Un employé qui s’absente à la dernière minute est chose courante dans la plupart des entreprises. Évidemment, une absence ou un congé maladie survient normalement de manière imprévue.
Bien qu’il soit impossible de prévoir les absences de vos employés (à l’exception de leurs vacances), vous pouvez être bien préparé pour trouver des solutions rapidement. Il existe des processus simples que vous pouvez mettre en place pour vous simplifier la vie.
Justement, je vous ai regroupé les meilleurs trucs pour mieux gérer et éviter les absences de vos employés à la dernière minute.
Samedi matin, 7:00
Vous recevez un appel d’un employé. Il vous annonce qu’il ne peut pas rentrer travailler ce matin. Il est cloué au lit, trop enrhumé pour venir servir des clients toute la journée. Que faites-vous?
La première chose à faire, après avoir raccroché et souhaité un prompt rétablissement à votre employé, est de lui trouver un remplaçant. Si le temps manque, il vous faudra vous rendre sur votre lieu de travail pour remplacer vous-même l’employé en attendant de trouver une autre solution.
En tant que gestionnaire, il s’agit de votre responsabilité de remplacer vos employés si personne d’autre n’est disponible.
Si vous n’utilisez pas de logiciel de gestion d’horaires, vous devrez malheureusement vous armer de patience et contacter un à un vos employés pour voir si l’un d’entre eux pourrait venir travailler à la dernière minute. Cette façon de faire est fastidieuse et souvent inefficace.
Avec un logiciel de gestion des horaires comme Agendrix, vous pourrez simplement créer un quart à combler et l’envoyer à tous vos employés qui pourraient être disponibles. Ceux-ci recevront une notification directement sur leur cellulaire et pourront se porter volontaires.
Vous pourrez communiquer avec l’employé qui s’est manifesté en premier ou celui que vous avez choisi pour confirmer les détails grâce à la messagerie professionnelle.
💡 Pour encourager vos employés à accepter de venir travailler à la dernière minute, considérez offrir une prime pour rendre le quart de travail plus alléchant.
La gestion d’une absence à la dernière minute n’est pas seulement de trouver un remplaçant
Vous avez trouvé un remplaçant à temps, votre café ou votre pharmacie, par exemple, a pu ouvrir à la même heure qu’à l’habitude. Tout est rentré dans l’ordre rapidement. Maintenant, vous devez vous occuper des tâches administratives qui entourent cette absence de dernière minute.
Il existe plusieurs scénarios possibles lorsqu’un employé s’absente à la dernière minute, par exemple :
- L’employé est réellement malade et doit se reposer;
- L’employé s’est vu refuser un congé et a plutôt décidé de prendre une journée maladie;
- L’employé a menti et ne voulait simplement pas travailler.
Chaque type d’absence nécessite nécessairement une réaction différente de votre part. Dans tous les cas, commencez par documenter l’absence dans le dossier de l’employé. Si l’employé a encore des jours de congé maladie en banque, vous pouvez le noter à l’horaire et ajuster la banque de congé en conséquence.
Faites un suivi
Il est essentiel de faire un suivi avec l’employé pour savoir si son absence se prolongera. Parfois, il suffit d’un jour de congé pour se sentir mieux. Cependant, il se peut que votre employé doive s’absenter plusieurs jours. Plus tôt vous serez au courant, plus il vous sera facile de planifier son absence.
Donc, si cela n’a pas été discuté avec lui lors de son premier appel, n’hésitez pas à faire un suivi avec lui. Vous aurez ainsi plus de temps pour trouver des remplaçants et ajuster l’horaire au besoin.
Si votre employé semble s’absenter fréquemment, il est nécessaire de pousser votre investigation un peu plus loin. Prenez le temps d’aller valider si les absences semblent se répéter fréquemment lors des mêmes journées ou si elles sont simplement trop fréquentes. De là l’importance d’avoir documenté toutes les absences de vos employés, même celles qui sont légitimes.
Si vous pensez que votre employé exagère ou ne respecte pas votre politique d’absence, il est nécessaire d’organiser une rencontre afin d’en discuter avec lui. Il vous faudra aussi mettre en place les conséquences prévues dans votre politique d’absence tel qu’un avis disciplinaire formel.
Faites preuve de flexibilité
Ne soyez pas trop rigide lorsque vos employés s’absentent et faites preuve de discernement et de flexibilité. Il ne faut pas que vos employés se sentent mal de prendre des congés maladie. Il est normal de s’absenter parfois du travail.
Vaut mieux qu’un employé ne rentre pas travailler plutôt qu’il partage son virus avec ses collègues et que toute l’équipe soit contaminée et s’absente tour à tour.
N’oubliez pas non plus de prendre des nouvelles de vos employés et de valider qu’ils se sentent mieux lors de leur retour au travail. De cette manière, vous démontrez clairement que vous vous souciez de leur bien-être et contribuez à créer un environnement de travail sain.
En tant qu’employeur, vous avez avantage à leur offrir de la flexibilité. Par exemple, au Canada, vous êtes obligés de leur offrir 2 jours de congés maladie par an. Pourquoi ne pas faire mieux? Avec les bons outils en place, vous devriez arriver à bien gérer les absences, même celles non prévues.
Une politique d’absence claire permet d’éviter bien des problèmes
Toutes les absences devraient être encadrées par une politique d’absence claire, qu’elles soient justifiées ou non, réelles ou fausses, répétitives ou trop nombreuses.
Une politique d’absence permet non seulement de présenter à vos employés ce qui est acceptable dans votre organisation, mais aussi d’identifier les règles qui encadrent les absences et les procédures en place.
Votre politique d’absentéisme devrait inclure toutes les règles qui encadrent les absences dans votre organisation. Par exemple, votre politique devrait contenir :
- Vos objectifs : la réduction du nombre d’absences, le bien-être des employés, la communication des raisons valides de s’absenter, etc.;
- Les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe : le nom du gestionnaire à contacter en cas d’absence;
- Les règles à suivre : la description des absences justifiées, le nombre de jours d’absence permis sans justification, les justifications médicales acceptées, les documents officiels à fournir, etc.;
- La procédure à suivre : le délai à respecter en cas d’absence, les formulaires à remplir après une absence, la personne-ressource à joindre, etc.;
- Les sanctions : selon le type d’absence (mensonge, absence de justification, etc.);
- Les informations des personnes-ressources en cas de question.
Vous devriez toujours présenter votre politique d’absence à vos employés dès leurs premiers jours dans votre organisation. N’oubliez pas de la rendre facile d’accès pour que vos employés puissent la consulter facilement au besoin.
Des stratégies supplémentaires pour lutter contre l’absentéisme
Une politique d’absence n’est pas suffisante en elle-même pour lutter et éviter l’absentéisme dans votre entreprise. Il vous faudra donc adopter d’autres stratégies afin de vous assurer que vos employés s’absentent pour de vraies raisons.
Évitez d’être short staff
Si un seul employé manque à l’appel et vous êtes dans l’impossibilité de poursuivre les activités de votre entreprise, c’est peut-être parce que vous devriez avoir prévu plus de personnel.
Assurez-vous d’avoir assez de personnel pour couvrir tous les quarts de travail et d’avoir assez d’employés pour faire face aux situations imprévues. Par exemple, n’hésitez pas à avoir recours à des employés saisonniers afin de couvrir les absences de vos employés pendant l’été. Vous pouvez aussi embaucher des employés à temps partiel afin de venir prêter main-forte lorsque nécessaire.
Certaines industries comme les soins de santé ou les pharmacies ont aussi recours à des agences afin de combler certains quarts de travail et d’assurer le maintien de leurs activités.
Dans tous les cas, vous aurez peut-être à combler vous-même certains quarts de travail lorsque des employés doivent s’absenter de manière imprévue. Après tout, vous devez donner l’exemple et agir en tant que leader auprès de votre équipe.
Adoptez les meilleures pratiques de gestion
Mettre en place des pratiques de gestion efficaces et bienveillantes vous permettra certainement de mieux gérer les absences de vos employés.
Si vous gérez une équipe avec des horaires variables, il est nécessaire de vous munir d’un logiciel de gestion des horaires. Cet outil vous permettra de trouver des remplaçants plus rapidement et même de communiquer avec vos employés plus facilement.
Il sera aussi plus facile de permettre à vos employés d’échanger des quarts de travail et d’éviter ainsi qu’ils s’absentent à la dernière minute. Cette pratique est une bonne façon de responsabiliser vos employés par rapport à leur horaire de travail. Mettez tout en place pour que vos employés aient d’autres options que de prendre une journée maladie à la dernière minute lorsqu’ils ont un imprévu.
Faites aussi en sorte d’offrir de la flexibilité à vos employés et de cultiver un environnement de travail sain en limitant le stress. Des employés heureux au travail auront moins tendance à s’absenter et seront beaucoup plus enclins à vous dépanner en cas de besoin.
N’hésitez donc pas à offrir des conditions de travail intéressantes et saines, vous en ressortirez certainement gagnant.
