Meilleures pratiques de planification des horaires pour les commerces de détail
La planification des horaires dans les commerces de détail consiste à créer des grilles horaires de travail puis à assigner les quarts de travail aux employés. En général, cette responsabilité revient aux gestionnaires du magasin.
Ces derniers ont tout intérêt à adopter des pratiques exemplaires en matière de planification des horaires. En apportant quelques changements mineurs, vous pourrez mieux répondre aux besoins de votre personnel, améliorer la rétention des employés, optimiser la rentabilité et gagner un temps inestimable.
La gestion des horaires en commerce de détail peut représenter un véritable défi. Les besoins en personnel, la disponibilité des employés et les contraintes organisationnelles peuvent changer à tout moment.
Mais la planification des horaires ne devrait pas être synonyme de jonglerie et de casse-tête sans fin pour les gestionnaires et les superviseurs. Dans cet article, nous explorons les avantages d’optimiser la planification des horaires de travail des employés des commerces de détail. Nous offrons également 6 pratiques exemplaires pour vous aider à gagner en efficacité lorsque vous créez les horaires de travail de vos employés.
Implantez ces pratiques dans votre entreprise pour obtenir des employés plus heureux, un milieu de travail plus harmonieux et plus productif ainsi que des clients plus satisfaits. Effets qui se traduiront ensuite par une augmentation des ventes, moins de roulement de personnel et des coûts de main-d’œuvre moins élevés.
Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur :
- Les avantages d’une planification optimale des horaires de travail dans les commerces de détail;
- Les pratiques exemplaires en matière de planification des horaires;
- Les conseils sur la gestion des horaires du personnel;
- Les moyens d’optimiser la gestion des horaires dans les commerces de détail avec Agendrix;
- Les questions fréquemment posées (FAQ) à ce sujet.
Les avantages d’optimiser la planification des horaires des employés dans les commerces de détail
Pour faire face à la vive concurrence dans le secteur, les gestionnaires de commerces de détail n’ont d’autre choix que d’optimiser chaque aspect de leurs opérations. La gestion du personnel n’y fait pas exception.
La planification des horaires de travail doit donc aller au-delà de la simple satisfaction des besoins du moment en personnel. Elle doit contribuer directement à la croissance de l’entreprise. Optimiser la gestion des horaires dans votre commerce de détail vous permet de réduire les coûts de main-d’œuvre en améliorant la productivité de vos employés.
Voici 6 bonnes pratiques à mettre en œuvre dès maintenant pour optimiser la planification des horaires de travail dans votre commerce de détail.
Les meilleures pratiques en matière de planification des horaires
1. Utilisez un logiciel de planification des horaires conçu sur mesure pour les commerces de détail
De nos jours, aucun grand détaillant ne penserait tenir sa comptabilité à la main ou sur un fichier Excel. Pourtant, certains gèrent encore les horaires de leurs employés manuellement. Ce qui est surprenant, puisque l’utilisation d’un logiciel de planification d’horaires pour les commerces au détail change complètement la donne lorsqu’il s’agit d’éliminer les suppositions et les erreurs en matière de gestion d’horaires.
Un bon logiciel de planification d’horaires doit être convivial et facile à utiliser. Pour vous permettre, dès le premier jour, de gagner du temps, de réduire les coûts et d’accroitre la productivité des gestionnaires.
Un tel logiciel peut prendre en considération une foule de variables et de contraintes comme les heures de pointe, la disponibilité et les préférences des employés, les heures supplémentaires, etc. Il permet de créer instantanément des horaires de travail optimaux, peu importe le nombre d’employés ou de lieux de travail, et ce, avec un minimum d’effort de la part du gestionnaire.
En une fraction du temps que vous consacrez actuellement à planifier les horaires de vos employés, un logiciel de gestion d’horaires vous permettra de :
- Créer et gérer les horaires de travail de plusieurs succursales simultanément;
- Optimiser les coûts de main-d’œuvre;
- Saisir les heures d’arrivée et de départ des employés;
- Réduire l’absentéisme et les retards;
- Prévenir les erreurs liées à la paie.
De nombreux modèles de planning d’horaires sont offerts gratuitement, mis ils n’offrent pas les mêmes fonctionnalités qui permettent d’augmenter votre productivité.
2. Permettez à vos employés d’échanger des quarts de travail
Dans le secteur du commerce de détail, les quarts de travail sont très changeants. C’est pourquoi les échanges de quarts de travail sont pratique courante chez plusieurs détaillants.
Un logiciel de planification d’horaires permet aux employés d’échanger facilement leurs quarts de travail entre eux — et aux gestionnaires d’accepter l’échange — sans être dérangés constamment avec des problèmes d’horaire ni laisser d’incertitude à savoir si le quart de travail est couvert.
Un bon logiciel de planification d’horaires permet aux employés de demander et d’accepter des échanges de quarts de travail, soit à l’aide d’un navigateur Web ou grâce à une application mobile.
La meilleure application de planification d’horaires vous permet également de décider si vous voulez que les demandes d’échange de quarts de travail soient approuvées automatiquement (ce qui veut dire que les employés peuvent échanger des quarts de travail entre eux sans devoir obtenir l’approbation patronale) ou si vous préférez que le gestionnaire approuve les changements avant qu’ils soient effectifs.
Dans un cas comme dans l’autre, une fois un échange accepté (soit automatiquement, soit par le gestionnaire), le système réorganise automatiquement l’horaire et les personnes concernées peuvent alors voir la mise à jour via l’application. L’application assure également le suivi de tous ces changements, fournissant ainsi un registre centralisé.
Simplifier les échanges de quarts de travail entre les employés permet de réduire leur niveau de stress et augmente leur satisfaction au travail. Vous aurez des employés plus heureux, plus fidèles, et donc moins de roulement de personnel.
Cela permet également de réduire le niveau de stress des personnes responsables des horaires et de mieux répondre aux besoins des employés. Cela est particulièrement vrai pour les superviseurs qui doivent gérer les échanges de quarts de travail d’employés travaillant à plusieurs emplacements.
L’application de gestion d’horaires Agendrix permet de gérer facilement les échanges de quarts de travail.
3. Optimisez les heures de travail
Tous les détaillants savent à quel point le manque de personnel peut être dommageable pour leur rendement. Mais le sureffectif peut être tout aussi contre-productif pour ceux dont les marges de profit sont faibles et les budgets de main-d’œuvre, serrés.
Ils doivent donc trouver un juste équilibre entre offrir un service à la clientèle de qualité et réduire les coûts de personnel, tant pendant qu’en dehors des heures de pointe.
L’une des façons d’y parvenir est de prévoir à la fois des employés à temps plein et à temps partiel. Cela évite que les employés à temps plein accumulent des heures supplémentaires et donc faire augmenter les coûts en main-d’œuvre. Les employés à temps partiel, quant à eux, acquièrent une précieuse formation en travaillant auprès d’employés à temps plein plus expérimentés.
Prédire l’achalandage pour planifier les effectifs idéaux ne devrait pas être laissé au hasard ou à l’instinct d’un gestionnaire. Le logiciel de gestion d’horaires Agendrix permet aux gestionnaires de visualiser facilement les coûts de main-d’œuvre en temps réel et d’ajuster les effectifs à toute heure de la journée. À elle seule, cette fonctionnalité peut aider à minimiser les coûts et optimiser les profits.
Le logiciel peut être configuré en fonction des exigences précises de votre organisation pour assurer la conformité aux règles relatives aux effectifs ou aux heures supplémentaires, et peut même vous alerter lorsque des dérogations ou des exceptions sont nécessaires.
4. Suivez les heures de travail de vos employés
Le traçage des heures travaillées du personnel est nécessaire pour assurer un suivi des présences, faciliter le travail des ressources humaines et verser la rémunération.
Il existe différentes façons de suivre les heures de travail des employés. La meilleure méthode consiste à utiliser un logiciel de planification d’horaires tout-en-un pour les commerces de détail qui comprend aussi une fonctionnalité de pointage en ligne.
Combiner les horaires et la pointeuse dans une même application fait gagner beaucoup de temps aux gestionnaires. Par exemple, ils peuvent, en temps réel :
- Voir d’un coup d’œil si un employé ne s’est pas présenté à son quart de travail;
- Surveiller les pauses;
- Repérer facilement les entrées de temps manquantes;
- Perdre moins de temps à comparer les horaires planifiés avec les heures travaillées.
5. Automatisez les tâches qui vous font perdre du temps
Dans un secteur comme celui du commerce de détail, où les marges de profit sont minces, l’optimisation des processus est primordiale. Ce qui s’applique également à la planification des horaires de travail des employés.
La création des horaires, le suivi des heures de travail, l’optimisation des coûts, la gestion des demandes des employés, l’approbation des changements de quarts de travail et la communication de toute cette information aux employés sont toutes des tâches routinières qui peuvent être simplifiées grâce à un logiciel tout-en-un de planification des horaires pour les commerces de détail.
- Créez, modifiez et envoyez les horaires;
- Partagez les horaires de travail pour que tous les employés puissent les consulter sur leur téléphone;
- Envoyez des rappels aux employés avant chaque quart de travail;
- Gérez les demandes et envoyez des messages;
- Permettez au personnel de pointer à leur arrivée et au départ;
- Obtenez des feuilles de temps remplies automatiquement.
6. Publiez les horaires à l’avance
Les employés aiment que les horaires soient annoncés d’avance. Non seulement cela facilite la conciliation entre vie professionnelle et vie privée, mais les employés peuvent aussi prévoir certaines choses de leur côté, comme le transport et la garde des enfants.
Vous pensez peut-être qu’afficher des horaires dans un tableur Excel près de la pointeuse ou sur Facebook Messenger fonctionne très bien, mais quels efforts faut-il déployer pour s’assurer que les employés sont au courant des changements de dernière minute? Et lorsqu’ils ne le sont pas, quel est le coût de leur absence ou leur arrivée tardive? Combien de temps faut-il pour enquêter sur ces manquements et y remédier?
Le manque de transparence et de communication lors de la planification des horaires peut saper le moral des employés et accélérer le roulement de personnel.
Un logiciel de planification d’horaires permet de publier les horaires en ligne et de les rendre accessibles à tous. Lorsque des changements sont apportés, toutes les personnes concernées sont avisées immédiatement.
Pour en finir avec les appels et les textos de dernière minute : Les employés peuvent facilement consulter leur horaire à tout moment, y compris l’heure à laquelle ils commencent leur quart et l’endroit où ils travaillent, et ce, à partir de leur téléphone intelligent.
Pour en finir avec les excuses du type « je ne savais pas que je travaillais » : Les gestionnaires peuvent voir directement sur l’application quels employés ont pris connaissance de l’horaire et si des échanges de quarts de travail ont eu lieu.
Pour en finir avec le doute et l’incertitude : Les gestionnaires peuvent utiliser l’application pour demander aux employés de confirmer leurs quarts de travail à l’avance afin de s’assurer qu’ils savent précisément quand ils travaillent.
Grâce à ces fonctions automatisées, il est beaucoup plus facile pour les responsables de communiquer avec les employés. En gardant les lignes de communication toujours ouvertes entre les gestionnaires et les employés (à temps plein et à temps partiel), ces derniers peuvent aussi contribuer plus directement à l’élaboration de leurs propres horaires.
Des recherches ont démontré qu’avoir un certain contrôle sur son propre horaire de travail améliore l’engagement des employés et la satisfaction au travail, sans créer de charge supplémentaire pour les gestionnaires.
Quelques conseils sur la gestion des horaires du personnel
1. Utilisez un code de couleur
Un code de couleur est un excellent moyen de dégager d’un coup d’œil des données complexes. Dans les horaires des commerces de détail, l’utilisation d’un code de couleur simple permet de distinguer facilement les différents postes, employés ou quarts de travail.
Un code de couleur plus sophistiqué, comme celui que l’on trouve dans le logiciel de planification d’horaire Agendrix, vous indique si les horaires de travail respectent la disponibilité et les préférences des employés (par exemple si la personne est disponible ou non, si elle demande un maximum de 10 à 15 heures par semaine, si elle est en congé, etc.).
Il peut même vous indiquer si votre horaire actuel répond ou non à votre objectif de coût de la main-d’œuvre.
Pour d’autres conseils : comment créer le meilleur horaire de travail pour vos employés
2. Utilisez des horaires rotatifs
Les horaires rotatifs permettent de travailler selon un modèle ou un cycle prédéterminé, par exemple en faisant travailler les employés deux quarts de jour, puis deux quarts de nuit.
Les avantages :
- Permet de répartir plus équitablement le talent et l’expertise
En répartissant les employés les plus expérimentés ou les plus performants sur tous les quarts de travail, vous pouvez vous assurer que les clients bénéficient d’une bonne expérience, quelle que soit l’heure de la journée.
- Améliore le moral des employés
Les fins de semaine sont souvent très occupées dans le commerce de détail. Mais c’est aussi une période bien prisée pour prendre du repos. Si vous ne pouvez pas toujours satisfaire les préférences de chacun en matière d’horaires, les horaires en rotation vous permettent de les satisfaire au moins en partie, par exemple, en offrant une fin de semaine de repos sur deux ou trois.
Les employés verront que même si leur horaire de travail n’est pas parfait, il est au moins équitable. Cela peut contribuer à minimiser le roulement du personnel, tout en permettant à votre magasin d’avoir les ressources adéquates.
- Augmente l’efficacité opérationnelle
Les horaires en rotation vous permettent de couvrir toutes les heures de travail en offrant aux employés un temps de repos suffisant. Chacun a la possibilité de toucher un salaire plus élevé pendant les heures de pointe et de se former pendant les heures creuses. La productivité et l’efficacité de votre personnel s’en trouveront améliorées.
3. Pensez à embaucher plus d’employés à temps partiel
Si vos employés à temps plein travaillent souvent plus d’heures qu’ils ne le souhaitent, ils finiront par chercher un autre emploi mieux adapté à leurs besoins. Plutôt que de laisser cette situation se produire, envisagez d’embaucher plus d’employés à temps partiel pour couvrir les quarts de travail supplémentaires de soir et de fin de semaine dont vos employés à temps plein ne veulent pas.
Le logiciel de planification d’horaire Agendrix vous indique automatiquement si vous planifiez des employés pour plus d’heures que ce qu’ils ont demandé, vous permettant ainsi de vous assurer de ménager vos meilleurs employés.
4. Utilisez un horaire de référence
Créer un horaire de référence facile à copier vous permet d’assurer une certaine cohérence d’un horaire à l’autre tout en facilitant les ajustements nécessaires sans avoir à recréer un nouvel horaire à chaque fois.
Le logiciel de planification d’horaire Agendrix vous permet de copier et de modifier des horaires antérieurs ou de créer des horaires récurrents en quelques clics seulement. Il vous indique même s’il y a des conflits d’horaire pour l’ajuster en conséquence.
Cette stratégie vous permet de gagner du temps et profite aussi aux employés, car elle leur donne une meilleure idée des moments où ils sont libres pour planifier des activités ou prendre des rendez-vous.
Comment optimiser la gestion des horaires dans les commerces de détail avec Agendrix
Adopter un logiciel de planification d’horaires pour le commerce de détail évite aux gestionnaires de jongler constamment avec les horaires des employés simplement pour maintenir les profits et minimiser les coûts. Cela permet d’automatiser l’ensemble du processus.
Vos employés auront accès à leur horaire à l’avance. Ils constateront également que les horaires sont établis de manière équitable et tiennent compte de leurs besoins.
Inscrivez-vous à un essai gratuit de 7 jours à Agendrix, une solution tout-en-un pour gérer les horaires de travail qui permet de réduire les coûts, de faire gagner du temps et d’améliorer la fidélité et la productivité des employés.
Comment fonctionnent les quarts de travail dans les commerces de détail?
Les quarts de travail adaptés aux objectifs organisationnels sont communs dans le secteur du commerce de détail, notamment en raison du nombre important d’employés à temps partiel et des heures d’ouverture prolongées de certains types de commerces tels que les magasins à grande surface, les dépanneurs et les épiceries. Ces contraintes demandent aux détaillants de prévoir plus d’une équipe de travail par jour. La durée des quarts de travail peut varier en fonction de l’entreprise et de la main-d’œuvre disponible.
Les commerces qui opèrent 24 heures sur 24 disposent de plusieurs stratégies pour répartir leurs quarts de travail.
Par exemple :
- Des quarts de huit heures selon un horaire fixe ou en rotation;
- Quatre quarts de 10 heures suivis de trois jours de repos;
- Plusieurs quarts de 12 heures suivis de plusieurs jours de repos.
- Les entreprises choisissent généralement la répartition qui convient le mieux aux besoins de leurs opérations et de leurs employés, afin de les satisfaire et de prolonger leur présence.
Comment fonctionne la planification des horaires de travail dans les commerces de détail?
La planification des horaires est généralement gérée de deux façons : par un gestionnaire ou en libre-service.
Dans le cas d’un horaire géré par un gestionnaire, la personne responsable assigne les quarts de travail et confirme ensuite l’horaire avec les employés.
Dans le cas d’un horaire en libre-service, la personne responsable crée un plan et génère un ensemble de quarts de travail disponibles. Les employés choisissent ensuite parmi les quarts de travail offerts et confirment leurs choix.
Dans les deux cas, un logiciel de planification d’horaire peut prendre en compte de nombreuses variables et contraintes.
Que signifie l’expression anglaise « rota scheduling »?
En anglais, l’expression « rota scheduling », ou « rota planning », fait référence à la planification des horaires de travail. Ce terme est plus couramment utilisé au Royaume-Uni et a été introduit au début des années 1700. Rota signifie roue en latin et décrit le processus répétitif d’un employé qui est programmé pour travailler (en rotation).
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