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Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion?
Un compte rendu de réunion désigne un document écrit qui résume les thèmes et points précis abordés ainsi que les décisions prises pendant une rencontre.
Pourquoi faire un compte rendu de réunion?
Le compte rendu de réunion est utile pour consigner ce qui a été discuté pendant une réunion afin d’être en mesure de reprendre la discussion ou de mettre en action les décisions qui ont été prises, par exemple.
Le compte rendu de réunion permet aussi d’éviter les malentendus et d’informer toutes les personnes concernées même si elles n’étaient pas présentes. Il est aussi utile à la préparation de réunions futures sur un même sujet.
Comment rédiger un compte rendu de réunion?
Afin de rédiger un compte rendu de réunion, des notes doivent d’abord être prises par la personne désignée durant la réunion. Ces notes doivent être aussi précises que possible. Il est aussi possible d'enregistrer la rencontre afin de pouvoir la réécouter au besoin.
Les notes doivent ensuite être mises au propre dans un document qui synthétise les informations importantes partagées pendant la réunion. Le compte rendu doit être rédigé le plus tôt possible après la rencontre, au maximum 24 heures après. Il doit être concis, clair, efficace et bien structuré.
Il doit être partagé avec toutes les parties prenantes dans un délai de 2 ou 3 jours maximum. Il doit aussi être exempt de remarques ou de commentaires personnels.
Quelle information devrait contenir un compte rendu de réunion?
Un compte rendu de réunion contient généralement les informations suivantes :
- La date de la réunion;
- Le nom des personnes présentes;
- Le lieu de la réunion;
- L’ordre du jour;
- Les sujets abordés;
- Un résumé des discussions;
- Les actions à prendre et les responsables;
- Les notes ou commentaires;
- Les informations complémentaires.
