La gestion des congés des employés peut être un casse-tête pour beaucoup de gestionnaires. Et pour cause; les activités doivent continuer, malgré des effectifs réduits.
Les congés sont essentiels pour le bien-être et la productivité. Les gestionnaires doivent donc trouver une manière de permettre à leurs employés de prendre des vacances bien méritées.
La seule façon d’y arriver sans s’arracher les cheveux est d’être très bien organisé et de miser sur la planification. Voici donc nos meilleurs conseils pour mieux gérer les congés de vos employés.
Fixez des règles de base pour la prise de congé
Certaines périodes de l’année sont plus propices aux congés. Nécessairement, l’été et le temps des fêtes sont des moments particulièrement convoités. Les organisations doivent donc fixer quelques règles de base pour s’assurer que leurs activités puissent continuer.
Les demandes de congé
La première chose à clarifier avec vos employés est la façon dont ils peuvent demander congé. Établissez un système clair et simple afin de vous assurer de garder des traces de leurs demandes et d’assurer un suivi.
La plupart des logiciels de gestion des horaires permettent aussi de gérer les demandes de congé. Ainsi, vos employés soumettent leurs demandes directement dans le logiciel et vous pouvez facilement les approuver ou les refuser. Vous pouvez même leur laisser une note afin d’expliquer votre décision.
N’oubliez pas de préciser quel est le délai requis pour une demande de congé afin d’éviter les demandes de dernière minute. Par exemple, demandez à vos employés de faire leur demande avec 2 semaines de préavis minimum. Ainsi, vous aurez amplement le temps de voir si une autre personne peut remplacer l’employé pendant son absence.
L’attribution des congés
Expliquez à vos employés quels sont les critères nécessaires à respecter pour que leurs demandes de congés soient acceptées. Par exemple, les congés de nature personnelle ou les congés en lien avec le décès d’un proche ne seront pas accordés de la même façon que les demandes pour des vacances annuelles.
Lorsqu’il est question des vacances annuelles, établissez un fonctionnement clair afin que vos employés sachent à quoi s’attendre. Vous pouvez décider d’approuver les demandes selon l’ancienneté des employés, sous la base du premier arrivé premier servi, selon les préférences de chacun, etc.
L’important est d’encourager les employés à en discuter entre eux afin d’éviter que tout le monde souhaite s’absenter en même temps.
Les périodes restreintes
Puisque les vacances coïncident souvent avec les périodes les plus achalandées, certaines entreprises limitent le nombre d’employés qui peuvent partir en vacances en même temps. De cette manière, elles s’assurent de continuer à offrir un service de qualité.
En tant qu’employeur, vous pouvez aussi désigner certaines périodes de l’année où toutes les demandes de congés seront refusées en raison d’une trop grande charge de travail. Vous pouvez aussi établir certaines restrictions. Par exemple, vos employés peuvent demander congé pour Noël ou pour le jour de l’an, mais pas les deux.
La durée maximale
Certaines organisations fixent aussi un nombre maximum de semaines de vacances consécutives afin de permettre à tous les membres de l’équipe de se reposer.
Disons-le, il serait injuste qu’un employé prenne un mois de vacances en plein été alors que sa collègue, avec moins d’ancienneté, ne peut pas prendre plus d’une semaine parce qu’elle doit compenser les absences des autres.
Les congés non payés
Les congés non payés ne coûtent rien aux entreprises et peuvent contribuer grandement au bien-être de vos employés. Ainsi, si ceux-ci souhaitent prendre plus de vacances à leur frais, pourquoi ne pas leur permettre!
Les congés non payés sont souvent accordés au cas par cas. Il s’agit cependant d’une bonne pratique que de mentionner cette possibilité à vos employés dans votre politique de prise de congés.
Conseils de pro
💡 Notre meilleur conseil : oubliez les règles trop contraignantes. Rappelez-vous, pour qu’une relation employeur-employé soit durable, elle doit être gagnante-gagnante. Si vos employés sont toujours mécontents de ne pas pouvoir prendre de vacances quand ils le souhaitent, ils iront trouver un emploi qui le leur permet.
Une fois les règles de base établies, il sera plus facile de gérer les différentes demandes de congés.
Flexibilité et compréhension
Il n’existe pas de règles universelles, chaque entreprise a ses particularités. Adoptez une politique de vacances à votre image et ajustez-la au besoin.
Toutefois, deux choses doivent primer : la flexibilité et la compréhension. Par exemple, certaines personnes sont contraintes de prendre leurs vacances à certains moments afin de pouvoir les passer en famille. Il serait déplorable de les priver de temps de qualité avec leurs proches à cause de règles trop strictes.
Finalement, n’oubliez pas que les étudiants aussi ont droit à des semaines de vacances. Ils travaillent fort toute l’année et méritent bien de se reposer.
Ne soyez pas à la dernière minute
Pour coordonner les vacances de tout le monde, demandez à vos employés de vous indiquer le plus rapidement possible quand ils aimeraient prendre des vacances. Gardez des traces de chaque demande et des changements apportés s’il y a lieu.
Ainsi, vous pourrez vous assurer que tout concorde, et aurez le temps de trouver des solutions ou de proposer d’autres options si nécessaire. Vos employés pourront aussi planifier leurs vacances sans être à la dernière minute.
Pour les plus petites équipes, il est aussi possible d’être plus flexible envers les employés qui souhaitent prendre des vacances avec quelques jours de préavis seulement.
Gardez à l’oeil les banques de temps de vacances
Pour que la gestion des congés soit facile, il faut être en mesure de suivre les banques de vacances des employés. Assurez-vous d’avoir un outil pour comptabiliser le nombre de jours de congé dont dispose chacun des membres de votre équipe.
De cette manière, vous serez certain que vos employés prennent des vacances pour se reposer ou qu’ils n’épuisent pas leur banque trop rapidement.
Plusieurs types de congés sont d’ailleurs à considérer :
- Les congés payés;
- Les congés sans solde;
- Les arrêts maladie;
- Les congés parentaux;
- Les absences pour mariage, naissance ou décès d’un proche;
- La récupération d’heures supplémentaires.
Assurez-vous que vos employés ont eux-mêmes accès au détail de leurs jours de vacances pour les responsabiliser.
Utilisez les bons outils
Lorsque je travaillais pour une grande entreprise avec plus de 300 employés, la gestion des congés était relativement complexe.
Nous devions remplir une demande papier, qui devait ensuite être approuvée par notre superviseur, pour finalement être entrée manuellement par un employé des ressources humaines dans un système RH.
Un jour, à travers toutes ces étapes, une de mes demandes de congés avait été mal transcrite. Ils m’avaient donc mise à l’horaire même si j’étais en voyage… alors qu’ils avaient bel et bien accepté ma demande de congé. Lorsque je ne suis pas rentrée, ils se sont demandé pourquoi. Sans moyen de me rejoindre, ils ont mis deux jours à comprendre et ont dû trouver plusieurs remplaçants à la dernière minute.
Bref, ils n’avaient pas le meilleur système… et ils l’ont appris à la dure.
Quels sont les différents systèmes de gestion des congés?
La gestion manuelle des demandes de congés
La gestion manuelle des congés est encore largement répandue dans de nombreuses entreprises. Ainsi, les employés font leurs demandes de congés soit par courriel, par message texte, ou même simplement de vive voix. Le gestionnaire prend note de la demande et la prend en considération lors de la création de l’horaire.
Ce système engendre souvent des oublis et de la frustration chez les employés. Certaines demandes peuvent se perdre et le manque de communication concernant le suivi provoque souvent des malentendus.
Le logiciel Excel
Pour de petites équipes, le logiciel Excel peut être une solution pour faire le planning des congés du personnel. Les employés peuvent donc faire leur demande par courriel, en remplissant un formulaire papier ou de vive-voix. Le gestionnaire note chacune des demandes dans un document Excel afin d’en faire le suivi.
Cependant, Excel ne permet pas non plus de communiquer directement avec son équipe. Les gestionnaires doivent donc coordonner les congés de tous par courriel ou par téléphone. Et comme chaque demande doit être inscrite manuellement, le risque d’erreurs est plus grand.
Le logiciel de gestion des horaires
Un logiciel de gestion des horaires est une solution plus efficace pour mieux gérer les congés des employés puisqu’ils permettent, entre autres, aux employés de faire leurs propres demandes de congé en ligne. Une fois approuvées, ces dernières sont inscrites directement dans l’horaire ce qui permet d’éviter les communications superflues et les erreurs.
Les employés reçoivent aussi une notification lorsque leur demande est approuvée ou refusée. Le gestionnaire peut même leur laisser une note afin d’expliquer sa décision.
L’outil de planification d’horaire est mis à jour afin de refléter les nouvelles disponibilités de l’employé. Ainsi, le gestionnaire s’assure de ne pas oublier de demandes de congés et de les respecter.
Tout est centralisé dans un seul et même endroit ce qui réduit le nombre d’erreurs et facilite les processus. Les gestionnaires peuvent donc gérer les demandes de congés en ligne en tout temps.
Des congés pour tous
Bien que la gestion des congés puisse être une tâche fastidieuse et monotone, elle est nécessaire au bon fonctionnement de n’importe quelle entreprise. Qui plus est, les bonnes méthodes faciliteront grandement ce processus.
Finalement, gardez toujours en tête que des employés reposés sont des employés plus productifs. Encouragez donc les membres de votre équipe à prendre des congés régulièrement pour réellement décrocher, et ainsi éviter l’épuisement professionnel.
Comment faire la gestion des congés?
La gestion des congés en entreprise peut être réalisée de trois façons. Elle peut être manuelle, c’est-à-dire que le gestionnaire prend des notes concernant les différentes demandes et ajuste l’horaire en conséquence lorsqu’il le peut.
Elle peut aussi être faite à l’aide d’Excel ce qui assure un meilleur suivi des différentes demandes. Cependant, cet outil ne permet pas d’automatiser les communications liées à la gestion des congés. Le suivi avec les employés peut donc être plus difficile.
Finalement, les gestionnaires peuvent utiliser un logiciel de gestion des horaires afin d’automatiser le suivi des demandes de congés. Les employés peuvent donc demander congé directement dans le logiciel. Les gestionnaires peuvent approuver les demandes et les employés reçoivent automatiquement une confirmation. Les disponibilités des employés sont alors mises à jour directement dans l’outil de planification. Ce système permet de gérer les demandes de congés en ligne en tout temps.
Comment créer un système de gestion des congés?
Les étapes pour créer un système de gestion des congés dans une entreprise incluent :
- Évaluer ses besoins et ses objectifs;
- Écrire sa politique de demandes de congés;
- Déterminer un budget;
- Tester différents systèmes;
- Choisir et implanter le nouveau système dans l’entreprise.
Quelles sont les fonctionnalités d’un système de gestion des congés?
Les fonctionnalités les plus courantes d’un système de gestion des congés incluent :
- La mise à jour automatique des disponibilités;
- Les formulaires en ligne;
- La gestion de demandes en ligne;
- Les notifications du suivi des demandes;
- Les notes;
- Les banque de congés.
Comment un système de gestion des congés peut-il aider les employés?
Un système de gestion des congés est bénéfique pour les employés puisqu’il contribue à réduire le nombre d’erreurs liées au suivi des demandes. Il facilite aussi la création de l’horaire de travail en fonction des absences.
Il peut réduire grandement les frustrations des employés liées aux oublis ou au manque de suivi de leurs demandes de congés.
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