Les gestionnaires peuvent dorénavant mettre des documents à la disposition de leur équipe facilement dans Agendrix.
Aujourd’hui, nous annonçons le lancement d’une toute nouvelle fonctionnalité, les Documents partagés. Concrètement, il s’agit d’un ajout à la section Documents.
L’onglet Documents partagés consiste en un répertoire de documents accessibles à l’ensemble des employés d’une organisation, ou encore à des sous-groupes d’employés filtrés selon leur position ou la succursale à laquelle ils appartiennent.
Pourquoi adopter la documentation partagée?
La documentation partagée vient compléter la section document en permettant aux gestionnaires de rendre disponibles certains documents à l’ensemble de leur équipe.
Avec les documents, il était déjà facile de gérer les dossiers du personnel et d’y déposer des fichiers à l’intention d’un employé. Toutefois, vous deviez téléverser votre politique vestimentaire, par exemple, dans chacun des dossiers employés, et y apporter les modifications manuellement, un employé à la fois lorsqu’il y a lieu. La section Documents partagés vous permettra donc dès aujourd’hui de créer des dossiers regroupant toutes vos politiques ou autres documents et de les rendre accessibles à tous et surtout, faciles à retrouver. Les modifications seront également plus rapides et efficaces.
Créer des gabarits et des dossiers pour une meilleure organisation
Dans la documentation partagée, il est possible de créer des dossiers selon certaines thématiques et d’y regrouper des documents. Cette façon de classer les documents facilite leur recherche à des fins de consultation, autant pour les employés que pour les gestionnaires.
Par exemple, dans une résidence pour personnes âgées, vous pourriez créer un dossier appelé Formation – Préposés aux bénéficiaires dans lequel consigner tous les documents relatifs à la formation de vos préposés.
Les gabarits, votre allié pour plus d’efficacité
Il est également possible de concevoir des gabarits pour certains documents que vous prévoyez répéter : par exemple, des plans de formation, des politiques internes, des formulaires divers, etc.
Comment utiliser la documentation partagée
Voici en quelques étapes la marche à suivre pour utiliser la documentation partagée. Notez qu’un abonnement au plan Plus est requis pour accéder à la section Documents via le module RH.
- Dans le menu principal de gauche, survolez l’onglet RH, puis cliquez sur Documents. En haut de page, cliquez sur l’onglet Documents partagés.
- Pour ajouter un document à la liste, cliquez sur le bouton Ajouter ou importer dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez une option dans le menu déroulant, par exemple, Nouveau document.
- Pour modifier l’audience d’un document (c’est-à-dire qui y a accès), cliquez sur l’icône de points de suspension « … », sur Paramètres dans le menu déroulant, apportez vos modifications sous la section Audience, puis enregistrez.
- Pour publier un document, cliquez sur l’icône de points de suspension « … », puis sur Publier dans le menu déroulant.
Pour plus de détails, rendez-vous dans notre article Documents partagés du Centre d’aide.
Bonne gestion!
A-t-on accès à la documentation partagée avec le plan Essentiel?
Non. La documentation partagée est un ajout à la section Documents de la suite RH comprise dans le plan Plus uniquement.
Est-ce que les documents peuvent être rendus accessibles à un groupe d’employés plutôt qu’à toute l’équipe?
Oui, il est possible de sélectionner un groupe d’employés à qui rendre disponible un document ou un dossier, selon la base de deux critères précis : la position et/ou la succursale.
Qu'est-ce que la fonctionnalité Documents partagés ?
Il s’agit d’un répertoire centralisé où les gestionnaires peuvent rendre des documents accessibles à toute l’équipe ou à des groupes spécifiques selon leur position ou succursale.
Comment organiser les documents ?
Vous pouvez créer des dossiers thématiques et des gabarits pour une gestion plus efficace des documents récurrents.
Puis-je limiter l'accès à certains documents ?
Oui, vous pouvez filtrer l’accès en fonction de la position ou de la succursale des employés.
Comment ajouter un document ?
Cliquez sur Ajouter ou importer dans la section Documents partagés, puis sélectionnez l’option appropriée.
