La procrastination au travail est un mal dont tout le monde est victime… même si on ne veut pas tous l’avouer.
Il s’agit d’une mauvaise habitude qui peut s’installer sournoisement dans notre quotidien et affecter notre productivité au travail.
En effet, 49 % des Français admettent procrastiner au moins 1 heure par jour. Une autre étude a plutôt trouvé que les travailleurs feraient de la procrastination près de 2 heures par jour. C’est énorme!
Et personne n’est à l’abri, même les personnes qui semblent ultra productives feront tôt ou tard preuve de procrastination. Steve Jobs était d’ailleurs connu comme étant un grand procrastinateur. 😱
Mais n’ayez crainte, il existe des solutions pour vous aider à lutter contre la procrastination au travail.
La procrastination, cette montagne à surmonter
La procrastination est le fait de remettre à plus tard une ou plusieurs tâches à faire en priorisant d’autres choses moins importantes ou urgentes ou en se distrayant avec d’autres activités comme parcourir les médias sociaux.
Certaines tâches ne permettent pas de ressentir de la satisfaction dès qu’elles sont accomplies. C’est donc celles-ci que l’on aura tendance à repousser à plus tard pour faire des tâches qui nous semblent plus « productives » ou qui nous apportent de la satisfaction immédiate.
Par exemple, créer l’horaire de vos employés dans votre logiciel de gestion du personnel procure une satisfaction immédiate. Le résultat est tout de suite visible et ses répercussions sont importantes et reconnues. Cependant, s’attarder à faire un budget ou à peaufiner le processus d’onboarding de votre équipe n’est pas aussi satisfaisant. Ce n’est qu’à long terme que les effets positifs se feront sentir et que votre travail sera reconnu.
Il est parfois nécessaire de prioriser certaines tâches même si elles nous semblent moins satisfaisantes. C’est pourquoi il est essentiel d’avoir des techniques pour éviter de procrastiner.
Les causes de la procrastination
Les gens procrastinent pour diverses raisons qui peuvent changer selon les circonstances.
Voici quelques exemples des causes de la procrastination les plus répandues :
- Le manque de clarté : ne pas être certain des tâches à accomplir ou ne pas savoir comment les accomplir correctement. De là l’importance d’offrir un bon onboarding aux nouveaux employés et suffisamment d’aide.
- La paresse : être fatigué ou manquer de motivation.
- La peur de l’échec ou le perfectionnisme : avoir peur de ne pas être en mesure de livrer un travail parfait.
- Le mauvais contrôle de soi : accomplir des tâches qui nous plaisent au détriment de celles qui doivent vraiment être faites.
- Les mauvaises habitudes : croire que l’on est plus productifs sous pression alors que c’est plutôt un manque d’organisation.
- Le manque de concentration : ressentir trop de stress au travail ou être surmené.
Pour mieux comprendre les causes, consultez notre dossier complet sur la procrastination au travail.
Nos conseils pour aider vos employés à moins procrastiner
En tant que gestionnaire, vous êtes en mesure d’aider vos employés à mieux gérer leur procrastination. Non seulement vous pouvez, mais devriez les aider puisque cette mauvaise habitude nuit à leur performance et leur productivité, donc aux résultats de votre entreprise.
La première chose à faire est d’accepter que tout le monde, y compris vous, procrastine de temps à autre. Au lieu de mener une chasse aux sorcières, outillez plutôt les membres de votre équipe pour qu’ils réussissent à moins procrastiner.
Voici quelques conseils à leur donner.
1. Faire des listes
Encouragez vos employés à faire des listes afin d’avoir une meilleure vision des tâches à accomplir ou assignez leur vous-mêmes des tâches. Vous pouvez même leur suggérer de faire des listes par rapport à leurs vies personnelles.
Cela leur permettra de vider leur tête et d’arrêter de perdre de l’énergie à se souvenir de ce qu’ils doivent accomplir.
Une fois toutes les tâches sur papier, ils pourront tranquillement s’attaquer à chacune d’entre elles et les rayer. Ils éprouveront probablement beaucoup de satisfaction à voir leurs listes rétrécir à vue d’œil.
2. Établir des objectifs clairs et réalistes
Avoir des attentes trop élevées est une bonne stratégie pour être déçu de sa performance. Ce conseil est donc particulièrement important pour vos employés perfectionnistes.
Mettez au clair vos attentes envers vos employés et encouragez-les à se fixer des objectifs personnels clairs et réalisables. Vous pouvez en discuter lors d’une rencontre individuelle, lors de leur évaluation de performance ou même au quotidien de manière plus informelle.
Par exemple, lorsque vous leur demandez de faire le ménage de l’arrière-boutique, suggérez-leur de se concentrer sur de petites sections à la fois, même si la tâche s’échelonne sur plusieurs jours et ne semble jamais pouvoir être parfaitement exécutée.
Travaillez ensemble pour établir des objectifs raisonnables qui conviennent à tous.
N’hésitez pas non plus à leur expliquer comment certaines tâches contribuent directement aux résultats de l’entreprise. Ainsi, ils comprendront mieux leur importance et auront tendance à moins procrastiner.
💡 Utilisez un outil de communication professionnel afin d’éviter les ambiguïtés sur les tâches à accomplir.
3. Diviser les tâches complexes
Proposez à vos employés de diviser leurs tâches complexes en sous-tâches.
Par exemple, si vos employés doivent refaire le facing des étalages de l’épicerie sur une base quotidienne, suggérez-leur de diviser les différentes sections afin de réussir à les faire tous les jours.
Ainsi, la tâche « refaire le facing des étalages » se transforme en facing des produits en cannes, des céréales, des pâtes alimentaires, des produits en vrac, etc.
Si une tâche est plus colossale et s’échelonne sur une plus longue période, établissez une date limite pour chacune des sous-tâches afin d’offrir plus de structure à vos employés. La gestion de leur temps sera ainsi plus facile.
4. Identifier les priorités
Aider vos employés à identifier les tâches qui sont prioritaires en leur offrant suffisamment de formation. Ainsi, un employé bien formé comprend qu’il doit prioriser de servir les clients, de débarrasser les tables du restaurant ensuite, et de polir les ustensiles en dernier, par exemple.
N’hésitez pas à leur mentionner que telle ou telle tâche est moins urgente si vous leur en ajoutez pendant la journée. Ainsi, ils seront en mesure de mieux organiser leur temps pour arriver à tout accomplir.
Invitez-les à venir vous demander votre avis s’ils ne sont pas certains de comment ils devraient prioriser leurs tâches.
Vous pouvez aussi leur enseigner la matrice Eisenhower afin de les outiller davantage.
5. Éviter les distractions
Succomber aux distractions est une cause répandue de la procrastination. Ainsi, demandez à vos employés de laisser leur téléphone cellulaire dans la salle d’employé afin de ne pas être tenté de perdre leur temps sur les réseaux sociaux pendant qu’ils travaillent.
Encouragez-les aussi à demander clairement à leurs collègues de ne pas les déranger lorsqu’ils doivent réaliser une tâche qui requiert de la concentration.
Si la nature de vos activités fait en sorte que vos employés doivent répondre aux clients et accomplir plusieurs autres tâches en même temps, suggérez-leur de s’entraider. Ainsi, un employé peut garder un œil sur la caisse, pendant qu’un autre s’occupe de quelque chose dans l’arrière-boutique.
6. Créer des routines
Proposez à vos employés d’établir des routines quotidiennes. Ainsi, il est plus difficile de procrastiner puisqu’ils savent exactement par quoi commencer.
Vous pouvez suggérer de faire certaines tâches à des moments précis selon l’achalandage.
N’hésitez pas à créer des processus auxquels les employés peuvent se référer s’ils ne sont pas certains de ce qu’ils doivent faire.
7. Prendre le repos au sérieux
Un employé surmené, débordé ou trop fatigué est un employé qui succombera plus facilement à la procrastination.
Expliquez aux membres de votre équipe qu’il est important qu’ils prennent des pauses pour être en mesure de bien accomplir leur travail. Et ce conseil s’applique aussi à vous. 🙋♀️
Afin de montrer l’exemple, invitez un employé à aller faire une promenade avec vous sans discuter du travail. Du même coup, vous développerez des liens plus forts avec les membres de votre équipe et apprendrez à mieux les connaître.
N’hésitez pas à prévoir les moments de pause dans l’horaire de vos employés afin de les encourager à les prendre. Prenez le temps de valider dans leurs feuilles de temps qu’ils les ont bel et bien pris.
8. Ne pas viser la perfection
Un travail terminé vaut mieux qu’un travail parfait. Ainsi, encouragez vos employés à faire de leur mieux sans pour autant exiger la perfection à tous les coups.
De cette manière, ils ne seront pas figés par la peur de l’échec et accompliront plus de choses dans leurs journées.
9. Utiliser des trucs de gestion du temps
Partagez des trucs de gestion du temps à vos employés afin qu’ils soient plus organisés au travail.
Par exemple, suggérez-leur la technique pomodoro (légèrement adaptée) lorsqu’ils ont de longues tâches à accomplir. Cette technique consiste à se concentrer à une tâche pendant un certain temps (entre 25 et 50 minutes) et prendre une courte pause de 5 minutes ensuite. Après 4 répétitions, ils devront prendre une pause de 10 minutes pour se changer les idées.
Vous pouvez aussi leur suggérer la règle des 2 minutes, c’est-à-dire que si une tâche prend moins de 2 minutes, ils doivent la faire sur-le-champ. Cela évite donc de repousser toujours à plus tard une petite tâche dont on pourrait se débarrasser rapidement.
Récompensez le bon travail de vos employés
Si vous voulez vraiment que vos employés cessent de procrastiner, le plus important est de récompenser leurs efforts. Ainsi, si vous constatez qu’un employé fait du bon boulot, n’hésitez pas à le souligner.
Si vous utilisez un logiciel de gestion d’employé avec la fonctionnalité reconnaissance au travail, servez-vous-en régulièrement.
Plus vos employés sentiront que leurs efforts sont reconnus, plus ils auront tendance à donner le meilleur d’eux-mêmes et à éviter de procrastiner.
