Dans tous mes précédents emplois, je rencontrais mes patrons une fois par année, après ma période d’essai. Cette rencontre avait un but bien précis : évaluer ma performance.
Soyons honnêtes, on discutait de pas grand-chose pour en arriver au vif du sujet assez rapidement : allais-je avoir mon augmentation annuelle, oui ou non?
Jusqu’à mon arrivée chez Agendrix, je n’avais jamais vraiment remis en question ce traditionnel processus…
Pourquoi faire des rencontres individuelles régulièrement?
À bien y penser, ça ne m’apparaît pas vraiment optimal d’avoir une seule rencontre par année avec son patron immédiat. Comment un manager peut-il espérer créer un lien de confiance avec ses employés s’il ne les rencontre que lorsque ça va mal ou qu’il est temps de parler salaire?
Je crois qu’il est nécessaire de rencontrer ses employés individuellement au minimum 1 fois par mois, pour prendre des nouvelles d’eux et leur donner de la rétroaction. Je ne parle donc pas de faire des évaluations de rendement, mais bien simplement de prendre le temps de discuter avec vos employés.
Ben Horowitz, un homme d’affaires américain renommé, explique que la tâche la plus importante d’un cadre est de faciliter les communications entre les employés. À son avis, les one-on-ones sont le meilleur moyen d’y parvenir. Les employés peuvent ainsi partager idées et commentaires avec leur gestionnaire. Ainsi, n’importe qui peut donner son opinion, peu importe son rang hiérarchique, peu importe la taille de l’entreprise.
Comment mener un one-on-one?
Au marketing chez Agendrix, nous organisons des rencontres one-on-one chaque mois; leur durée varie selon nos besoins. Leur fréquence pourra toujours changer en fonction de nos besoins. Ce modèle fonctionne à merveille pour nous, mais évidemment, chaque milieu de travail a sa propre réalité.
C’est lors des one-on-ones que l’on discute de nos vies personnelles, de nos ambitions, de nos inquiétudes, etc. On profite aussi de ce moment pour discuter de certains projets et pour s’assurer que notre travail répond aux objectifs fixés.
Bien que vous puissiez structurer ces réunions comme bon vous semble, j’ai quand même rassemblé quelques conseils basés sur ce qui fonctionne le mieux pour nous.
Aborder des sujets plus personnels
Dans nos rencontres, on commence toujours par se tenir au courant de ce qui se passe dans nos vies avant de discuter du boulot, ne serait-ce que pendant quelques minutes. Ça permet de tisser des liens de confiance et d’améliorer la cohésion d’équipe.
Le plus grand avantage de parler de sujets plus personnels, c’est que ça permet aussi de mieux comprendre la réalité de vos employés. De cette manière, il est possible de rapidement détecter comment un collègue se sent par rapport à son travail et à sa vie personnelle. Vous pouvez ainsi être plus empathique face à sa situation, et vice versa.
Par exemple, vous apprendrez peut-être que votre employé est souvent en retard parce qu’il doit prendre 2 autobus pour se rendre au travail et qu’ils ne sont pas toujours à l’heure. Vous pourrez essayer de trouver une solution en modifiant légèrement l’horaire de cet employé, par exemple.
Attention, respectez aussi le fait que certaines personnes (et peut-être même vous) ne souhaitent pas parler de leur vie privée à leurs collègues. Dans ce cas, orientez plutôt la discussion vers des sujets liés au travail.
Laisser l’employé s’exprimer
Gardez toujours en tête l’objectif des rencontres : permettre à vos employés de s’exprimer ouvertement. Ces derniers doivent décider des différents sujets à aborder, quels qu’ils soient. Laissez-les toujours commencer à parler en premier. Donnez votre avis une fois qu’ils auront fini de s’exprimer.
Ces moments sont parfaits pour aborder des sujets plus délicats comme leurs inquiétudes. Par exemple, au début de la pandémie de COVID, j’étais un peu inquiète par rapport à mon avenir chez Agendrix. M’étant récemment jointe à l’équipe et voyant que tous mes proches perdaient leur emploi, je me demandais si je serais la prochaine. J’en ai donc discuté avec mon patron, qui a pu me rassurer qu’aucune mise à pied n’était prévue. Il a aussi pris le temps de m’expliquer pourquoi il en était certain, en étant transparent sur les activités de l’entreprise.
En donnant la parole à vos employés, vous comprendrez probablement mieux leurs points de vue et leurs opinions. Vous pourrez ensuite saisir l’occasion pour vous assurer qu’ils se sentent bien où ils sont, qu’ils se sentent épanouis au travail.
Passer à l’action
Si vous ne prenez pas le temps de rencontrer vos employés régulièrement, des situations inconfortables vous guettent. Abordez les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent. De cette manière, vos employés sont tout de suite mis au courant et ils peuvent faire des efforts en continu pour s’améliorer. Personne n’accumule du ressentiment inutile.
Chez Agendrix, l’équipe de gestion applique ce principe rigoureusement. Les employés sont rapidement avisés si quelque chose ne va pas. Nos patrons s’assurent aussi de souligner nos bons coups. Bref, en travaillant ensemble, on s’assure d’avoir une équipe tissée serrée qui donne toujours le meilleur d’elle-même.
À la fin de chaque rencontre, n’oubliez pas de déterminer ce que vous ou votre employé devez faire. Si vous avez abordé des situations problématiques, avez-vous trouvé des solutions? Avez-vous déterminé un plan d’action? Quand allez-vous faire un suivi sur la chose?
Gardez des traces de ce dont vous avez discuté et décidez ensemble des actions à prendre d’ici à la prochaine rencontre. De cette manière, ce sera plus facile pour vous d’évaluer le travail de vos employés.
Les rencontres individuelles sont aussi un bon moment pour aborder le sujet du développement professionnel. Essayez de voir où vos employés se voient à long terme et offrez-leur des possibilités d’apprentissage à la hauteur de leurs ambitions.
Par où commencer?
Les vrais leaders prennent le temps nécessaire pour s’intéresser à leurs équipes et ouvrent le dialogue avec leurs employés.
Tout gestionnaire doit donc se poser la question suivante : quand ai-je rencontré mes employés individuellement pour la dernière fois?
