Le planning des congés du personnel réfère à l’organisation des congés et des vacances annuelles afin que les activités habituelles d’une entreprise se poursuivent normalement malgré une réduction des effectifs.
Comment faire un planning des congés du personnel?
Planifier les congés du personnel nécessite une organisation minimale afin de ne pas compromettre les activités normales de l’entreprise. Plusieurs manières de gérer les congés existent, toujours en fonction de la nature de l’entreprise.
Par exemple, certaines entreprises suspendent leurs activités pendant une période prédéterminée où les employés tombent en même temps en congé. Cette approche, qui facilite la planification de projets longs au détriment d’une certaine flexibilité pour les employés, est typique du domaine de la construction.
D’autres organisations adoptent plutôt l’approche contraire des congés en rotation, où chaque employé bénéficie d’une période de vacances distincte. Les activités de l’entreprise sont ainsi maintenues, mais plusieurs aspects doivent être pris en compte dans la planification, dont :
- L’ordre des départs : selon l’ancienneté, les tâches à effectuer, les responsabilités de chaque employé, la situation familiale de chacun, etc.;
- Les délais à respecter selon la loi pour informer les employés de leurs dates de congés;
- Le nombre maximum de congés payés que peut prendre un employé;
- Le nombre de remplaçants, si nécessaire.
Pourquoi faut-il planifier les congés du personnel?
Toute entreprise doit planifier les congés de son personnel afin de s’assurer que ses activités pourront continuer sans interruption ou bris de service. Il est aussi essentiel que les employés prennent leurs congés annuels afin de se reposer et de maintenir leur motivation au travail.
Quelle méthode utiliser pour planifier les congés du personnel?
Les gestionnaires peuvent choisir de gérer manuellement les demandes de congés de leur personnel à l’aide d’un document Excel ou d’utiliser un logiciel de gestion d’horaires afin d’automatiser certaines tâches connexes.
Lorsqu’un gestionnaire gère manuellement les congés, il doit :
- Recevoir les demandes (formulaire papier, courriel, SMS, message téléphonique, etc.);
- Classer les demandes par ordre de priorité;
- Approuver les demandes;
- Noter les congés dans les horaires pour ne pas les oublier;
- Communiquer les décisions (approbation, refus, conditions) aux employés concernés.
La gestion des congés du personnel avec un logiciel de gestion d’horaires se déroule plutôt ainsi :
- Les employés font leurs demandes de congés directement dans l’application;
- Le gestionnaire approuve ou refuse les congés;
- Les employés reçoivent automatiquement une notification pour les aviser de la décision;
- Les congés s’affichent directement dans les horaires.
