La signature électronique de documents est maintenant disponible dans Agendrix.
À diverses occasions, vous avez besoin de faire signer des documents. Devoir imprimer et faire signer manuellement ces dits documents est cependant parfois beaucoup plus laborieux qu’il ne le devrait.
La signature électronique : un atout de poids dans votre boîte à outils RH
La signature électronique vous permet dorénavant de faire signer électroniquement des documents aux membres de votre équipe ou à vos gestionnaires, et ce, à même l’application d’Agendrix.
Quelques avantages de la signature électronique :
- Gain de temps : En vous rendant simplement dans le document que vous souhaitez faire signer pour envoyer une demande à la personne concernée, vous gagnez un temps considérable.
- Diminution du risque de perte de documents : Au lieu d’imprimer les documents à faire signer et de les laisser à vos employés.
- Sécurité accrue : Le processus de validation de l’identité des signataires assure une sécurité et laisse des traces qui protègent les gestionnaires et employés en cas de problème.
En plus d’être simple et rapide, le processus de signature électronique est sécuritaire. En effet, une procédure a été établie afin de confirmer la lecture du fichier avant la signature et l’identité du signataire.
Pour utiliser la signature électronique
Il existe deux manières d’accéder à la signature électronique : la première, via le menu d’action d’un document, sous le libellé Faire signer, et la seconde, directement sur la page d’un document (fichier) en mode lecture. Pour cette deuxième option, il suffit d’appuyer sur le bouton Faire signer, situé dans le haut du document.
Voici le processus complet pour utiliser la signature électronique dans Agendrix
- Choisir les signataires : Une fois que vous aurez accédé à la fonctionnalité Faire signer, vous pourrez choisir les signataires. Par défaut, la personne détentrice du document se trouvera parmi les signataires. Par exemple, si vous vous trouvez dans le dossier d’Alice, votre gérante de laboratoire, elle figurera automatiquement dans la liste des signataires. Il est toutefois possible de la retirer de cette liste.Vous pourrez choisir un maximum de 4 signataires. Afin d’ajouter des signataires, vous pouvez appuyer sur le symbole + situé à la suite de la liste.
- Envoyer la demande : Ensuite, vous pourrez cliquer sur Envoyer. Vous recevrez aussitôt une confirmation d’envoi de demande de signature.
- Faire le suivi de vos demandes : Sous l’onglet Documents, vous verrez le sous-onglet Signatures, où vous trouverez toutes les demandes de signatures en cours.💡 Vous pouvez facilement annuler une demande de signature, envoyer un rappel, ou encore avoir un aperçu du document signé.
- Officialiser la signature : Lorsque vous envoyez une demande de signature de document, ce dernier est converti en format PDF et ne devient ainsi plus modifiable. Cela assure une sécurité supplémentaire. En d’autres termes, personne ne pourra modifier d’information après la signature d’un contrat de travail ou d’une évaluation de rendement, par exemple. Cette conversion du format officialise le document.
Quelles informations sont disponibles dans la section Signatures?
La section Signatures a été conçue pour faciliter le suivi des demandes de signatures et vous permettre d’agir rapidement lorsqu’un rappel ou une annulation de demande est nécessaire.
Vous y retrouverez les informations suivantes :
- Le document concerné;
- Le demandeur de la signature;
- Les personnes qui ont signé le document;
- Le statut, qui correspond au nombre de personnes ayant signé, par rapport au nombre total de signatures demandées. Cette information est présentée sous la forme suivante : ⅔ (c’est-à-dire 2 personnes sur 3 ont signé le document);
- La date d’ajout du document.
La signature électronique, un processus sécurisé
Lorsqu’un gestionnaire envoie une demande de signature à un membre de son équipe, la personne concernée reçoit un courriel qui l’invite à signer ledit document. Après avoir ouvert le document, elle doit ensuite cocher une case de confirmation de lecture. Il s’agit d’une première étape en lien avec la sécurité.
Comment s’assure-t-on de la validité de l’identité du signataire?
Par la suite, lorsque le signataire tente de signer, on lui indique qu’un code lui sera envoyé par courriel.
Dans sa boîte de courriel personnelle, le signataire recevra donc un code de 5 chiffres qui devra être entré dans Agendrix. C’est ce qui complète le processus de signature.
Une valeur légale à la signature électronique
Lorsque le code de 5 chiffres est entré par le signataire, un certificat de validation est généré, ce qui constitue une protection légale pour l’employeur. Dans ce certificat, on trouve notamment l’adresse IP et le type d’appareil utilisé pour signer. C’est ainsi que l’on s’assure que c’est la bonne personne qui a signé le document.
Par ailleurs, lorsque le signataire coche la case avant de signer, il confirme qu’il a lu et compris ce dont il s’agissait au préalable. Il s’agit là aussi d’une mesure de sécurité.
Qui a accès à la signature électronique?
Tous les gestionnaires d’organisations inscrites plan Plus peuvent profiter de la nouvelle fonctionnalité. C’est dans les dossiers de vos employés que vous pourrez avoir recours à la signature électronique.
Bonne gestion!
Qu’est-ce qu’une signature électronique?
Une signature électronique est une méthode utilisée pour signer des documents de manière électronique, similaire à la manière dont on signerait un document papier. La signature électronique doit être réalisée sur un appareil électronique, soit, un téléphone, un ordinateur ou autre.
Est-ce que les termes signature électronique, signature en ligne ou signature digitale signifient la même chose?
Les termes signature électronique, signature en ligne ou signature digitale ont le même sens et sont utilisés de manière interchangeable.
Quels types de documents peut-on signer électroniquement avec Agendrix?
À l’heure actuelle, il est possible de signer des documents PDF ou du format natif d’Agendrix.
Est-ce qu’une signature électronique a une valeur légale?
Au Québec, la signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite. La signature électronique est de plus en plus acceptée comme une alternative efficace et légale à la signature traditionnelle.
Dans les autres provinces ou pays, il convient de valider la valeur légale de la signature électronique avant de l’utiliser.
Est-ce que la signature électronique est aussi sécuritaire qu’une signature à l’encre sur papier?
Grâce aux processus d’authentification, la signature électronique, ou signature en ligne, est aussi sécuritaire, sinon plus, que la signature traditionnelle.
Combien de personnes peuvent signer un même document avec Agendrix?
4 personnes maximum peuvent signer un même document dans Agendrix. Il peut s’agir de l’employé, du superviseur immédiat, du gestionnaire de plancher et de l’administrateur du compte Agendrix.
Qui a accès à la signature électronique?
Tous les managers d’organisations détenant le plan Plus ont accès à la signature électronique, via les documents RH.
Comment peut-on s’assurer que la bonne personne signe le document?
Un processus de validation de l’identité permet au demandeur d’une signature de s’assurer que la bonne personne signe le document.
Voici le processus :
- Le gestionnaire envoie une demande de signature à un membre de son équipe;
- La personne concernée reçoit un courriel qui l’invite à signer ledit document;
- Ensuite, lorsqu’elle clique sur le document et tente de signer, on lui indique qu’elle recevra un code par courriel;
- Dans sa boîte de courriel personnelle, la personne, ici appelée signataire, recevra un code de 5 chiffres qu’elle doit entrer dans Agendrix;
- Le processus de signature est ainsi complété.
