Commerce de détail

Robert Humble est le directeur des ressources humaines de L’animatout, une chaîne estrienne de boutiques d’accessoires pour animaux. Il s’occupe aussi des employés de l’animalerie La Grande Ménagerie, située à Sherbrooke. En tout et partout, quelque 50 personnes sont sous sa supervision.

Il y a près de trois ans, une connaissance de Robert lui a fait mention d’Agendrix en qualifiant tout bonnement le logiciel de « l’fun ». C’était bien peu dire, parce qu’une semaine plus tard, Robert était en voie d’implanter Agendrix dans ses 5 succursales.

Ça va prendre une solution flexible

Comme solution d’horaires, Excel avait toujours fait l’affaire de Robert. Habitué à l’informatique, ce dernier utilisait un modèle de feuille Excel qui fonctionnait déjà bien. Pourquoi donc adopter un nouveau système? C’est tout le reste, en lien à l’administration des employés, qui manquait de flexibilité.

Au quotidien, le plus grand défi de gestion de Robert est d’adapter ses besoins en personnel à l’achalandage prévu pour chaque magasin. Or, comme il devait réimprimer et renvoyer l’horaire chaque fois qu’il y apportait un changement, le moindre ajustement était lourd. C’est d’ailleurs pourquoi sa politique de congé était si rigide; les employés devaient faire leurs demandes plusieurs semaines à l’avance.

Le plus irritant, c’était les changements de dernière minute, comme les maladies.

Si vous envoyez encore vos horaires par fax…

La communication des horaires aussi se faisait à l’ancienne : on affichait la version reçue par fax au babillard. Aucune manière pour les employés de voir leurs quarts de travail en ligne; ils devaient se rendre sur place et noter le tout à la main. La seule manière de communiquer des changements aux absents était donc de les appeler, un par un. Peu pratique pour tous.

Parfait pour gérer plusieurs succursales

« Est-ce que votre système est assez flexible pour notre réalité multisites? » Cette importante question revient souvent. Agendrix fait tomber les barrières physiques de la gestion en rendant toute l’information liée aux horaires accessible à tous et en tout temps en ligne. L’application est donc plus qu’adaptée aux entreprises qui ont plusieurs magasins.

Même à très court terme, Robert a remarqué plusieurs effets positifs sur l’entreprise. Il souligne notamment l’efficacité avec laquelle il réussit maintenant à modifier l’horaire. De plus, l’outil de calcul du coût de main-d’oeuvre l’aide à mieux planifier ses effectifs. Les superviseurs et gérants de succursales peuvent aussi participer à la gestion de l’horaire en simultané, où qu’ils se trouvent.

Un de vos points forts, c’est la qualité de l’interface. Tout est simple, c’est parfait, même pour un gestionnaire qui n’a que des connaissances de base.

Meilleure communication, meilleure organisation

Fini le fax, l’impression, le babillard, et l’ambiguïté. La toute dernière version de l’horaire est toujours en ligne, donc tout est clair pour les employés comme pour les gestionnaires. Agendrix est aussi devenu l’outil de communication privilégié dans l’entreprise. Les employés soumettent leurs demandes à même l’application. Ils n’ont donc plus à déranger leurs superviseurs, qui gèrent simplement ces demandes au moment qui leur convient le mieux.

Avec la vue d’ensemble des disponibilités, trouver des remplaçants est bien moins stressant, même de dernière minute. La politique sur les congés peut donc être plus flexible qu’auparavant. Ultimement, l’entreprise a amélioré sa gestion en plus de démontrer à ses employés qu’elle prenait vraiment leurs besoins, leur vie personnelle, bref, leur temps au sérieux. Et qu’elle était ouverte au nouveau.