Pourquoi vous devriez troquer Facebook Messenger pour un outil de communication professionnel

Bien qu’il s’agisse d’une option à portée de main et tentante, c’est une pratique qui fait dangereusement entrave au droit à la déconnexion et au respect de la vie privée de votre personnel. 🚩

Certes, Facebook Messenger est un outil pratique pour les échanges entre amis ou avec la famille — n’avons-nous pas tous un chat familial? 🙃 Mais dans le contexte du travail, comme cette pratique nécessite soit d’être amis ou d’accepter une demande de chat d’un superviseur, la ligne devient très mince entre la vie privée et professionnelle.

Cet article explique :

• Les avantages de la plateforme Facebook Messenger;
• Les inconvénients et les enjeux reliés à cette plateforme dans le cadre du travail;
• Pourquoi utiliser un outil de communication professionnel est une meilleure option.

Les avantages de Facebook Messenger

Chez Agendrix, l’une de nos valeurs principales se lit comme suit : no bullshit. Celle-ci s’applique à toutes les sphères de l’entreprise, y compris notre blogue. Je ne jouerai donc pas à l’autruche en vous disant que Facebook Messenger n’a que des inconvénients, car vous savez aussi bien que moi que c’est faux.

Voici donc 4 avantages qui font en sorte que les employeurs se résignent à utiliser cet outil pour échanger avec leurs employés.

1. La familiarité et l’accessibilité

Dans votre entourage, combien de gens n’utilisent pas Facebook? Je parie que vous pouvez les compter sur les doigts d’une main. Comme de nombreuses personnes utilisent déjà cette plateforme pour des raisons personnelles, l’interface et les fonctionnalités de son outil Messenger leur sont familières.

Ainsi, opter pour Messenger pour des discussions professionnelles se fait naturellement, parfois sans même qu’on ait à y penser tellement c’est facile. L’application est déjà dans votre téléphone intelligent et vous savez comment elle fonctionne.

De plus, il s’agit d’un outil de messagerie instantanée gratuit, offrant ainsi un grand niveau d’accessibilité.

2. Les groupes et les discussions de groupe

Avez-vous besoin de partager des informations auprès de toute votre équipe? Facebook Messenger offre la possibilité de créer des discussions de groupe.

Les membres d’un même groupe peuvent donc communiquer rapidement et partager des fichiers ou des documents, comme par exemple les horaires de travail ou les demandes de congé.

3. Les notifications

Les notifications instantanées de Facebook Messenger permettent une communication rapide, en temps réel. Ce qui peut être pratique lorsqu’il est nécessaire d’échanger à propos de sujets urgents, comme pour un remplacement lorsqu’un employé ne se présente pas pour son quart de travail.

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4. L’intégration avec d’autres fonctionnalités intéressantes

D’autres fonctionnalités comme les appels vidéo ou même les événements dans Facebook peuvent être utiles pour la coordination de votre équipe de travail.

Les inconvénients d’utiliser Facebook Messenger vs un outil de communication professionnel

Maintenant que nous avons mis sur table les principaux avantages de Facebook Messenger, le moment est venu de s’intéresser aux inconvénients.

Voici les 5 inconvénients les plus importants de cette plateforme lorsqu’elle est utilisée dans un contexte professionnel.

1. La confidentialité

Facebook Messenger appartient à Meta, une entreprise qui collecte les données personnelles d’individus, entre autres, à des fins publicitaires.

Cela peut soulever des préoccupations quant à la confidentialité des échanges et des informations professionnelles sensibles que vous y partagez.

Il faut donc faire preuve de prudence lors du partage d’informations et de documents. Assurez-vous de respecter les politiques de confidentialité de votre entreprise.

👀 Mise en situation : Suite à l’évaluation de rendement de Marie qui est commis caissière dans votre quincaillerie, vous avez oublié de mentionner que vous souhaitez lui faire une augmentation de salaire. Lorsque vous lui écrivez sur Facebook Messenger pour lui annoncer le tout, elle semble surprise et ne comprend pas trop pourquoi vous parlez de salaire. Le lendemain, vous constatez que par inadvertance, vous avez écrit à la mauvaise Marie. 😱 En effet, votre équipe compte deux Marie, soit Marie et Marie-Andrée.

2. La sécurité

Certes, Facebook a mis en place des mesures de sécurité. Il existe tout de même le risque que vos conversations puissent être compromises. Ou que des informations confidentielles soient exposées à des personnes ou tiers non autorisés.

👀 Mise en situation : Jonathan travaille dans votre restaurant pour payer ses études. C’est un serveur étoile, il prend même des quarts de manager ici et là, au besoin. Vous devez entrer en contact avec lui sur Messenger au sujet d’un problème de caisse pour une soirée qui a été particulièrement fructueuse. Vous lui écrivez donc le montant des recettes, puis vous décrivez l’erreur dont il est question. Ce que vous ne savez pas, c’est qu’il n’utilise pas de code pour verrouiller son téléphone portable. Lorsque le message s’affiche sur l’écran, celui-ci se trouve sur une table où siègent plusieurs étudiants, et Jonathan ne se trouve pas dans la pièce. L’information est donc disponible à qui veut bien.

Un autre exemple inclut le traitement de données sensibles comme un numéro d’assurance sociale, l’adresse, le spécimen de chèque ou tout autre information privée qu’un employé pourrait vous partager par Facebook Messenger. Si votre compte personnel se faisait pirater, toutes les données ainsi partagées seraient compromises.

3. Les distractions

Facebook est d’abord un réseau social où les gens partagent des contenus divertissants. C’est d’ailleurs grâce aux nombreuses notifications que la plateforme envoie à ses utilisateurs qu’elle réussit à les captiver. 🔔

Utiliser Facebook Messenger pour vos échanges professionnels peut donc inciter vos employés à aller consulter leurs messages personnels pendant qu’ils travaillent. De plus, recevoir des notifications en continu affecte la concentration. Ce genre de distraction peut nuire à la qualité du travail effectué et du service-client.

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4. Le chevauchement de la vie personnelle et professionnelle

J’en ai parlé plus tôt, mais le droit à la déconnexion et la protection de la vie privée sont deux éléments à ne pas négliger en tant qu’employeur.

Vos employés ont une vie à l’extérieur du travail, et leur permettre de décrocher n’a que des bénéfices pour vous : ils reviennent énergisés, prêts à prendre en charge les tâches à accomplir.

Utiliser Facebook Messenger pour le travail peut entraîner un chevauchement des conversations personnelles et professionnelles. En plus de causer des distractions tel que mentionné au point précédent, cela peut donner l’impression à vos employés d’être surmenés. Ils doivent toujours être disponibles pour répondre à vos questions, que ce soit concernant l’horaire de travail ou une tâche en particulier.

👀 Mise en situation : Andy est technicien de laboratoire dans votre pharmacie. Il vous a mentionné qu’il avait besoin d’une journée de congé la semaine prochaine pour un rendez-vous médical, mais vous ne trouvez pas l’information : vous avez validé dans vos messages Facebook, vos textos, les post-its dans votre bureau, ainsi que dans votre agenda de travail. Vous décidez donc d’entrer en contact avec lui par Messenger, même s’il ne travaille pas aujourd’hui, comme vous devez absolument terminer l’horaire. Ce que vous ne savez pas, c’est qu’il célèbre l’anniversaire de sa fille, de qui il a la garde partagée. Vous le dérangez donc dans un moment précieux de sa vie personnelle.

Cette situation pourrait facilement être évitée avec un outil de communication centralisé, plutôt que divers canaux de communication où l’on finit par se perdre.

5. Les fonctionnalités limitées

Bien que Facebook Messenger compte plusieurs fonctionnalités intéressantes comme les groupes, les messages audios, les appels vidéos et le partage de certains fichiers, il demeure tout de même un outil limité. Impossible d’y créer directement l’horaire de travail, de conserver les données des employés ou même de suivre les heures pointées, pour ne nommer que quelques exemples.

Les avantages d’utiliser un outil de communication professionnel

1. Assurez la sécurité des données de vos employés et de votre entreprise

Si la sécurité et la confidentialité sont des préoccupations majeures pour votre entreprise, vous avez tout à gagner à utiliser un outil de communication professionnel.

Assurez-vous d’opter pour un logiciel qui offre des mesures de sécurité renforcées. Après tout, les données que vous y stockerez et traiterez ont de bonnes chances d’être sensibles. Mettez donc tout en place pour protéger ces informations.

Par exemple, chez Agendrix, nous avons obtenu les certifications ISO/CEI 27001:2013 et ISO/IEC 27701:2019. Ces certifications ont deux objectifs : améliorer les systèmes de sécurité de l’information et encadrer la gestion et le traitement des renseignements personnels et des données sensibles. Nos clients peuvent donc avoir la paix d’esprit : la sécurité est prioritaire et prise en charge.

2. Ne négligez pas la confidentialité

Nous l’avons exploré lors d’une mise en situation ci-dessus, Facebook Messenger n’est pas le meilleur outil pour assurer la confidentialité des données. N’importe qui peut avoir accès au téléphone de vos employés et donc accéder à des informations confidentielles.

Les outils de communication professionnels sont spécifiquement conçus pour répondre aux normes de confidentialité et de conformité de leurs entreprises clientes. Réduisez ainsi considérablement les risques de divulgation d’informations sensibles.

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3. Accédez à des fonctionnalités plus avancées

Souvent, les outils de communication professionnels ne sont pas qu’une application parmi tant d’autres : ils font partie d’un logiciel RH avec plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de tout centraliser au même endroit.

Certains logiciels RH vous permettent notamment de :

• Communiquer avec votre équipe par messages privés ou par communications de groupe (à l’échelle de l’entreprise ou par équipe);
• Centraliser et organiser vos dossiers du personnel;
• Créer et partager vos horaires de travail;
• Recevoir des confirmations de réception et de lecture (des messages et des horaires);
• Pointer les heures travaillées puis transférer le tout vers vos système de paie;
• Consulter les demandes de congé de votre équipe;
• Mesurer la satisfaction et l’opinion de vos employés par le biais de sondages;
• Offrir de la reconnaissance entre pairs;
• Et plus encore.

Ces fonctionnalités supplémentaires font des outils de communication professionnels un choix plus adapté dans le cadre du travail. De plus, certains outils offrent des intégrations à d’autres logiciels utilisés en entreprise, tels que les systèmes de traitement de la paie. Vous simplifiez donc vos processus de travail.

4. Bénéficiez de soutien technique

Avez-vous déjà tenté de joindre le service-client de Facebook Messenger? Impossible. Vous avez d’ailleurs probablement déjà eu à assister vous-même un employé qui avait du mal à comprendre comment partager un fichier via cette plateforme. Ou à trouver la solution à un problème survenu dans la messagerie en faisant une bonne vieille recherche Google.

Lorsque vous misez sur un outil de communication professionnel, la tranquillité d’esprit est d’ordre si vous optez pour un logiciel qui vient avec du soutien technique dédié.

Que ce soit pour vous permettre de tirer avantage de fonctionnalités plus avancées, ou pour dépanner un employé qui a un pépin de connexion, l’équipe de service client est là pour vous aider. Vous n’êtes désormais plus responsable de résoudre les divers problèmes techniques ou de répondre aux questions reliées à l’utilisation. Vous avez bien compris, fini le temps où c’était vous qui jouiez le rôle de support technique. ☎️

5. Séparez la vie privée et la professionnelle

L’utilisation d’un outil de communication professionnel limite énormément le chevauchement de la vie privée et professionnelle. Vous n’avez plus besoin d’ajouter vos employés comme ami sur les médias sociaux afin d’échanger avec eux. Vous centralisez vos communications dans un outil de travail dédié, auquel vos employés se connectent quand ils le souhaitent.

Droit à la déconnexion

Vos employés — tout comme vous d’ailleurs — ont besoin de se débrancher du boulot pour revenir reposés et aptes pour leurs quarts de travail. Le droit à la déconnexion est d’ailleurs une loi en France. Joignez donc les rangs de ces employeurs bienveillants qui priorisent le bien-être de leurs salariés avec des outils qui n’empiètent pas sur leur vie privée. 🫶

Pour savoir par où commencer, consultez notre modèle de politique de droit à la déconnexion.

Les outils de communication professionnels, un must pour votre entreprise et vos employés

Vous l’aurez constaté, Facebook Messenger a ses avantages et ses inconvénients à être utilisé comme plateforme de communication dans le cadre du travail. Mais en bout de ligne, vous avez tout à gagner à utiliser un outil de communication professionnel. Ainsi, vous garderez ce qui est de la vie privée à sa place, et votre entreprise gagnera en crédibilité auprès de votre équipe.

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