Pharmacie

Anik Bertrand est une pharmacienne propriétaire affiliée à Jean Coutu.

Afin de répondre aux besoins de sa clientèle sherbrookoise, Anik retient les services de quelque soixante employés de différents groupes d’âge qui travaillent à temps plein ou à temps partiel. C’est son gérant, Benoît Bilodeau, qui se charge de la gestion des horaires au quotidien.

Des défis de taille

Avant l’arrivée d’Agendrix, les horaires de chaque département de la pharmacie étaient faits sur papier. Le calcul des heures , eux aussi faits à la main, demandaient beaucoup de temps de la part des gérants. Sans système pour centraliser les disponibilités et les contraintes, la gestion des heures variables était tout un casse-tête.

On faisait les calculs à la main, on revérifiait et contre-vérifiait, alors on perdait un temps fou, c’était vraiment du temps gaspillé.

Contrainte de plus : les horaires devaient être préparés quelques semaines à l’avance. Bien entendu, plusieurs changements étaient apportés en cours de route. Les horaires qui, rappelons-le, étaient faits sur papier, finissaient par avoir beaucoup de traces physiques de correction.

Un horaire peu pratique

Les employés consultaient la version « finale » de l’horaire épinglée au babillard durant les heures de travail. Ils pouvaient le prendre en photo pour en conserver une copie personnelle. Mais, sans manière de savoir si l’horaire avait été mis à jour, ils n’avaient pas nécessairement la dernière version. Les employés en vacances devaient appeler Benoît pour recevoir leur horaire. S’ils n’arrivaient pas à rejoindre un gestionnaire, ils devaient se rendre sur place durant les heures d’ouverture.

De fastidieux processus

Avant d’adopter la pointeuse d’Agendrix, les employés enregistraient leurs heures à l’aide d’un poinçon et de cartes de carton. Ainsi, chaque semaine, Benoît devait comparer chaque carte à l’horaire planifié et faire les corrections appropriées. Il devait ensuite entrer les heures de chaque employé dans Sage, le système de paie. Au total, le processus prenait plus de trois heures par semaine.

Les bons outils

Benoît travaille aujourd’hui avec les nouveaux outils qu’Agendrix met à sa disposition. Les totaux d’heures planifiées et les coûts de main-d’oeuvre visibles dans l’horaire même rendent la planification beaucoup plus facile et économique. Grâce aux quarts en rotation automatisés, il n’a plus à recopier manuellement un horaire qui est le même chaque semaine. Et, bien sûr, informatiser l’horaire a aussi grandement simplifié sa création.

En plus, le service à la clientèle d’Agendrix est excellent, disponible 7 jours sur 7, et le prix, abordable, alors on est allé de l’avant!

Faire des changements en cours de route n’est plus une tâche complexe. Les disponibilités et les demandes de congé soumises par les employés s’affichent au bon endroit dans l’horaire. Benoît n’a donc qu’à apporter les modifications au fur et à mesure qu’elles lui sont soumises. Il reçoit d’ailleurs une alerte sur son téléphone chaque fois qu’une demande est créée, donc rien ne se perd.

Une communication efficace

L’horaire n’a maintenant plus à être affiché au babillard. Les employés le consultent simplement sur leur téléphone portable ou par ordinateur. Et comme l’horaire en ligne est toujours à jour, Benoît n’a plus à perdre de temps à le traduire au téléphone.

D’autres outils intégrés à l’application d’Agendrix facilitent aussi la communication au sein de l’entreprise. Le fil d’actualité permet à Benoît d’envoyer des messages à tous les employés et lui permet de voir qui a vu ces messages. La confirmation de lecture fonctionne aussi pour les horaires, donc il n’y a plus de zones grises. Pour les gestionnaires, c’est rassurant.

Plusieurs heures gagnées

La pharmacie a remplacé l’ancien poinçon et les cartes de carton par l’application de pointeuse d’Agendrix. Les employés se servent aujourd’hui du iPad mis à leur disposition pour pointer. Les heures d’entrée, de pause et de sortie pointées sont écrites automatiquement dans les feuilles de temps. Benoît n’a donc plus qu’à valider les heures au lieu de perdre son temps à tout retranscrire. Grâce à la mise en évidence des écarts entre l’horaire et les heures pointées, c’est plutôt simple.

Une fois les feuilles de temps vérifiées, Benoît les exporte directement vers Sage. Une intégration développée par Agendrix permet aux feuilles de temps d’être traitées par ce système de paie. En plus d’être plus précise, cette tâche, qui prenait autrefois plusieurs heures, ne prend aujourd’hui que quelques minutes.