Une bonne gestion de l’horaire de travail des employés est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise, quel que soit le secteur d’activité.
Mais la création des horaires ne devrait être ni épuisante ni frustrante.
Voici 10 conseils éprouvés que les gestionnaires utilisent pour planifier les horaires de travail efficacement. Découvrez comment créer le meilleur horaire de travail pour vos employés avec le logiciel de gestion des horaires Agendrix.
1. Facilitez la communication entre les gestionnaires et les employés
Comme dans tous les autres aspects de gestion d’entreprise, votre processus de planification des horaires devrait permettre une communication bilatérale avec les employés. Cela peut être fait en personne, par téléphone, en message texte, via Facebook Messenger, par une plateforme de clavardage interne à l’entreprise, etc.
Une façon plus simple est d’opter pour la communication bilatérale intégrée dans le même outil que vous utilisez pour planifier les horaires et suivre sur les heures de travail.
Le logiciel de gestion des horaires Agendrix comprend un outil de clavardage intégré qui vous permet de joindre rapidement les employés et vous aide à améliorer la communication et la collaboration au sein de l’équipe.
- Clavardez avec une ou plusieurs personnes sélectionnées, ou avec l’ensemble du groupe;
- Partagez des documents;
- Voyez qui a lu vos messages;
- Recevez une alerte lorsqu’un membre de l’équipe vous écrit;
- Déterminez si les membres de l’équipe peuvent communiquer entre eux ou seulement avec leurs gestionnaires;
- Évitez d’avoir à ajouter vos employés en tant qu’amis sur Facebook ou Instagram pour communiquer avec eux rapidement au quotidien.
2. Centralisez toute l’information au sujet des disponibilités de vos employés
Un des éléments clés pour planifier avec exactitude l’horaire de travail des employés en un minimum de temps et d’effort est de connaître leurs disponibilités et leurs indisponibilités en détail. Vous réduisez ainsi le risque de devoir faire face à des changements d’horaire.
Un formulaire de disponibilité des employés est un outil pratique, mais limité. Centraliser toute l’information sur la disponibilité des employés dans le même logiciel utilisé pour planifier les horaires est une façon encore plus efficace de travailler.
Le logiciel de gestion des horaires d’Agendrix vous permet de rester au courant des disponibilités, des préférences, des absences et des remplacements.
3. Recueillez et documentez les demandes de congé à l’avance
Gérer les demandes de congés du personnel est un autre élément clé pour créer des horaires de travail précis.
Les employés voudront assurément des journées de congé pour prendre des vacances ou participer à des événements spéciaux, comme un mariage ou une collation des grades. Il leur faudra aussi prendre congé pour des raisons tel un rendez-vous chez le médecin ou tout autre motif personnel.
Certaines demandes arrivent à la dernière minute, mais la plupart du temps les employés savent les dates bien à l’avance.
En recueillant et documentant les demandes de congés à l’avance, il vous sera plus facile d’y répondre et vous améliorerez la fidélisation des employés. De plus, vous courrez moins le risque d’avoir à gérer des demandes de dernière minute.
Un des avantages d’un logiciel de gestion des horaires est la centralisation de toute l’information au même endroit à portée de main. De plus, le fait de pouvoir visualiser toutes les demandes de congés directement dans votre outil de planification réduit les risques d’oubli : vous ne programmerez pas les employés lors de jours de congé qui ont déjà été approuvés.
4. Simplifiez la gestion d’employés sur appel avec un code couleur
Avoir une banque d’employés disponibles et prêts à travailler sur demande peut s’avérer d’une grande aide pour vous assurer de combler les quarts de travail en remplaçant les employés en congé.
Une banque d’employés sur appel est particulièrement utile en cas d’absences imprévues. Vous n’avez qu’à vous tourner vers elle pour attribuer le quart de travail à la dernière minute.
Gardez à l’esprit que le travail sur appel ne convient pas à tous les employés. Plusieurs préfèrent avoir des heures prévisibles. Toutefois, certains peuvent apprécier la flexibilité de l’horaire ou avoir l’option de travailler des quarts supplémentaires.
Utiliser une application de gestion des horaires de travail vous permet de planifier des quarts de travail ouverts à l’horaire que vos employés peuvent sélectionner à leur guise.
5. Tenez compte des coûts de main-d’œuvre
Tenir le compte des coûts de main-d’œuvre est essentiel lorsque vous planifiez les horaires de travail. Des feuilles de calcul peuvent servir à la planification des horaires tout en suivant les coûts de main-d’œuvre. Les gestionnaires peuvent les calculer manuellement en multipliant les heures travaillées de chaque employé par leur taux horaire respectif.
L’utilisation d’un chiffrier Excel présente de nombreux inconvénients qui peuvent entraîner des malentendus, des absences et des coûts inutiles.
Un logiciel de gestion des horaires comme Agendrix calcule automatiquement les coûts de main-d’œuvre directement à parti de l’horaire de travail. Vous pouvez même indiquer vos objectifs budgétaires dans l’application afin de vous aider à ne pas dépasser vos limites.
Planifiez des horaires qui tiennent compte des coûts des mains-d’œuvre, gérez les changements, faites le suivi du temps travaillé et permettez à vos employés de pointer à n’importe quel emplacement grâce à Agendrix, la solution de gestion des horaires tout-en-un.
6. Permettez/Facilitez les échanges de quarts de travail entre employés
Les entreprises ne sont pas toutes en mesure d’autoriser les échanges de quarts de travail entre employés, mais pour celles qui le peuvent, le personnel l’appréciera grandement.
Pourquoi permettre les échanges de quarts de travail ?
- Vous démontrez à votre équipe que leurs besoins sont considérés et que vous tentez de leur assurer un équilibre sain entre travail et vie personnelle;
- Vous contribuez à réduire le niveau de stress et augmenter la satisfaction au travail de vos employés en accordant une plus grande flexibilité, par exemple pour des rendez-vous médicaux ou les urgences avec leurs enfants;
- Vous réduisez le taux le roulement grâce à la fidélisation de votre personnel.
Dans certains cas, vous pourriez demander que les échanges de quarts de travail soient approuvés par le gestionnaire. Dans d’autres situations, vous pourriez être à l’aise de laisser les employés gérer eux-mêmes leurs échanges en ayant l’esprit tranquille.
D’une façon ou d’une autre, un bon logiciel de gestion des horaires de travail facilitera tout ce qui a trait aux échanges de quarts de travail entre employés, surtout si vos employés travaillent à plusieurs emplacements.
Voici comment le logiciel de gestion des horaires Agendrix aide à gérer les demandes d’échange de quarts de travail :
- Les membres de l’équipe peuvent demander et accepter les échanges de quarts de travail via l’application web ou mobile;
- Vous décidez si vous souhaitez autoriser les requêtes ou si vous préférez que le logiciel les approuve automatiquement;
- Une fois l’échange autorisé, l’horaire sera instantanément mis à jour pour le tout le monde dans l’application.
7. Gérez les horaires de travail pour le personnel qui travaille à plusieurs emplacements
Gérer les employés qui travaillent à un seul endroit est une tâche parfois complexe, elle est d’autant plus ardue quand le personnel doit se rendre à différents lieux de travail. Il s’agit d’une pratique courante dans les résidences pour personnes âgées, ou encore dans le domaine de la construction.
L’usage d’un logiciel de gestion des horaires permet d’éviter l’attribution des quarts de travail en double aux employés qui travaillent à plusieurs emplacements grâce à un horaire global. Cela fait toute la différence, surtout si vos employés travaillent à deux endroits ou plus, avec des gestionnaires différents qui gèrent chacun leur propre horaire. Agendrix les avertit si un employé est prévu à l’horaire sur un autre lieu de travail. Il est ainsi beaucoup plus facile de connaître les disponibilités sans avoir à intervenir manuellement.
L’application indique également aux employés l’endroit et l’heure auxquels leur quart de travail est prévu. Lorsqu’ils pointent à l’arrivée et au départ, l’application vous indique s’ils sont effectivement présents à une distance prédéterminée du lieu de travail.
8. Planifiez selon votre achalandage
Toutes les entreprises visent à optimiser leurs coûts en main-d’œuvre. Cela signifie de planifier le bon nombre d’employés pour chaque quart de travail.
Si le nombre d’employés est insuffisant, le travail ne sera pas accompli et le service à la clientèle risque d’en souffrir. Un trop grand nombre d’employés augmentera les coûts inutilement. Dans un cas comme dans l’autre, la satisfaction au travail des employés en souffre.
Il est important de savoir combien d’employés sont en fonction à tout moment de la journée pour vous assurer que vous avez suffisamment de personnel en période de pointe et éviter d’en avoir en surplus lors des temps morts. Identifiez vos périodes les plus achalandées en vue de :
- Déterminer combien d’employés vous avez besoin à chaque plage horaire selon le moment de la journée, le jour de la semaine, la période de l’année, les événements spéciaux, etc.;
- Prévoir les coûts de main-d’œuvre pour fixer vos objectifs de vente.
Agendrix propose un affichage qui permet aux gestionnaires de savoir combien d’employés sont prévus à l’horaire de travail pour estimer les coûts de main-d’œuvre.
9. Optimisez vos effectifs avec une bonne planification des horaires de travail
Tirer un maximum des travailleurs qualifiés est toujours une stratégie gagnante dans une entreprise. Ces employés sont généralement les plus productifs et efficaces. Ils représentent également une source inestimable d’information et de soutien pour les nouveaux employés ou les travailleurs moins qualifiés.
Lorsque vient le temps d’attribuer les quarts de travail, considérez vos besoins en main-d’œuvre d’une perspective d’affaires, et non seulement d’un point de vue logistique. Attribuez le plus grand nombre d’heures de travail aux employés les plus qualifiés et comblez les plages horaires restantes avec les employés moins qualifiés.
Un logiciel de gestion des horaires efficace vous montrera également le total de vos coûts en main-d’œuvre au fur et à mesure que vous attribuez les quarts de travail aux employés.
10. Recueillez la rétroaction des employés
Plusieurs entreprises préconisent une approche d’amélioration constante dans la plupart des secteurs d’activité. La planification des horaires de travail des employés n’y fait pas exception.
Les avantages de considérer la rétroaction constructive et honnête de vos employés sont les suivants :
- Ouvre la porte à de nouvelles perspectives et de nouvelles idées;
- Vous permet d’obtenir le point de vue du personnel concernant déroulement des opérations;
- Comme les employés sont souvent en première ligne, vous aide à identifier des problèmes potentiels avant qu’ils se produisent;
- Demander aux employés leur avis démontre que vous êtes attentionné, ce qui peut améliorer les performances et la rétention du personnel.
Il y a une multitude de façons de recueillir la rétroaction des employés : en meeting one-on-one, en discussion de groupe et grâce à des sondages internes. L’objectif est de s’assurer d’obtenir des opinions honnêtes et constructifs. Un sondage anonyme, par exemple, peut être une bonne méthode pour obtenir une rétroaction pertinente.
Cliquez ici pour d’autres conseils sur la planification des horaires de travail.
Comment gérer efficacement les horaires de travail avec Agendrix
Commencez à utiliser Agendrix pour faciliter l’ensemble du processus de gestion des horaires.
- Créez votre compte en quelques minutes;
- Demandez et visualisez les disponibilités de vos employés;
- Recueillez et gérez les demandes de congé;
- Planifiez des horaires de travail précis et optimaux;
- Visualisez les coûts de main-d’œuvre pendant que vous attribuez les quarts de travail;
- Soyez informé de tout conflit d’horaire;
- Informez les employés des nouveaux horaires en un clic;
- Permettez aux employés de demander et d’accepter des échanges de quarts de travail;
- Modifiez les horaires et envoyez automatiquement les mises à jour aux employés;
- Voyez qui a vu l’horaire;
- Assurez-vous d’avoir à l’horaire les employés avec les bonnes compétences pour chaque quart;
- Prévoyez facilement des employés sur demande en cas d’absences imprévues.
Agendrix vous facilite la tâche, de la planification des horaires de travail jusqu’à la paie :
- Les employés pointent leurs arrivées et leurs départs sur l’application web ou leur téléphone mobile;
- Les feuilles de temps sont remplies automatiquement;
- Vous êtes immédiatement informés des retards et des absences des employés;
- Vous disposez de toutes les informations nécessaires pour la paye.
Comment faciliter la gestion les horaires de travail?
Gérer les horaires de travail est une des nombreuses tâches répétitives et chronophages qui peuvent être simplifiées et améliorées grâce à l’automatisation. Un logiciel de gestion des horaires centralise tous les renseignements nécessaires, rendant la planification d’horaires aussi rapide que précise. Un logiciel tout-en-un va au-delà de la simple création d’horaires et comprend des fonctions de communication, de pointage des heures de travail, de gestion de feuilles de temps et plus encore.
Quels sont les avantages d’une planification efficace des horaires de travail?
Une planification efficace des horaires de travail profite aux employés, aux gestionnaires et à l’entreprise elle-même.
Pour les employés :
- Les horaires de travail sont précis, justes et tiennent compte de leurs préférences;
- Les horaires leur sont communiqués clairement et à l’avance;
- Il leur est possible de demander un échange de quarts pour avoir congé;
- Les horaires les aident à comprendre, d’un point de vue global, pourquoi et comment les quarts de travail sont attribués.
Cela réduit le stress des employés, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail et un meilleur taux de rétention, et donc par une meilleure productivité pour votre entreprise.
Pour les gestionnaires :
- Des horaires de travail précis peuvent être créés et communiqués aux employés, ainsi que modifiés et mis à jour, en un minimum de temps
- et d’efforts;
- Optimiser l’attribution des quarts de travail améliore la cohésion des équipes, la productivité et le service à la clientèle;
- Démontre la capacité à poursuivre les objectifs de l’entreprise;
- Renforcer la satisfaction au travail diminue les interventions avec les employés mécontents;
- L’automatisation des tâches liées aux horaires libère du temps qui peut être consacré à d’autres projets comme accorder plus d’attention aux clients et aux employés.
Cela réduit le niveau de stress des gestionnaires, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail et un meilleur taux de rétention, et donc par une meilleure productivité pour votre entreprise.
Pour votre entreprise :
- Des horaires de travail précis assurent que tous les quarts de travail sont couverts à tout moment;
- La centralisation de toutes les données relatives aux horaires des employés crée une trace durable en cas d’audit;
- Optimise les coûts de main-d’œuvre sans compromettre la productivité ou le rendement;
- Des gestionnaires et des employés heureux au travail forment une équipe productive qui vise le succès;
- Un meilleur engagement des employés et une meilleure rétention du personnel réduit les coûts de gestion des ressources humaines.
Il en résulte une équipe plus heureuse, des clients plus heureux et des marges de profit plus intéressantes.
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