Commerce de détail

C’est en mars 2018 que Diane Proulx devient la directrice du BMR Napierville de La Coop Unifrontières. Même avec plusieurs années d’expérience acquises chez Home Dépôt, RONA, puis BMR, son nouveau rôle n’est pas sans défis.

Comment est-elle finalement parvenue à gérer les horaires, les retards, le vol de temps, et la paie? C’est en discutant avec le gestionnaire d’une quincaillerie Canac que Diane a découvert la solution.

Un outil de gestion archaïque

Avant d’adopter Agendrix, Diane et sa gestionnaire mettaient près de 6 heures à créer l’horaire des quelque 30 employés toutes les semaines. Le logiciel d’horaire alors exploité était bien peu pratique. Chaque fois qu’elles s’en servaient pour générer un horaire, elles devaient ensuite recopier ce même horaire dans Excel manuellement. La comptable exigeait ce format pour gérer la paie.

Notre ancien logiciel nous faisait passer par plein d’étapes et n’offrait pas de communication, de demandes en ligne, ni d’horaire connecté.

Ce dédoublement de travail, accentué par l’inefficacité générale du logiciel, alourdissait la moindre modification devant être apportée à l’horaire. De plus, Diane devait passer près d’une heure par jour à gérer les demandes des employés, sans quoi le travail s’accumulait jusqu’au dimanche suivant. L’horaire n’était donc jamais fait plus d’une semaine à l’avance, ce qui était peu pratique pour les employés.

Pas moyen de se parler

Autre lacune de l’ancien logiciel utilisé : il n’offrait rien en matière de communication avec les employés. Le partage de l’horaire se faisait donc à l’ancienne. Chaque semaine, Diane devait imprimer l’horaire et l’épingler au babillard de la cafétéria. Les employés devaient eux aussi être sur les lieux pour y avoir accès. Bien entendu, quand Diane modifiait l’horaire à la main au cours de la semaine, les employés ne se donnaient pas toujours la peine de le revérifier.

Les absents n’avaient d’autre choix que d’appeler Diane directement. En plus d’être dérangeante, cette pratique invitait les erreurs et les oublis.

La paie n’aime pas attendre

Désireuse d’abandonner les cartes de pointage en carton, Diane avait fait installer une pointeuse numérique assez récente en succursale. Bien que pratique pour le pointage en soi, les autres fonctionnalités de ce système étaient assez limitées. Par exemple, les heures entrées par les employés ne pouvaient pas être arrondies, rendant les calculs de vérification fastidieux. De plus, le système ne comparait pas les heures pointées aux heures prévues à l’horaire, obligeant Diane à le faire manuellement.

Lorsque des erreurs se glissaient dans les feuilles de temps – chose courante – la comptable du siège social appelait pour trouver le problème. Ces dérangements s’ajoutaient à l’appel hebdomadaire du lundi destiné à revérifier les feuilles de temps avant le traitement de la paie.

Un outil virtuel, des changements réels

En centralisant les horaires, la communication et les feuilles de temps, Agendrix a soulagé bien des maux de tête pour Diane. Fini le travail en double; créer l’horaire de sa succursale ne lui prend aujourd’hui pas plus d’une heure par semaine, incluant les modifications à l’horaire. Les employés en profitent aussi : comme le processus est plus rapide, l’horaire est publié trois semaines à l’avance, ce qui leur offre bien plus de flexibilité.

Quand ma gestionnaire m’a offert de s’occuper de faire les horaires, je lui ai dit, non-non! J’aime ça les faire avec Agendrix!

Récemment promue directrice de six autres succursales BMR, Diane souhaite implanter Agendrix dans tout le réseau. Elle relate d’ailleurs l’importance de l’horaire en ligne, qui lui aurait permis de dépanner un gestionnaire déjà tombé malade sans avoir à se rendre sur place. Les employés ne seraient donc certainement pas les seuls à bénéficier d’un horaire toujours disponible en ligne.

Une vraie connexion

En gérant les demandes de congés et les disponibilités à même l’application, Diane ne perd pratiquement plus de temps avec les appels de routine. Cela ne signifie pas pour autant qu’elle communique moins avec ses employés. Au contraire, Agendrix lui a permis de renouer avec les personnes qu’elle ne côtoyait que très rarement.

Les étudiants, qui travaillent souvent le soir ou le weekend, peuvent contacter Diane facilement et de n’importe où avec Messenger, l’outil de clavardage d’Agendrix. Même les personnes qui, comme Diane, se pensaient au début « pas très techno » apprécient l’horaire en ligne et les petites alertes pratiques.

Des feuilles de gain de temps

Qu’est-ce qui arrive lorsqu’un employé pointe en retard? Diane est notifiée, et la feuille de temps virtuelle, qui est connectée à la pointeuse, enregistre l’information. Tout est automatisé, et rien ne s’oublie. Chaque semaine, Diane n’a qu’à prendre quelques minutes pour vérifier les feuilles de temps. Les heures pointées par les employés se comparent automatiquement aux heures prévues à l’horaire. L’application permet donc à Diane de se concentrer sur les entrées à l’avance et en retard au lieu de celles qui sont conformes.

Nul besoin de recopier les heures dans Excel manuellement non plus. Agendrix exporte les feuilles de temps en un format compatible avec EmployeurD, le logiciel de paie utilisé au siège social. Diane peut même générer des rapports sur diverses données recueillies automatiquement, comme les absences, pour fournir aux RH. Elle admet, avec un brin d’embarras, qu’elle avait toujours voulu avoir ce genre de données, mais qu’elle manquait alors trop de temps; ce n’est plus le cas!

C’est important pour moi d’être sur le plancher, de mettre les mains à la pâte. Comme gestionnaire, je gagne vraiment le respect de mes employés, en plus d’avoir plus de temps pour améliorer les opérations et le service qu’on offre à nos clients.