L’annonce du départ d’un employé n’est jamais un moment facile pour une équipe. Non seulement elle déstabilise l’équilibre en place, mais elle peut insécuriser ou surcharger le reste de vos employés.
Qu’il s’agisse d’un départ volontaire ou d’un congédiement, l’offboarding des employés est aussi important que leur onboarding. Et c’est encore plus vrai si c’est du départ d’une personne clé ou d’un employé très apprécié dont on parle.
Gérer le départ d’un employé avec l’attention qui lui revient permet de préserver un ambassadeur et de garder le reste de l’équipe aussi engagée et motivée qu’avant.
Au contraire, si le départ est géré avec peu de soin, peuvent s’en suivre de la colère, de l’inquiétude, de l’épuisement, de l’incompréhension, et même, d’autres départs dans les pires cas.
Voici donc nos conseils pour bien gérer le départ d’un employé avec le reste de votre équipe.
Cet article répond aux questions suivantes :
- Comment bien préparer l’annonce du départ d’un employé?
- À quelles questions faut-il s’attendre à devoir répondre de la part de votre équipe?
- Qu’est-ce qu’il faut prendre en compte dans la planification de la répartition de la charge de travail?
- Pourquoi prioriser un suivi avec le reste de votre équipe?
- Pourquoi et comment solidifier les liens au sein de votre équipe?
1. Préparez votre annonce avec soin
Quand faut-il commencer à préparer l’annonce d’un départ? Dès que votre employé vous apprend sa démission ou que vous décidez officiellement de congédier quelqu’un.
Puisque les départs sont de ces situations qui ne laissent personne indifférent, la façon dont sera annoncée la nouvelle a une grande importance. C’est en partie ce qui donnera le ton à la suite des choses.
Dans un précédent emploi, mon ancien patron avait déjà informé l’ensemble de l’équipe qu’une collègue appréciée de tous avait été remerciée, au début de notre meeting hebdomadaire. Il nous avait lancé ça, de façon banale, juste avant une série d’autres informations anodines.
Le moment, le lieu et l’approche étaient tout à fait inappropriés, et le tout donnait vraiment l’impression que le gestionnaire prenait les répercussions de cette décision à la légère.
Je me rappelle que tous les membres de l’équipe étaient restés bouche bée. Le reste de la semaine, le seul sujet était ce départ : insécurité, incompréhension, colère étaient palpables.
Cet exemple ne démontre qu’une infime partie des répercussions auxquelles on peut s’attendre dans ce genre de situation.
Voici quelques conseils pour annoncer le départ d’un employé comme il faut :
- Préparez d’avance ce que vous souhaitez dire à votre équipe;
- Annoncez le départ assez rapidement pour ne pas que la nouvelle soit ébruitée par autrui;
- Annoncez la nouvelle de vive voix, en personne si possible;
- Confirmez les détails et le plan de match pour la suite des choses par courriel, afin que tous puissent y référer au besoin.
2. Soyez transparent avec votre équipe
Bien que certaines informations soient confidentielles, il est impératif que vous soyez le plus transparent possible avec votre équipe. Dans ce contexte, les ambiguïtés et les non-dits sont un terreau fertile à l’inquiétude, à l’incompréhension et au ressentiment.
Voici quelques questions auxquelles vous pourriez répondre d’entrée de jeu :
- Pourquoi la personne a-t-elle voulu partir? Pourquoi l’avez-vous congédiée?
Ici, il ne s’agit pas d’aller dans le détail, mais plutôt de dire s’il s’agit d’une lacune relative aux compétences, ou plutôt d’un conflit de personnalité, d’une faute grave, etc. Dites seulement le nécessaire, en demeurant toujours respectueux envers la personne qui quitte.
- Avez-vous cherché à garder l’employé?
Le fait de savoir que vous avez fait des efforts pour retenir l’employé concerné démontre à votre équipe que vous ne prenez pas la situation à la légère. Il est important pour votre équipe de voir que vous avez à cœur le bien-être de chacun des membres, que vous êtes sensible aux répercussions engendrées par un départ.
- La personne fait-elle des reproches à l’entreprise? Si oui, lesquels??
Il peut même s’agir d’une occasion d’ouvrir la discussion avec le reste de l’équipe afin de vérifier si les irritants sont partagés.
3. Gérez la charge de travail
Souvent, quand le départ d’un employé est annoncé, la première chose à laquelle pensent les collègues est le fardeau qui reposera sur leurs épaules pour les prochaines semaines ou prochains mois.
Ayez un plan de match.
Voici quelques questions auxquelles vous devriez répondre :
- La personne sera-t-elle remplacée?
Les appréhensions face à la charge de travail à la suite d’un départ sont souvent grandes. Le reste des employés n’a pas forcément envie de travailler plus ou plus fort pour compenser le départ de leur collègue. Allonger les quarts de travail? Perdre la stabilité d’horaire acquise? Être surchargé, faute de personnel? Personne ne souhaite se trouver dans cette position. Le travail sera-t-il réparti entre ceux qui restent? Pensez-y.
- Les équipes et les responsabilités seront-elles revues?
Généralement, un départ fragilise le reste des employés, qui se demandent si leur poste sera remis en question, si l’entreprise profitera de l’occasion pour faire une restructuration ou un ménage au sein du personnel. Devancez les appréhensions et parlez d’emblée de ce que vous entrevoyez, si des changements sont prévus.
4. Rencontrez vos employés
Prenez le temps de voir comment se sentent les autres employés et portez une attention particulière au réseau d’amis de la personne qui quitte. Il serait opportun de prévoir des rencontres individuelles avec chaque membre de votre équipe, visant à vérifier comment chaque personne se sent et à les encourager à verbaliser leurs émotions et inquiétudes. Vous pourrez adresser chacune d’elles directement et en privé. Peu importe les motifs derrière le départ d’un employé, rappelez-vous que l’ambiance au travail n’est jamais la même lorsqu’on modifie la composition d’une équipe, et qu’il y a forcément un moment d’adaptation.
Vous pouvez aussi prendre le pouls de votre équipe par un sondage anonyme : quelles sont les inquiétudes ou les émotions vécues au sein de l’équipe?
5. Solidifiez l’engagement de votre équipe
Votre rôle de gestionnaire est de vous assurer que l’équipe demeure engagée, motivée et soudée. Une équipe formée d’employés fidèles et engagés dans leur emploi et à leur employeur est la promesse d’un plus grand bien-être au travail, d’une ambiance de travail saine et d’une meilleure rétention du personnel. Il va sans dire que cette étape a donc une grande valeur. Plusieurs manières de solidifier l’engagement de votre équipe existent. :
- Organisez une activité d’équipe pour favoriser la cohésion;
- Dites à votre équipe que vous êtes disponible et disposé à les soutenir;
- Prenez une partie de la charge de travail (soyez plus présent sur le plancher le temps qu’un nouvel employé soit embauché, par exemple).
Ne négligez jamais l’offboarding d’un employé
En conclusion, l’annonce du départ d’un employé fera toujours des vagues, mais comme les départs sont inévitables, mieux vaut savoir bien faire les choses. User de tacte, d’authenticité et d’empathie, tant envers l’employé qui quitte qu’envers le reste de l’équipe, est essentiel pour que la suite des choses soit positive.
Préparez-vous bien et ne négligez jamais, ô grand jamais, l’offboarding d’un membre de l’équipe.
Pour être accompagné durant les étapes du départ d’un employé, téléchargez notre liste d’offboarding gratuite.
