Commerce de détail

Leader québécois de la lunetterie moderne, le duo frère et sœur Sophie et Louis-Félix Bélanger a créé BonLook en 2010. C’est dans le quartier Saint-Henri à Montréal que tout a commencé. Le rêve était d’offrir des lunettes fièrement désignées chez nous à prix compétitif, et c’est exactement ce que BonLook fait aujourd’hui.

Voir plus loin qu’une simple gestion

Avant l’arrivée de Jérémy Dion, directeur des ressources humaines, BonLook n’avait aucun département RH. Et donc, aucun standard sur le plan de la gestion des employés à travers son réseau de succursales. L’équipe responsable de la paie s’occupait des feuilles de temps à l’ancienne. « On partait vraiment de rien, nous admet Jérémy. C’était les bonnes vieilles feuilles Excel. » De plus, puisque chaque magasin gérait différemment son personnel, uniformiser l’information était tout un défi pour le siège social.

Maintenant à la direction des RH de cette entreprise grandissante, Jérémy a fait de la gestion du personnel une de ses priorités. Comme BonLook évoluait très rapidement à travers le Canada, il savait qu’il devait trouver un logiciel à la fois bilingue et facile à utiliser. L’équipe BonLook a donc arrêté son choix sur Agendrix.

Agendrix nous a vraiment donné l’opportunité d’aller plus vite, environ 10 x plus vite pour toute la gestion des horaires et de la paie.

Travailler en équipe

Pour Marie-Pascale Boudreau, gestionnaire de la boutique de Sherbrooke, avoir les horaires de ses employés à portée de main lui permet de ne rien perdre de vue quant aux changements d’horaires et aux communications. Les employés, eux, peuvent également voir l’horaire de leurs collègues afin de savoir qui est responsable d’ouvrir ou de fermer la boutique, par exemple.

Le commentaire récurrent, c’est à quel point c’est facile d’accéder à son horaire de travail, mais également, de communiquer avec les autres membres de l’équipe.

Mettre en perspective ses objectifs

En magasin, chaque gestionnaire est aujourd’hui en mesure d’entrer ses objectifs quotidiens dans l’application. Il est donc facile d’assurer que les objectifs de coûts de main-d’œuvre sont respectés en fonction de la planification.

Du côté du siège social, il est important de garder à l’oeil les indicateurs clés de performance partout dans le réseau. Ces données sont donc récupérées à partir de l’API (interface de programmation) d’Agendrix afin de remplir les tableaux de bord internes. La profitabilité de chacun des magasins peut donc être analysée facilement, par région.

S’ajuster en temps réel

Pour les modifications et le pointage, l’application mobile d’Agendrix est une solution gagnante. Selon Jérémy, elle est à la fois intuitive et bien adaptée à la réalité technologique des milléniaux. Puisque la majorité de son personnel se trouve dans cette tranche d’âge, utiliser un outil au goût du jour est un gros plus. Du côté de Marie-Pascale et de sa boutique, le temps qu’elle doit accorder aux petites demandes de tous les jours est grandement réduit.

Le gestionnaire n’a plus à contacter individuellement tous les employés pour trouver un remplaçant.

Les employés ont aujourd’hui la liberté – et la responsabilité – de soumettre leurs propres demandes de changements de quarts et de congés, puis de mettre à jour leurs disponibilités à partir de l’application. Résultat gagnant-gagnant : plus de flexibilité pour eux, et moins de travail pour le gestionnaire.

Personnaliser les communications

Avant Agendrix, les demandes et messages étaient communiqués de différentes manières. Il était donc facile d’oublier ce qu’un employé avait dit la semaine précédente ou bien d’égarer les mémos papier. Pour Marie-Pascale, la messagerie instantanée d’Agendrix permet de conserver toutes les communications à un seul et même endroit. Être gestionnaire vient avec le risque de se faire contacter 24/7; trouver un juste équilibre entre travail et vie personnelle peut alors parfois être difficile à trouver. Certains employés envoient des messages tard en soirée; d’autres, très tôt le matin. Sans outil, ça peut être laborieux. Or, dans les mots de Marie-Pascale : « L’application me permet d’aller consulter au moment opportun. »

Pour Jérémy, la question du bilinguisme était une contrainte importante. En tant qu’entreprise pancanadienne, il était essentiel pour BonLook d’offrir un système adapté à tous. Comme Agendrix est disponible en français et en anglais, les employés ont accès aux mêmes informations, dans la langue de leur choix.

Pour BonLook, le défi de trouver un outil de gestion adapté à des besoins grandissants était bien réel. La création d’un département RH était la première étape d’une gestion organisée. La deuxième était d’établir une stratégie pour améliorer la gestion du personnel.