vous n’avez pas de système de paie, Agendrix peut tout de même vous aider à générer des feuilles de temps claires et précises qui peuvent ensuite être facilement traitées par un gestionnaire de paie ou un comptable, par exemple.

Les applications de feuilles de temps sont généralement dotées d’une série de fonctionnalités conçues pour aider les utilisateurs à suivre leur temps de travail, à gérer des projets et à rationaliser les flux de travail. Voici quelques-unes des fonctions les plus courantes que vous pouvez trouver :

• Suivi du temps : Les utilisateurs peuvent enregistrer les heures passées sur des tâches ou des projets spécifiques, souvent avec des options de saisie manuelle ou de minuterie.
• Gestion de projet : De nombreuses applications permettent aux utilisateurs de créer et de gérer des projets, d’assigner des tâches et d’indiquer le temps alloué à ces dernières.
• Rapports et analyses : Générer des rapports sur les heures travaillées, les coûts des projets et la productivité des employés pour analyser les performances et de prendre des décisions éclairées.
• Interface conviviale : Des interfaces intuitives qui permettent aux employés d’enregistrer facilement leurs heures de travail.
• Accès mobile : Les applications ont souvent des versions mobiles, ce qui permet aux utilisateurs de suivre leurs heures de travail en déplacement.
• Intégration : Compatibilité avec d’autres outils tels que les systèmes de paie, les logiciels de comptabilité et les plateformes de gestion de projet pour rationaliser les processus.
• Notifications et rappels : Alertes permettant aux utilisateurs de soumettre des feuilles de temps, d’enregistrer des heures ou d’informer les responsables des approbations en cours.
• Flux d’approbation : Fonctionnalités permettant aux responsables d’examiner et d’approuver les feuilles de temps soumises avant le traitement de la paie.
• Suivi des heures supplémentaires : Calcule et signale automatiquement les heures supplémentaires en fonction de la politique de l’entreprise.
• Suivi GPS : Certaines applications permettent de localiser les employés travaillant à distance ou sur différents sites, ce qui est utile pour vérifier les heures d’arrivée et de sortie.
• Suivi des dépenses : Les utilisateurs peuvent enregistrer les dépenses liées aux projets, ce qui facilite la gestion des budgets.
• Personnalisation : Options permettant d’adapter les champs, les catégories et les rapports aux besoins spécifiques d’une organisation.

Ces fonctionnalités aident les organisations à gérer efficacement le temps des employés, à améliorer la productivité et à assurer un traitement précis des salaires.

Comme chaque application a ses propres points forts, il est préférable de se pencher sur la facilité d’utilisation, les fonctionnalités, les intégrations et les prix afin de trouver celle qui répond le mieux à vos besoins.

Agendrix est un choix particulièrement intéressant pour les petites entreprises en raison de son système de tarification basé sur le nombre d’utilisateurs. Autrement dit, les entreprises qui comptent moins d’employés paient moins cher, tout en bénéficiant pleinement d’un logiciel de classe mondiale.

La création de feuilles de temps comporte plusieurs étapes, et l’utilisation d’un logiciel peut rationaliser le processus. Voici comment créer des feuilles de temps et quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel.

Comment créer des feuilles de temps

1. Choisir un logiciel spécialisé : Bien qu’il puisse être tentant de s’en remettre à d’anciennes solutions telles que les feuilles de temps papier ou les feuilles de calcul Excel, ces options sont extrêmement inefficaces par rapport à des logiciels de pointe comme Agendrix.

2. Établir les champs clés : Les informations essentielles à inclure, notamment :

• Le nom de l’employé
• Le numéro d’identification de l’employé
• La date
• Les heures de début et de fin
• Les pauses prises
• Une description du projet/de la tâche
• Le total des heures travaillées

3. Définir un cadre temporel : Décidez si la feuille de temps sera quotidienne, hebdomadaire ou bihebdomadaire.

4. Distribuer la feuille de temps : Si vous utilisez du papier ou des feuilles de calcul, distribuez-les aux employés. Si vous utilisez un logiciel, assurez-vous que tous les employés y ont accès.

5. Former les employés : Fournissez des conseils sur la manière de remplir la feuille de temps avec précision.

6. Examiner et approuver : Rassemblez les feuilles de temps remplies pour les soumettre à l’examen et à l’approbation des superviseurs.

7. Stocker et analyser : Conservez les enregistrements pour la paie et l’analyse, soit physiquement, soit numériquement.

Les avantages d’utiliser un logiciel tel qu’Agendrix

• Automatisation : Agendrix peut automatiser les calculs, ce qui réduit le risque d’erreur humaine dans le calcul des heures et la gestion de la paie.
• Suivi en temps réel : Les employés peuvent enregistrer leurs heures au fur et à mesure qu’ils travaillent, ce qui leur permet d’avoir un aperçu en temps réel de leur productivité.
• Accès facile : Les logiciels infonuagiques (c’est-à-dire basés sur le cloud) permettent aux employés et aux responsables d’accéder aux feuilles de temps de n’importe où, ce qui facilite le travail à distance.
• Fonctionnalités de reporting : De nombreuses solutions logicielles offrent des outils de reporting robustes qui analysent l’utilisation du temps et les coûts des projets, ce qui facilite la prise de décision.
• Intégration : Les logiciels de feuilles de temps peuvent souvent s’intégrer aux systèmes de gestion de la paie et des projets, ce qui simplifie les processus.
• Conformité : Les logiciels peuvent contribuer à garantir le respect de la législation du travail en assurant le suivi des heures supplémentaires et en fournissant la documentation nécessaire.
• Convivialité : La plupart des logiciels de feuilles de temps sont conçus pour être intuitifs, ce qui facilite leur utilisation par les employés ayant des connaissances technologiques limitées.

En conclusion, utiliser un logiciel de gestion des feuilles de temps simplifie non seulement les processus, mais améliore également la précision et l’efficacité du suivi des heures de travail des employés.

Le calcul des heures d’une feuille de temps comporte quelques étapes simples. Notez qu’Agendrix fait la plupart de ce travail pour vous lorsque vous pointez à l’aide d’un terminal ou de l’application mobile.

1. Enregistrer les heures de début et de fin

Notez les heures exactes de début et de fin de chaque tâche ou période de travail. Par exemple, si vous commencez à travailler à 9 heures et terminez à 17 heures, notez-le.

2. Calculer les heures quotidiennes

Soustrayez l’heure de début de l’heure de fin.

Exemple :

Heure de début : 9 h
Heure de fin : 17 h
Calcul : 17 h – 9 h = 8 heures

3. Tenir compte des pauses

Si vous avez pris des pauses (comme le déjeuner), soustrayez ce temps du total.

Exemple : Si vous avez pris une pause repas d’une heure :

8 heures – 1 heure = 7 heures travaillées

4. Répéter l’opération pour chaque journée

Procédez de la sorte pour chaque jour où vous avez travaillé au cours de la période de référence de la feuille de temps.

5. Additionner les heures hebdomadaires/mensuelles

Additionnez les heures de chaque journée pour obtenir le total de la semaine ou du mois.

Par exemple, si vous avez travaillé 7 heures par jour pendant 5 jours :

7 heures x 5 jours = 35 heures au total pour la semaine

6. Vérifier l’exactitude des calculs

Vérifiez vos calculs pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs.

Quelques conseils :

• Utilisez des heures décimales : Si nécessaire, convertissez les heures en décimales (par exemple, 1,5 heure au lieu de 1 heure 30 minutes).
• Utilisez une calculatrice : Pour les calculs plus complexes, en particulier lorsqu’il s’agit de projets multiples ou d’heures variables.

En suivant ces étapes, vous pourrez calculer avec précision les heures de votre feuille de temps.

Notez qu’Agendrix peut sauvegarder les feuilles de temps pour une période allant jusqu’à 10 ans; l’utilisateur établit cette limite.

Au Canada, les employeurs sont généralement tenus de conserver les feuilles de temps des employés pendant au moins trois ans après la fin de la période d’emploi. Cela correspond aux exigences du Code canadien du travail.

Aux États-Unis, le Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que les employeurs conservent les relevés d’heures pendant au moins deux ans. Toutefois, pour des raisons fiscales et de conformité avec diverses lois sur le travail, il est souvent conseillé de les conserver pendant une période plus longue.

Plusieurs états ou provinces peuvent également disposer de réglementations spécifiques susceptibles d’allonger cette durée. Il est donc essentiel de vérifier les normes locales en matière d’emploi dans votre région. Conserver les documents plus longtemps que la durée minimale est souvent une bonne pratique à des fins de conformité et d’audit. Pensez toujours à consulter un professionnel des ressources humaines ou un conseiller juridique pour obtenir les conseils les plus sûrs.