Vous pensez embaucher un stagiaire, mais n’êtes pas certain de la démarche à suivre? Vous êtes au bon endroit.
Un stagiaire est généralement un étudiant ou un jeune professionnel à la recherche d’une première expérience de travail afin de valider son intérêt envers un secteur d’activités, ou de simplement acquérir de l’expérience.
Les stages nécessitent typiquement beaucoup de formation et d’accompagnement de la part de l’employeur. La plupart des stagiaires ont peu ou aucune expérience, ils sont donc à la recherche d’occasions d’apprentissage dans un contexte professionnel.
Dans cet article, vous apprendrez :
- Les avantages et les inconvénients d’embaucher des stagiaires;
- Des trucs et astuces pour faciliter votre processus de recrutement;
- Des conseils pour mieux accueillir des stagiaires dans votre équipe.
Les stagiaires : une main-d’oeuvre qualifiée et motivée
Certains domaines exigent que les étudiants suivent des stages afin d’acquérir de l’expérience professionnelle avant de débuter officiellement leur carrière. On peut notamment penser à des domaines tels que les soins de santé, la construction et même la restauration ou l’hôtellerie.
En réalité, peu importe votre domaine ou votre industrie, vous pouvez accueillir un stagiaire dans votre équipe. Par exemple, vous pouvez accueillir un stagiaire dans les cuisines de votre restaurant, dans votre pharmacie, pour l’organisation d’un festival ou même recruter un étudiant en ressources humaines pour faire un stage d’été.
Avoir un stagiaire dans votre équipe comporte plusieurs avantages. Par exemple, les stagiaires amènent avec eux des idées fraîches et posent un regard nouveau sur votre organisation. Ils peuvent donc faire des suggestions intéressantes et vous aider à voir vos méthodes de travail autrement.
Mais la liste des avantages ne s’arrête pas là, embaucher des stagiaires vous permet :
- De réaliser un projet à court terme sans avoir recours à un collaborateur externe;
- D’avoir accès à des subventions afin de couvrir une partie de leur salaire;
- De faciliter votre recrutement en offrant un poste permanent à un stagiaire prometteur;
- De lutter contre la pénurie de main-d’oeuvre, surtout pour les domaines spécialisés;
- De développer les compétences de leadership de vos employés;
D’identifier les employés qui pourraient être de bons futurs managers.
Généralement, accueillir un stagiaire est une expérience enrichissante, autant pour les stagiaires que pour les employés de l’entreprise.
D’un autre côté, avoir des stagiaires nécessite beaucoup d’encadrement et de supervision de votre part. Ainsi, vous pourriez voir votre productivité ou celle de vos employés diminuer. D’autres inconvénients incluent le risque que le stagiaire ne vive pas une expérience à la hauteur de ses attentes, une augmentation de la charge de travail, le devoir de répondre à certaines obligations légales, etc.
Il faut donc vous assurer d’être prêt et d’avoir les ressources disponibles avant de vous lancer dans l’aventure.
Toutes les entreprises peuvent embaucher pour un stage, mais…
Avant de prendre la décision d’embaucher un stagiaire, il est nécessaire d’évaluer vos besoins et de valider que vous soyez en mesure de lui offrir un accompagnement adéquat.
Voici quelques questions à vous poser afin d’aider votre réflexion :
- Quels sont des exemples de tâches que le candidat devra réaliser?
- Qui sera le superviseur de stage ou le mentor?
- Combien d’heures par semaine pouvez-vous offrir?
- Êtes-vous en mesure d’offrir une rémunération?
- Avez-vous envie de prendre le temps de partager votre expertise?
- Avez-vous besoin d’un stagiaire ou d’un nouvel employé?
Assurez-vous d’embaucher des stagiaires pour les bonnes raisons, pas seulement pour bénéficier d’une main-d’œuvre pas chère ou pour leur faire faire des tâches ennuyeuses et peu enrichissantes.
Créez une description de poste pour votre prochain stagiaire. Cela vous permettra de mieux évaluer vos besoins et sera pertinent afin de rédiger votre annonce de recrutement.
Quelques trucs et astuces pour faciliter le recrutement d’un stagiaire
Embaucher un stagiaire ne se fait pas exactement de la même façon que vous embaucheriez un employé. Vous devez donc adapter vos méthodes de recrutement quelque peu.
Par exemple, commencez par rédiger une offre d’emploi intéressante afin de vous démarquer des autres entreprises. Si vos stagiaires doivent déjà avoir certaines compétences ou qualifications en main, mentionnez-le. Sinon, misez plutôt sur le profil que vous recherchez.
Par exemple, décrivez les softs skills que devraient détenir vos candidats : curiosité, gestion du temps, pensée critique, capacité de résolution de problème, communication, etc.
Attention, si vous demandez une maîtrise parfaite de certains outils, vous êtes à la recherche d’un employé et non d’un stagiaire. Souvenez-vous, les stagiaires sont en situation d’apprentissage. Il est donc normal qu’ils ne maîtrisent pas tout!
Publiez votre offre d’emploi sur des sites spécialisés ou affiliez-vous avec des cégeps et universités afin de recruter votre prochain stagiaire. N’hésitez pas non plus à participer à des foires d’emplois si vous avez plusieurs stages à offrir.
Osez sortir des sentiers battus : utiliser les réseaux sociaux pour votre recrutement peut aussi être une idée intéressante à essayer!
Les stagiaires ne sont pas de la main-d’oeuvre gratuite
Au Québec, la rémunération des stages n’est pas obligatoire. Cela ne veut cependant pas dire qu’elle n’est pas essentielle ou offerte par plusieurs entreprises.
En France, bien que les stagiaires ne soient pas considérés comme des salariés, les employeurs sont tenus d’offrir une gratification si le stage est d’une durée de plus de 2 mois (soit l’équivalent de 44 jours à 7 heures par jour) ou à partir de la 309e heure de stage s’il n’est pas effectué en continu.
Donc, est-ce obligatoire de rémunérer les stagiaires? La réponse courte : non, pas tout le temps, et seulement sous certaines conditions. Par contre, offrir une rémunération adéquate à vos stagiaires contribue directement à votre image de marque et a des répercussions bénéfiques sur l’expérience employé de vos stagiaires.
Si vous avez besoin d’un coup de pouce afin d’offrir une rémunération, il existe une multitude de subventions auxquelles vous pouvez avoir recours. Par exemple, au Québec :
En France, le gouvernement offre aussi des subventions afin d’aider les entreprises.
Des entrevues quelque peu différentes
Puisque les stagiaires n’en sont qu’aux balbutiements de leur carrière, ils n’ont probablement pas une liste infinie d’expériences et de qualifications à vous présenter. C’est donc pourquoi le processus d’entrevue doit être envisagé un peu différemment.
Débutez par faire des entrevues téléphoniques afin de faire une présélection et d’alléger votre processus de recrutement. Ces entrevues plus courtes et informelles vous permettront aussi d’aller plus loin que de simplement vous fier aux résultats scolaires des étudiants.
Pendant l’entrevue formelle, orientez vos questions sur leurs expériences académiques et laissez-leur l’opportunité de vous parler de leurs précédents emplois, même s’ils ne sont pas directement en lien avec votre domaine. Plutôt que de miser sur des compétences précises, cherchez plutôt à connaître leur personnalité.
La chose la plus importante pendant l’entrevue est de valider les attentes du candidat afin de vous assurer qu’elles concordent avec ce que vous pouvez offrir. Sinon, l’expérience de stage, autant pour l’étudiant que pour vous, risque de décevoir ou de ne pas être à la hauteur de ce que vous auriez souhaité. Ainsi, prenez le temps de lui présenter les tâches que vous aimeriez qu’il accomplisse afin de valider son intérêt.
N’hésitez pas non plus à présenter votre culture d’entreprise et ce que vous avez à offrir comme apprentissages.
Voici quelques questions à poser à vos potentiels stagiaires pendant l’entrevue :
- Qu’as-tu aimé le plus de ta dernière expérience de travail?
- Quel est ton plus grand accomplissement/fierté professionnelle, personnelle ou scolaire?
- Si tu as une question, mais que ton superviseur de stage est super débordé, que fais-tu?
- Lorsque tu fais face à un problème, comment fais-tu pour le résoudre?
Si vous hésitez entre plusieurs candidats, vous pouvez aussi leur demander des références afin de parler avec d’anciens employeurs, professeurs, ou entraîneurs sportifs.
Après le recrutement viennent l’accueil et l’intégration
Bien qu’un stagiaire ne soit pas considéré comme un salarié aux yeux de la loi, vous avez tout à gagner à le traiter comme tel. Ainsi, assurez-vous de lui offrir un contrat en bonne et due forme et de l’intégrer à votre équipe comme vous le feriez avec une nouvelle recrue.
Ne négligez surtout pas l’onboarding, ou l’accueil et l’intégration, de vos stagiaires. Après tout, il s’agit de la première impression que votre stagiaire aura de votre organisation.
Prenez donc le temps de leur envoyer un aperçu de leur première journée de travail et de valider quelques détails administratifs au besoin quelques jours avant le début de leur contrat.
Par exemple, vous pouvez les ajouter à votre logiciel de gestion des employés et consigner leurs informations dans leur dossier du personnel.
Dès leur première semaine de stage, discutez avec eux du plan de formation et désignez un mentor à qui ils peuvent adresser leurs questions au besoin.
N’hésitez surtout pas à faire des rencontres de suivi avec eux tout au long de leur stage. Cela vous permettra d’ajuster leurs tâches et de discuter de tout autre sujet.
Voici quelques ressources à utiliser afin de structurer l’accueil et l’intégration de vos stagiaires :
- Formulaire d’informations personnelles de l’employé;
- Formulaire d’enquête de préembauche;
- Formulaire d’inscription au dépôt direct;
- Plan d’intégration pour nouvel employé;
- Modèle Word de plan de développement.
Votre prochain stagiaire deviendra peut-être un employé
Lorsqu’un stagiaire termine son expérience de travail dans votre équipe, assurez-vous de faire une dernière rencontre avec lui afin de recueillir ses impressions et terminer votre collaboration sur une note positive.
Il s’agit aussi d’une opportunité de revoir vos processus en fonction des commentaires ou suggestions de votre stagiaire.
Et si le stage s’est déroulé au-delà de vos attentes, pourquoi ne pas offrir un poste officiel à votre stagiaire?
Dans tous les cas, mettez les efforts nécessaires afin que vos stagiaires aient une expérience de travail positive. Ils deviendront certainement des ambassadeurs positifs de votre entreprise.
Bon recrutement!
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