Commerce de détail

Aubainerie est une chaîne de magasins de vêtements établie au Québec. Elle compte 59 points de vente aux quatre coins de la province et plus de 2600 employés.

Ouverts de jour et parfois de soir, sept jours sur sept, les magasins Aubainerie emploient du personnel à temps plein et à temps partiel de tous les âges. Audrey, la propriétaire, gère les horaires d’une succursale et supervise à distance les gestionnaires de ses deux autres succursales.

Des défis propres au commerce de détail

Pour Audrey, la gestion des horaires de ses 3 magasins Aubainerie a longtemps été complexe. La principale cause? Un logiciel de gestion d’horaires qui laissait à désirer. Les lacunes ne touchaient pas que la facilité d’utilisation; l’équipe de support du logiciel mettait souvent quelques jours à répondre à la moindre question d’Audrey.

Sans structure pour recueillir les demandes de congés, les contraintes et les disponibilités des employés, la création des horaires était difficile. Audrey et ses gestionnaires n’avaient pas d’endroit facile d’accès où conserver l’ensemble des requêtes de leurs employés. Ils étaient donc aux prises avec une tonne de petites notes éparpillées qui favorisaient les oublis et les erreurs.

La vérification des horaires, quant à elle, donnait lieu à un échange de courriels sans fin. Chaque changement nécessitait qu’un nouveau fichier soit envoyé à Audrey, vérifié, puis validé. Les erreurs occasionnaient beaucoup de va-et-vient.

Communiquer par les moyens du bord

Sans manière homogène de communiquer avec leurs employés, les gestionnaires faisaient chacun à leur façon, passant des messages Facebook aux appels téléphoniques. En plus d’être gourmandes en temps, ces communications informelles ne garantissaient pas que la dernière version de l’horaire se rende à temps.

La méthode privilégiée pour diffuser l’horaire a longtemps été d’en laisser une copie papier sur la table de la cuisine. Chaque changement à l’horaire apportait alors son lot de problèmes : les gestionnaires n’avaient aucun moyen de savoir si les employés avaient pris connaissance des dernières modifications ni même de leur horaire de la semaine. Ils étaient ainsi contraints de contacter chacun des employés concernés.

Des feuilles de temps qui en font perdre

Avec l’ancien logiciel de pointage, remplir manuellement les nombreuses feuilles de temps était un processus interminable pour Audrey. Les gérants des deux autres succursales lui communiquaient les heures de travail des employés à coup d’appels téléphoniques. Cette façon de faire entraînait aussi des erreurs de retranscription qui pouvaient ensuite se retrouver dans la paie et irriter les employés.

Centraliser pour mieux gérer

Depuis qu’elle a adopté Agendrix, Audrey peut consulter et modifier les horaires de ses trois succursales comme bon lui semble. Nul besoin d’attendre que ses gérants lui partagent les fichiers par courriel; tous les horaires sont en ligne et à jour.

Si jamais elle rencontre un problème, Audrey sait qu’elle peut toujours contacter Agendrix pour recevoir de l’aide par chat ou par téléphone en quelques minutes seulement.

Avec Agendrix, j’aurais pu donner la tâche de l’horaire à ma gérante de succursale, mais c’est tellement facile et plaisant que je me la réserve!

Audrey crée aujourd’hui ses horaires hebdomadaires en à peine 45 minutes. Un rien de temps par rapport aux 3 heures qui lui étaient auparavant nécessaires. Les petites notes disparates sont aussi chose du passé : toutes les disponibilités et les contraintes des employés sont gérées et centralisées dans l’application. Les risques d’oublis et le temps de gestion des horaires sont donc réduits.

Les remplacements sont également plus faciles à gérer. Lorsque les employés font une demande à partir de l’application, les gestionnaires en sont alertés, puis approuvent ou refusent tout simplement. Les changements se font ensuite automatiquement dans l’horaire, et les employés concernés reçoivent une notification.

La bonne manière de communiquer

Depuis la mise en place d’Agendrix, l’horaire est diffusé en ligne; les employés peuvent toujours y accéder à partir d’un ordinateur ou de leur téléphone mobile. Autant les jeunes que les moins jeunes ont adopté Agendrix très rapidement et apprécient de pouvoir consulter leur horaire n’importe où et n’importe quand. D’ailleurs, comme l’horaire est mis à jour instantanément dès que les gestionnaires le modifient, contacter les employés un à un n’est plus nécessaire.

Plus besoin de gérer plein d’outils pour partager de l’information, annoncer des changements d’horaire, etc. Tout se fait dans l’application.

Pour communiquer, Audrey utilise aujourd’hui Messenger, l’outil de clavardage d’Agendrix. Plus besoin de passer par Facebook ou de perdre plusieurs heures par semaine au téléphone pour les suivis et les rappels. Quant aux messages d’intérêt général, le fil d’actualité virtuel a remplacé le babillard traditionnel. Toutes les communications sont donc centralisées dans l’application.

La fonctionnalité de confirmation de lecture permet même à Audrey de voir quels employés ont consulté leur horaire et pris connaissance des messages. Pouvoir vérifier si ses employés ont reçu l’information à temps la rassure.

La paie simple comme bonjour

Quand un employé pointe sur une tablette à l’aide d’Agendrix, ses heures d’entrée, de pause et de sortie sont envoyées directement dans sa feuille de temps. Le temps venu, Audrey y jette brièvement un coup d’oeil, puis l’exporte simplement vers la paie. Plus besoin de passer des heures à vérifier et contrevérifier chaque entrée de temps; le logiciel lui montre les différences entre les heures pointées et celles prévues à l’horaire. Adieu les pertes de temps et les erreurs de retranscription.