Restauration

Valentine est l’une des chaînes de restauration rapide les plus connues au Québec. Cette bannière qui appartient au groupe MTY compte aujourd’hui plus de 100 restaurants franchisés un peu partout à travers la province.

Généralement de taille modeste, les succursales dépendent du travail de quelques employés bien souvent aux études ou à temps partiel. Des heures de pointe variables doivent aussi être prises en compte dans la gestion.

Des défis de taille

Comme franchisé, Bruno doit assurer la gestion de deux succursales. La planification des horaires revient à ses deux gérants. Avant d’adopter Agendrix, ces derniers utilisaient simplement Excel. Une fois imprimés, les horaires étaient épinglés au babillard de chaque succursale. Ce processus prenait environ une heure par semaine, mais Bruno devait aussi se rendre sur place pour valider le tout.

Des demandes qui tombent entre les craques

Auparavant, les employés de Bruno avaient la fâcheuse habitude de faire leurs demandes sur papier ou de vive voix. Les demandes formulées de la sorte étaient facilement oubliées. Puis, à la dernière minute, l’employé qui présumait que sa demande avait été notée annonçait son absence, et un remplaçant devait être trouvé. Peu pratique et stressant.

Le plus pénible, c’était la gestion des congés des employés. On n’avait pas de moyen efficace de les gérer.

Comme la plupart des employés de Bruno sont toujours aux études, les demandes de congé et de remplacement sont chose courante. Or, sans bonne manière de les gérer, il n’avait d’autre choix que d’espérer que rien ne soit oublié. Mais même avec toute la bonne volonté du monde, l’erreur est humaine.

Une révolution de la gestion

Agendrix a révolutionné la gestion des horaires pour Bruno. Ses gérants sont toujours responsables de créer l’horaire de leurs succursales, mais ils n’y mettent aujourd’hui que 15 minutes. La fonctionnalité de copie de la semaine est l’élément clé de ce gain d’efficacité. Les employés consultent maintenant leur horaire en ligne, sur leur téléphone portable, donc plus besoin de se déplacer ni même d’imprimer l’horaire.

D’ailleurs, Bruno peut lui aussi consulter, réviser et mettre à jour l’horaire en ligne, de n’importe quel endroit. Et dès qu’il publie un changement, les employés concernés reçoivent une alerte et voient la modification, donc plus rien ne passe inaperçu. Au besoin, l’outil de clavardage d’Agendrix peut même être utilisé pour demander de l’information dans l’application, sans avoir à appeler.

En plein contrôle

Aujourd’hui, toutes les demandes de congé se font sur Agendrix. Tout est donc conservé au même endroit pour que rien ne soit oublié. Les employés se chargent aussi de créer et de soumettre leurs propres demandes; ça les responsabilise, en plus d’alléger le fardeau des gestionnaires.

Au début, je croyais qu’Agendrix était un luxe. Mais Agendrix sécurise tout le monde. Chacun a toujours la dernière version de son horaire.

Les demandes de congé envoient une alerte à Bruno, qui peut ensuite voir qui a créé la demande, la date, le nombre de jours et d’autres informations. Il peut ensuite accepter ou rejeter la demande. S’il accepte, l’horaire se met automatiquement à jour et indique en rouge que l’employé sera en congé à la date ou aux heures indiquées. En bout de compte, Bruno gagne du temps et s’évite bien du stress inutile.