Au-delà d’optimiser ses opérations et de s’assurer qu’on a le bon nombre d’employés présents au travail, faire le suivi des présences au travail peut permettre à votre entreprise de faire d’importantes économies.
Nous avons récemment sondé 669 gestionnaires canadiens qui sont des clients d’Agendrix. Les résultats obtenus démontrent que la mise en place d’un logiciel pour suivre les présences et le temps de travail leur a permis :
- D’économiser près de 4 000 $ par an — en ne considérant que les économies liées au salaire des gestionnaires en charge du suivi des heures travaillées;
- De réduire de 53 % le temps nécessaire à un gestionnaire pour suivre et traiter les heures travaillées.
Vous avez donc beaucoup à gagner à suivre les présences au travail et le temps de travail de votre équipe. En plus des économies mentionnées ci-haut, cet article vous propose 5 raisons de suivre le temps de travail de vos employés et différentes façons de pointer, incluant les avantages et inconvénients de chacune.
5 raisons d’optimiser la gestion du temps de travail de vos employés
Voici les raisons principales qui motivent les employeurs à suivre le temps de travail de leurs employés.
1. Le calcul de la paie
La première raison de suivre le temps de travail du personnel est que c’est nécessaire pour la réalisation d’une tâche administrative obligatoire… soit celle de calculer la paie pour une période donnée.
Pour les salaires annualisés
Si vous embauchez des employés avec un salaire annualisé, le calcul se fait normalement assez facilement : vous n’avez qu’à multiplier le nombre d’heures prévues par semaine par la période de paie. Par exemple, un employé qui fait 32 heures par semaine à 18 $ de l’heure et qui est payé aux 2 semaines recevra 1 152 $ (32 x 18 x 2) aux 2 semaines.
Ce calcul sera le même pour tous vos employés avec un salaire annuel, vous n’aurez qu’à ajuster le taux horaire et le nombre d’heures travaillées par semaine s’ils sont différents.
Pour les salaires à taux horaire
Par contre, si vous embauchez plusieurs employés qui sont rémunérés à un taux horaire et pour qui les heures travaillées varient chaque semaine, ce calcul devient plus complexe. Il sera différent pour chaque employé, selon le taux horaire, les heures supplémentaires, le calcul des vacances, etc.
Les erreurs dans la paie sont un irritant, tant pour vos employés que pour les responsables RH ou gestionnaires qui traitent la paie.
Suivre les présences et le temps travaillé devient donc crucial pour assurer une rémunération cohérente et juste. Le moral des troupes ne pourra qu’en être amélioré! 😎
2. La planification, l’affectation et l’optimisation des ressources
Suivre les présences au travail vous aidera à mieux planifier l’affectation des ressources d’une période et d’une année à l’autre.
Votre commerce connaît-il des périodes de fort achalandage ou une certaine saisonnalité, comme dans l’industrie du tourisme? Peut-être que votre restaurant doit doubler ses effectifs le dimanche de la fête des mères, ou que votre commerce de détail doit prévoir des quarts de travail de plus les soirs de décembre, en prévision des Fêtes.
Analyser les données relatives aux présences pour faire mieux
Pour certains secteurs d’activités, planifier des employés sur appel permet une meilleure affectation des ressources. Analyser les données inhérentes aux présences et au temps de travail vous permettra d’identifier les tendances, certes, mais aussi les possibilités d’amélioration dans vos opérations.
Par exemple, si vous avez un taux d’absentéisme particulièrement élevé pour le quart de travail du dernier vendredi du mois, essayez de trouver ce qui cause cet enjeu.
- Ce quart est-il plus achalandé?
- Est-ce que certaines tâches récurrentes plus ennuyeuses sont prévues durant ce moment?
- Vos jeunes employés qui sont toujours aux études doivent-ils se libérer à ce moment pour consacrer du temps à leurs travaux d’équipe
💡Suivre les données vous permettra d’améliorer vos pratiques en continu.
3. La responsabilisation du personnel
Le rêve de tout bon gestionnaire est de compter dans son équipe des employés qui sont autonomes, responsables, compétents et engagés. Du moins, j’aime bien croire que c’est le rêve des gestionnaires qui ont confiance en les moyens de leur équipe. 🤠
Suivre les heures de travail et les présences a pour effet merveilleux de responsabiliser le personnel. Se présenter au travail à l’heure et au moment établi n’est qu’une des multiples actions posées par des employés responsables et fiables.
En suivant les données de présence au travail, vous aurez des munitions supplémentaires pour justifier une promotion vers un nouveau rôle, par exemple. Ou si, à l’inverse, vous devez plutôt réprimander un employé qui est un no call no show sur une base régulière.
Puisque le suivi plus serré des heures de travail a pour effet ultime de responsabiliser votre équipe, vous pourrez éventuellement bénéficier vous aussi de plusieurs avantages. Par exemple, vous vous sentirez en confiance d’offrir davantage de flexibilité :
- En permettant les échanges de quarts de travail sans l’approbation d’un gestionnaire;
- En laissant les employés postuler sur des quarts de travail à combler sans solliciter votre intervention.
Tous des éléments qui allègent le fardeau de vos gestionnaires!
4. La prévention de la fraude et du vol de temps
Une meilleure gestion du temps de travail de votre équipe favorise l’équité au sein de votre équipe.
En effet, suivre les présences et le temps de travail a aussi des avantages concrets pour votre personnel qui vont bien au-delà des dollars dans leurs poches. Mettre en place un logiciel de gestion du temps de travail permet d’éliminer le buddy punching, un parmi plusieurs facteurs relatifs au vol de temps.
En plus de vous permettre des économies en ne déboursant des salaires que pour des heures qui ont réellement été travaillées, vous pourrez garantir une certaine équité pour les membres de l’équipe.
5. La conformité et le respect des législations en place
Que ce soit pour les heures supplémentaires, le temps de pause entre les quarts de travail ou toute autre législation touchant le temps de travail, suivre les heures travaillées vous permet de confirmer votre conformité aux lois en vigueur.
Documenter et conserver une trace dans vos archives dans un registre des présences pourra vous servir à de nombreuses occasions, comme lors d’audits, d’enquêtes ou simplement lors de suivis administratifs.
Comment faire le suivi du temps de travail et des présences?
Différents outils sont disponibles pour suivre, de façon précise ou non, les présences au travail de votre équipe. Trouvez une option qui convient à votre budget, à votre réalité et à vos besoins.
4 façons de pointer et leurs avantages et inconvénients
Feuille de temps papier
Cette bonne vieille méthode demeure répandue, plus qu’on ne peut le penser. Les employés enregistrent manuellement les heures d’arrivée, de départ et les pauses avec papier et crayon, ou avec une pointeuse badgeuse avec carton.
Avantages
- Méthode simple;
- Peu coûteuse.
Inconvénients
- Risque élevé d’erreurs lors des multiples transcriptions;
- Enjeux reliés à la perte des feuilles de temps;
- Requiert beaucoup de temps de validation.
Feuille de temps en ligne
La version moderne des feuilles de papier! Cette façon de suivre le temps de travail requiert que les employés ou les gestionnaires enregistrent manuellement les heures d’arrivée, de départ et les pauses dans un outil comme une feuille de calcul Excel.
Avantages
- Méthode simple;
- Peu coûteuse;
- Informations disponibles de façon électronique.
Inconvénients
- Beaucoup de manipulations nécessaires pour la paie;
- Risque élevé d’erreurs lors des transcriptions;
- Requiert beaucoup de temps de validation.
Pointeuse par code numérique, code-barre et RFID
Cette option utilise la technologie pour automatiser au minimum les entrées de temps. Une carte ou un code d’identification unique à chaque employé permet de les identifier et de suivre les présences au travail.
Avantages
- Suivi rapide et efficace des heures travaillées;
- Centralisation des entrées dans un même endroit;
- Permet l’identification des employés lors du pointage à des fins de sécurité.
Inconvénients
- N’élimine pas le buddy punching à 100 %;
- Ne se connecte pas nécessairement à la paie.
Suivi du temps avec logiciel sur ordinateur, tablette ou téléphone intelligent
Encore plus à l’air du temps, cette option place l’automatisation et la technologie au service des gestionnaires. Les employés pointent les heures travaillées dans un logiciel, qui regroupe les heures de travail de tous les employés d’une ou plusieurs succursales d’une même entreprise.
Avantages
- Centralisation de toutes les entrées de temps dans un même endroit;
- Possibilité d’utiliser la géolocalisation et la biométrie lors du pointage;
- Avertissements en temps réel des absences et retards pour les gestionnaires;
- Automatisation et connexion au système de traitement de la paie;
- Adaptabilité et intégration à d’autres systèmes informatiques;
- Réduction des risques de vol de temps;
- Identification des employés lors du pointage à des fins de sécurité.
Inconvénients
- Requiert un abonnement qui peut être coûteux;
- Peut nécessiter de la formation au moment de l’implantation.
Suivre le temps de travail des employés, une solution gagnante pour vous et votre équipe
Vous l’aurez constaté, suivre les présences et les heures de travail de votre personnel offre de nombreux avantages, tant pour votre entreprise (économies de coûts, conformité légale, diminution de la fraude) que pour vos employés (responsabilisation, autonomie, flexibilité).
Alors si vous ne suivez pas du tout les présences ou si vous utilisez toujours une méthode papier qui est fastidieuse, je vous invite à tester un outil qui vous facilitera la vie!
🎁 Avec Agendrix, les premiers 21 jours sont gratuits, et en plus de suivre le temps de travail, vous pourrez créer vos horaires de travail et intégrer le tout à votre système de paie.
Qu’est-ce que le suivi des présences et du temps de travail?
Le suivi des présences et du temps de travail permet aux employeurs de de suivre l’assiduité et l’absentéisme des employés. Le suivi se fait en enregistrant les heures de travail — incluant l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les pauses, les heures supplémentaires, les congés, etc.
Les entreprises peuvent suivre le temps de travail de leurs employés à l’aide de différentes méthodes de pointage, incluant les feuilles de calcul, les cartes à puce et les logiciels de gestion des présences.
Quels sont les avantages de suivre les présences et le temps de travail?
Suivre les présences et le temps de travail offre de nombreux avantages, tant pour les gestionnaires que pour les employés, notamment :
- Facilite le calcul de la paie;
- Aide à la planification, à l’affectation et à l’optimisation des ressources;
- Contribue à responsabiliser les employés et à donner plus d’autonomie au personnel;
- Assure l’équité pour les travailleurs;
- Diminue les risques de fraude et de vol de temps;
- Simplifie la conformité et le respect des exigences légales.
Est-il légal de suivre les heures de travail des employés?
Il est légal pour les gestionnaires de suivre le temps travaillé par leurs employés, incluant l’heure de début et de fin du travail, ainsi que les pauses, par exemple. Cette information est nécessaire pour assurer une rémunération juste du travail et d’autres fins administratives comme le calcul des heures supplémentaires et des congés.
Par contre, la surveillance des employés comme le suivi de la géolocalisation des travailleurs durant les périodes de travail, est un tout autre enjeu. Les lois en place varient d’un pays et d’une région à l’autre. Différentes lois sont en place pour protéger la vie privée des employés.
Apprenez-en plus sur la géolocalisation et la protection de la vie privée.
Comment suivre les présences et le temps de travail des employés?
Il existe différentes façons de suivre les présences et le temps de travail des employés. Les pointeuses sous toutes leurs formes sont la façon la plus répandue et efficace de suivre le tout.
Les types de pointeuses et les façons de pointer les plus répandues incluent :
- La pointeuse mécanique : méthode de pointage à la main, qui utilise souvent un poinçon physique et un carton;
- Le pointage par code barres ou RFID : les heures travaillées sont enregistrées à l’aide d’un lecteur physique et d’une carte pour chaque employé;
- Le pointage par téléphone : le numéro de téléphone d’une ligne fixe est associé à un lieu précis;
- La pointeuse numérique : les heures travaillées sont enregistrées de manière informatique dans un système central. Chaque employé dispose d’un numéro d’identification personnel qui permet de l’identifier;
- La pointeuse biométrique : ce type de pointeuse numérique utilise les caractéristiques uniques des employés comme les empreintes digitales ou la rétine au moment du pointage.
