Heures supplémentaires : assurez le bien-être de vos employés tout en économisant
La gestion des heures supplémentaires devient souvent un casse-tête pour les gestionnaires. Bien qu’elles soient parfois nécessaires pour assurer un service en continu, les heures supplémentaires peuvent nuire au bien-être de votre personnel.
Et c’est sans mentionner les coûts de main-d’œuvre additionnels qui ont un impact important sur les revenus de votre entreprise. Alors comment bien démêler le tout, suivre la charge de travail de vos employés, et ultimement, faire des économies substantielles?
Dans cet article, on vous partage :
- Le calcul des heures supplémentaires de vos employés;
- Les différentes lois en place au Canada;
- Les défis qui viennent avec la gestion des heures supplémentaires;
- 10 solutions pour réduire les coûts reliés aux heures supplémentaires dans votre entreprise.
Comment calculer les heures supplémentaires de vos employés?
Calculer les heures supplémentaires n’a rien de complexe. Il suffit de suivre les bonnes étapes et de ne rien oublier. ✅
Calculez les heures supplémentaires de votre équipe en 5 étapes :
1. Déterminez votre semaine de travail standard
En vous fiant aux lois en place dans votre région et aux politiques de votre entreprise, fixez le nombre d’heures pour une semaine de travail à temps plein. Bien que certaines entreprises aient établi leur semaine à 37,5 ou 35 heures, dans la majorité des cas, la semaine de travail standard est de 40 h par semaine.
2. Suivez les heures de travail régulières de vos employés
À l’aide d’une pointeuse, enregistrez les heures de travail régulières de chacun des membres de votre équipe.
3. Identifiez les heures supplémentaires
Une fois que les heures régulières sont enregistrées, vous serez en mesure d’identifier rapidement les heures travaillées qui vont au-delà de la semaine normale de travail pour chaque employé. Si votre semaine est de 40 heures, tout ce qui est travaillé en surplus est considéré comme du temps supplémentaire.
4. Établissez la rémunération pour les heures supplémentaires
Selon les lois en vigueur dans votre région, vos contrats de travail et les normes de votre organisation, instaurez la rémunération pour les heures supplémentaires. 1,5 ou 2 fois le taux horaire est une tarification que l’on observe régulièrement, mais cela peut varier d’une entreprise ou d’une région à l’autre.
5. Calculez les heures supplémentaires à payer
Pour calculer le tout : multipliez le nombre d’heures supplémentaires par la rémunération offerte. La formule ressemble généralement à ceci :
Heures supplémentaires x Taux horaire bonifié = Rémunération des heures supplémentaires
Pour ajouter cette rémunération au reste : simplement additionner la rémunération totale des heures supplémentaires à la paie régulière pour la période de paie en cours.
Exemple de calcul des heures supplémentaires
- Semaine régulière = 40 heures
- Taux horaire régulier = 15 $ de l’heure
- Taux pour heures supplémentaires = 1,5 fois le taux horaire
L’un de vos employés a travaillé 45 heures cette semaine.
- Heures régulières : 40 heures
- Rémunération des heures régulières : 40 x 15 $ = 600 $
- Heures supplémentaires : 5 heures
- Rémunération des heures supplémentaires : (5 × 15 $/heure) × 1,5 = 112,50 $
- Calcul de la rémunération totale : 600 + 112,50 = 712,50 $
Heures supplémentaires au Canada : connaissez-vous les lois en place dans votre région?
Au Canada, ce sont les provinces et territoires qui légifèrent tout ce qui touche les heures supplémentaires. Les règles qui s’appliquent pour les taux horaires, par exemple, varient en fonction de votre région. Votre meilleure référence est donc l’autorité locale et les lois du travail de votre province afin d’établir ce que vous souhaitez mettre en place dans votre entreprise.
La majorité des provinces et territoires considèrent que la semaine de travail régulière est de 40 heures par semaine, mais certaines exceptions sont possibles. Dans tous les cas, les heures travaillées au-delà de la semaine normale sont éligibles à être rémunérées en temps supplémentaire, souvent à 1,5 fois le taux horaire régulier.
Voici les précisions pour quelques provinces, ainsi que les sites gouvernementaux à titre de référence :
Québec
Au Québec, tout travailleur qui fait au-delà de 40 heures par semaine est considéré faire des heures supplémentaires. Celles-ci doivent être payées à taux et demi (1,5 fois le taux horaire), soit une augmentation de 50 % du taux horaire habituel.
Pour plus de précisions, veuillez vous référer au site de la CNESST.
Ontario
En Ontario, les heures supplémentaires commencent après 44 heures au cours d’une même semaine de travail. Ces heures doivent être payées à temps et demi (1,5 fois le taux horaire régulier).
Plus d’informations sont disponibles sur le site gouvernemental de l’Ontario.
Colombie-Britannique
En Colombie-Britannique, la semaine normale de travail est aussi fixée à 40 heures. Par contre, il y a une différence au niveau des heures supplémentaires par jour vs. hebdomadaires.
Les employés sont rémunérés à taux et demi pour toute heure travaillée au-delà de 8 heures par jour, jusqu’à 12 heures. Toute heure travaillée au-delà de 12 heures par jour est rémunérée à temps double.
👀 Notez que cette règle est applicable même si l’employé ne travaille pas plus de 40 heures par semaine.
Pour plus de détails, visitez le site du gouvernement de la Colombie-Britannique.
Alberta
En Alberta, toutes les heures travaillées au-delà de 8 heures par jour ou de 44 heures par semaine sont traitées comme des heures supplémentaires. La durée la plus longue est retenue selon la règle des 8 heures par jour ou 44 heures par semaine.
Concernant la rémunération, le taux est aussi fixé à 1,5 fois le taux horaire régulier.
Pour en savoir plus, visitez le site web de l’Alberta.
Les heures supplémentaires et les défis de gestion qu’ils amènent
En plus des calculs et des divers ajustements administratifs que les heures supplémentaires de votre équipe engendrent, une panoplie d’autres défis de gestion font partie du lot.
Les défis de nature financière 🤑
L’augmentation des coûts de main-d’œuvre
Plus d’heures de travail à payer à un taux horaire plus élevé rime automatiquement avec des coûts de main-d’œuvre plus élevés. Cet aspect est à surveiller si votre marge de profits est mince, entre autres.
Les contraintes budgétaires
Les PME ou autres entreprises avec de petites marges de profit comme les restaurants peinent à soutenir le paiement régulier d’heures supplémentaires. Ces coûts supplémentaires peuvent avoir un impact sur la santé financière globale de l’organisation.
Les défis de service à la clientèle 🌟
La diminution de la qualité du service offert
Si vos employés sont fatigués et surmenés parce qu’ils font régulièrement des semaines de 50 heures, il y a fort à parier qu’ils n’arriveront pas à fournir un service d’aussi bonne qualité que s’ils prennent le temps de se reposer. Cela a un impact direct sur la satisfaction des clients et peut même aller jusqu’à nuire à la réputation de votre entreprise.
L’augmentation du nombre d’erreurs
Fatigue et stress riment souvent avec une hausse des erreurs.
Les défis de communication 📣
L’augmentation du volume de communications
Comme elles sortent du cadre normal des horaires de travail de vos employés, les heures supplémentaires nécessitent plus de communications. Est-ce que tout le monde a bien eu les bonnes informations? Y-a-t’il des ambiguïtés à clarifier?
Les défis reliés à l’épuisement professionnel 🪫
La fatigue et son impact sur la productivité
Heures supplémentaires et burnout sont malheureusement souvent intimement liés. Les longues heures de travail ont inévitablement un impact sur la concentration, le niveau de stress et le rendement de votre personnel.
Le déclin de l’équilibre travail et vie personnelle
Des employés fatigués, stressés et qui peinent à trouver du temps pour vaquer à leurs activités personnelles observeront un impact sur leur bien-être et leur satisfaction au travail. Ils sont d’ailleurs beaucoup plus enclins à souffrir d’épuisement professionnel.
Les défis de motivation 📉
La diminution du moral de l’équipe
Si les heures supplémentaires sont devenues la routine pour vos employés, la motivation et le moral des troupes ont de grandes chances d’être affectés. Cela peut contribuer à un faible taux de rétention.
L’augmentation du taux de roulement
Vos employés risquent de chercher d’autres opportunités s’ils se sentent surmenés. Avec la pénurie de main-d’œuvre actuelle, vous avez beaucoup à gagner à fidéliser vos talents.
Les défis de dotation en personnel 🎯
L’incapacité à planifier vos besoins de personnel efficacement
Utiliser les heures supplémentaires comme solution à long terme pour compenser un manque de personnel ne fait que contribuer à une mauvaise planification des effectifs.
Les défis de conformité ⚖️
Le non-respect des lois du travail
Votre entreprise doit se conformer aux lois en place pour protéger les travailleurs lorsqu’il est question des heures supplémentaires. Des manquements peuvent entraîner de lourdes amendes.
10 solutions pour réduire les coûts reliés aux heures supplémentaires
Afin de réduire les dépenses reliées à la gestion des heures supplémentaires dans votre entreprise, nous avons rassemblé 10 solutions pratiques.
Solutions relatives à l’horaire de travail
1. Révisez et ajustez vos horaires de travail
Prenez le temps d’analyser vos horaires de travail : y a-t-il des moments de fort achalandage dans votre commerce, ou y a-t-il des moments où la charge de travail est plus importante? Si tel est le cas, ajustez vos effectifs en conséquence.
En mettant en place des pratiques de gestion des horaires qui sont plus efficaces, vous serez en mesure de répartir le travail de façon plus juste et pourrez réduire le nombre d’heures supplémentaires nécessaires.
2. Mettez en place les horaires flexibles ou les semaines de travail comprimées
Des horaires flexibles ou des semaines de travail comprimées sont une solution intéressante pour votre entreprise : au lieu de faire 40 heures en 5 jours de 8 heures, les employés peuvent compléter le tout en 4 journées de 10 heures, par exemple. Cela peut vous permettre d’avoir plus d’effectifs en place lors des moments les plus occupés.
Vos employés travaillent de plus longues heures sur un plus petit nombre de jours, ce qui peut contribuer à réduire le nombre d’heures supplémentaires. Assurez-vous de bien respecter les normes du travail en vigueur dans votre région!
💡Avant de changer complètement vos horaires de travail, sondez vos employés afin de voir si de tels changements leur conviennent. Après tout, bien que votre principal objectif soit ici d’économiser et de réduire les heures supplémentaires, vous ne souhaitez pas le faire au détriment du bien-être de votre équipe!
3. Faites bon usage de vos employés à temps partiel
Vous embauchez des employés à temps partiel? Utilisez ces ressources pour prêter main forte à l’ensemble de l’équipe. Vous pourrez ainsi réduire les heures supplémentaires que doivent faire vos employés à temps plein. Vous avez beaucoup à y gagner : en plus des économies réalisées, vous serez en mesure d’être plus flexible face aux demandes de congé, notamment. Vous serez aussi plus facilement en mesure de trouver des remplaçants pour combler les absences de dernière minute.
Solutions relatives au temps de travail
4. Connaissez le temps nécessaire pour accomplir le travail
Savez-vous combien de temps est nécessaire en moyenne pour effectuer certaines tâches récurrentes, par exemple la fermeture du magasin ou nettoyer la cuisine? Il ne s’agit pas ici de micromanager vos employés, mais plutôt d’identifier certaines tâches qui nécessitent deux personnes plutôt qu’une, ou des besoins de formation supplémentaires.
5. Mettez en place une politique claire pour les heures supplémentaires
Si aucun cadre ne régit les heures supplémentaires dans votre entreprise, assurez-vous d’établir une politique claire. Communiquez vos attentes concernant quand et comment le personnel peut faire des heures supplémentaires, comment celles-ci doivent être approuvées, etc.
6. Suivez de près le temps de travail et les heures supplémentaires
Mettez en place des systèmes pour suivre le temps de travail, incluant les heures supplémentaires de votre équipe. Par exemple, un logiciel de gestion des horaires permet de visualiser dès la création des horaires si vous planifiez une semaine qui va au-delà de 40 heures pour vos employés. Un outil de suivi du temps de travail et des présences vous permet de bien comptabiliser les heures réellement travaillées et de comparer le tout avec l’horaire planifié.
Solutions impliquant vos employés
7. Formez vos employés pour qu’ils soient polyvalents
Ne vous contentez pas de former vos employés que pour un seul rôle : offrez des formations plus complètes afin de bâtir une équipe plus versatile, qui pourra mettre la main à la pâte quand vous en avez besoin. Par exemple, dans votre pharmacie, les caissières peuvent avoir la formation nécessaire pour répondre aux questions des clients sur les produits, et les commis de plancher peuvent connaître les tâches d’entrepôt pour prêter main forte au besoin.
8. Impliquez les employés et sollicitez leur rétroaction
Vos employés savent ce qu’il se passe sur le plancher : ils sont avec les clients et peuvent observer des choses que vous n’aurez peut-être pas remarquées. Impliquez-les dans votre processus décisionnel et demandez leur feedback par rapport à la charge de travail et aux horaires de travail. Si vous avez mis des changements en place, vous pourrez voir si ceux-ci sont alignés avec les forces et les préférences de votre équipe. Vous pourrez faire une pierre deux coups et vous assurer que le tout répond aussi aux besoins de votre clientèle.
9. Discutez d’alternatives possibles avec l’équipe
Visitez les avenues inexplorées avec vos employés, comme les congés volontaires durant les périodes plus calmes ou heures de travail décalées. Vous pouvez aussi voir si certains employés préfèrent avoir plus de congés plutôt que d’avoir des heures supplémentaires payées. Dans tous les cas, vérifiez les lois en place dans votre région.
Solutions technologiques et automatisation
10. Investissez dans des outils technologiques
Mettez en place des outils pour vous simplifier la vie et qui vous permettront de faire des économies substantielles à moyen et long terme. Simplifiez vos processus de travail, améliorez vos pratiques et devenez plus efficace grâce aux divers logiciels qui sont disponibles.
L’automatisation des RH est un bon point de départ : centralisez votre gestion de personnel, afin de vous libérer de tâches sans valeur ajoutée. Vous aurez plus de temps pour prêter main forte à votre équipe, pour mieux planifier vos horaires de travail et du même fait, les heures supplémentaires de votre équipe.
Voici quelques outils pour automatiser la gestion des heures supplémentaires :
Logiciel de gestion des horaires de travail
Permet de créer des horaires efficaces, de mieux planifier et identifier les heures supplémentaires et de communiquer plus rapidement avec l’équipe.
Logiciel de gestion du temps et des présences
Permet aux employés de pointer (arrivée, sortie, pauses), de suivre leurs heures de travail et de calculer automatiquement les heures supplémentaires avec des règles prédéfinies. Ces logiciels s’intègrent facilement à des logiciels de traitement de la paie, ce qui minimise les interventions nécessaires de la part des gestionnaires.
Logiciel de gestion de la paie
Inclut normalement des fonctionnalités de calcul automatisé des heures supplémentaires. Ces outils peuvent être configurés pour appliquer les taux d’heures supplémentaires appropriés et assurer votre conformité aux législations du travail.
Logiciel de gestion du personnel
Offre une solution complète pour suivre le temps travaillé et les présences, la gestion des horaires de travail, le traitement de la paie, les dossiers du personnel, l’accueil et l’intégration, etc. Ces systèmes peuvent fournir des informations qui vous permettront de suivre vos coûts de main-d’œuvre pour plus facilement identifier les endroits où vous pourrez réaliser des économies.
Qu’est-ce qui est considéré comme des heures supplémentaires?
Tout temps de travail effectué par un travailleur, qui dépasse le nombre d’heures maximum par semaine ou par jour prévu par la loi, est considéré comme des heures supplémentaires. Au Canada, une semaine de travail standard compte normalement 40 heures par semaine. Certaines lois touchant les heures supplémentaires peuvent varier d’une province ou d’un territoire à l’autre.
Comment calculer les heures supplémentaires?
Pour calculer le les heures supplémentaires d’un employé, il faut multiplier le nombre d’heures supplémentaires par la rémunération offerte :
Heures supplémentaires x Taux horaire ajusté = Rémunération des heures supplémentaires
Il faut ensuite additionner le total de la rémunération des heures supplémentaires à la paie régulière pour la période de paie en cours.
Quels sont les droits des employés par rapport aux heures supplémentaires?
Les droits des employés par rapport aux heures supplémentaires incluent :
- L’autorisation de faire des heures supplémentaires : les employeurs doivent d’abord obtenir le consentement de leur employés avant de leur exiger de faire des heures supplémentaires. Toutefois, certaines exceptions peuvent s’appliquer lors de situations d’urgence.
- L’éligibilité aux heures supplémentaires : tous les employés peuvent normalement faire et être rémunérés pour des heures supplémentaires qui vont au-delà de la semaine de travail régulière de 40 heures. Il faut valider les lois applicables dans votre région.
- La rémunération des heures supplémentaires : les employés doivent être rémunérés au taux ajusté pour les heures supplémentaires qu’ils font. Un standard est le temps et demi (1,5 fois le taux horaire régulier) et parfois le temps double. Les heures supplémentaires doivent généralement être payées en même temps que le temps régulier complété pour la période de paie en cours. Référez-vous aux lois en vigueur dans votre région.
- Le suivi des heures supplémentaires : les employeurs doivent tenir à jour des dossiers avec les heures de travail de leur personnel, ce qui inclut les heures supplémentaires. Cette information doit être conservée et disponible en cas d’audit de la part des autorités locales.
- Les ententes pour les heures supplémentaires : certains employeurs prennent entente avec leurs employés pour des options de travail flexible ou des semaines de travail comprimées. Ces arrangements peuvent influencer le calcul des heures supplémentaires, mais doivent tout de même respecter les lois en place.
- Les congés compensatoires : certaines régions permettent aux employeurs d’offrir des congés compensatoires à leur personnel plutôt que de payer des heures supplémentaires. Encore une fois, se référer aux lois en vigueur pour avoir l’heure juste.
- Les exonérations : certaines catégories d’employés peuvent être exonérés des règles qui s’appliquent à la majorité des salariés pour ce qui touche les heures supplémentaires. Par exemple, les rôles de supervision et de gestion tombent souvent dans une catégorie à part.
