Votre programme d’onboarding (accueil et intégration) est un élément clé de votre processus d’embauche et le meilleur outil de rétention des employés dans votre arsenal.
L’intégration complète d’une nouvelle embauche peut prendre jusqu’à plusieurs mois, avec plusieurs phases et étapes à remplir pour les ressources humaines. Dans cet article, nous examinons brièvement les quatre étapes de l’onboarding des nouvelles embauches. Nous fournissons également un modèle de liste de contrôle complète à utiliser lors de nouvelles embauches pour vous aider à améliorer vos pratiques d’onboarding des nouveaux employés.
Les quatre phases du processus d’onboarding
1. Préonboarding des employés
L’étape de préonboarding des employés commence au moment où un candidat accepte une offre d’emploi et dure jusqu’à sa première journée officielle au travail. La façon dont vous accueillez les nouveaux employés peut faire toute la différence dans leur expérience.
Une expérience de préonboarding agréable laissera une bonne première impression auprès des nouvelles embauches et contribuera à maintenir leur intérêt pour le poste et l’entreprise. Une mauvaise expérience de préonboarding, en revanche, peut les inciter à envisager d’autres offres d’emploi.
Au cours de cette phase, les nouveaux employés :
- Commencent à développer des relations avec l’entreprise et les collègues de travail;
- Auront probablement de nombreuses questions sur leur nouveau rôle;
- Peuvent devoir donner un préavis à leur employeur actuel;
- Peuvent même devoir déménager.
C’est au cours de cette étape que le calendrier d’intégration du nouvel employé est planifié. Il peut également y avoir un certain nombre de documents à signer pour les ressources humaines.
2. Accueillir les nouvelles embauches
Cette deuxième étape d’onboarding des nouveaux employés commence avec le premier jour de travail officiel. Cette étape est généralement associée à l’intégration formelle des employés.
Accueillir de nouveaux employés avec un processus d’onboarding agréable et efficace montre que vous les respectez et les appréciez en tant que nouveaux membres de votre équipe.
Durant cette phase, les nouvelles embauches :
- Sont officiellement accueillies et présentées aux superviseurs et aux membres de l’équipe;
- Sont initiées aux politiques et à la structure organisationnelle de l’entreprise;
- Suivent une formation initiale sur les outils et processus plus généraux de l’entreprise.
L’équipe des ressources humaines devra également effectuer plusieurs actions en lien avec le travail d’intégration au cours de cette phase, telles que l’inscription à la paie et aux avantages sociaux, la remise d’équipements, la configuration de comptes informatiques, etc.
Selon le rôle du nouvel employé ou le processus d’onboarding de l’entreprise, cette phase peut durer quelques jours ou quelques semaines.
3. Formation spécifique au rôle
À ce stade, les nouvelles embauches sont prêtes à en savoir plus sur leur équipe et leur rôle spécifique. Offrir dès le début une formation appropriée au rôle du nouvel employé est essentiel pour assurer la satisfaction au travail, le rendement et la rétention de l’employé. Ceci est particulièrement important pour les nouvelles embauches qui devront se rendre sur différents lieux de travail.
Offrir une formation adéquate aidera les nouvelles embauches à sentir qu’elles font partie de l’équipe. Cela leur donnera également un aperçu des défis qui les attendent dans leur nouveau rôle.
Durant cette phase, les nouvelles embauches :
- Se familiarisent avec les outils de travail qui sont propres à leur poste;
- Sont initiées au rôle et aux objectifs de l’équipe;
- Commencent à socialiser avec les membres de leur équipe;
- Commencent à comprendre la dynamique propre à leur équipe.
Cette phase est d’une durée d’environ 30 jours dans l’entreprise, parfois davantage.
4. Transition vers un nouveau rôle et mise en place des objectifs
Lorsque la plupart des nouvelles embauches arrivent à l’étape finale d’onboarding, elles sont prêtes à devenir des employées à part entière. Elles doivent avoir une idée claire de leurs responsabilités, de la dynamique de l’équipe, de la culture de l’entreprise et de ses processus.
Le but de cette étape est d’aider les nouveaux employés à améliorer leur rendement afin qu’ils puissent répondre aux attentes. À ce stade, il peut être judicieux de donner aux nouveaux employés des objectifs pertinents pour les aider à visualiser ce à quoi ressemblent la qualité, la productivité et le succès.
Durant cette phase, les nouvelles embauches :
- Connaissent leur équipe et sa dynamique, leurs objectifs et leurs projets;
- Sont prêtes à assumer plus de responsabilités et à contribuer davantage aux efforts de l’équipe;
- Peuvent avoir un mentor pendant la transition complète vers leur rôle;
- Devraient avoir des rencontres one-on-one régulières avec leur responsable ou un membre de l’équipe d’expérience;
- Sont prêtes pour leurs premières évaluations de rendement;
- Doivent recevoir des objectifs clairs à court terme pour les mois à venir.
Cette phase d’onboarding commence généralement autour du 30e jour et doit se poursuivre jusqu’à ce que la nouvelle embauche soit confiante et à l’aise dans son rôle. Selon l’employé et le rôle, ce processus peut durer plusieurs mois.
Liste de contrôle des nouvelles embauches
Liste de contrôle du préonboarding
Étape 1 : Envoyez un message au nouvel employé
À inclure dans le courriel :
- Un accueil chaleureux;
- La date, l’heure et le lieu de leur premier jour de travail;
- Un horaire structuré pour leur premier jour;
- Un rappel de tous les documents qu’il doit apporter;
- Les renseignements sur le code vestimentaire de l’entreprise;
- Le nom et les coordonnées de leur compagnon d’intégration;
- Une invitation à poser des questions ou à offrir des commentaires;
- Un lien vers le manuel de l’employé;
- Un lien vers le site Web de l’entreprise et ses réseaux sociaux.
Étape 2 : Envoyez un message aux employés actuels
À inclure dans le courriel :
- Le nom du nouvel employé, le titre de son poste et le service ou l’équipe avec qui l’employé travaillera;
- La date, l’heure et le lieu du premier jour de travail de l’employé;
- Quelques renseignements généraux sur le nouvel employé (expérience professionnelle, formation, compétences, intérêts personnels);
- Une invitation à assister à une rencontre ou un repas de bienvenue pour le nouvel employé, avec la date, l’heure et le lieu.
Étape 3 : Préparez l’espace de travail et l’équipement pour le nouvel employé
- Commandez, au besoin, de nouveaux outils ou matériels (uniforme, badge, carte d’identité, clé de bureau, cartes de visite, équipement informatique, carte de stationnement, etc.);
- Ajoutez le nouvel employé au calendrier et aux listes de distribution de l’entreprise;
- Préparez les documents et formulaires requis pour les ressources humaines;
- Préparez une trousse de bienvenue;
- Organisez une rencontre ou un repas de bienvenue;
- Créez un compte de messagerie électronique d’entreprise pour l’employé (le cas échéant).
Liste de contrôle d’onboarding du premier jour
Étape 1 : Tenez une rencontre de bienvenue et faites visiter les lieux
- Rencontrez et saluez le nouvel employé à son arrivée;
- Organisez une rencontre en matinée pour présenter le nouvel employé à l’équipe;
- Donnez à l’employé la trousse de bienvenue de l’entreprise;
- Faites visiter le bureau et les installations;
- Passez en revue le manuel de l’employé de l’entreprise ou la fiche d’information.
Étape 2 : Configurez le poste de travail et l’équipement du nouvel employé
- Fournissez au nouvel employé le matériel nécessaire (fournitures de bureau, clé de bureau, carte de stationnement ou d’ascenseur, etc.);
- Aidez l’employé à configurer tout équipement de travail ou informatique;
- Fournissez des instructions pour l’utilisation de l’équipement informatique, de bureau ou autres.
Étape 3 : Finalisez les documents des ressources humaines
- Discutez de la rémunération et des avantages sociaux avec l’employé;
- Expliquez les politiques et procédures de l’entreprise;
- Expliquez les politiques de sécurité;
- Revoyez le code de conduite;
- Remplissez tous les documents d’embauche restants (formulaires, contrats, etc.).
Étape 4 : Présentez le nouvel employé au gestionnaire du site
- Présentez brièvement l’historique de l’entreprise;
- Partagez la mission, la vision et les valeurs de l’entreprise;
- Fournissez un aperçu de l’industrie;
- Expliquez les objectifs de l’entreprise;
- Expliquez la place que prend le nouvel employé dans le tout.
Étape 5 : Présentez l’employé à son nouveau gestionnaire
- Ayez une conversation amicale pour briser la glace;
- Présentez l’organigramme de l’entreprise;
- Discutez de la description de tâches du nouvel employé;
- Expliquez vos attentes envers le nouvel employé;
- Demandez au nouvel employé quelles sont ses attentes;
- Fixez-lui des objectifs pour les premiers mois;
- Discutez des objectifs de carrière de l’employé;
- Commencez à construire son plan de développement de carrière;
- Invitez le nouvel employé à poser des questions ou à donner son avis.
Liste de contrôle de la première semaine
- Faites le point quotidiennement avec le nouvel employé;
- Planifiez des réunions one-on-one avec le nouvel employé;
- Planifiez des moments pour présenter le nouvel employé aux différentes équipes;
- Planifiez des formations sur les outils de travail (équipements, logiciels informatiques, etc.);
- Recommandez des ressources ou des lectures utiles;
- Organisez des activités sociales pour aider le nouvel employé à faire connaissance avec les autres membres de l’équipe;
- Invitez le nouvel employé à poser des questions ou à offrir de la rétroaction.
Liste de contrôle du premier, troisième et sixième mois
- Demandez au nouvel employé de remplir le sondage d’onboarding;
- Menez une évaluation des progrès de l’employé;
- Fournissez tout matériel de formation supplémentaire pertinent;
- Organisez des activités sociales pour solidifier le lien entre le nouvel employé et l’équipe;
- Invitez le nouvel employé à poser des questions ou à donner des commentaires.
Modèle de processus d’onboarding pour les nouvelles embauches
Le modèle Word ci-dessous couvre l’ensemble du processus d’onboarding des nouvelles embauches, avec une liste de toutes les tâches à effectuer au cours des différentes phases du processus d’onboarding. Il vous permet également de préciser qui est responsable de chaque tâche et à quelle date la tâche doit être effectuée.
Les 5 C du processus d’onboarding
Un bon programme d’intégration des employés doit respecter cinq bonnes pratiques pour intégrer les nouvelles recrues :
- Conformité : le processus d’onboarding devrait être conforme aux règles et obligations légales;
- Clarification : le processus d’onboarding devrait permettre aux nouvelles embauches d’avoir une idée claire de leur rôle et des attentes en matière de rendement;
- Confiance : le processus d’onboarding devrait permettre aux nouvelles embauches de se sentir capables de relever les défis de leur nouvel emploi;
- Connexion : le processus d’onboarding doit renforcer la conviction des nouvelles embauches qu’elles ont pris la bonne décision en acceptant le poste;
- Culture : le processus d’onboarding doit permettre aux nouvelles embauches de comprendre la mission, la vision et les valeurs de l’entreprise.
Comment rendre votre processus d’onboarding plus productif
Soyez accueillant!
Laisser une nouvelle embauche seule lors de son premier jour sans savoir quoi faire ni à qui demander de l’aide est extrêmement démoralisant. Tout comme le fait de lui faire regarder des vidéos de formation abrutissantes toute la journée.
Le premier jour d’une nouvelle embauche doit être instructif, mais aussi agréable et humain. Offrir aux nouvelles embauches un accueil chaleureux et invitant est un moyen simple et incroyablement efficace de fidéliser les employés.
Tenez-vous-en à une liste de contrôle bien structurée
Votre programme d’onboarding des employés est essentiellement votre plan de match pour intégrer pleinement les nouvelles embauches. Avoir une liste de contrôle d’onboarding des employés bien structurée et basée sur les pratiques exemplaires garantira un processus d’onboarding réussi, sans omettre ou négliger d’étapes.
S’en tenir à une liste de contrôle d’onboarding des nouveaux employés bien structurée leur démontre que vous avez réfléchi et fait des efforts pour vous assurer qu’elles aient une expérience agréable dans leur nouveau rôle. Cela démontre également que vous accordez de l’importance aux détails et à l’équité envers tous les employés.
Consacrez du temps aux questions et à la rétrospection
Tous les nouveaux employés auront beaucoup de questions au cours de leurs premiers jours et de leurs premières semaines de travail. À mesure que vous touchez aux étapes de la liste de contrôle d’onboarding, prévoyez un temps pour inviter l’employé à poser des questions ou même à fournir de la rétroaction sur le processus d’onboarding.
Les employés engagés et productifs conservent généralement leur emploi plus longtemps. Une façon de promouvoir l’engagement et la productivité des employés consiste à établir une communication ouverte et bilatérale. Obtenir les commentaires des employés sur le processus d’onboarding peut également aider l’équipe des ressources humaines à améliorer certaines étapes pour parvenir à un programme d’onboarding plus efficace.
Utilisez un logiciel d’onboarding des employés pour faciliter le processus
Disposer d’un processus d’onboarding efficace est la première étape pour améliorer le rendement et la rétention des employés et, par conséquent, les résultats de l’entreprise.
Le logiciel d’onboarding des employés Agendrix vous permet de rendre le processus d’intégration plus personnel et adapté à votre nouvelle embauche. Facilitez le processus d’onboarding des employés, tout en recueillant de manière transparente les renseignements nécessaires pour les ressources humaines.
- Gérez le processus d’onboarding des employés ainsi que la planification des horaires, les feuilles de temps, et autres à partir d’un seul logiciel.
- Accédez à des forfaits mensuels flexibles et abordables qui s’adaptent aux besoins de votre entreprise.
- Obtenez une formation des utilisateurs et du soutien continu.
Que comprend une liste de contrôle d’onboarding?
Une liste de contrôle d’onboarding des employés comprend toutes les étapes et les tâches particulières pour réussir son processus d’accueil et d’intégration :
- Le préonboarding;
- L’accueil;
- Les formations;
- Les objectifs à atteindre.
Suivre une liste de contrôle pour l’onboarding des nouvelles embauches garantira que tous les employés jouissent du même processus bien pensé et que rien n’est oublié.
Comment créer la meilleure liste de contrôle d’onboarding?
Vous pouvez trouver de nombreuses listes de contrôle d’onboarding des employés en ligne. Utilisez-les comme source d’inspiration pour créer votre propre liste de contrôle. Vous pouvez aussi utiliser gratuitement le modèle de liste de contrôle d’onboarding des employés Agendrix, qui suit les pratiques exemplaires d’onboarding des employés.
