Un manuel de l’employé collaboratif : Pourquoi et comment

Le manque de structure peut être une source d’inquiétude pour les employés. En effet, les salariés ont besoin d’un cadre de travail clair, afin de réaliser leur plein potentiel.

Le manuel de l’employé fournit cette structure et ce cadre, en présentant à l’écrit tout ce qu’un employé a besoin de savoir pour bien fonctionner dans l’organisation, du code vestimentaire aux outils et ressources utiles pour accomplir ses tâches.

Cet article présente : 

• Ce qu’est un bon manuel de l’employé;
• L’utilité d’un manuel de l’employé;
• Ce que devrait contenir un manuel de l’employé;
• Ce qu’est un manuel de l’employé collaboratif;
• Comment bâtir un manuel de l’employé collaboratif.

Qu’est-ce qu’un bon manuel de l’employé?

D’abord, un manuel de l’employé est un document, papier ou digital, qui décrit les règles, les politiques et les attentes d’une entreprise à l’égard de ses employés. Un bon manuel de l’employé, par contre, est toute autre chose. 😉

Un bon manuel de l’employé ne se contente pas d’énoncer les règles et les politiques. Il représente l’image de marque de l’organisation, laisse transparaître les valeurs de l’entreprise et respecte le ton et la manière de communiquer habituelle de l’organisation.

À quoi ça sert, un manuel de l’employé?

J’ai déjà été accueillie à mon premier jour de travail chez mon nouvel employeur par de chaleureuses salutations, ainsi qu’un ordinateur et… aucunes instructions supplémentaires. Qu’est-ce que j’ai bien pu faire de ma première journée de travail, vous demandez-vous probablement? J’ai parcouru le site web, posé des questions à mes nouveaux collègues et tenté d’user d’autonomie, tout en souriant comme si j’étais confortable dans ce flou total. 🤯

Un manuel de l’employé évite ce genre de situation, qui peut clairement décourager un nouvel employé. Voici ce qu’il fait concrètement :

• Favorise l’adhésion des employés à la mission et aux valeurs de l’organisation;
• Facilite l’accueil et l’intégration des nouveaux employés;
• Établit des balises claires et uniformes pour tous;
• Réduit l’incertitude.

Que devrait contenir un manuel de l’employé?

Le manuel de l’employé n’étant PAS légalement obligatoire, ce qu’il doit contenir n’en tient qu’à vous. Cependant, considérant qu’il devrait être utilisé pour l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés et accompagner les membres de votre équipe au quotidien, il a avantage à inclure le plus d’éléments et de sections différentes possibles. Voici quelques suggestions de sections.

1. Présentation de l’entreprise : mission, valeurs, vision, culture d’entreprise

C’est l’occasion toute indiquée de clarifier votre mission et vos valeurs et de présenter le tout d’une manière mobilisante. Pour l’employé, ce premier contact plus intime avec votre entreprise et ce qu’elle valorise a le potentiel d’enraciner son sentiment d’appartenance… ou de le laisser complètement indifférent.

Voici l’exemple tiré du manuel de l’employé d’Agendrix.

2. Informations sur le travail et le statut des employés

Cette section permet de partager toutes les informations en lien avec le cadre de travail, pour éviter les questions ou un manque de clarté.

• Horaires typiques;
• Nombre d’heures travaillées par semaine.

3. Avantages sociaux

Bien qu’ils soient souvent mis de l’avant lors du recrutement, les avantages sociaux sont parfois oubliés lors de l’onboarding RH. Cette section vous permet de clarifier ce qui est offert, selon quelles conditions (par exemple, est-ce qu’il y a une période de probation avant d’y avoir accès) et qui y a droit. Certains avantages sont peut-être disponibles que pour les employés permanents, et d’autres aussi pour les stagiaires et employés contractuels.

• Vacances;
• Assurances;
• Congés;
• Tous autres avantages.

4. Code de conduite et règles + leur application

Il est beaucoup plus facile de prévenir, que de devoir gérer une situation négative découlant d’un manque de clarté après coup. Par exemple, si vous n’avez pas prévu de méthode de gestion d’une situation de harcèlement au travail, et qu’elle survient : comment justifier votre réaction ou d’éventuelles sanctions? Le manuel de l’employé est l’occasion par excellence de faire en sorte que toute l’équipe soit sur la même page.

5. Outils utilisés à l’interne

C’est l’endroit tout indiqué pour y ajouter une brève explication des divers outils internes qui facilitent votre quotidien. Vous utilisez un logiciel pour vos horaires et le suivi du temps de travail? Précisez comment le télécharger ou comment l’utiliser en quelques lignes.

6. Méthodes de communication

Communiquez-vous sur Facebook Messenger, par textos, ou encore via une application dédiée aux communications au travail, par souci du respect de la vie privée? Présentez cette méthode de communication dans votre manuel de l’employé et expliquez les balises qui encadrent vos communications à l’interne : pas d’échanges textos après x heure ou interdiction de communiquer au sujet du travail sur Facebook, par exemple.

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7. Code vestimentaire

Le code vestimentaire a la même fonction que le manuel de l’employé, mais relativement à l’habillement. Pour nous, ce fut une expérience tout à fait ludique de créer notre code vestimentaire, on y a même ajouté une touche d’humour. Voici un extrait :

8. Procédures internes

Ici, incluez toute procédure qui gagne à (doit!) être uniformisée. À titre d’exemple :

• Procédure pour signaler un manque d’un produit qui doit être commandé de nouveau;
• Procédure pour faire l’inventaire;
• Procédure pour recevoir une plainte de client;
• Procédure pour les augmentations salariales;
• Procédure pour l’onboarding d’un nouvel employé.

9. Administration et RH

Cette section est excessivement importante, puisqu’elle peut vous sauver plusieurs échanges courriels, surtout en début d’emploi. Vous pouvez même aller plus loin et mettre une vidéo ou un court texte qui explique comment lire le talon de paye. Voici quelques exemples d’informations utiles à intégrer à cette section :

• Comment fonctionne la paie?
• Où et comment noter les heures de travail?
• Comment demander une journée de congé?
• Qui aviser en cas d’absence imprévue pour maladie ou autre?
  etc.

10. Équipe-hiérarchie, etc.

Vous gagnerez à présenter les membres de votre équipe : les rôles et postes de chacun, leur ancienneté, les départements et les employés qui les composent, etc. Cela pourra éviter au nouvel employé de faire les 12 travaux d’Astérix lorsqu’il doit entrer en contact avec le service de paie ou les RH, par exemple.

Quel est le meilleur format pour un manuel de l’employé?

Le format papier peut donner lieu à une présentation originale, tel qu’un livre par exemple. (Une véritable bible de l’entreprise!)

Ici, nous avons davantage opté pour le format numérique, d’abord pour minimiser l’impression, et ensuite parce qu’une version en ligne facilite la collaboration et l’actualisation.

👉 Un manuel de l’employé, afin d’être représentatif de la réalité et actuel, doit être un outil évolutif.

Le manuel de l’employé collaboratif, pour faire mieux ensemble

Un manuel de l’employé a avantage à évoluer avec le temps. Le revisiter et le bonifier minimalement une fois par année permet de le garder vivant et aligné avec votre organisation qui évolue, vos valeurs qui se transforment, la croissance de l’équipe, etc.

Quelle meilleure manière de bonifier régulièrement votre manuel de l’employé que par le biais des personnes qui vivent réellement votre entreprise : vos employés?

👉 C’est ainsi que je vous propose une formule audacieuse et éprouvée à l’interne, chez nous : le manuel de l’employé en ligne et collaboratif.

Qu’est-ce qu’un manuel de l’employé collaboratif?

La base de notre guide employé a été initialement conçue par des membres de la direction, et depuis, les membres de l’équipe y contribuent. D’ailleurs, tous les employés sont formellement (et fortement🤭) invités à participer à ce projet qui reflète notre réalité et notre expérience employé.

Ainsi, notre manuel de l’employé ne cesse d’évoluer.

💡Le manuel contenant l’historique de toutes les modifications, il est toujours possible de revenir en arrière ou de consulter un membre de l’équipe pour discuter d’un changement qui a été apporté. De cette façon, aucune erreur irréversible n’est réellement possible.

Les bénéfices d’un manuel de l’employé collaboratif en ligne

Le manuel de l’employé collaboratif présente énormément de bénéfices :

• Il est le réel reflet de l’expérience employé;
• Il est plus authentique;
• Il est très accessible, étant disponible sur le web;
• Il est évolutif;
• Il devient un élément contributeur de l’engagement au travail : les employés se sentent concernés et impliqués.

Optez pour un ton et une approche à votre image

Bien que l’idée d’un manuel de l’employé semble plutôt sérieuse et conventionnelle, il n’a pas à être monotone ou ennuyeux.

Règle générale, il est préférable que le ton de toutes les communications soit plutôt uniforme.

Si vous avez l’habitude d’être plus friendly et accessible, demeurez-le, même dans cette initiative! C’est ce que nous avons fait. 😀

Un mot pour un manuel de l’employé réussi: authenticité

Rendez votre manuel de l’employé intéressant à lire, vivant.

Vous avez la liberté d’ajouter n’importe quelle section qui reflète la véritable couleur de votre organisation, ne vous retenez surtout pas!