S’il y a une industrie qui sait à quel point la création et la gestion des horaires peut être un vrai casse-tête, c’est bien celle des résidences pour personnes âgées.
Une résidence de personnes âgées (RPA) ne s’arrête jamais, les besoins de main-d’œuvre sont donc très grands et diversifiés. Créer l’horaire parfait est un défi constant.
En bref, voici quelques-uns de nos conseils pour créer le meilleur horaire de travail pour votre résidence de personnes âgées :
- Maîtrisez les contraintes liées aux contrats de travail et aux besoins opérationnels de votre résidence;
- Prenez en compte le bien-être des employés lors de la création des horaires;
- Munissez-vous d’un logiciel de gestion des horaires afin de faciliter votre travail.
Dans cet article, vous découvrirez :
- Quoi prendre en compte lors de la création de vos horaires;
- Des exemples de différents types d’horaires de travail dans les RPA;
- Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des horaires.
Quoi prendre en compte lors de la création des horaires de votre RPA
Les horaires d’une RPA sont complexes. Ils doivent inclure le personnel nécessaire pour les soins aux patients, l’entretien ménager, les cuisines, la réception, les tâches administratives, et j’en passe.
Voyons voir plus en détail chacun des aspects à prendre en compte lors de la création d’un horaire complet.
Les résidences pour âgées ne sont jamais à l’arrêt
Toutes les résidences sont ouvertes 24 heures sur 24, 365 jours par année. De telles heures d’opération amènent nécessairement certaines difficultés liées à la main-d’œuvre, au recrutement et à la rétention des employés.
La réalité est que les besoins des patients doivent être comblés afin de ne pas mettre en danger leur santé ni affecter leur bien-être. Il existe aussi des lois qui encadrent les soins offerts et déterminent les quotas minimaux de personnel à avoir.
D’un autre côté, cela influence nécessairement les horaires de travail des employés, ce qui peut avoir un impact important sur leur vie personnelle et sur le coût de main-d’œuvre de l’établissement.
C’est pourquoi la création et la gestion des horaires est une tâche névralgique et prenante.
Les besoins opérationnels des résidences sont complexes
Les besoins opérationnels d’une résidence pour personnes âgées sont nombreux puisqu’il s’agit d’un milieu de vie à part entière. Les établissements doivent donc :
- Assurer la santé et la sécurité des patients;
- Offrir des soins de santé adéquats;
- Créer un milieu de vie stimulant où il fait bon vivre;
- Servir de bons repas équilibrés;
- Maintenir la propreté des lieux;
- Etc.
Pour y arriver, les RPA embauchent une multitude d’employés qui occupent une grande variété de positions : infirmières, préposés aux bénéficiaires, réceptionnistes, préposés à l’entretien, préposés aux services alimentaires, etc.
Comme les résidences sont toujours ouvertes, les employés sont souvent appelés à travailler de jour, de soir et même de nuit. Il existe aussi des lois et de la réglementation qui encadre le nombre minimal de personnes requises pour assurer la santé et la sécurité des patients en tout temps.
Les défis de main-d’œuvre sont donc très grands, surtout quand on ajoute les absences de dernières minutes et le roulement d’employés qui peuvent souvent engendrer un nombre croissant d’heures supplémentaires.
Les résidences auront à faire face à de très grands défis de pénurie de main-d’œuvre dans les prochaines années. C’est pourquoi il est essentiel qu’elles se munissent des meilleurs outils afin d’arriver à faire leur travail de manière efficace.
Les différents types de quarts de travail sont nombreux
Les différents quarts à combler dans une résidence de personnes âgées sont multiples :
- Quarts de jour : généralement entre 8 h et 17 h, incluant plusieurs services tels que le service alimentaire, l’entretien, les soins aux patients, les loisirs, etc.;
- Quarts de soir : généralement entre 17 h et minuit, excluant souvent les positions administratives;
- Quarts de nuit : généralement entre minuit à 7 h, ces quarts sont souvent plus difficiles à combler;
- Quarts de fin de semaine et lors des fériés : afin d’assurer le maintien des services.
Pour arriver à combler tous ces quarts, il est pertinent de demander aux employés s’ils ont des préférences, en plus d’avoir recours à des employés à temps partiel ou des étudiants au besoin.
Le bien-être des employés ne doit pas être négligé
Les horaires de travail doivent répondre aux besoins des patients et de la résidence en général, mais ils doivent aussi convenir aux membres du personnel.
Il est essentiel que les horaires soient équilibrés afin de permettre aux employés de se reposer et d’avoir une vie à l’extérieur de leur travail. Par exemple, les employés doivent être en mesure de demander congé facilement.
De plus, permettre aux employés d’échanger leurs quarts de travail peut être une excellente solution pour limiter les absences non justifiées ou les « no call no show ».
De très nombreux employés embauchés par les résidences pour personnes âgées font aussi partie d’un syndicat et ont une convention collective qui encadre leur travail. Les gestionnaires doivent donc faire très attention de respecter toutes les modalités des ententes de travail.
En 2022 au Canada, il y avait 2 fois plus de postes vacants dans l’industrie des soins de santé qu’en 2019. Avec une population vieillissante, et donc des besoins grandissants, et une pénurie de main-d’œuvre qui n’est pas en voie de se résorber, les résidences pour personnes âgées devront faire de leur mieux pour offrir des conditions de travail intéressantes à leurs employés.
Les horaires de travail sont souvent un enjeu majeur pour les travailleurs. Il est donc crucial de s’assurer qu’ils soient flexibles pour assurer un équilibre vie personnelle et vie professionnelle au personnel.
Exemples d’horaires de résidence pour personnes âgées
Bien que les activités d’une résidence de personnes âgées se déroulent 24 heures sur 24, il existe plusieurs types d’horaires de travail possible.
Voyons voir quelques-uns d’entre eux.
Les horaires rotatifs
Les horaires rotatifs permettent aux employés d’avoir un horaire fixe sans toutefois travailler toujours aux mêmes moments. Ainsi, ils ont plus de flexibilité pour organiser leur vie personnelle et ne sont pas contraints à toujours travailler lors des quarts les moins désirables.
Voici quelques exemples d’horaires en rotation :
- 7 jours de travail consécutifs suivi de 7 jours de congé;
- Travailler 1 fin de semaine sur 2;
- Travailler 2 quarts de soir, 3 de jour, 2 de nuit.
IMAGE : ajouter visuel horaire rotatif
Les horaires flexibles
Les horaires flexibles peuvent prendre plusieurs formes tels que :
- Les horaires de base et les quarts à combler : l’employeur prévoit quelques quarts de travail à l’horaire et publie des quarts ouverts où les employés peuvent se porter volontaires afin de faire plus d’heures selon leurs disponibilités;
- Le self-scheduling : les employés se portent volontaires pour les quarts de travail qui leur conviennent le mieux. Les quarts sont attribués selon des critères prédéfinis (ancienneté, premier arrivé, premier servi, etc.);
- Les horaires variables : les quarts de travail varient de semaine en semaine selon la demande et les disponibilités des employés.
Les horaires flexibles permettent d’améliorer la satisfaction des employés. Plus les employés sont heureux au travail, moins il y a de roulement de personnel et la qualité des services offerts aux patients s’en voit améliorée.
Les horaires fixes
Les horaires fixes offrent moins de flexibilité aux employés, mais plus de stabilité. Lorsque les horaires sont fixes, les employés se voient généralement attribuer un type de quart de travail (de jour, de soir, de nuit, de fin de semaine, etc.) et leur horaire varie très peu.
Utiliser un logiciel de gestion des horaires de travail, un allié pour votre RPA
La complexité des horaires de travail des résidences pour personnes âgées nécessite l’utilisation d’outils performants afin d’améliorer les processus et réduire le temps de gestion.
Les gestionnaires de RPA devraient envisager d’utiliser un logiciel afin de moderniser leurs processus, améliorer la satisfaction des employés et éviter les pertes de temps.
Créer des horaires plus efficaces
Les logiciels de gestion des horaires comme Agendrix permettent de réduire considérablement le temps nécessaire à la création des horaires. Ils permettent aussi de diminuer les erreurs liées aux oublis et changements de disponibilités et d’assurer le respect des conventions collectives en place.
Par exemple, avec un logiciel de gestion des horaires, les gestionnaires ont une meilleure vue d’ensemble sur les contraintes et disponibilités des employés. Ainsi, il devient plus facile de maximiser les disponibilités du personnel non soignant afin de combler certains quarts de travail et s’assurer d’avoir les employés qualifiés nécessaires au bon endroit au bon moment.
Le planificateur met aussi en lumière les possibles conflits d’horaires afin de limiter les frustrations chez les employés et les multiples changements que peuvent engendrer les erreurs.
Les gestionnaires peuvent travailler avec des modèles d’horaires afin de faciliter leur planification. Une fois l’horaire complété, ils peuvent l’envoyer aux employés en un seul clic. Ceux-ci y ont accès directement dans l’application sur leur cellulaire. Les employés peuvent formuler leurs demandes de congés dans le logiciel et une fois approuvées, leurs disponibilités sont mises à jour.
La simplicité et l’efficacité des logiciels de gestion d’horaires permettent d’améliorer la satisfaction des employés et de mieux surveiller les coûts de main-d’œuvre des différents départements.
Faciliter la communication
Les logiciels de gestion d’horaire permettent de faciliter la communication avec les employés grâce aux notifications en temps réel, à l’outil de messagerie professionnel et au fil d’actualité.
Il est aussi beaucoup plus facile et efficace de combler les quarts de travail ou trouver des remplaçants grâce à la fonctionnalité des quarts à combler. Les employés reçoivent une notification lorsqu’un gestionnaire doit combler un quart et peuvent se porter volontaires. Fini les listes de rappel chronophages ou les ruptures de service liées au manque de personnel.
Augmenter le taux de satisfaction des employés
L’utilisation d’un logiciel spécialisé permet de mieux respecter les préférences et les disponibilités des employés. Elle permet aussi de s’assurer de ne pas surcharger leur horaire de travail et de bien respecter les temps de pauses et de repos et les différentes contraintes des conventions collectives.
Ainsi, les erreurs liées à l’horaire sont beaucoup moins nombreuses, ce qui permet de faire diminuer la frustration chez les employés. Ceux-ci se sentent plus respectés et ont un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.
Le bien-être des employés a une très grande répercussion sur les activités d’une résidence pour personnes âgées. Plus les employés sont heureux, moins le taux de roulement sera grand, et meilleurs seront les soins offerts aux patients.
Découvrez comment ces gestionnaires ont transformé leur gestion d’horaires
Plusieurs gestionnaires de résidences de personnes âgées ont fait le saut et décidé d’utiliser le logiciel de gestion d’horaires Agendrix.
Une des principales raisons qui les a poussés à le faire est la complexité des horaires et le manque de productivité lié à l’utilisation des mauvais outils.
Par exemple, Joëlle Boulanger qui est directrice régionale du Groupe Shemie explique qu’Agendrix lui permet de sauver 10 heures par semaine ce qui lui permet d’être plus présente pour ses employés et d’éviter de travailler les weekends.
L’utilisation d’Agendrix a changé positivement tout ce qui est en lien avec l’horaire et la paie, tant pour les gestionnaires que pour les employés.
– Joëlle Bélanger, Directrice régionale — Groupe Shemie
Alix, gestionnaire de 2 établissements regroupant 120 employés, consacrait près de 20 heures par semaine à créer, gérer et partager l’horaire avec les employés. Avec Agendrix, elle ne passe que 5 heures par semaine pour réaliser les mêmes tâches.
Ça nous a tellement permis de simplifier notre travail!
– Alix, Gestionnaire — Les Résidences René-Léosa
Elle est donc 4 fois plus rapide, ce qui lui permet de se concentrer sur d’autres tâches encore plus importantes.
Agendrix offre aussi d’autres fonctionnalités complémentaires afin d’aider les gestionnaires à mieux gérer leur personnel, telles que :
- Un outil de messagerie professionnelle;
- Le suivi du temps et des présences;
- La centralisation des dossiers des employés;
- L’envoi des feuilles de temps vers le logiciel de traitement de la paie;
- L’échanges de quart de travail;
- L’affichage de quarts de travail ouverts;
- Le traitement des demande de congé;
- Un fil d’actualité pour communications internes;
- La création de rapports;
- Un outil de reconnaissance des employés;
- Les banque de vacances.
Conclusion
Les horaires sont au cœur des préoccupations des gestionnaires. Ils ont un impact considérable sur le moral des employés et sur la qualité des soins et services offerts aux résidents.
En tant que gestionnaire, il est de votre responsabilité de créer des horaires équilibrés qui permettent de répondre aux besoins des résidents tout en favorisant la satisfaction des employés. Pour y arriver, vous devez vous munir des meilleurs outils afin de faciliter votre prise de décision et vous assurer de respecter toutes vos contraintes.
Plusieurs processus peuvent facilement être améliorés et modernisés grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des horaires. Essayez Agendrix dès aujourd’hui!
Comment créer un horaire pour les employés d’une résidence pour personnes âgées?
- Évaluer les besoins de main-d’oeuvre afin d’offrir les soins et les services nécessaires pour maintenir une bonne qualité de vie des patients;
- Déterminer la fréquence à laquelle les horaires doivent être planifiés et partagés avec les employés;
- Colliger les disponibilités et les préférences des employés ainsi que les paramètres à respecter dans le cadre des conventions collectives en place (si applicable);
- Assigner chacun des quarts de travail à combler aux employés en fonction de leur rôle, de leurs responsabilités, de leur degré d’expérience, de leur ancienneté, ou de tout autre critère pertinent;
- Valider le respect des différentes lois, règlements ou conventions en place;
- Partager l’horaire avec les employés;
- Modifier l’horaire au besoin et communiquer de nouveau avec les employés concernés.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des horaires pour RPA?
Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des horaires pour RPA incluent :
- Trouver des remplaçants plus rapidement;
- Augmenter la satisfaction des employés;
- Diminuer le taux de roulement du personnel;
- Offrir un meilleur équilibre vie personnelle et vie professionnelle aux employés;
- Libérer du temps de gestion afin de se concentrer sur d’autres tâches importantes telles que la formation des employés;
- Éviter les pertes de temps;
- Économiser de l’argent;
- Limiter les heures supplémentaires;
- Faciliter la communication avec les employés;
- Centraliser toutes les informations à un seul endroit;
- Sécuriser les informations des employés;
- Créer les horaires de travail des employés de manière plus efficace et moderne.
