Vous vous demandez si votre gestion des horaires pourrait se faire plus efficacement? La réponse est oui. Toutefois, ce ne sont pas tous les logiciels qui sont adaptés à vos besoins.
D’ailleurs, c’est la première chose que notre équipe réussite client vérifie : est-ce que notre logiciel conviendra vraiment aux besoins de votre entreprise?
Un salon de coiffure qui se gère en fonction de ses rendez-vous n’a pas les mêmes besoins qu’un restaurant qui conçoit des horaires au gré de l’achalandage et des heures de rush.
Les vraies questions
Avant de choisir le meilleur logiciel de gestion d’horaires pour votre entreprise, vous devez impérativement examiner vos besoins.
En restauration, les quarts de travail coupés et les remplacements fréquents font partie des défis de gestion des gérants. En pharmacie, les horaires rotatifs (une fin de semaine sur deux, par exemple) sont monnaie courante. Dans l’univers du commerce de détail, les étudiants forment une grande partie du personnel. Les disponibilités sont donc sujettes à changement en fonction des périodes d’examens, des vacances, etc.
Voilà pourquoi il convient de commencer par définir vos besoins et de faire une recherche en conséquence.
Des exemples de questions à se poser
💡 Est-ce d’un logiciel de gestion d’horaires dont j’ai besoin, ou plutôt d’un logiciel de prise de rendez-vous?
💡 Ai-je besoin d’automatiser des horaires en rotation?
💡 Est-ce que mes employés ont chacun des disponibilités spécifiques, situation habituelle avec une équipe largement composée d’employés à temps partiel, par exemple?
💡 Ai-je besoin d’une grande latitude en ce qui concerne les demandes de remplacement?
💡 Ai-je besoin de fonctionnalités RH supplémentaires pour simplifier l’onboarding, les sondages de satisfaction et la reconnaissance entre employés?
Comment déterminer quel logiciel est le meilleur pour vous?
Les concepteurs de logiciels mettent généralement de l’avant les industries qu’ils desservent sur leur site Web. N’hésitez donc pas à réaliser une recherche en fonction de votre industrie.
Par exemple, ouvrez Google et tapez « logiciel de gestion d’horaires pour pharmacies », vous verrez une page concernant les clients en pharmacie. Si vous voyez que le logiciel semble compter plusieurs entreprises de votre industrie, c’est probablement une bonne piste. Du même coup, explorez le site pour trouver des témoignages de ces clients sur le logiciel.
Service et soutien au client
C’est toujours pareil, on ne croit pas que le service client soit essentiel… jusqu’au moment où on en a réellement besoin. Que ce soit après avoir fait une erreur ou pour un bogue, ce moment arrivera tôt ou tard.
Ne mâchons pas nos mots : pouvoir obtenir de l’aide rapidement est essentiel.
L’accès à un centre d’aide clair (un répertoire d’articles qui abordent des problèmes courants) est aussi un grand avantage pour obtenir des réponses rapidement à vos questions.
Tester le service client est par ailleurs une excellente manière de valider si un logiciel donné répond à vos besoins.
Que ce soit par clavardage, par téléphone, par courriel, ou même par le biais des médias sociaux, allez poser des questions au service client.
Quelques points à surveiller
💡 Support gratuit et illimité : Lorsqu’une entreprise facture pour le soutien aux clients, cela est un signal d’alarme. Ce genre de pratique n’est absolument pas actuelle et est de moins en moins courante.
💡 Délai de réponse : Certains services clients donnent un délai pouvant atteindre plusieurs jours pour répondre à un simple courriel, par exemple.
💡 Accessibilité du service client pour les gestionnaires ET les utilisateurs : Si vos employés n’ont pas accès au service à la clientèle, sous prétexte qu’ils ne sont pas clients, attendez-vous à recevoir des appels et messages au moindre pépin. Une chose est certaine, ce n’est pas ce que vous voulez.
Un logiciel de gestion des horaires user-friendly?
Avant d’imposer un changement important à votre équipe, vous devez considérer son aptitude à s’y adapter. Les nouveaux logiciels peuvent être un frein lorsque vient le temps de gérer les horaires avec un personnel moins habile avec la technologie, par exemple.
On peut vérifier que le logiciel de gestion des horaires est réellement simple des trois manières différentes.
💡 Processus d’onboarding ou d’accueil : Au moment de vous inscrire et d’essayer un nouveau logiciel, quelques étapes obligatoires précèdent : inscription, réponse à plusieurs questions de base, création de votre profil, etc. Évaluez la qualité de l’accompagnement au cours de ce processus.
Prenez le classique iPhone, par exemple. Au moment d’initialiser votre appareil, il vous accompagne à travers toutes les étapes afin que vous n’ayez aucune question à vous poser.
💡 Essai gratuit : Testez plusieurs fonctionnalités : créez quelques plages horaires, ajoutez un employé, copiez des quarts de travail, etc. Par exemple, chez Agendrix, nous offrons toujours 7 jours d’essai gratuit, pas de carte de crédit requise.
💡 Branding : L’image d’une marque en dit long sur l’expérience. Pensons encore à Apple, dont le branding est le plus épuré et le plus simple possible pour refléter l’expérience utilisateur. Généralement, s’il y a une attention mise à l’image de marque, elle suivra souvent dans l’expérience globale du logiciel.
L’avis des utilisateurs
Afin de vous faire une tête rapidement au sujet du logiciel que vous convoitez, lancez-vous dans un épluchage des avis des utilisateurs.
Tant sur l’Apple Store que sur Google, lisez ce que les bons commentaires vous apprennent, et prenez aussi – surtout – le temps de lire ce que les mauvais avis disent de l’entreprise.
Question de vous faire une tête rapidement
💡 Nombre d’avis : À partir de 1000 et plus, l’entreprise gagne en crédibilité.
💡 Moyenne d’étoiles : Une moyenne de 4,5 étoiles et plus sur 5 est signe d’une entreprise avec un produit apprécié des utilisateurs.
💡 Commentaires des utilisateurs : Il est important de lire quelques avis, tant de gestionnaires que d’employés, pour explorer certains aspects qui ressortiraient comme négatifs par exemple.
💡 Témoignages sur le site : Plusieurs entreprises proposent sur leur site Web une page réservée aux témoignages et aux études de cas de clients. Profitez-en pour découvrir ce que disent les clients qui sont dans des domaines qui s’apparentent au vôtre.
Les avis des utilisateurs seront le critère le plus révélateur quant à l’appréciation générale du logiciel.
Un logiciel évolutif
Au moment de choisir votre logiciel, vous voudrez certainement en évaluer la flexibilité. Pourquoi? Pour l’adapter à vous, l’imprégner de votre identité : notifications, alertes, gabarits d’horaires typiques, etc.
Ensuite, vous souhaitez que les mises à jour soient fréquentes et gratuites afin que le logiciel ne devienne pas rapidement désuet, lent ou pire, défaillant. En gros, il est préférable qu’il s’adapte bien à l’évolution des besoins des différents secteurs desservis, qu’il résiste l’épreuve du temps.
Comment s’assurer que le logiciel soit évolutif?
💡 Un logiciel d’horaires en ligne : Les grandes entreprises tendent à vouloir implémenter un logiciel qui fait tout en même temps. Elles se tournent donc souvent vers des logiciels faits sur mesure et qui ne sont pas en ligne. Résultats? Ces solutions archaïques sont complexes à utiliser, à implanter et de manière plus importante, à mettre à jour.
💡 Des mises à jour fréquentes : Les logiciels SaaS (infonuagiques) sont les plus faciles à mettre à jour…
L’intégration de plusieurs fonctionnalités clés
Pour plusieurs entreprises, le logiciel de gestion d’horaires est aussi leur outil de gestion de personnel. Si c’est votre cas, vous devez accorder d’autant plus d’importance à vos besoins complémentaires. Plus ils seront couverts à même le logiciel, plus vous gagnerez du temps.
Des fonctions complémentaires à considérer
💡 Gestion des présences;
💡 Communications internes (avec et entre les employés);
💡 Gestion des dossiers employés (dates de naissance, dates d’embauche);
💡 Conciliation des heures planifiées et des heures réelles (punch) dans le même dossier pour faciliter la comparaison des heures de travail;
💡 Programmation d’alertes pour remplacer un employé, rapidité de réaction;
💡 Assignation de tâches aux quarts de travail;
💡 Exportation des données vers le logiciel de paie pour éviter la recopie manuelle, minimiser la perte de temps et diminuer grandement les risques d’erreurs.
De quelle façon le logiciel est-il facturé?
La facturation d’un logiciel de gestion est un élément primordial à considérer. Les prix de ce type de logiciel varient, mais l’offre aussi. Il est d’autant plus important d’évaluer la qualité de l’offre, plutôt que le prix à lui seul.
Information à prendre en considération
💡 Contrats : Saviez-vous que certains logiciels imposent des contrats alors que d’autres offrent une flexibilité quasi sans bornes? Naturellement, il va sans dire que vous avez avantage à privilégier une plus grande flexibilité. De cette façon, vous n’êtes pas prisonnier d’un contrat si vous souhaitez partir.
Chez Agendrix, nos clients profitent d’une facturation équitable. Leur facture est toujours proportionnelle aux nombre d’utilisateurs qu’ils ont réellement dans leur organisation.
Si vous exploitez une entreprise saisonnière, par exemple, pouvoir arrêter de payer pour votre logiciel durant les mois de fermeture serait un atout considérable.
💡 Coûts liés aux changements dans votre utilisation : Si votre entreprise connaît un roulement de personnel assez important, vous devez pouvoir ajouter et archiver des employés facilement et sans frais supplémentaires. Autrement dit, accepteriez-vous de payer le même prix dans les périodes ou seulement la moitié de vos employés travaillent? Les logiciels de gestion des horaires sont généralement facturés mensuellement pour chaque employé. Assurez-vous que ce soit le cas.
Les logiciels gratuits sont très contraignants à un tel point que vous ne bénéficiez pas réellement des avantages d’un outil professionnel de gestion d’horaires.
À produit égal, valeur égale?
Sur le marché des logiciels de gestion des horaires, tout comme pour à peu près n’importe quel produit, tout ne s’équivaut malheureusement pas. Magasinez donc votre logiciel de gestion d’horaires comme vous magasinez une voiture! Dans les deux cas, il y a des meilleures marques que d’autres, des meilleures années, des modèles plus performants, certains réputés comme plus fiables. Plusieurs critères sont à considérer et il est à votre grand avantage de vous y attarder avec soin.
Bon magasinage!
Changements d’horaires dernière minute : réponse à toutes vos questions
Pauses, repos et conformité : votre entreprise est-elle en règle?
Bâtir une journée de travail idéale : exemples d’horaires de travail et de leurs meilleures utilisations
