Événementiel

Avec ses 22 salles pouvant accueillir de 10 à 1500 personnes, le Centre de congrès et d’expositions de Lévis est le quatrième plus grand établissement du genre de la province. L’Hôtel Four Points by Sheraton Lévis s’y rattache pour en faire un pied-à-terre idéal pour les voyageurs d’affaires.

Maggie Fournier, responsable des ressources humaines, nous relate l’aventure tumultueuse qu’était la gestion de près de 150 employés travaillant pour la plupart à temps partiel.

Le défi des horaires variables

Les entreprises du secteur événementiel doivent tenir compte d’une contrainte de gestion bien unique : la main-d’oeuvre requise dépend entièrement de l’importance des événements planifiés.

Pour éviter les excédents d’effectifs en période creuse, il est donc essentiel de faire l’embauche de personnes qui désirent avoir un horaire variable. C’est ce que le Centre des congrès et d’expositions de Lévis fait : 70 % des employés qui y travaillent sont à temps partiel.

Ce besoin de flexibilité vient avec plusieurs défis, dont la gestion des disponibilités irrégulières. En effet, les employés travaillant à temps partiel ont souvent un deuxième emploi ou d’autres préoccupations telles que les études. Résultat? Les horaires sont difficiles à construire à l’avance, et il y a beaucoup de va-et-vient entre employés et gestionnaires.

Excel, solution de gestion désuète

Comme beaucoup d’autres avant eux, les gestionnaires du Centre avaient décidé de faire de la feuille Excel leur outil de gestion d’horaires. Dans une colonne, on avait le nom des employés; dans l’autre, les disponibilités. L’horaire était ensuite construit pièce par pièce tel un puzzle, selon les besoins en personnel. Si la formule se voulait en principe bien simple, la première version de l’horaire prenait à elle seule plus de trois heures à construire.

Excel n’est vraiment pas adapté aux horaires, toute l’information est collée, donc c’est facile de faire des erreurs, d’écrire quelque chose dans la mauvaise ligne.

Puis, en cours de semaine, les diverses demandes des employés arrivaient. Deux, et parfois même trois versions de l’horaire devaient être créées pour rendre compte des changements, sans parler des erreurs. Sans compter la distribution des horaires, ce processus pouvait prendre près de 8 heures par semaine.

Des communications qui demandent du temps

Appels téléphoniques, courriels, textos, post-its, paroles. Sans manière homogène de communiquer leurs demandes, les employés faisaient chacun à leur façon, ce qui donnait nécessairement lieu à des oublis ou à des erreurs.

Les superviseurs, eux, étaient responsables de rejoindre les employés touchés par tout changement à l’horaire. Il arrivait malheureusement que l’horaire pour une semaine donnée soit envoyé très tard, voire le jour d’avant. Les superviseurs avaient donc bien peu de temps pour communiquer les changements, que les employés devaient ensuite confirmer à leur tour. L’incertitude régnait.

Qui dit satisfaction, dit bonne rétention

À la recherche d’une meilleure solution de gestion qu’Excel, les gestionnaires du Centre ont découvert Agendrix en 2016. Une démo plus tard, ils étaient prêts à lancer l’essai gratuit. C’est après une courte période d’adaptation que Maggie a constaté à quel point Agendrix allait révolutionner la gestion de l’entreprise.

Aujourd’hui, la création de l’horaire du Centre n’est plus confiée à une seule et même personne; ce sont plutôt les superviseurs qui s’occupent de leurs départements respectifs. En plus de mieux comprendre les besoins de leur département, ils sont plus près de la réalité des employés. C’est ainsi que l’entreprise a réussi à rendre sa gestion bien plus flexible sans compromettre ses activités. Et quand les employés sont satisfaits, le roulement diminue.

Agendrix nous permet vraiment d’avoir une belle proximité avec nos employés. Et quand on leur donne de la flexibilité, eux, ils sont tentés de nous donner de leur temps en retour.

De plus, comme les employés ont toujours accès à l’horaire le plus à jour, il n’y a plus de confusion entre les différentes versions. L’absentéisme est réduit, et les employés ne perdent plus de temps à se rendre au travail par accident.

Communication efficace, gestion efficace

« Mes employés sont-ils au courant des changements? » Cette fameuse question qui hantait autrefois les gestionnaires du Centre n’a plus à être posée. Dès qu’un nouvel horaire ou qu’un message est publié avec Agendrix, les employés concernés reçoivent une alerte. Les gestionnaires peuvent ensuite voir qui a pris connaissance de l’horaire ou des messages. Fini les appels de vérification et de confirmation interminables chaque semaine. Et fini l’incertitude.

Ce qu’on aime le plus, c’est qu’on peut voir les employés qui ont vu leurs quarts de travail et leurs messages. C’est rassurant pour nous.

Les demandes des employés aussi sont maintenant gérées dans Agendrix. En plus de prévenir les oublis et les erreurs, les gestionnaires s’évitent des communications inutiles. Ils n’ont maintenant qu’à approuver ou décliner les demandes créées par les employés après vérification. Sur approbation, l’horaire se met à jour automatiquement, et l’application avise les employés concernés des changements.

Un bel atout à l’embauche

Comme Agendrix fait maintenant partie du quotidien de tous, Maggie prend toujours quelques minutes pour le présenter aux employés nouvellement embauchés. Elle leur montre l’interface et leur explique comment le logiciel permet de gérer avec plus de flexibilité. Les employés téléchargent ensuite simplement l’application et ont tout de suite accès à leur nouvel horaire sur leur téléphone.

Pour rassurer les gens moins habitués à l’informatique, je leur dis que même ma grand-mère serait capable d’utiliser Agendrix!