Si vous êtes gestionnaire dans un restaurant, vous savez à quel point le planning du personnel n’est pas une tâche de tout repos.
Vous devez jongler avec les disponibilités des employés, trouver des remplaçants à la dernière minute en cas de no-show ou parce qu’un employé est malade, former les nouveaux employés, être régulièrement en processus de recrutement à cause de la pénurie de main-d’œuvre, etc.
Mais que voulez-vous, la gestion des horaires est un incontournable. De bonnes pratiques permettent d’éviter les heures supplémentaires, de réduire le taux de roulement du personnel, d’augmenter la satisfaction des employés et même de réduire l’absentéisme.
La gestion du personnel occupe probablement la majeure partie de votre temps. L’une des tâches les plus fastidieuses est probablement la création et la gestion du planning du personnel.
Et si je vous disais qu’il existe des trucs infaillibles pour simplifier vos tâches? Je vous les ai regroupés nos meilleurs conseils, spécifiquement pour les gestionnaires dans le domaine de la restauration.
1. Créez un modèle d’horaire pour faciliter votre gestion
Lorsqu’il est question de créer un modèle d’horaire, il existe (presque) une infinité de façons de faire. Par exemple :
- L’horaire fixe;
- L’horaire rotatif;
- L’horaire temps plein et l’horaire temps partiel;
- L’horaire de semaine et l’horaire de fin de semaine;
- L’horaire hebdomadaire;
- L’horaire mensuel.
L’horaire fixe
Certains restaurants préfèrent utiliser un horaire fixe créé selon l’achalandage de l’établissement. Il s’agit d’une solution qui peut être intéressante pour les établissements de restauration qui roulent depuis longtemps et connaissent très bien les habitudes de leurs clients. Cela permet aussi aux employés d’avoir un horaire stable et de savoir toujours à quoi s’attendre.
Pour certains employés, avoir un horaire fixe peut sembler manquer de flexibilité, surtout pour ceux à temps partiel ou les jeunes encore aux études, par exemple.
L’horaire rotatif
L’horaire rotatif, ou l’horaire en rotation, peut prendre plusieurs formes, par exemple :
- Alterner les employés qui travaillent la fin de semaine;
- Avoir un horaire en rotation sur 2,3 ou même 4 semaines;
- Alterner entre des quarts de travail du matin, du midi et du soir.
Le but d’instaurer un horaire en rotation est simplement de s’assurer que ce ne sont pas toujours les mêmes employés qui travaillent pendant les mêmes quarts. Ainsi, tous les membres de l’équipe deviennent à l’aise de faire n’importe quelle tâche, que ce soit l’ouverture ou la fermeture du restaurant, par exemple.
L’horaire hebdomadaire ou mensuel
Certains gestionnaires préfèrent y aller selon la semaine ou le mois qui vient. Ainsi, l’horaire des employés varie toujours tout dépendant des besoins de l’entreprise. Pour les restaurants, cela peut être pratique lorsque l’achalandage varie grandement pendant l’année.
Par contre, cela veut aussi dire que les employés n’auront pas nécessairement d’heures garanties. Leur paie pourrait donc varier pendant l’année.
Choisir la bonne méthode
Pour choisir le modèle d’horaire qui convient à votre restaurant, vous devez prendre quelques minutes pour évaluer vos besoins. Posez-vous quelques questions, par exemple :
- Avez-vous beaucoup d’employés à temps partiel?
- Est-ce que votre achalandage varie grandement?
- Quelles sont les lois à respecter en ce qui concerne l’horaire et les contrats de travail de vos employés?
- Combien de temps voulez-vous consacrer à la gestion d’horaires?
Une fois vos besoins identifiés, il sera beaucoup plus facile de choisir la méthode qui vous convient. Et n’oubliez jamais : vos méthodes de gestion ne doivent pas être coulées dans le béton. Vous pouvez ajuster vos façons de faire au besoin.
2. Regroupez l’horaire de tous les départements au même endroit
Il n’y a pas vraiment de raison de séparer l’horaire des cuisiniers, des serveurs, de l’équipe du bar, etc. Il est vraiment plus simple de les regrouper au même endroit afin d’avoir un meilleur aperçu de la planification liée à la main-d’œuvre de toute l’entreprise. De plus, cela vous permettra notamment d’évaluer les coûts de main-d’œuvre à prévoir.
Évitez donc d’utiliser plusieurs documents pour faire l’horaire des différents départements. Regrouper tous vos employés dans votre outil de création et de planification des horaires vous permettra aussi d’éviter les erreurs.
Il peut s’agir d’une bonne pratique à adopter pour les restaurants qui ont des employés qui peuvent accomplir plusieurs rôles. Ainsi, vous serez certains de ne pas les avoir mis à deux postes différents lors d’un même quart, par exemple.
3. Utilisez un logiciel de gestion des employés
Vous utilisez encore Excel pour faire vos horaires? Permettez-moi de vous présenter votre prochain meilleur ami : le logiciel de gestion des employés.
Un bon logiciel de gestion des employés permet de :
- Mieux gérer les horaires de travail;
- Suivre les heures de travail avec exactitude;
- Communiquer facilement avec votre équipe;
- Rassembler vos dossiers du personnel;
- Centraliser votre gestion des RH.
Ainsi, vous pouvez personnaliser votre planning de travail pour vous assurer de respecter les lois en place, publier des quarts de travail ouverts pour combler des plages horaires facilement, ou même recevoir les nouvelles disponibilités de vos employés.
Utiliser un logiciel spécialisé pour vos besoins de gestion vous permettra de gagner énormément de temps et de pouvoir vous concentrer sur d’autres tâches importantes comme le recrutement ou la formation des membres de votre équipe.
4. Identifiez les forces et les faiblesses de vos employés
Connaître les forces et les faiblesses de vos employés vous permettra de créer des équipes de travail plus efficaces. Ainsi, vous serez en mesure d’assigner les quarts de travail selon les compétences, les connaissances et l’expérience de chacun des membres de votre équipe.
Pour ce faire, il est nécessaire que vous mettiez en place des évaluations et des rencontres individuelles régulièrement. N’hésitez surtout pas à prendre des notes à propos de la performance de vos employés. Consigner le tout dans leur dossier du personnel afin d’y avoir facilement accès.
Non seulement faire des évaluations et des suivis vous permettra de créer des horaires plus équilibrés, mais ces pratiques contribuent aussi à améliorer la satisfaction des employés et réduire le taux de roulement. Vous ferez donc d’une pierre deux coups!
5. Prenez en considération les préférences des employés
Demandez à vos employés de vous fournir leur préférence par rapport à leur horaire. Par exemple, un de vos employés à temps plein est techniquement disponible en tout temps, mais il aime vraiment mieux travailler tôt et finir tôt. Si vous êtes en mesure de lui assigner plus de quarts du matin, pourquoi ne pas le faire?
Ainsi, vous démontrez que vous avez à cœur le bien-être de vos employés et vous réduirez aussi les retards et l’absentéisme au sein de votre établissement de restauration.
Un employé insatisfait de son horaire aura tendance à être en retard, carrément absent ou à ne faire que le minimum pendant son quart. Prenez en compte l’opinion de vos employés lorsque vient le temps de faire les horaires.
6. Commencez par combler les quarts les plus achalandés
Beaucoup de gestionnaires créent l’horaire en commençant par combler les quarts du lundi jusqu’au dimanche. Je vous conseille plutôt d’essayer de bâtir votre horaire en fonction des quarts de travail les plus importants ou achalandés.
Ainsi, vous serez en mesure de mettre à l’horaire vos employés les plus expérimentés ou les plus qualifiés. Vous pourrez ainsi mieux balancer les équipes de travail et éviter que vos nouvelles recrues se retrouvent seules lorsque votre restaurant est plein un samedi.
7. Utilisez la technologie à votre avantage
Pour être certain de ne pas être short staff ou planifier trop d’employés à l’horaire, jetez un coup d’œil aux données récoltées par vos différents outils.
Par exemple, analysez les ventes enregistrées dans votre système POS pour déterminer l’achalandage du restaurant ou prenez en compte le nombre de réservations déjà prises. Et gardez un œil sur votre coût de main-d’œuvre à l’aide de votre logiciel de gestion d’horaires.
Votre instinct peut parfois se tromper donc il est bien de vous appuyer sur des données plus tangibles pour prendre certaines décisions.
8. Respectez les disponibilités de vos employés
Rien de pire pour un employé que d’être planifié à l’horaire alors qu’il n’est pas disponible. Ces erreurs courantes peuvent générer énormément de frustration chez les employés, surtout si elles surviennent fréquemment.
Assurez-vous de bien respecter les disponibilités des membres de votre équipe et n’oubliez pas de les mettre à jour lorsqu’ils vous les envoient. Utilisez un formulaire de disponibilité pour faciliter votre gestion.
Si vous utilisez un logiciel de gestion d’horaire, les disponibilités des employés sont visibles directement dans le planificateur. Elles se mettent aussi automatiquement à jour lorsque vous les acceptez. Vous réduisez donc énormément les chances de faire des erreurs d’inattention.
9. Donnez assez de temps de repos à vos employés
On ne le dira jamais assez : des employés reposés sont des employés heureux et plus performants au travail.
Évitez de mettre à l’horaire de vos employés une fermeture de restaurant suivi le lendemain de l’ouverture. Cela ne leur donne pas assez de temps de repos. Non seulement il s’agit d’une mauvaise pratique de gestion, mais parfois le temps de pause ne respecte tout simplement pas les lois en place.
En effet, saviez-vous qu’il existe un nombre d’heures de repos minimum à offrir à vos employés? Par exemple, au Canada, les employés ont droit à une période de repos de 8 heures consécutives entre leurs quarts de travail. En France, les salariés ont droit à 11 heures de repos entre deux quarts de travail.
Essayez aussi toujours d’offrir deux jours de congés consécutifs aux membres de votre équipe pour leur permettre de vraiment se reposer.
10. Acceptez les demandes de congé autant que possible
Dès que vous le pouvez, acceptez les demandes de congé de vos employés. Cela permet d’augmenter leur rétention et leur satisfaction. De plus, à moins que trop d’employés souhaitent avoir les mêmes jours de vacances, il est souvent possible d’organiser le planning afin qu’un employé puisse s’absenter.
Pour s’assurer d’une distribution équitable des vacances, mettez en place une politique de vacances dans votre restaurant. Ainsi, vos employés seront clairement à quoi s’attendre et vous serez en mesure de bien justifier vos décisions.
Demandez aussi à vos employés de faire leur demande le plus rapidement possible, ou au moins 2 semaines à l’avance pour vous permettre d’ajuster l’horaire en conséquence.
La plupart des logiciels de gestion d’employés permettent aux employés de faire leur demande en ligne. Les gestionnaires peuvent ensuite traiter les demandes facilement.
Si vous faites encore vos horaires à la main, utilisez un modèle de demande de congé pour faciliter votre gestion.
11. Partagez les horaires d’avance
Vos employés ont une vie à l’extérieur de leur boulot. Pour qu’ils puissent la vivre pleinement, partagez l’horaire dès que vous le pouvez. Idéalement, vos employés devraient avoir leur horaire au moins 2 semaines à l’avance.
Cela leur permettra d’organiser leurs activités personnelles en fonction de leur horaire. Et vous aurez plus de temps pour trouver des remplaçants si jamais un de vos employés est finalement indisponible.
12. Rendez l’horaire accessible
Vos employés ne devraient pas avoir à se déplacer pour prendre connaissance de leur horaire. Ils devraient pouvoir consulter leur planning n’importe où, n’importe quand.
Que vous choisissiez d’envoyer l’horaire par courriel, avec votre logiciel de gestion d’horaires ou d’une tout autre manière, essayez de le faire toujours au même moment. De cette manière, vos employés auront une idée du moment auquel ils auront accès à leur nouvel horaire.
13. Permettez aux employés d’échanger des quarts de travail
Pour vous sauver plusieurs heures de gestion, permettez à vos employés qui occupent les mêmes postes d’échanger leur quart de travail s’ils en ont besoin. Ainsi, vous éviterez d’avoir à trouver vous-même un remplaçant si l’un d’eux a un empêchement. Cette pratique de gestion les rendra aussi beaucoup plus responsables par rapport à leur temps.
Évidemment, vous pouvez mettre certaines limites aux échanges. Par exemple, un employé avec beaucoup d’expérience ne peut pas échanger un quart avec une nouvelle recrue.
Le plus important est que vos employés vous avisent des échanges et qu’ils ne tiennent rien pour acquis tant que vous ne l’avez pas accepté.
Certains logiciels de gestion d’employés comme Agendrix permettent aux employés d’échanger leurs quarts de travail facilement. Les gestionnaires peuvent accepter ou refuser l’échange en quelques clics!
14. Soyez flexible
Vos horaires ne devraient pas être coulés dans le béton, comme on dit « life happens ».
Il arrivera toujours une situation imprévue qui viendra modifier l’horaire de travail. Plutôt que d’essayer de lutter contre ces petits pépins, munissez-vous plutôt d’outils efficaces pour trouver des solutions rapidement.
Par exemple, un employé vous écrit pour vous dire qu’il y a une erreur dans l’horaire. Vous la corrigez le plus rapidement et publiez le nouveau planning dans votre logiciel de gestion d’horaire. Ainsi, seuls les employés concernés reçoivent une notification et le reste de l’équipe a encore accès à la bonne version. Ça évite énormément de confusion.
15. Regroupez vos communications à un seul endroit
Pour éviter les erreurs, regroupez toutes les communications concernant l’horaire à un seul endroit. Fini les notes sur les bouts de papier, les textos, les messages vocaux. Choisissez une seule façon de faire.
Par exemple, utilisez seulement votre adresse courriel professionnelle pour communiquer avec vos employés (sauf pour les urgences). Sinon, centralisez toutes vos communications à l’aide d’un logiciel de gestion des employés. Ainsi, que ce soit pour une demande de congé, pour partager le planning ou pour trouver un remplaçant à la dernière minute, tout se fera au même endroit.
Et surtout, s’il-vous-plaît, arrêter d’utiliser les réseaux sociaux pour communiquer avec vos employés. Ce n’est ni professionnel ni sécuritaire pour les données de vos employés.
Maintenant que vous connaissez tous les meilleurs trucs et astuces, il ne reste plus qu’à les appliquer et peaufiner vos façons de faire. Bonne planification!
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