Offrez des quarts par ordre d’ancienneté

Cela fait quelque temps déjà qu’Agendrix permet aux gestionnaires de publier des quarts de travail à combler sur une base volontaire. Cependant, il n’était pas possible de soumettre ces quarts par ordre d’ancienneté. Cette lacune est maintenant chose du passé!

Cette amélioration aux quarts à combler vous permettra donc de soumettre des quarts qui respectent l’ordre d’ancienneté des membres de votre équipe. De cette manière, vous n’aurez ni à appeler individuellement chaque employé ni à attendre entre chaque appel; tout pourra être automatisé à l’avance, selon vos préférences.

Ainsi, sur publication d’un quart à combler par ancienneté, l’employé ayant le plus d’ancienneté disposera d’un certain temps pour accepter ou refuser ce quart. Si ce dernier refuse ou ne répond pas dans le temps imparti, l’offre est envoyée au prochain employé ayant le plus d’ancienneté, et ainsi de suite. Dans le cas où personne n’accepterait l’offre, une notification vous sera directement envoyée pour vous permettre de gérer manuellement la situation.

Une fonctionnalité qui facilite le respect des conventions collectives

La gestion des quarts à combler pouvait devenir plus complexe et chronophage pour certaines entreprises qui utilisent Agendrix. La raison est simple : certaines conventions collectives exigent le respect de l’ordre d’ancienneté pour ce qui est de l’assignation de quarts à combler.

De plus, plusieurs conventions collectives exigent aussi que les gestionnaires donnent un certain délai de réponse avant de passer à un autre employé, contrainte qui multiplie le temps nécessaire pour arriver au bout du processus.
En utilisant Agendrix pour gérer les quarts à combler par ancienneté, les gestionnaires s’évitent donc d’avoir à contacter leurs employés un par un.

Les étapes pour envoyer des quarts à combler par ordre d’ancienneté

Rappelons d’abord que les quarts à combler par ordre d’ancienneté sont disponibles aux organisations abonnées au plan Plus.

Avant de créer des quarts à combler par ordre d’ancienneté, vous devez d’abord activer la fonctionnalité :

• Une fois connecté à votre compte Agendrix, cliquez sur l’onglet Paramètres dans le menu de navigation principal, cliquez sur Gestion d’horaires, puis sur Ancienneté dans le sous-menu.
• Activez le paramètre Offrir les quarts à combler par ordre d’ancienneté et spécifiez un temps dans le champ Temps de réponse limite au besoin.
• Appuyez sur Sauvegarder.

Pour publier des quarts à combler par ordre d’ancienneté :

• Cliquez sur l’onglet Horaire dans le menu de navigation principal.
• En vue de jour ou de semaine, cliquez dans une cellule de la rangée des Quarts à combler dans la partie supérieure du planificateur.
• Fournissez les informations nécessaires (heure de début et de fin, position, et autres), puis cliquez sur Gérer l’audience.
• Dans le volet, l’option Par ancienneté devrait être activée par défaut; si ce n’est pas le cas, activez-la. Au besoin, il est aussi possible d’inclure ou d’exclure des employés de l’audience à cet endroit.
• Fermez le volet en sauvegardant vos modifications au besoin, cliquez sur Créer, puis publiez l’horaire.

Sur publication du quart à combler, les employés inclus dans votre audience seront notifiés individuellement par ordre d’ancienneté. Si le premier employé refuse l’offre, le prochain employé dans la liste sera notifié de l’offre, et ainsi de suite.

Bonne découverte!