L’onboarding (accueil et intégration) est un processus formel qui regroupe les étapes à suivre pour structurer l’arrivée, l’accueil, l’intégration et le suivi d’un nouvel employé au sein d’une entreprise.
Que comprend l’onboarding?
L’intégration comprend bien plus que la première journée d’orientation. Le processus variera grandement en teneur et en durée d’une entreprise à l’autre en fonction de la nature du poste du nouvel employé et de son expérience professionnelle.
Les besoins de gestion suivants sont des exemples communément occasionnés par l’arrivée d’un nouvel employé :
- Préparation de l’arrivée (p. ex., confirmer la date et l’heure d’arrivée, faire les demandes d’accès, préparer fournitures et outils);
- Organisation de la journée d’accueil;
- Processus liés aux RH, à la technologie ou aux conditions de travail;
- Évaluation de la performance et de la satisfaction.
Quelles sont les 4 étapes de l’onboarding?
L’onboarding, ou onboarding RH, d’un nouvel employé se fait généralement en 4 étapes.
1. Le pré-onboarding
Cette étape commence dès l’acceptation de l’offre d’emploi par le nouvel employé jusqu’à son premier jour de travail officiel. Pendant le pré-onboarding, le gestionnaire aide le futur employé à remplir les documents nécessaires à son embauche. Il maintient aussi la communication avec celui-ci afin de lui fournir toute les informations nécessaires à son arrivée.
2. L’accueil du nouvel employé
Le gestionnaire introduit alors l’employé à la culture de l’entreprise et lui fait visiter les lieux de travail. Il organise des rencontres avec les membres de son équipe et lui présente toutes les formalités liées à son emploi (assurances, heures de travail, fonctionnement de la paie, etc.). Le gestionnaire s’assure que la nouvelle recrue se familiarise à son nouvel environnement de travail.
3. La formation du nouvel employé
Cette étape est très importante puisqu’elle contribue directement au succès de l’employé. Le gestionnaire doit l’accompagner et lui fournir les outils nécessaires afin qu’il puisse accomplir son travail adéquatement. Les entreprises peuvent aussi assigner un mentor au nouvel employé afin de l’aider.
4. L’intégration du nouvel employé dans son rôle
Lorsque l’intégration est complétée, l’employé devrait être en mesure d’accomplir ses tâches de manière autonome. Pour ce faire, le gestionnaire peut identifier des objectifs à atteindre afin que l’employé sache qu’elles sont les attentes liées à son poste. Il peut aussi organiser une évaluation de rendement après quelques mois afin de donner de la rétroaction à l’employé.
Quels sont les avantages d’un bon processus d’onboarding?
Les avantages d’un bon processus d’onboarding incluent généralement :
- Attirer les talents;
- Améliorer la marque employeur de l’entreprise;
- Recruter des employés plus qualifiés;
- Fidéliser les employés plus rapidement;
- Réduire le taux de roulement de l’entreprise;
- Augmenter la productivité des employés;
- Réduire le stress des nouveaux employés;
- Améliorer la communication au sein de l’entreprise.
Pourquoi établir un processus d’onboarding?
Un processus d’onboarding permet aux nouveaux employés de s’intégrer plus facilement dans leur équipe de travail et de devenir autonomes plus rapidement.
Les entreprises qui choisissent de mettre en place un plan d’accueil et d’intégration solide récolte plusieurs bénéfices comme avoir une équipe plus engagée et productive.
Quelle est la durée du processus d’onboarding?
Le processus d’onboarding peut varier en fonction des besoins d’un employé et du contexte de l’entreprise. Généralement, le processus d’onboarding s’étale sur 3 à 6 mois.
Un processus d’accueil et d’intégration est considéré comme terminé lorsque l’employé est complètement autonome dans l’exercice de ses fonctions.
