Pharmacie

Accès Pharma est une bannière de pharmacies présente dans plusieurs magasins Walmart au Québec. Au total, on retrouve 68 succursales un peu partout à travers la province.

La pharmacie a sa propre petite équipe de gestion, qui doit bien planifier les horaires variables de ses quelques commis, caissiers, techniciens et pharmaciens.

Des défis de taille

En tant que pharmacien propriétaire, Alex Caron doit à la fois porter le chapeau de professionnel de la santé et de gestionnaire.

Anciennement, son gérant et lui créaient l’horaire du laboratoire et de la section des ventes dans deux fichiers Excel distincts, qu’ils s’échangeaient ensuite par courriel. Ainsi, chaque petite modification apportée demandait du temps de la part des deux gestionnaires. Trouver des remplaçants était une tâche particulièrement lourde. Entre les appels manqués, les courriels ignorés et les modifications à apporter, un temps fou s’y perdait chaque mois.

Du stress et une mauvaise communication

L’horaire était communiqué aux employés de deux manières. Une version était affichée en permanence dans la pharmacie, et une autre, envoyée par courriel. Cette manière de fonctionner n’était pas sans problèmes.

Il y avait tellement de changements à l’horaire que garder une version à jour avec toutes les bonnes informations était réellement un défi.

À chaque fois que l’horaire devait être mis à jour, une nouvelle version devait être imprimée et transmise aux employés. Cependant, Alex n’avait aucun moyen de savoir si l’information était reçue à temps. Les problèmes de gestion que cela pouvait causer stressaient Alex inutilement.

Feuilles et pertes de temps

Avant d’instaurer la pointeuse d’Agendrix, Alex payait simplement les heures planifiées à l’horaire. Les employés avaient la responsabilité d’inscrire les ajustements de plus ou moins quinze minutes sur une feuille au mur de la salle à manger. Ce processus manquait de précision, mais Alex n’avait pas d’autre choix que de se fier à la bonne foi des employés.

Envoyer les feuilles de temps au service de la paie n’avait rien d’un jeu d’enfant. Alex devait vérifier plusieurs documents et passer par de nombreuses étapes pour tout faire en bonne et due forme.

Une gestion simplifiée

Agendrix a révolutionné la gestion des horaires pour Alex. En regroupant toutes les disponibilités et contraintes des employés dans l’application, il n’a plus à jongler avec une foule de documents et courriels. L’horaire se crée donc plus rapidement et sans erreurs. Le processus est d’ailleurs maintenant si simple que la planification se fait un mois à l’avance plutôt que chaque semaine.

En tout et partout, accomplir cette tâche lui prend aujourd’hui un peu moins de dix minutes par semaine, soit, sept fois moins de temps qu’auparavant.

Meilleure communication, moins de stress

Dès qu’une modification est apportée à l’horaire, les employés concernés reçoivent une alerte sur leur téléphone; Alex s’évite ainsi d’avoir à jouer le rôle de centre d’appel. De plus, l’employé qui remarque une erreur de planification peut réagir rapidement en laissant un commentaire à son intention ou à l’aide de l’outil de la messagerie d’Agendrix. Les corrections ne prennent que quelques secondes à apporter et apparaissent automatiquement à l’horaire dès leur publication.

Plus de friction par rapport à l’horaire, ni de perte de temps au travail; les employés m’envoient simplement leurs demandes avec l’app.

Maintenant que l’horaire est toujours disponible et à jour dans l’application, il n’a plus à être imprimé. Les remplacements se gèrent aussi à partir de l’application. Les employés s’entendent entre eux et soumettent leur demande, qu’Alex vérifie et approuve ou refuse ensuite. Agendrix notifie les employés et met l’horaire à jour en conséquence.

La paie en deux temps trois mouvements

Le poinçon d’Agendrix enregistre automatiquement les heures d’entrée, de pause et de sortie dans les feuilles de temps. Les employés n’ont donc plus à inscrire les heures travaillées, et Alex n’a qu’à valider les feuilles avant d’exporter le tout vers la paie. Pour faciliter la tâche, Agendrix met même en évidence les écarts entre les heures prévues et les heures pointées.

Au bout du compte, la retranscription et les erreurs sont maintenant chose du passé.