Hôtellerie et restauration

Blottie entre le Vieux-Québec et le fleuve Saint-Laurent, l’Auberge Saint-Antoine accueille depuis plus de 30 ans des gens à la découverte de ce petit coin riche en histoire.

C’est Roxane Reynaud, la contrôleuse financière de l’Auberge, qui a suggéré d’y implanter Agendrix. Constatant rapidement que l’Auberge avait des besoins semblables à son ancien lieu de travail – où elle avait déjà utilisé le logiciel – la suggestion était logique. C’est ainsi que les horaires et les feuilles de temps des quelque 135 employés de l’hôtel musée et de son restaurant sont aujourd’hui gérés à l’aide d’Agendrix.

Les horaires sur Excel : une perte de temps et d’énergie

Au départ, les horaires étaient gérés avec Excel. Les horaires étaient donc conçus manuellement et communiquées par courriel aux superviseurs, qui devaient ensuite les imprimer pour les distribuer aux employés. Les demandes de congés et de vacances, ainsi que les changements dans l’horaire, étaient également communiqués par texto et par courriel.

Les heures de travail étaient entrées une à une dans le logiciel de paie, puisque le logiciel de pointage du restaurant n’était pas connecté au logiciel de paie. Il fallait tout corriger personne par personne, donc c’était un vrai travail de titan.

Roxane Reynaud, contrôleuse financière de l’Auberge

Repenser la gestion des horaires

L’arrivée de l’application d’Agendrix facilite la création des horaires, qui se fait directement sur l’application. Les employés envoient maintenant leurs demandes via Agendrix, et les gestionnaires les approuvent directement sur la plateforme, qui informe ensuite les personnes concernées.

Pour Roxane, c’est une solution idéale pour une gestion efficace d’un grand nombre d’employés. Les employés peuvent se connecter en tout temps à Agendrix à partir d’un ordinateur ou de l’app mobile pour accéder à la version la plus à jour de leur horaire. Les heures de travail sont enregistrées par l’application lors du pointage, puis transférées facilement vers le logiciel de paie, via une intégration avec Agendrix. L’arrondissement des heures est également fait automatiquement par le logiciel.