Résidences pour personnes âgées

Fondées en 2010, Les Résidences René-Léosa accueillent principalement des résidents présentant des déficits cognitifs ou physiques ainsi que des troubles mentaux.

C’est à l’âge de seulement 28 ans qu’Alix devient la directrice de l’entreprise familiale. Elle assume simultanément la gestion de deux résidences plus petites. En tout et partout, Alix doit diriger quelque 120 employés travaillant 7 jours sur 7, de jour comme de nuit.

Une gestion qui n’est pas de tout repos

Alix a rapidement réalisé que son nouveau poste de directrice comportait son lot de défis. Ne possédant pas d’outil moderne, elle dépendait d’Excel pour gérer les horaires et les feuilles de temps. Cette gestion lui demandait au minimum 20 heures de travail chaque semaine.

La communication des contraintes des employés était au coeur du problème. L’ancienne manière de faire les choses était peu commode : les employés écrivaient leurs demandes sur l’horaire papier épinglé au babillard. Alix devait donc vérifier l’horaire en personne chaque jour, y apporter les changements, le réimprimer et espérer que les employés verraient la nouvelle version à temps. Les absents concernés étaient contactés un à un.

Du temps qui coûte cher

La gestion des feuilles de temps n’a pas toujours été facile non plus. Sans système numérique, les employés dépendaient ici aussi du papier; à la fin de chaque quart, les heures travaillées étaient inscrites aux feuilles de temps à la main. Alix les récoltait ensuite, puis entamait le laborieux travail de déchiffrer et de retranscrire les données de chaque employé dans Excel.

Avec l’ancienne méthode, recopier les entrées de temps dans Excel me demandait deux pleines journées de travail toutes les deux semaines. Ensuite, c’était au comptable de s’y attaquer.

Priorité : ancienneté

Comme les employés des Résidences sont syndiqués, la gestion doit se faire selon certaines exigences. Les quarts de travail doivent notamment être attribués en fonction de l’ancienneté des employés. Alix devait donc créer ses horaires en jonglant avec les listes d’ancienneté de chaque poste.

Le syndicat exige aussi que chaque absence soit cataloguée. Or, comme les absences étaient gérées par les superviseurs, il pouvait y avoir un certain écart entre les données d’Alix et la réalité.

Un peu de modernité

La mise en place d’Agendrix ne s’est pas faite sans résistance. Mais, un peu de persévérance de la part d’Alix et les démonstrations menées par l’équipe d’Agendrix ont suffi à convaincre même les plus sceptiques d’en faire l’essai. Aujourd’hui, ces mêmes personnes admettent qu’elles ne s’en passeraient plus. Elles aiment bien toujours avoir accès à leur horaire en ligne, sans avoir à se rendre sur place.

Fini les horaires papier. Comme la gestion se fait maintenant dans l’application, Alix n’a même plus à se déplacer. Ses employés lui envoient simplement leurs demandes et contraintes, qu’elle peut vérifier et approuver en un instant. Les personnes concernées reçoivent une alerte, puis voient les changements apparaître à l’horaire. Alix peut même voir qui a pris connaissance de son horaire.

La création de l’horaire est aussi beaucoup plus rapide; l’outil de récurrence permet à Alix de recopier automatiquement les quarts choisis chaque semaine. Les tâches qui lui prenaient autrefois plus de 20 heures par semaine ne lui en prennent aujourd’hui que 5.

Plus de temps, moins de dépenses

La retranscription manuelle des heures n’est plus. Quand les employés pointent entrées, pauses et sorties, les heures apparaissent automatiquement dans les feuilles de temps d’Alix. Il ne lui reste ensuite qu’à vérifier les entrées. Comme les différences trop grandes entre les heures pointées et l’horaire sont mises en évidence, le processus lui prend très peu de temps. Les feuilles de temps vérifiées s’exportent même dans un format supporté par plusieurs logiciels de paie bien connus.

Ça nous a tellement permis de simplifier notre travail!

Un casse-tête en moins

Lorsque vient le temps de créer les horaires, Agendrix permet à Alix de trier sa liste employés par ancienneté. Pour simplifier le travail, les employés qui ont assez d’heures de travail pour la période disparaissent automatiquement de cette liste. Alix peut ainsi passer à la personne suivante jusqu’à ce que tous ses besoins en personnel pour chaque poste soient comblés.

La transparence s’est aussi améliorée. Un registre conserve une trace de toutes les actions accomplies dans Agendrix, ce qui permet à Alix de vérifier les décisions de ses superviseurs. De plus, en ayant accès à toutes les données électroniquement, Alix peut fournir des preuves tangibles du respect des contraintes au syndicat.