Commerce de détail

RONA est un important détaillant et distributeur de produits de quincaillerie et de matériaux de construction comptant plus de 500 magasins. RONA Bois Turcotte ltée regroupe trois succursales franchisées de l’Abitibi-Témiscamingue situées à Amos, à Malartic et à Val-d’Or.

Au total, les trois succursales se partagent quelque 104 employés de tous les âges qui travaillent à temps plein comme à temps partiel.

Des défis de taille

Auparavant, c’était Louiselle qui créait les horaires des 104 employés. Avec trois succursales à gérer, elle s’acquittait de cette tâche à distance, dans un fichier Excel. Comme ce fichier se trouvait en permanence sur son bureau d’ordinateur, les gérants n’y avaient pas accès. Sans aide, la création des horaires lui prenait environ trois heures chaque semaine.

J’avais bâti un modèle d’horaire sur Excel, mais je voulais un outil plus simple et mieux structuré. Puis, je suis tombée sur Agendrix.

Bien entendu, avec autant d’employés à gérer, il y a toujours des imprévus. Louiselle devait entre autres passer au moins une heure par semaine à trouver des remplaçants pour différentes raisons. Et à cause du nombre élevé de demandes et de contraintes disparates, envoyées sur papier ou par courriel, les oublis étaient inévitables.

Gaspiller temps et papier

Avant l’arrivée d’Agendrix, le partage des horaires se faisait sur papier. Une version imprimée était distribuée à chaque employé. Lorsque des modifications y étaient apportées, l’horaire était simplement réimprimé puis redistribué. Louiselle appelait aussi les employés absents pour les mettre au courant des changements. Cette manière de travailler gaspillait une énorme quantité de papier, sans parler de temps.

Un logiciel désuet

Louiselle utilisait autrefois un autre logiciel pour gérer ses feuilles de temps. Or, comme ce logiciel éprouvait certains problèmes, elle devait calculer les heures à la main. Débordée chaque semaine, elle consacrait plus de trois heures à cette tâche fastidieuse les dimanches, de chez elle.

Horaire centralisé, tâche décentralisée

Le fichier Excel de Louiselle appartient au passé. Aujourd’hui, Agendrix centralise tous les horaires et permet à chaque gérant de succursale d’y contribuer, en même temps, et de n’importe où. Louiselle leur a même délégué l’entièreté de la création des horaires. Il ne lui reste qu’à rapidement réviser le tout. Au total, le processus de gestion d’horaires prend à peine plus d’une heure par semaine.

Chaque jour, Louiselle se connecte à Agendrix quelques minutes pour jeter un coup d’oeil aux demandes. Si des employés souhaitent par exemple prendre congé ou être remplacés, elle regarde la date et la raison, puis approuve ou refuse la demande. L’horaire se met même automatiquement à jour selon la décision, et les employés concernés reçoivent une alerte sur leur téléphone.

L’horaire à portée de main

Grâce à l’application d’Agendrix, imprimer des centaines d’horaires n’est plus nécessaire. Les employés ont maintenant toujours accès à la version la plus récente de leur horaire en ligne, sur leur téléphone ou par ordinateur. Dès qu’une mise à jour est faite, les employés concernés sont aussi alertés automatiquement, donc aucune information n’est manquée. Louiselle peut même voir qui a vu son horaire et ainsi prévenir les malentendus.

Ça a été très facile et rapide à apprendre, il n’y a pas de raison d’attendre pour adopter Agendrix. On voit les résultats instantanément.

Enfin, le bon logiciel

Maintenant, les heures travaillées sont calculées par l’application selon les entrées, pauses et sorties pointées par les employés. Le tout est transféré automatiquement vers les feuilles de temps d’Agendrix. Louiselle n’a alors plus qu’à valider. Elle peut ensuite exporter les feuilles vers le système de paie souhaité. Le gain de temps est tel qu’elle a même réussi à retrouver ses dimanches!