Registre du personnel, dossier du personnel et RUP : votre guide complet
Le registre du personnel et son extension, le dossier du personnel, représentent un atout pour les gestionnaires, puisqu’ils permettent une bonne gestion des employés et un suivi optimal de diverses tâches de gestion RH.
En tant que gestionnaire, la quantité d’informations et de documents que vous devez accumuler concernant chacun de vos employés est faramineuse. Afin de gagner en efficacité et en agilité, un outil centralisé et numérique est d’un secours significatif.
Le registre du personnel est un outil administratif qui facilite la recherche d’informations et simplifie plusieurs tâches de gestion des ressources humaines. Le dossier du personnel, quant à lui, est utilisé pour suivre la progression des employés, notamment, et pour regrouper de manière centralisée toutes les informations les concernant.
Cet article vise à vous éclairer sur les nuances existant entre le dossier du personnel, le registre du personnel, et même, le registre unique du personnel (RUP). Il vous expliquera aussi :
- Le rôle de chacun de ces outils;
- Ce qu’ils doivent contenir;
- S’ils sont obligatoires;
- De quelle façon les gérer.
Registre du personnel, RUP ou dossier du personnel : un seul et même concept?
Le registre du personnel, le registre unique du personnel (RUP) et le dossier du personnel sont trois concepts différents mais extrêmement similaires, qui sont néanmoins tous relatifs à l’organisation et à la gestion d’informations relatives aux employés.
Le dossier du personnel : une filière pour chaque employé
Le dossier du personnel est un ensemble de documents individuels et pour certains, confidentiels, relatifs à chaque employé d’une entreprise. Ces dossiers contiennent autant d’informations personnelles que professionnelles.
📌 On y consigne les contrats de travail, les évaluations de rendement, les formations suivies, les absences, les congés, les récompenses, les sanctions disciplinaires, les certificats médicaux, etc.
Le dossier du personnel ou dossier employé est le plus complet des trois.
Le registre du personnel : un répertoire des employés
Le registre du personnel est un document ou un système qui sert essentiellement à répertorier tous les employés d’une organisation. Il s’agit d’une liste à jour qui contient les informations de base sur chaque employé.
📌 On y trouve, pour chaque employé, le nom, l’adresse, la date de naissance, la date d’embauche, le poste occupé, le département, le numéro de sécurité sociale, etc.
Le registre du personnel est le plus sommaire et le moins détaillé des trois.
Le registre unique du personnel (RUP) : un dossier du personnel, version obligatoire
Le registre unique du personnel est à mi-chemin entre le registre du personnel et le dossier employé. L’objectif visé par le RUP est, comme l’est le dossier employé, de centraliser les informations liées à la gestion du personnel et de faciliter les contrôles administratifs.
Dans certains pays, notamment en France, il est obligatoire pour tout employeur.
Effectivement, en vertu de l’article L1221-13 du Code du travail français, chaque employeur doit tenir à jour un registre unique du personnel où sont consignées diverses informations relatives à ses employés, telles que les contrats de travail, les périodes de travail, les absences, les sanctions disciplinaires, etc. Ce registre est consultable par l’inspection du travail et les représentants du personnel.
📌 Contrairement au registre du personnel classique, le RUP inclut plus que les informations de base sur les employés. Il contient d’autres données obligatoires telles que les heures de travail, les congés, les accidents du travail, les formations, les éléments de rémunération, etc.
Le registre unique du personnel est plus complet que le registre du personnel mais plus sommaire que le dossier employé.
Le dossier du personnel
Pourquoi un dossier du personnel?
Le dossier du personnel, ou dossier employé, est utilisé par les organisations pour enregistrer toutes sortes d’informations importantes qui concernent leurs employés.
La tenue du dossier du personnel simplifie certaines tâches inhérentes à la gestion des RH, tout en rendant accessibles aux employés les informations pertinentes pour eux.
Par le passé, j’avais un employeur à qui j’avais demandé s’il me restait des congés dans ma banque de jours mobiles. Il m’avait renvoyé la question, supposant que j’aurais dû détenir cette information. Autrement dit, il n’avait pas prévu de méthode pour consigner ce genre d’informations… Et moi non plus! Oups. 🤯
Un employé peut demander de revoir une évaluation passée ou le bilan de ses absences, et c’est son droit. Sans dossier centralisé, répondre à cette demande peut être laborieux. Plus le dossier du personnel est bien conçu et organisé, plus il est simple d’accéder à des documents RH rapidement.
Le dossier employé, indispensable à plusieurs étapes
Le dossier employé joue un rôle névralgique à diverses étapes de la gestion des ressources humaines.
Lors de l’onboarding : Il permet de mieux connaître vos nouveaux collaborateurs au moment du processus d’onboarding, aussi appelé processus d’accueil et intégration.
Lors de l’offboarding : Au moment du départ d’un employé, un processus d’offboarding est enclenché. Lors de ce processus, le dossier du personnel permet de retrouver diverses informations essentielles telles que la date d’embauche et le temps que l’employé a passé à l’emploi de l’entreprise, les clauses particulières incluses dans le contrat de travail, le salaire, etc.
Lors des évaluations de performance : Le dossier du personnel permet de voir facilement la progression des performances des salariés et d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur ce qui a été accompli depuis la plus récente évaluation de rendement.
Lors des augmentations de salaire : Le dossier du personnel permet de réviser les augmentations salariales en regard de ce qui a été octroyé lors des dernières révisions de salaire. Ainsi, tout peut être expliqué logiquement.
Lors du choix des formations : Le dossier employé peut aussi permettre de voir les formations reçues par les employés à ce jour.
Quelle forme le dossier du personnel doit-il prendre?
Le dossier du personnel peut être en format papier, mais il a tous les avantages à être numérisé.
Imaginons simplement les dossiers employés de tous les membres de votre équipe, rassemblés dans un classeur, sur les lieux de travail.
⛔ Quel est le problème?
Cela implique que pour y ajouter de nouveaux documents, vous devez les imprimer, les amener jusqu’au classeur et les y ranger. Cela signifie également que pour consulter un document contenu dans l’un des dossiers, vous devez obligatoirement être sur les lieux de travail, et il en va de même pour permettre à un salarié de consulter son dossier.
✅ Solution simple
À l’inverse, le dossier numérisé est centralisé et accessible de n’importe où. Par ailleurs, nous pouvons supposer un risque d’erreurs et d’oublis excessivement amoindri, notamment entre le moment où un papier est rempli et celui où il est placé dans une filière, dans le classeur.
Certains logiciels de gestion du personnel permettent la confection et la tenue des dossiers du personnel à même l’application.
Grâce à la fonctionnalité Dossier du personnel d’Agendrix, par exemple, il est possible de répertorier plusieurs informations personnelles des équipiers, de même que de faire le suivi des absences, des congés et des vacances des employés. Vous pouvez également y consigner divers documents et choisir qui a accès à quel document : spécimen de chèque, contrat de travail, évaluation, résumé d’une rencontre. La signature électronique permet finalement d’officialiser ces documents à même l’application.
25 éléments utiles à consigner dans le dossier de l’employé
Voici une liste non exhaustive de 25 éléments clés à consigner dans un dossier du personnel.
- Nom et prénom;
- Date de naissance;
- Coordonnées;
- Numéro de téléphone et courriel;
- État civil;
- NAS;
- Spécimen de chèque;
- Contacts en cas d’urgence;
- Position/poste au sein de l’entreprise;
- Salaire et historique de la rémunération;
- Contrat de travail;
- Entente concernant l’horaire de travail et ses mises à jour;
- Copie des avantages sociaux auxquels l’employé a droit;
- CV;
- Copie des références;
- Copie des diplômes;
- Formations suivies et certifications;
- Évaluations de rendement signées de l’employeur et de l’employé;
- Suivi des absences si vous ne détenez pas d’autre moyen de suivre les absences;
- Arrêts pour maladie, congé de maternité, accident de travail, etc.;
- Historique disciplinaire : avis, sanctions, etc.;
- Rapports d’incident;
- Attestations médicales qui justifient des absences;
- Copies de correspondances entre l’employé et l’organisation, par exemple au moment de l’embauche;
- Lettre de démission ou avis de cessation d’emploi.
Suivre et gérer les dossiers du personnel
Il est impératif de créer les dossiers au moment de l’embauche et de les bonifier au fur et à mesure, sans quoi des oublis vous guettent. C’est donc dire que dès qu’il y a une absence, une évaluation ou un changement relatif à l’horaire ou au salaire, l’information doit être automatiquement consignée dans le dossier.
Par ailleurs, il est indispensable qu’un seul dossier ne soit créé pour chaque employé afin d’éviter des dossiers incomplets ou des informations incomplètes et différentes d’un département à l’autre. Par exemple, évitez de créer plusieurs dossiers pour un même salarié : centralisez tout dans un dossier et rendez-le accessible tant aux gestionnaires de votre département qu’au service des RH.
Uniformiser les dossiers employés : un must
Créer et suivre des dossiers du personnel n’est pas compliqué, tant et aussi longtemps que la tâche est systématisée et uniformisée au sein de l’entreprise.
L’idéal est donc d’établir quelles informations et documents sont contenues dans les dossiers des employés et dans quel ordre elles sont disposées. De cette façon, toute personne qui consulte le dossier d’un employé sait à quoi s’attendre en termes de contenu et sait où trouver ce qu’elle cherche.
La sécurité et la protection des données
Qui dit dossier du personnel dit aussi souci de confidentialité, puisque les dossiers contiennent des informations personnelles sensibles qui ne doivent pas être divulguées au grand public.
Vous n’êtes certainement pas sans savoir qu’en vertu de la loi 25, vous êtes tenu de protéger les données de vos clients et celles de votre personnel. Limitez donc l’accès aux dossiers du personnel aux personnes qui en ont réellement besoin, question d’éviter une fuite de données.
Est-il obligatoire d’avoir des dossiers du personnel ?
Au Québec, il n’est pas obligatoire de tenir des dossiers du personnel. Cependant, les employeurs sont soumis à certaines obligations en matière de documentation et de gestion des RH. Ces obligations peuvent justifier la création et la tenue de dossiers du personnel. Voici quelques exemples de ces obligations :
📁 Contrat de travail : Le contrat de travail est une obligation au Québec. Il peut être verbal ou écrit mais il est fortement recommandé d’en garder une trace écrite.
📁 Documents fiscaux et de sécurité sociale : Les employeurs ont l’obligation de conserver plusieurs informations fiscales au sujet de leurs employés.
📁 Documents médicaux et d’invalidité : Les employeurs peuvent se voir imposer la conservation de documents médicaux qui concernent la santé et la sécurité au travail. Il en va de même des informations sur les congés de maladie ou les invalidités des employés.
📁 Dossiers de paie : Les employeurs doivent conserver des dossiers de paie pour chaque employé, indiquant les heures travaillées, les salaires versés, les déductions, les congés payés, etc.
Pour en savoir plus sur vos obligations et devoirs d’employeurs au Québec, visitez le site du gouvernement du Québec.
Le registre du personnel
Comment se présente un registre du personnel ?
Si vous êtes moins familier avec le registre du personnel, vous vous demandez sans doute quelle forme peut prendre ce type d’outil. Il est possible de créer un registre en format papier. Cependant, cette formule est loin d’être idéale, tant pour l’accessibilité et la facilité du partage d’informations, que pour une question de sécurité et de protection des données à caractère sensible.
Le second format que prend un registre du personnel est le format numérique.
Le registre du personnel en ligne
Numériser le registre du personnel et le rendre accessible en ligne présente divers avantages pour une organisation. En-voici une liste non exhaustive :
Accessibilité facilitée :
En numérisant le registre du personnel, employés comme gestionnaires ont accès aux informations sur les employés, et ce, à tout moment et de n’importe où. Seule une connexion internet est nécessaire.
Plus d’options de gestion :
En ayant recours à un système de gestion du personnel en ligne, vous avez la plupart du temps accès à des fonctionnalités supplémentaires. Trier l’information, organiser la documentation et créer des rapports, notamment, devient une tâche simple.
Mise à jour en temps réel :
Le registre du personnel en ligne peut facilement être toujours à jour. En effet, les modifications apportées aux données des employés peuvent être effectuées instantanément et être immédiatement disponibles pour tous les utilisateurs autorisés.
Sécurité et confidentialité renforcées :
Les systèmes de gestion en ligne peuvent offrir des fonctionnalités avancées de sécurité des données. Cela contribue à protéger les informations sensibles des employés et à assurer leur confidentialité.
Économies de temps et d’espace :
Lorsque l’on privilégie une version numérique des dossiers du personnel, la recherche d’informations devient significativement plus rapide et facile, engendrant une économie de temps. Par ailleurs, il va de soi que vous économiserez de l’espace en éliminant le classeur et les tonnes de filières appartenant à chacun de vos salariés.
Les multiples fonctions du registre du personnel
1. Le suivi des employés
Le registre du personnel a pour objectif central de conserver une trace de tous les employés actuels d’une organisation, incluant des informations personnelles telles que leurs coordonnées, leurs fonctions, leurs dates d’embauche, leurs salaires, etc.
2. La gestion des ressources humaines
Le registre du personnel est un outil important pour la gestion de personnel. Il permet de planifier les effectifs pour vos quarts de travail, de suivre le cheminement de carrière de vos salariés, de gérer les congés, les absences, les évaluations de performance, et plus encore.
3. La conformité légale
Dans de nombreux pays, tel que c’est le cas en France, la loi exige que les organisations tiennent un registre du personnel. Il s’agit donc d’une obligation d’employeur. pour des raisons de conformité légale. Ces registres peuvent être utilisés pour vérifier que l’entreprise respecte les réglementations en matière d’emploi, de droits des travailleurs, de sécurité sociale, etc.
Quoi consigner dans le registre du personnel?
Plusieurs informations gagnent à se trouver dans le registre du personnel. Voici quelques exemples des informations les plus importantes.
1. Informations sur l’entreprise
Le registre du personnel commence souvent par des informations sur l’entreprise, telles que le nom de l’entreprise, son adresse, son numéro d’identification fiscale, etc.
2. Tableau des employés
L’élément principal du registre du personnel est le tableau ou la liste des employés actuellement en poste. Les informations habituellement incluses dans cette section sont :
- Nom complet des employés;
- Numéro de sécurité sociale ou identifiant des employés;
- Date d’embauche;
- Fonction ou titre du poste;
- Salaire ou grade;
- Coordonnées (adresse, numéro de téléphone, adresse courriel);
- Informations sur les évaluations de performance, les formations suivies, les congés, etc.
3. Historique des employés
Le registre du personnel peut également inclure un historique des employés. On peut y trouver des informations très importantes telles que les dates de départ ou les motifs de départ par exemple.
4. Sections supplémentaires
En fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, le registre du personnel peut également inclure des sections supplémentaires telles que des informations sur les avantages sociaux, les assurances, les accords de confidentialité, etc.
Est-il obligatoire d’avoir un registre du personnel?
Le registre du personnel n’est pas obligatoire au Québec, mais il est très pratique. Ainsi, la vaste majorité des organisations en détient un.
Dans l’ensemble du Canada, notamment en Ontario ou en Colombie-Britannique, le registre du personnel n’est pas non plus une obligation légale. Les employeurs sont néanmoins soumis à des obligations relatives à la conservation de certains documents. Dans cette optique, le registre du personnel ou encore le dossier du personnel peuvent remplir cette fonction de stockage de documents.
Le registre unique du personnel
Registre unique du personnel : de quoi s’agit-il?
Le registre unique du personnel, aussi appelé RUP, est un document ou un système utilisé par les employeurs pour consigner toutes les informations relatives aux membres de leur équipe dans un seul et même registre.
Le RUP est souvent utilisé pour centraliser et organiser les données liées à la gestion des ressources humaines d’une organisation.
Le registre unique du personnel est-il obligatoire?
En France, le Registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire pour toutes les sociétés employant des salariés. Il doit contenir plusieurs informations obligatoires, conformément à la réglementation du Code du travail.
Le RUP doit être tenu à jour en permanence et être conservé dans l’entreprise pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de la dernière année d’exécution du contrat de travail du dernier salarié concerné.
Puisque la quantité de documents peut vite devenir imposante au fil des années, vous devinez que la numérisation est un atout.
Quelles informations se trouvent dans le RUP?
Informations d’identification de l’employé :
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Coordonnées
Informations sur l’emploi :
- Date d’embauche
- Titre du poste occupé
- Type de contrat (temps plein, temps partiel, etc.)
- Durée du travail (heures hebdomadaires, horaires, etc.)
Rémunération et avantages sociaux :
- Salaire
- Éléments ajoutés à la rémunération telles que les primes
- Informations sur les cotisations sociales et les déductions salariales
Gestion du temps de travail :
- Heures de travail régulières
- Heures supplémentaires effectuées
- Absences (congés payés, congés maladie, congés sans solde, congés parentaux, etc.)
Formations et certifications :
- Formations suivies par l’employé
- Certifications professionnelles obtenues
- Compétences spécifiques
Santé et sécurité au travail :
- Accidents du travail
- Mesures de prévention des risques professionnels
- Visites médicales et certificats médicaux liés au travail
Évaluations de performance et développement professionnel :
- Évaluations de performance
- Objectifs individuels
- Plans de développement professionnel
Informations administratives :
- Modifications de contrat
- Promotions ou changements de poste
- Résiliation du contrat de travail et motifs de départ
Un modèle de formulaire d’informations personnelles de l’employé à télécharger
Si vous souhaitez créer manuellement des dossiers du personnel, voici un modèle à télécharger gratuitement.
Qu'est-ce qu'un registre du personnel?
Le registre du personnel est un document ou un système qui sert essentiellement à répertorier tous les employés d’une organisation.
Qu'est-ce qu'un registre unique du personnel (RUP)?
Le registre unique du personnel est à mi-chemin entre le registre du personnel et le dossier employé. L’objectif visé par le RUP est, comme l’est le dossier employé, de centraliser les informations liées à la gestion du personnel et de faciliter les contrôles administratifs.
Qu'est-ce qu'un dossier du personnel?
Le dossier du personnel est un ensemble de documents individuels et pour certains, confidentiels, relatifs à chaque employé d’une entreprise. Ces dossiers contiennent autant d’informations personnelles que professionnelles.
Registre unique du personnel : quelles sont les obligations de l’employeur?
En France, le Registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire pour toutes les sociétés employant des salariés. Il doit contenir plusieurs informations obligatoires, conformément à la réglementation du Code du travail.
Le RUP doit être tenu à jour en permanence et être conservé dans l’entreprise pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de la dernière année d’exécution du contrat de travail du dernier salarié concerné.
Quelles sont les informations obligatoires à consigner dans le registre unique du personnel?
Les obligations en ce sens varient d’un pays à l’autre. Généralement toutefois, voici les informations obligatoires à consigner dans le RUP.
Informations d’identification de l’employé : nom et prénom, coordonnées, date de naissance.
Informations sur l’emploi : Date d’embauche, titre du poste occupé, type de contrat (temps plein, temps partiel, etc.), durée du travail (heures hebdomadaires, horaires, etc.).
Rémunération et avantages sociaux : Salaire, éléments ajoutés à la rémunération telles que primes, informations sur les cotisations sociales et les déductions salariales.
Gestion du temps de travail : Heures de travail régulières, heures supplémentaires effectuées, absences (congés payés, congés maladie, congés sans solde, maternité, etc.).
Formations et certifications : Formations suivies par l’employé, certifications professionnelles obtenues, compétences spécifiques.
Santé et sécurité au travail : Accidents du travail, mesures de prévention des risques professionnels, visites médicales et certificats médicaux liés au travail.
Évaluations de performance et développement professionnel : Évaluations de performance, objectifs individuels, plans de développement professionnel.
Informations administratives : Modifications de contrat, promotions ou changements de poste, résiliation du contrat de travail et motifs de départ.
Combien de temps le Registre unique du personnel doit-il être conservé?
Le registre unique du personnel doit être conservé 5 ans après la date à laquelle un salarié a quitté l’organisation qui l’employait.
Qui a accès au registre unique du personnel dans une organisation?
C’est le gestionnaire qui détermine qui a accès à quel document ou à quelle information contenue dans le RUP.
Qui peut consulter le registre du personnel?
C’est le gestionnaire qui détermine qui a accès à quel document ou à quelle information contenue dans le RUP.
Registre unique du personnel : quelles sont les sanctions en cas de non-respect?
Les sanctions imposées à une organisation qui ne respecte pas les obligations liées au Registre unique du personnel (RUP) peuvent varier selon la juridiction et les réglementations propres au pays concerné. Il peut être question d’amendes, d’injonctions, de poursuites pénales ou autres sanctions.
