Un compte de dépenses fait référence à un compte dans lequel sont enregistrées toutes les dépenses liées aux activités professionnelles d’un employé ou tous types de dépenses liées aux activités d’une entreprise.
Quelles dépenses un employé peut-il déclarer dans un compte de dépenses?
Les dépenses qu’un employé peut déclarer dans un compte de dépenses varient selon les entreprises et selon le contrat de travail des employés. Quelques exemples de dépenses généralement acceptées incluent :
- Les frais de repas;
- Les frais de représentation;
- Les frais de voyage;
- Les frais d’utilisation d’un téléphone cellulaire;
- Les frais de formation;
- Les dépenses liées à des fournitures ou de l’équipement;
- Les cotisations professionnelles.
Qu’est-ce qui est inclus dans les frais de représentation d’un compte de dépenses?
Les frais de représentation d’un compte de dépenses incluent :
- Le prix de billets de spectacles ou d’événements sportifs;
- Les gratifications;
- Le coût de location d’un local où des activités de divertissement ont lieu.
Qui a droit à des frais de représentation?
N’importe quel employé a le droit de demander le remboursement de frais de représentation si les dépenses ont été faites dans l’intérêt direct de l’entreprise, c’est-à-dire dans le but de gagner un revenu d’entreprise.
Une entreprise peut décider elle-même des conditions relatives au remboursement des frais de représentation.
Comment calculer les frais de représentation?
Au Québec, le montant déductible des frais de représentation correspond au montant le moins élevé entre :
- 50 % des frais réellement engagés et raisonnables;
- Le plafond basé sur le chiffre d’affaires de l’entreprise.
À quoi correspondent les frais de repas et qu’incluent-ils?
Les frais de repas correspondent à toutes les dépenses d’une entreprise liées à de la nourriture et des boissons tels que :
- Des repas au restaurant;
- Des boissons dans un événement;
- Des collations pour les employés;
- Du café et du thé.
Quels frais sont déductibles d’impôt?
Les frais déductibles d’impôt dépendent des lois en place.
Par exemple, au Québec, un salarié peut demander une déduction d’impôt pour les dépenses liées au travail à domicile ou à des cotisations professionnelles.
En France, une déduction forfaitaire de 10 % est automatiquement calculée sur le salaire des employés pour tenir compte des dépenses professionnelles courantes liées à leur emploi.
