Commerce de détail

Riopel Centre de Rénovation est une quincaillerie familiale de Sainte-Adèle fondée il y a plus de 42 ans. Anciennement sous la bannière de Rona, elle fait maintenant partie du groupe Home Hardware.

Le magasin a quelque 48 employés à temps plein et à temps partiel à son service.

Des défis de taille

Dans le passé, Line se servait d’Excel pour créer l’horaire des 48 employés. Au total, elle devait y investir environ trois heures par semaine. Cependant, entre les omissions et les imprévus, il n’y avait jamais d’horaire parfait. Les corrections et les demandes soumises par les employés chaque semaine lui demandaient une autre heure et demie de travail en moyenne.

Difficile à mettre à jour

Pour communiquer l’horaire, Line en affichait simplement une copie imprimée dans chaque département. Cette manière de fonctionner n’était pas sans problèmes. Chaque fois que l’horaire était modifié, de nouvelles copies devaient être redistribuées.

Le plus gros problème était que les changements à l’horaire se faisaient un à un. Et après chaque changement, on devait tout réimprimer.

Line prenait aussi le temps d’appeler les employés concernés, mais, évidemment, elle ne réussissait pas toujours à les rejoindre. Elle ne pouvait qu’espérer que ses messages soient écoutés à temps. En plus de générer de l’incertitude, cette manière de gérer demandait beaucoup de temps et ouvrait la porte à d’autres erreurs. L’employé avait-il bien compris? Avait-il bien retranscrit?

Une méthode désuète

Avant d’instaurer la pointeuse d’Agendrix, les employés du Centre pointaient à l’aide d’un poinçon et de cartes de carton. Chaque semaine, Line avait la tâche de calculer manuellement la durée de chaque quart, repas et pause. Elle devait ensuite comparer, une à une, les cartes de chaque employé aux heures planifiées à l’horaire. Ce fastidieux processus lui prenait environ trois heures par semaine.

Comme le tout était fait entièrement à la main, des erreurs pouvaient facilement se glisser dans les calculs. De plus, si l’horaire lui-même n’était pas à jour ou contenait des erreurs, les feuilles de temps et la paie devenaient nécessairement inexactes.

Plus grande réactivité, moins de stress

Les horaires prennent aujourd’hui deux fois moins de temps à créer pour Line. Agendrix lui permet de regrouper les employés par compétences et d’avoir une vue d’ensemble de l’horaire. Elle peut donc facilement s’assurer que les besoins de chaque département sont comblés.

Les demandes de congé et de remplacement autrefois faites par téléphone se font maintenant sur l’application. Les employés n’ont qu’à fournir l’heure, la date et une raison. De son côté, Line vérifie l’information, puis approuve ou rejette la demande. Si elle accepte, l’horaire se met automatiquement à jour selon l’heure et la date de la demande, et les employés concernés sont alertés. La communication est simple, et les risques de planifier un quart sur un congé sont éliminés.

Les paroles s’envolent, les demandes écrites restent

La version la plus récente de l’horaire est maintenant toujours accessible sur l’application mobile ou par ordinateur. Les employés n’ont plus besoin de se rendre sur place pour le consulter. Les changements de quarts envoient aussi une alerte aux personnes concernées afin d’éviter les oublis. Au besoin, l’outil de clavardage de l’application est utile pour demander de l’information ou des modifications. Fini les séries interminables d’appels. Line peut même voir qui a vu son horaire.

L’outil de demande de congé dans l’application a beaucoup facilité la création de l’horaire. On est beaucoup plus efficaces.

Agendrix a aussi changé la manière de communiquer avec les employés. La fonctionnalité de fil d’actualité sert aujourd’hui à envoyer des messages à toute l’entreprise ou aux employés choisis. Line précise qu’elle l’utilise surtout pour rappeler certaines politiques ou inviter le personnel à des activités sociales. Tout comme l’horaire, un indicateur permet de voir qui a lu ces messages.

Un peu de modernité

La pointeuse badgeuse d’Agendrix a remplacé les bonnes vieilles cartes de carton. Lorsqu’un employé pointe une entrée, une pause ou une sortie, le poinçon transmet immédiatement l’information aux feuilles de temps. Le tout se calcule automatiquement et utilise même les quelques règles d’arrondissement que Line a créées.

S’il y a une différence entre les heures pointées et l’horaire planifié, la feuille de temps d’Agendrix met cette différence en évidence pour faciliter la validation. Une fois les heures vérifiées, Line exporte simplement les feuilles vers Nethris, son logiciel de paie. Au total, elle y gagne deux heures par semaine, et s’évite la tâche monotone de comparer les cartes de poinçon à l’horaire.