11 problèmes liés à la gestion des horaires et comment les résoudre

Ironiquement, la plupart des problèmes de planification des horaires peuvent être facilement résolus avec des méthodes et des outils efficaces de gestion des horaires. Voici 11 des problèmes les plus courants rencontrés par les gestionnaires lors de la planification des horaires de travail et comment les résoudre.

11 problèmes de planification des horaires des employés les plus courants :

1. Mauvaise organisation;
2. Manque de personnel;
3. Surplanification (trop de quarts de travail);
4. Absentéisme et absences de dernière minute;
5. Roulement du personnel;
6. Vacances et congés;
7. Manque de disponibilité;
8. Maladie;
9. Heures supplémentaires;
10. Planificationsur appel;
11. Répartition inégale des quarts de travail.

11 problèmes de gestion des horaires de travail et comment les résoudre

Les problèmes de planification des horaires sont l’une des principales causes d’insatisfaction au travail et de roulement élevé du personnel – tant pour les gestionnaires que pour les travailleurs de première ligne.

Les problèmes de gestion des horaires sont couramment observés dans des secteurs d’activité comme les restaurants et les bars, les maisons de retraite, les commerces de détail et les hôtels et l’hébergement, qui ont tendance à être plus vulnérables au roulement élevé du personnel et aux pénuries de main-d’œuvre.

1. Mauvaise organisation

La désorganisation est particulièrement problématique lorsqu’il s’agit de tâches récurrentes telles que la planification des horaires. Elle a une incidence directe sur le bien-être des employés et la satisfaction globale au travail. Par extension, elle affecte également le service à la clientèle et les performances de l’entreprise.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison d’une mauvaise organisation :

• Prendre la planification des horaires des employés au sérieux. Reconnaître l’incidence directe de la planification des horaires de travail sur la satisfaction au travail, la rétention des employés et la réussite de l’entreprise. Allouer le temps et les ressources nécessaires pour gérer cette tâche récurrente de la manière la plus optimale possible.
• Suivre les meilleures pratiques de planification des horaires. Que vous ayez besoin de planifier les horaires de vos employés à temps partiel ou à temps plein, selon un horaire fixe ou rotatif, il existe des techniques et des approches éprouvées qui élimineront les problèmes courants d’horaires.
• Automatiser la gestion des horaires. Cela éliminera la majeure partie du travail manuel fastidieux que vous devez effectuer lors de la création, du partage et de la mise à jour de vos horaires de travail. Réduisez les erreurs, partagez les informations en temps réel et facilitez grandement la gestion des changements de dernière minute.

2. Manque de personnel

La pénurie de main-d’œuvre actuelle est difficile pour les entreprises de partout : pas toujours évident d’avoir suffisamment d’employés pour combler les besoins de personnel. Même le meilleur propriétaire d’entreprise aura du mal à couvrir tous les quarts de travail s’il n’y a tout simplement pas assez d’employés pour ce faire.

Ce ne sont pas tous les employés qui sont ouverts aux heures supplémentaires. Tandis que d’autres employés sont plus qu’heureux d’accepter des quarts supplémentaires. Mais trop d’heures supplémentaires peuvent entraîner un épuisement professionnel, des accidents de travail et également un mauvais service à la clientèle.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison du manque de personnel :

Embaucher plus d’employés, en particulier du personnel à temps partiel. L’embauche d’un plus grand nombre d’employés à temps partiel pour prendre les quarts de travail non désirés du soir et de la fin de semaine libère votre personnel à temps plein. Cependant, si votre manque de main-d’œuvre est dû à une faible rétention des employés, il ne s’agit peut-être que d’une solution à court terme. Portez une attention particulière à l’intégration des nouveaux employés, mettez en œuvre des pratiques d’horaire équitables, évitez les changements de dernière minute, etc.

Faire de votre entreprise un lieu de travail plus attrayant. Le problème actuel de pénurie de main-d’œuvre vous empêche-t-il d’attirer les candidatures d’employés potentiels? Êtes-vous incapable de servir les clients à un niveau acceptable? Envisagez bonifier votre offre. Par exemple, vous pouvez :

• Prendre en compte les préférences de quart de travail des employés;
• Donner un horaire flexible;
• Augmenter les salaires;
• Offrir de meilleurs avantages sociaux;
• Contribuer aux frais de transport;
• Offrir plus de congés payés pour des raisons liées à la santé;
• Fournir des boissons et des collations gratuites;
• Faciliter l’accès aux services de garde;
• Permettre aux employés de pratiquer le télétravail (le cas échéant).

Optimiser votre main-d’œuvre actuelle. Même en tant que petite entreprise, vous pouvez grandement bénéficier de l’utilisation d’outils pour optimiser votre main-d’œuvre actuelle. Il sera beaucoup plus facile de :

• Répondre aux exigences de planification des horaires;
• S’assurer que chaque quart de travail est couvert par des employés avec les compétences nécessaires;
• Réduire au maximum les heures supplémentaires rémunérées;
• Prendre en compte les préférences des employés;
• Prédire les coûts de main-d’œuvre.

Le logiciel de gestion des horaires des employés d’Agendrix facilite la création d’horaires en ligne et le suivi des heures travaillées de vos employés. Accommodez facilement les échanges de quarts de travail, les demandes de jours de congé et les vacances.

Simplifiez la gestion de vos employés.

Horaires en ligne. Pointage. Communication.

Découvrez Agendrix

3.   Surplanification (trop de quarts de travail)

La surplanification des employés – soit leur donner trop de quarts de travail pour une période donnée – est un problème courant de gestion d’horaire qui peut conduire directement à un taux de roulement élevé des employés.

Il peut être très tentant pour les gestionnaires de planifier plus quarts de travail que ne le désirent pour leurs employés les plus dignes de confiance et les plus fiables. Mais demander à un employé de couvrir le quart de fermeture un soir et le faire revenir tôt le lendemain matin pour le quart d’ouverture peut avoir une incidence réelle sur la satisfaction des employés et leur rendement au travail.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison d’une surplanification :

• Essayer de donner aux membres de l’équipe au moins 12 heures de congé entre les quarts de travail. Si ce n’est pas possible, essayez de leur donner deux jours de congé consécutifs pour récupérer et maintenir leur équilibre travail-vie personnelle.
• Garder une trace de toutes les heures de travail et des congés des employés. Contrairement à la planification manuelle, un logiciel de suivi du temps vous avertira si vous surplanifiez un employé. Vous pouvez ainsi modifier votre horaire avant de le finaliser et de le publier.

4. Absentéisme et absences de dernière minute

Les employés sont d’abord des humains. Des imprévus peuvent soudainement arriver et les empêcher de se présenter au travail, comme une urgence médicale ou une gardienne d’enfants qui annule à la dernière minute.

Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, en moyenne, 3 % des travailleurs salariés à temps plein s’absentent régulièrement du travail.

Les employés qui ne se présentent pas au travail et les absences de dernière minute sont d’autres problèmes qui peuvent causer le chaos lors d’un quart de travail. Surtout si l’employé absent joue un rôle essentiel ou possède des compétences difficiles à remplacer.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison de l’absentéisme et des absences de dernière minute :

Il est raisonnable pour les employeurs de s’attendre à ce que les membres de l’équipe se présentent à leurs quarts de travail prévus ou à ce qu’ils les avertissent à l’avance s’ils ne sont pas en mesure de le faire.

Les employeurs doivent réaliser qu’il est possible que les employés manquent des quarts de travail de temps à autre. Les changements constants ou les changements soudains de quart de travail peuvent également augmenter le risque d’absentéisme des employés.

Définissez et communiquez des politiques claires pour les absences à votre équipe. Ces politiques devraient couvrir les absences prévues et imprévues.

• Être proactif et traiter directement avec l’employé qui ne s’est pas présenté. Utilisez vos rencontres individuelles comme prétexte pour discuter de l’incident afin de savoir ce qui s’est passé. Écoutez attentivement et expliquez comment ces manques affectent le succès et le moral de l’équipe.
• Planifier des quarts de travail sur appel. Un bon horaire devrait avoir au moins un employé sur appel pour chaque quart de travail. Si un employé n’est pas disponible pour venir travailler à la dernière minute, il y a quelqu’un prêt à couvrir à tout moment, sans que le gestionnaire ait à perdre du temps.
• Accommoder les remplacements de quarts de travail et les demandes de congés. Ne pas tenir compte de la disponibilité des employés est un moyen sûr pour que les employés ne se présentent pas à leurs quarts de travail prévus. L’échange de quarts de travail contribue également à réduire l’absentéisme.
• S’assurer que les employés sont pleinement conscients de leurs quarts de travail. Essayez de créer un horaire régulier pour les employés si possible. Et si nécessaire, demandez aux membres de l’équipe d’accepter leurs quarts de travail.

Agendrix est une application de gestion des horaires qui simplifie grandement le processus de planification pour tout gestionnaire d’entreprise. Il vous permet de voir quels employés ont vu et accepté leur horaire de travail.

Les systèmes de pointage intégrés peuvent aussi vous avertir si un employé ne s’est pas présenté à un quart de travail. Vous pouvez ensuite joindre l’employé pour savoir s’il est en retard ou informer les travailleurs sur appel de venir le remplacer. Voyez toutes les façons dont Agendrix simplifie la gestion des employés.

L’horaire parfait en quelques minutes.

Créez des horaires qui respectent les disponibilités de vos employés – et vos besoins en effectifs.

Découvrez Agendrix

5. Roulement du personnel

Le quiet quitting est sans doute le nouveau terme à la mode dans le monde du travail, mais ce qui empêche vraiment les propriétaires de petites entreprises de dormir la nuit, ce sont les employés qui démissionnent réellement.

Depuis le début de 2022, plus de 4 millions de personnes quittent leur emploi chaque mois. Une tendance record qui ne semble pas près de prendre fin. Si ce n’est pas assez effrayant, jusqu’à 40 % des travailleurs envisagent de quitter leur emploi bientôt.

Le roulement du personnel peut être dévastateur pour une entreprise. À un taux « acceptable », il peut avoir un effet négatif sur le moral des employés et la productivité de l’équipe. Aux taux élevés que nous observons aujourd’hui, il peut nuire sérieusement à la satisfaction de la clientèle et à la réputation de l’entreprise.

La pandémie de COVID n’est pas la seule raison pour laquelle tant d’employés démissionnent. Découvrez d’autres raisons pour lesquelles vos employés vous quittent et comment réduire le roulement du personnel.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison du roulement élevé du personnel :

• Embaucher les bons employés. Apprenez à identifier les bons candidats et améliorez vos techniques d’entrevue afin de pouvoir examiner correctement les employés potentiels. Le bon employé doit non seulement répondre aux exigences du poste, mais aussi s’intégrer à l’équipe et à la culture de l’entreprise.
• Améliorer votre processus d’intégration des employés. Une étude menée par Glassdoor a révélé qu’un bon processus d’onboarding peut augmenter la rétention des nouveaux employés jusqu’à 82 %.
• Tenir compte de la disponibilité des employés et de leurs préférences. Dans la mesure du possible, accommodez les demandes de congé et les préférences de l’employé pour travailler le jour, la nuit ou la fin de semaine. Un logiciel automatisé de planification des horaires comme Agendrix facilitera la gestion des préférences de toute l’équipe.
• Encourager un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle. Prenez en compte les préférences des employés lors de la création des horaires de travail.
• Soutenir le développement professionnel de l’employé. Fournissez des formations sur une base régulière, ainsi que des rétroactions sur le rendement au travail. Aidez l’employé à se fixer un objectif de carrière et aidez-le à y parvenir.
• Reconnaître et récompenser le bon travail des employés. En plus de favoriser le bien-être et la motivation de vos employés, cela améliorera la fidélité des employés et fera de votre entreprise un lieu de travail plus attrayant.

Voir des exemples de messages d’appréciation des employés.

6. Vacances et congés

Les vacances des employés et les congés prévus ne créent pas nécessairement le même niveau de chaos au travail qu’un employé qui ne se présente pas, mais ils peuvent certainement compliquer la planification des horaires. Surtout si vous créez encore des horaires de travail manuellement.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison des vacances et des congés des employés :

• Former les employés de façon polyvalente. Au lieu d’avoir à embaucher, intégrer et former de nouveaux talents, vous pouvez aider les membres actuels de votre équipe à développer de nouvelles compétences tout en couvrant vos besoins en personnel.
• Automatiser votre processus de planification. Une application de planification des horaires des employés comme Agendrix vous avisera automatiquement si vous essayez de planifier un employé pendant son congé. De cette façon, vous n’avez pas à vous soucier de créer par inadvertance une situation d’urgence.

7. Manque de disponibilité

Vous souhaitez peut-être que votre entreprise de vente au détail ou de sécurité fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, mais ce n’est pas le cas de vos employés. Ils veulent travailler pour vivre, et non l’inverse.

Beaucoup de gens préfèrent travailler le premier quart de travail, mais certains préfèrent travailler le dernier quart ou même travailler la fin de semaine. En tant que gestionnaire, il est difficile de répondre aux préférences d’horaire de chacun. Mais si vous insistez et planifiez des quarts de travail dont vos employés ne veulent pas, il y a de fortes chances qu’ils disent simplement qu’ils ne sont pas disponibles pour les quarts de travail à venir.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison du manque de disponibilité des employés :

• Améliorer vos pratiques d’embauche. Embauchez une équipe équilibrée de membres de l’équipe qui sont ouverts à travailler différents quarts de travail, qui ont des compétences différentes et qui ont des modes de vie et des ambitions de carrière différents. Si la plupart des membres de votre équipe sont des employés à temps plein avec des enfants, envisagez d’embaucher des employés à temps partiel tels que des étudiants ou des semi-retraités afin que les quarts de travail plus difficiles à combler comme les fins de semaine et les vacances soient plus faciles à couvrir.
• Stimuler les employés. Encouragez les membres de l’équipe à accumuler plus d’heures en offrant des primes ou avec un taux horaire plus élevé pour certains quarts. Ou répondez mieux à leurs préférences en matière d’horaire.
• Améliorer votre milieu de travail. Cherchez des moyens de faire de votre entreprise un milieu de travail plus attrayant.
• Devenir un meilleur gestionnaire. Selon un récent sondage Gallup, 70 % de l’engagement des employés dépend du gestionnaire. Une mauvaise gestion de la main-d’œuvre est un moyen sûr d’arriver à une faible disponibilité des employés.

8. Maladie

La plupart des gestionnaires conviendraient qu’il est important de mettre fin au présentéisme, c’est-à-dire le phénomène des employés qui se présentent au travail lorsqu’ils sont malades, blessés ou en raison d’une autre condition. Les gestionnaires doivent tenir compte de la probabilité d’absences pour cause de maladie ou de santé.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison de la santé des employés :

• Réexaminer votre lieu de travail. Si les employés tombent fréquemment malades, il pourrait être judicieux de vous assurer d’offrir un milieu de travail sûr et sain. Et que vos horaires de travail permettent un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle. Lorsque les travailleurs sont équilibrés et heureux, ils sont plus productifs, prennent moins de jours de maladie, et sont plus susceptibles de rester dans leur emploi.
• Planifier un employé de remplacement. Prévoyez au moins un salarié sur appel pour chaque quart de travail au cas où un employé n’est pas disponible pour se présenter au travail en raison d’une maladie.
• Ajouter plus de flexibilité aux horaires de travail. Si un employé n’est pas en mesure de travailler un quart de travail entier, mais qu’il est physiquement et mentalement capable de travailler un quart de travail plus court, envisagez d’autoriser cette option. Ou laissez-les travailler à domicile, si leur rôle le permet.

9. Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires des employés sont parfois nécessaires, mais elles finiront par augmenter les coûts de main-d’œuvre et peuvent potentiellement nuire au moral des employés.

La planification d’heures supplémentaires excessives peut également augmenter le risque d’épuisement professionnel. Cela peut avoir une incidence négative sur le service à la clientèle, réduisant davantage les bénéfices de votre entreprise.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison des heures supplémentaires :

• Éviter de prévoir des heures supplémentaires. Définissez le nombre maximal d’heures de travail qu’un employé peut travailler. Utilisez un logiciel de planification des horaires de travail qui vous signale automatiquement si vous planifiez trop d’heures de travail pour un employé en une semaine.
• Surveiller attentivement les heures de travail. Les heures de travail prévues et les heures de travail réelles ne sont pas nécessairement la même chose. Utilisez un logiciel de pointage automatique / suivi du temps afin de voir en temps réel combien d’heures chaque employé accumule au fur et à mesure que la semaine avance.
• Embaucher plus d’employés. Si malgré tous vos efforts vous n’arrivez pas à éviter les heures supplémentaires pour votre équipe existante, envisagez d’ajouter de nouveaux membres à l’équipe.
• Réduire vos heures d’ouverture. Il s’agit d’une mesure drastique, mais qui peut être nécessaire si les coûts de main-d’œuvre, la fatigue des travailleurs ou l’expérience client sont excessivement affectés.

 10. Planification sur appel

La planification des employés sur appel est depuis longtemps une pratique courante dans les secteurs d’activité où la demande des clients est imprévisible, telles que les centres d’appels et les commerces de détail.

Avoir des employés stand-by peut s’avérer très bénéfique pour votre entreprise, mais c’est aussi frustrant pour vos employés, car cette pratique de planification rend difficile pour eux de planifier leur journée.

Les membres de l’équipe peuvent être appelés à la dernière minute, pour leur dire de venir au travail. Ils peuvent tout aussi bien être appelés pour leur dire : « C’est calme; restez à la maison. » Cela peut créer un stress excessif, une faible satisfaction des employés et un mauvais rendement au travail pour votre personnel.

L’horaire parfait en quelques minutes.

Créez des horaires qui respectent les disponibilités de vos employés – et vos besoins en effectifs.

Découvrez Agendrix

Comment résoudre les problèmes de planification en raison de la planification sur appel :

• Étudier les tendances passées en matière de dotation en personnel et d’achalandage. Un logiciel de planification des horaires vous permettra de voir vos données historiques en un seul clic, ce qui vous aidera à déterminer le bon nombre d’employés pour chaque quart de travail.
• Offrir de meilleurs avantages au personnel sur appel. Indemnisez les travailleurs pour l’irritant supplémentaire d’avoir à être en attente.
• Garantir un nombre minimum d’heures pour les employés sur appel. Même si finalement ils ne travaillent pas toutes ces heures. Cela peut réduire considérablement le taux de roulement de votre personnel.
• Recourir à des quarts de travail prolongés. Cette approche alternative à la planification des horaires sur appel avise les employés pendant qu’ils sont au travail s’ils doivent rester au travail un peu plus longtemps. Plutôt que d’organiser leur journée autour de la possibilité d’être appelés ou non, les employés travaillent simplement quelques heures de plus ce jour-là.
• Donner aux employés plus de contrôle sur leurs horaires de travail. Utilisez un logiciel de gestion des horaires pour permettre aux employés d’indiquer leurs disponibilités, de spécifier leurs préférences de quart de travail et d’échanger les quarts de travail de manière autonome. Cela réduira considérablement les maux de tête pour la direction et augmentera la satisfaction des employés.

 11. Répartition inégale des quarts de travail

Différents travailleurs ont une disponibilité de quart de travail différente, mais aussi des compétences professionnelles et des forces différentes. Tous les gestionnaires ont un certain membre de l’équipe qu’ils préfèrent pour des tâches spécifiques, telles que l’ouverture ou la fermeture de magasins.

En tant que gestionnaire, il est important d’être orienté affaires, mais aussi équitable envers les employés. Un horaire injuste affectera le moral de votre équipe.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison de la répartition inégale des quarts de travail :

• Utiliser un logiciel de planification. Il vous permettra de voir la répartition des employés en un coup d’œil.
• Accommoder les préférences pour les quarts de travail. Créez des horaires qui permettent aux employés de travailler leurs quarts de travail préférés, tout en tenant compte de l’expérience professionnel. Cela renforcera la fidélité des employés et augmentera les profits de votre entreprise.

Résolvez même les problèmes de gestion d’horaires les plus difficiles grâce à Agendrix

Les dirigeants d’entreprise et les propriétaires de PME sont constamment confrontés à toutes sortes de problèmes d’horaire. Ceux qui adoptent le logiciel de planification Agendrix voient beaucoup de ces problèmes disparaître presque du jour au lendemain.

L’automatisation de la gestion des horaires permettra de mieux utiliser vos ressources humaines, de réduire les coûts de main-d’œuvre et d’améliorer votre expérience client.

Joignez-vous aux nombreuses entreprises qui ont amélioré leurs résultats d’affaires grâce au logiciel Agendrix.