Une politique d’assiduité est un document expliquant les attentes d’une entreprise envers ses employés sur des enjeux tels que les retards, les départs anticipés et les absences non motivées.
Que faut-il inclure dans une politique d’assiduité?
En règle générale, les informations suivantes doivent figurer dans une politique d’assiduité incluent :
- Ce qui est considéré comme un retard;
- Comment les employés sont censés informer de leur absence;
- Les raisons valables d’une absence;
- Quand il est nécessaire de fournir un document officiel pour justifier une absence ou un retard;
- Comment demander des jours de congé;
- Les conséquences d’un retard ou d’une absence au travail.
Une politique d’assiduité doit toujours être rédigée de manière claire et simple.
Comment rédiger une politique d’assiduité?
Une politique d’assiduité permet de prévenir l’absentéisme au travail, de fixer des normes en matière de gestion du temps et d’améliorer la productivité des employés.
Une politique d’assiduité doit comprendre :
- Des attentes claires en matière d’assiduité : définition des retards, des absences, des congés de maladie, etc.;
- Une méthode fiable de suivi du temps de travail;
- Des procédures disciplinaires.
- La politique d’assiduité doit être lue et comprise par tous les membres de l’organisation.
Quel est l’objectif d’une politique d’assiduité?
Une politique d’assiduité est un ensemble de règles documentées concernant des enjeux tels que l’absentéisme, les départs anticipés et l’absence non motivée.
L’adoption d’une politique d’assiduité présente les avantages suivants :
- Définir des attentes claires;
- Maintenir l’équité sur le lieu de travail;
- Définir des mesures disciplinaires réalistes.
Qu’est-ce qu’un exemple de politique d’assiduité?
Voici un exemple de politique d’assiduité :
Les employés sont censés arriver au travail à l’heure et être prêts à commencer leurs tâches à l’heure prévue. Un employé est considéré comme en retard s’il arrive plus de 5 minutes après l’heure prévue.
Si un employé n’est pas en mesure de se rendre au travail en raison d’une maladie, d’une urgence familiale ou de toute autre circonstance imprévue, il doit en informer son supérieur immédiat ou son directeur dans un délai raisonnable. Les employés doivent signaler leur absence par téléphone ou en laissant un message vocal s’ils n’arrivent pas parler à la direction.
Les raisons valables d’une absence sont, entre autres, les suivantes :
- Maladie ou blessure;
- Urgences familiales;
- Congé pour décès;
- Juré dans un procès;
- Rendez-vous chez le médecin (avec préavis);
- Congés autorisés (vacances, jours personnels ou autres types de congés).
En cas d’absence prolongée (plus de deux jours de travail consécutifs) ou de retards répétés, il peut être demandé aux employés de fournir des documents officiels, tels qu’un billet médical, une convocation à un jury ou d’autres documents pertinents.
Les employés doivent soumettre leurs demandes de congé à l’avance par le biais du logiciel de gestion d’horaires. Les demandes doivent être soumises le plus tôt possible et au plus tard deux semaines avant le congé souhaité.
Les demandes de congé seront évaluées en fonction des besoins opérationnels et de l’ancienneté. L’approbation est laissée à la discrétion du superviseur ou du directeur. L’entreprise s’efforcera de répondre aux demandes raisonnables de congé, mais l’approbation n’est pas garantie.
Les employés qui sont en retard ou absents de manière répétée peuvent subir les conséquences suivantes :
- Avertissements verbaux;
- Avertissements écrits;
- Plans d’amélioration des performances;
- Mesures disciplinaires supplémentaires, pouvant aller jusqu’au licenciement, si le problème persiste.
L’entreprise utilise un logiciel de gestion d’horaires pour enregistrer leur présence et leurs heures de travail. Les employés sont responsables de l’enregistrement de leurs heures de travail, y compris les heures d’arrivée et de départ et les pauses.
La falsification des feuilles de temps ou la malhonnêteté concernant les heures de travail constitue une violation grave de la politique de l’entreprise et peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.
Cette politique d’assiduité est susceptible d’être modifiée. Les employés sont encouragés à revoir et à se familiariser régulièrement avec la politique et à demander des éclaircissements à leur superviseur ou au service des ressources humaines s’ils ont des questions ou des préoccupations.
Pourquoi est-il important d’avoir une politique d’assiduité?
La mise en œuvre d’une politique d’assiduité est importante pour définir des attentes claires à l’égard des employés et garantir leur présence au travail. Elle peut également empêcher les employés de profiter de la politique de l’entreprise en matière de congés.
Elle permet d’établir un ensemble clair de mesures disciplinaires en cas de retards ou d’absences répétés.
Comment résoudre les problèmes d’assiduité?
Pour résoudre les problèmes d’assiduité, les supérieurs peuvent :
- Fixer des attentes claires dès le départ;
- Suivre et analyser les feuilles de temps;
- Établir une politique efficace en matière d’assiduité;
- Définir des conséquences claires et cohérentes;
- Assurer un suivi auprès des employés.
Comment suivre les présences des employés?
Les applications de suivi du temps de travail sont souvent utilisées pour contrôler la présence des employés. Ces logiciels permettent de suivre les heures de travail des employés (début, fin et pauses) ainsi que d’autres informations pertinentes sur la présence.
Qu’est-ce qui est considéré comme un taux d’absentéisme acceptable?
Un taux d’absentéisme acceptable peut varier en fonction du secteur d’activité. Par exemple, les secteurs où l’environnement est plus stressant, comme les soins de santé ou la sécurité, peuvent avoir des taux d’absentéisme plus élevés.
En règle générale, un taux d’absentéisme de 1,5 % est acceptable, étant donné que toutes les absences ne peuvent être évitées.
