Tout savoir avant de donner un avertissement au travail (+modèle de lettre)
L’avertissement au travail est le genre de mesure qu’aucun gestionnaire ne souhaite devoir appliquer, mais qui est malheureusement inévitable dans certaines circonstances.
Plusieurs gestionnaires vous diront que leur bête noire, c’est la discipline de leurs employés. Pour des raisons évidentes, il arrive donc souvent que des managers attendent longtemps avant d’intervenir lorsqu’un membre de leur équipe commet une faute. Peut-être attendent-ils même trop?
Il est crucial pour l’ambiance de travail, pour la performance de votre équipe et pour l’image de l’organisation d’agir le plus tôt dans le cas où un employé a un comportement fautif, quel qu’il soit.
C’est ici que réside la pertinence de tout connaître des avertissements au travail et d’être outillé pour ces moments où vous ferez face à cette situation.
Cet article vous présente :
- Ce qu’est un avertissement au travail;
- Dans quels cas donner un avertissement;
- Les étapes à suivre pour donner un avertissement au travail;
- Les mesures à prendre avant un licenciement;
- Les meilleures pratiques pour rédiger une lettre d’avertissement;
- Un modèle de lettre d’avertissement.
Qu’est-ce qu’un avertissement au travail?
Un avertissement au travail est une communication formelle qu’un gestionnaire remet à un employé afin de l’aviser qu’il a transgressé une règle de l’entreprise, une norme de conduite, une politique interne ou une attente professionnelle.
L’avertissement au travail en tant que tel est généralement mineur, mais ses conséquences dépendent et varient d’une organisation à l’autre.
Toutefois, il faut savoir que l’avertissement au travail n’a pas d’incidence sur le contrat de travail, sur la rémunération ou sur le développement professionnel d’un salarié. Ce n’est ni un congédiement, ni une suspension.
Trois types d’avertissement au travail
Avertissement verbal
L’avertissement verbal est une discussion plus informelle entre le gestionnaire et son employé. Lors de cette discussion, le problème ou la faute est abordé et nommé clairement. L’avertissement verbal constitue souvent la première étape d’une gradation des sanctions, suivi d’un avertissement écrit et d’un avertissement final, soit le troisième avertissement.
Avertissement écrit
L’avertissement écrit fait suite à l’avertissement verbal, lorsque le problème persiste malgré une première discussion. Un gestionnaire peut aussi décider de procéder directement à l’avertissement écrit s’il considère que la problématique est plus importante.
Ce que l’avertissement écrit doit contenir
- Une description du problème en détails;
- Les attentes de l’entreprise;
- Les conséquences si le comportement ne s’améliore pas;
- Au besoin, une signature électronique ou manuscrite.
Avertissement formel
L’avertissement formel est généralement l’étape qui a lieu lorsque l’avertissement verbal et écrit précédents n’ont pas eu l’effet escompté.
Quels sont les objectifs d’un avertissement au travail?
L’avertissement au travail remplit diverses fonctions :
- Il aide un employé à comprendre son erreur et comment il peut s’améliorer, afin que la situation change;
- Il contribue à maintenir un environnement de travail sain;
- Il aide à maintenir les performances;
- Il vise à s’assurer que les politiques internes et les règles de conduite soient respectées par l’ensemble du personnel;
- Il sert à rappeler les attentes de l’employeur et/ou du gestionnaire.
Dans quels cas doit-on donner un avertissement au travail?
Donner un avertissement au travail revient essentiellement à la discrétion du gestionnaire. Il ne s’agit pas d’une obligation, mais plutôt d’une mesure disciplinaire possible.
Plusieurs situations peuvent justifier de donner un avertissement au travail à un membre de votre équipe. Voici quelques exemples :
- Une mauvaise performance : lorsqu’un salarié ne répond pas aux attentes de performance.
- Des conflits interpersonnels : si un conflit au travail se produit entre des employés et dégénère en manque de respect, un avertissement peut être utilisé pour les sensibiliser aux politiques de l’entreprise en matière de comportement professionnel. Il en va de même pour des conflits récurrents entre les mêmes employés.
- Le non-respect des politiques internes : lorsqu’un employé enfreint les règles établies par l’entreprise, par exemple l’absentéisme sans aviser au préalable, des retards répétés, le non-respect du code vestimentaire, etc.
- Une conduite inappropriée : si un employé a un comportement inapproprié sur le lieu de travail, tel que le harcèlement, la discrimination ou l’intimidation, un avertissement peut être la première étape du processus disciplinaire. La sanction est toujours proportionnelle à la gravité du geste posé.
Note : Si la conduite inappropriée est assez grave, il est possible qu’un licenciement immédiat soit plus adéquat.
L’importance d’avoir des politiques internes claires
Il existe énormément de nuances lorsqu’il est question de mesures disciplinaires. Pour cette raison, il est de la plus haute importance d’avoir des politiques internes excessivement claires.
Plusieurs petites entreprises ne ressentent pas le besoin d’établir de politiques et de mettre sur papier certaines choses qui, à leurs yeux, vont de soi. Cependant, l’expression «vaut mieux prévenir que guérir» prend tout son sens dans ce contexte. Vous ne savez jamais quand vous serez devant une situation problématique. C’est à ce moment que vous souhaiterez avoir eu une politique en bonne et due forme pour vous protéger.
💡 N’oubliez pas que c’est assez complexe de réprimander un salarié pour un comportement qui n’a jamais été nommé comme inadmissible au préalable.
Le manuel de l’employé à la rescousse
Le manuel de l’employé est l’endroit par excellence où centraliser toutes les politiques internes et règles de conduite. Voici quelques exemples de politiques internes qui pourraient vous inspirer, que nous avons mis en place chez Agendrix :
- Gestion des accès physiques;
- Droit à la déconnexion;
- Consommation d’alcool, de drogues et de médicaments;
- Prévention du harcèlement physique et psychologique;
- Remboursement de dépenses et de kilométrages;
- Isolation et retour au travail après avoir attrapé un virus;
- Accès au Wifi;
- Code vestimentaire;
- Code d’éthique;
- Gestion des incidents de santé et sécurité;
- Code de conduite lors des événements et party d’équipe;
- Guide du gestionnaire;
- Équité, diversité et inclusion;
- Politique de développement durable;
- Les animaux au bureau.
Quelles sont les étapes à suivre pour donner un avertissement au travail?
Voici le processus afin de donner un avertissement au travail de manière équitable.
- Enquête : Afin de bien comprendre la situation, recueillez des informations en examinant les preuves s’il y a lieu, ou encore en parlant aux personnes concernées par la situation.
- Communication : Discutez de la situation problématique avec l’employé de manière informelle, si possible. Il peut s’agir d’une simple conversation pour clarifier les attentes. Cette étape ne s’applique pas si la situation est déjà trop grave.
- Documentation : Si le comportement persiste, documentez la situation dans le dossier de l’employé.
- Rencontre one-on-one : Organisez une réunion plus formelle que la précédente avec l’employé, lors de laquelle vous discuterez de la situation. Donnez l’occasion à votre salarié de s’exprimer aussi.
- Décision : Selon l’issue de votre discussion et en fonction de la gravité de la situation, vous pourrez choisir de donner un avertissement verbal, écrit ou toute autre mesure appropriée.
- Suivi : Fournissez des directives claires sur la manière dont l’employé peut corriger la situation. Faites un suivi de la progression de la situation. Ce suivi vous donnera l’occasion d’offrir votre soutien à l’employé concerné.
Combien d’avertissements avant un licenciement?
La question à un million de dollars : Combien d’avertissements avant d’en arriver au licenciement d’un employé? Une question qui se pose facilement, mais qui se répond plutôt difficilement : il faut y user de nuances.
D’abord, il importe de distinguer la mesure disciplinaire de la mesure non disciplinaire et d’aborder l’importance de la gradation des sanctions.
Mesures disciplinaires versus mesures non disciplinaires
La mesure disciplinaire est prise quand un salarié commet une faute volontairement, alors que la mesure non-disciplinaire répond à un manquement involontaire.
Une faute peut être qualifiée de volontaire si un de vos employés arrive en retard parce qu’il quitte trop à la dernière minute, par exemple, alors qu’elle est involontaire si ce même employé n’avait pas vu son horaire comme il faut.
Une faute peut être qualifiée d’involontaire si un employé n’a pas la performance espérée, car il ne détient pas les compétences ou connaissances pour y arriver. Mais elle sera volontaire si un membre de votre équipe n’a pas la performance espérée car il n’accomplit pas les tâches prévues durant ses heures de travail.
☝️ Vous l’avez certainement compris à ce stade-ci, mais la ligne est parfois mince entre le manquement volontaire et involontaire. Il peut être très ardu et même délicat de juger des motifs derrière un manquement.
Mesures non-disciplinaires
Les mesures non-disciplinaires incluent évidemment d’avoir une discussion avec l’employé afin de l’informer de ses lacunes, de lui rappeler vos attentes et de mettre à sa disposition la formation ou toute autre ressource pouvant l’aider à corriger la situation par le développement des compétences. Il est également important d’aviser votre employé de ce qui l’attend si la situation n’est pas corrigée dans un délai raisonnable, que vous devez identifier et nommer clairement.
Par exemple : Lors de notre prochaine rencontre dans un mois, si la situation n’a pas évolué, tu seras suspendu une semaine.
Mesures disciplinaires
Les mesures disciplinaires incluent l’avis verbal ou écrit, la suspension et le congédiement.
La gradation des sanctions
Qu’il soit question de mesures disciplinaires ou non-disciplinaires, il faut toujours appliquer une gradation des sanctions. La gradation des sanctions est une pratique qui consiste en deux choses.
- Attribuer des sanctions proportionnelles à la gravité de la faute ou du comportement inapproprié d’un employé;
- Commencer avec une sanction plus légère, pour ensuite progresser vers des sanctions plus sévères, si un membre de votre équipe répète le comportement fautif.
Pourquoi appliquer la gradation des sanctions?
L’objectif de cette approche est de maintenir un équilibre entre la discipline nécessaire pour maintenir un environnement de travail respectueux des règles et l’équité.
En d’autres termes, la gradation des sanctions permet d’éviter des sanctions excessives.
Un exemple de gradation des sanctions serait le suivant :
- Avis verbal;
- Avis écrit;
- Avis formel;
- Suspension;
- Congédiement.
L’avertissement au travail du point de vue légal
Afin d’obtenir toutes les informations légales en lien avec les mesures disciplinaires et non-disciplinaires, rendez-vous sur ce site pour le Québec et sur ce site pour la France.
Le dossier du personnel : un indispensable pour consigner les avertissements
Il est recommandé de documenter tous les avertissements par écrit, même les avis verbaux, en étant le plus précis possible. D’une part, cela permet de garder des traces et de ne rien oublier, mais aussi cela vous évitera d’avoir à vous obstiner avec votre employé sur ce qui a été dit ou ce qui ne l’a pas été. Vous pourrez conserver les avertissements dans les dossiers du personnel.
La lettre d’avertissement au travail : les meilleures pratiques
Au moment d’écrire une lettre d’avertissement à l’un de vos collègues, il est crucial d’adopter un ton professionnel et d’écrire toutes les informations de manière claire et sans ambiguïté.
Voici une checklist de tous les éléments qui doivent être contenus dans votre lettre.
- Le nom et les coordonnées de l’organisation;
- Le nom et les coordonnées de l’employé;
- Le titre du poste ou de la position de l’employé;
- La date à laquelle vous rédigez la lettre;
- Une salutation professionnelle;
- La date et l’heure à laquelle a eu lieu la rencontre lors de laquelle vous présentez l’avertissement à l’employé;
- Une description très claire et factuelle du problème ou de la faute;
- Des exemples concrets si nécessaire;
- Une description des politiques, des règles ou des normes de l’entreprise qui ont été transgressées par l’employé;
- Une présentation des conséquences de la conduite inappropriée, incluant les sanctions futures en cas de récidive;
- Les attentes précises de la part de la direction en matière d’amélioration. Précisez ce que l’employé doit faire pour corriger la situation et éviter des sanctions ultérieures. Donnez des directives claires et des attentes réalistes;
- Une description de ce que vous mettrez à la disposition de votre employé pour améliorer la situation : formation, soutien, rencontres hebdomadaires, etc.;
- Votre signature et la signature de l’employé.
Modèle de lettre d’avertissement à télécharger
Si vous avez envie de vous simplifier la vie encore davantage, vous pouvez télécharger ce modèle de lettre d’avertissement au travail toute prête.
Téléchargez ce modèle de lettre d’avertissement au travail afin de l’utiliser.
Quelques lectures supplémentaires
Qu’est-ce qu’un avertissement au travail?
Un avertissement au travail est une communication formelle remise par un gestionnaire à un employé pour l’aviser qu’il a violé une règle de l’entreprise, une norme de conduite, une politique interne ou qu’il ne répond pas à une attente professionnelle.
Quand donner un avertissement au travail?
Diverses situations justifient de donner un avertissement à un employé. Cette mesure disciplinaire peut être nécessaire dans des situations telles que les suivantes :
- Une problématique en lien avec la performance;
- Des conflits interpersonnels récurrents ou mal gérés et qui perturbent l’ambiance de travail;
- Une transgression de règles de conduite ou le non-respect des politiques de l’entreprise;
- Une conduite inappropriée telle que harcèlement, la discrimination, l’intimidation, le vol ou la violence (verbale ou physique);
- Une violation de règles de santé et sécurité de l’organisation;
- Le non-respect de certaines politiques RH de l’organisation.
Notez que certaines fautes justifient un licenciement immédiat. Afin d’en savoir plus sur votre situation spécifique, référez-vous à un avocat en droit du travail.
Qu’arrive-t-il après un avertissement au travail?
Suite à un premier avertissement au travail, l’employé est soutenu et suivi afin de progresser et de corriger la situation problématique. Le suivi et une prochaine rencontre permettront de réévaluer la situation et de voir si les procédures peuvent prendre fin ou si un second avertissement est nécessaire. Chaque situation étant unique, plusieurs dénouements sont possibles.
Combien d’avertissements au travail avant un licenciement?
Cette question se répond tout en nuances. Tant et aussi longtemps que la gradation des sanctions est respectée, le nombre d’avertissements ou la nature des sanctions est à déterminer à la discrétion du gestionnaire. Une gradation des sanctions commune peut se détailler comme suit :
- Avertissement verbal;
- Avertissement écrit;
- Avertissement formel;
- Suspension;
- Congédiement.
Peut-on envoyer un avertissement au travail pendant un arrêt maladie?
Donner un avertissement au travail pendant un congé maladie est possible. Cela doit toutefois respecter les politiques en place dans l’entreprise, ainsi que les normes du travail. Plusieurs aspects sont à considérer afin de s’assurer que d’envoyer un avertissement de travail pendant un arrêt maladie est la bonne chose à faire.
Politiques de l’entreprise : La première étape est de s’assurer que les politiques internes de l’entreprise permettent ce genre de pratique. Votre organisation permet-elle de communiquer avec un employé en congé maladie?
Les normes du travail : Les normes du travail locales autorisent-elle ce genre de pratique?
Nécessité : L’envoi d’un avertissement au travail est-il essentiel et ne peut-il pas attendre? Un avertissement au travail est-il une mesure disciplinaire proportionnelle à la gravité de la faute commise si l’employé n’est actuellement pas présent sur les lieux de travail? De bonnes réflexions s’imposent.
Dans un contexte aussi spécifique et sensible que celui-ci, le mot d’ordre serait de consulter un avocat en droit du travail ou votre département ou responsable des ressources humaines avant d’envoyer un avertissement au travail à un employé étant en congé de maladie.
Est-il requis de rédiger une lettre d’avertissement au travail pour donner un avertissement?
Il est recommandé de rédiger une lettre d’avertissement au travail, mais ce n’est pas nécessairement une obligation. Les politiques internes de l’organisation et les normes du travail locales déterminent avec certitude si une lettre est essentielle ou obligatoire dans une situation donnée.
Néanmoins, la pertinence de rédiger une lettre d’avertissement est évidente. La lettre permet de :
- Clarifier tous les éléments de la situation;
- Servir de preuve que l’employé a été informé de la situation;
- Faciliter le suivi et la progression de la situation suite à l’avertissement.
Les gestionnaires qui choisissent de ne pas rédiger une lettre d’avertissement devraient tout de même documenter l’incident, la date et l’échange qui a eu lieu avec l’employé, puis classer cette information dans le dossier de l’employé à titre de référence.
Quelles sont les différentes sanctions disciplinaires possibles?
- L’avis verbal;
- L’avis écrit;
- La suspension;
- Le congédiement;
- La rétrogradation.
