Le vol de temps n’est pas un phénomène nouveau, mais on en parle certainement plus depuis quelques années.
Le vol de temps est sur toutes les lèvres puisqu’il a des effets tangibles et négatifs sur les entreprises : des pertes monétaires, un climat de travail malsain, une perte de productivité, etc.
Il peut aussi créer énormément de tension au sein d’une équipe de travail. Heureusement, il existe plusieurs pratiques RH à mettre en place dans votre organisation pour lutter contre le vol de temps.
Vol de temps, vous dites?
Le vol de temps, c’est lorsqu’un employé est rémunéré pour des tâches qu’il n’a pas accomplies, ou pour du temps qu’il n’a pas vraiment travaillé.
Qu’est-ce qui différencie le vol de temps de la perte de temps?
Le vol de temps implique qu’un employé a des intentions frauduleuses et qu’il souhaite volontairement causer du tort à une entreprise. Si vos employés sont parfois moins productifs ou discutent entre eux au lieu de travailler, il ne s’agit donc pas nécessairement de vol de temps, mais plutôt d’une simple perte de temps.
Toutes les industries et les types d’entreprises peuvent être touchés par le vol de temps. Que vous soyez gestionnaire dans un restaurant de quartier ou dans un centre d’appel, certains de vos employés pourraient faire du vol de temps.
Pour une petite entreprise, le vol de temps peut représenter des pertes de plusieurs milliers de dollars. Par exemple, si un seul de vos employés est systématiquement en retard de 15 minutes tous les jours et qu’il travaille à temps plein à un taux horaire de 18 $ de l’heure, vous pourriez perdre 1170 $ par année. Si plusieurs de vos employés falsifient leurs feuilles de temps régulièrement, les pertes peuvent rapidement gonfler.
75 % des entreprises admettent même être conscientes de perdre de l’argent annuellement en raison du buddy punching (pointage par un collègue).
Que vous ayez des employés payés à l’heure ou des salariés rémunérés annuellement, le vol de temps vous concerne certainement.
Comment les employés volent-ils du temps?
Les employés peuvent voler du temps de plusieurs façons. Voici quelques exemples :
- Inscrire de fausses heures de travail sur leurs feuilles de temps, ou pointer volontairement plusieurs minutes après avoir fini de travailler;
- Demander à un collègue de pointer à sa place, parfois appelé buddy punching;
- Prendre des pauses plus longues que ce qui est autorisé par l’entreprise;
- Utiliser son temps de travail pour des activités personnelles;
- Perdre du temps sur internet ou sur les réseaux sociaux;
- Ne pas commencer à travailler dès qu’ils pointent;
- Perdre du temps à faire autre chose que les tâches qu’ils sont censés faire;
- Se cacher du gestionnaire;
- Travailler lentement de manière volontaire.
5 trucs pour prévenir le vol de temps dans votre organisation
1. Mettre en place des évaluations de rendement plus fréquentes
Si vos employés se sentent bien encadrés, ils auront nettement moins tendance à pratiquer le vol de temps. Une bonne façon d’être proactif est de réaliser des évaluations de performance plus fréquemment.
L’évaluation annuelle n’est pas suffisante pour réellement suivre le progrès et encadrer vos employés. Pour assurer un bon suivi, faites au moins 2 évaluations par année.
Ainsi, vous pouvez clarifier les attentes que vous avez envers la qualité et la performance de travail des membres de votre équipe. Vous pourrez aussi mettre en place de nouveaux objectifs pour les inciter à être plus efficaces au travail. Vous serez rapidement en mesure d’identifier si leur performance décline ou s’améliore.
Vous pouvez utiliser un guide d’évaluation de rendement afin de structurer vos évaluations plus facilement.
2. Évitez le micromanagement
Le micromanagement n’est jamais une bonne solution. Efforcez-vous plutôt de bien former vos employés et faites leur confiance.
Le micromanagement provoque souvent, sinon à tout coup, une diminution de la motivation et de l’engagement des employés. Cette méthode de gestion pourrait même avoir l’effet pervers de leur donner envie de pratiquer le vol de temps dès que vous avez le dos tourné.
Si vous donnez les bons outils à vos employés et leur faites confiance, il y a beaucoup plus de chance qu’ils donnent leur 100 % au boulot.
Misez sur la transparence et l’honnêteté afin de bâtir des relations de confiance avec vos employés. C’est en donnant vous-même l’exemple que vous pourrez y arriver.
N’oubliez pas de présenter vos politiques et procédures RH à vos employés afin qu’ils connaissent la politique d’utilisation des cellulaires, par exemple. Cela vous évitera de devoir tout le temps jouer à la police.
3. Utilisez un logiciel de gestion des horaires pour suivre le temps des employés
Une des façons les plus répandues de faire du vol de temps est de faire du buddy punching, c’est-à-dire demander à un collègue de pointer à notre place avant ou après notre arrivée.
Avec un logiciel de gestion des horaires, le suivi du temps de travail se fait grâce à un logiciel beaucoup plus précis qu’une feuille de temps remplie à la main. Le temps de travail de vos employés est enregistré à l’aide d’un NIP qu’ils doivent composer à chaque fois qu’ils arrivent au travail, prennent une pause ou terminent leur journée.
Certains logiciels, comme Agendrix, offrent même la possibilité de prendre une photo de l’employé au moment de pointer. Ainsi, vous êtes certain que vos employés sont au bon endroit, au bon moment.
Certains logiciels offrent aussi la localisation GPS afin de vous assurer que vos employés sont bien sur leur lieu de travail lorsqu’ils pointent depuis un appareil mobile. Cette solution peut être très utile pour des industries où le personnel doit se déplacer, comme la construction ou les soins à domicile, par exemple.
De pair avec l’utilisation d’un logiciel de gestion d‘horaires, vous pouvez aussi mettre en place une politique de temps et de présence claire qui explique aux employés quelles sont les conséquences du vol de temps. Ainsi, il sera beaucoup plus facile d’aller de l’avant avec des actions disciplinaires si nécessaire.
4. Bâtir une culture d’entreprise stimulante et intéressante
Cela va sans dire, les employés qui bénéficient de conditions de travail adéquates ont moins tendance à vouloir causer du tort à leur employeur volontairement. Pour éviter le vol de temps, veillez à offrir des salaires adéquats et mettez le bien-être de vos employés en priorité.
Une culture d’entreprise basée sur la reconnaissance et le bien-être des employés est aussi un outil merveilleux pour lutter contre le vol de temps. C’est bien simple, plus vos employés sont heureux et épanouis au travail, moins ils voudront nuire à leur employeur.
Par exemple, au lieu de réprimander vos employés parce qu’ils ont tendance à étirer leurs pauses, demandez-vous plutôt s’il pourrait y avoir une raison derrière leur comportement. Peut-être que vous constaterez qu’ils sont épuisés et ont besoin de ce temps de pause supplémentaire pour bien faire leur travail.
Dans ce cas, mettez au clair avec eux que vous comprenez leur situation, êtes reconnaissant de leur travail et offrez-leur un temps de pause supplémentaire. Un gestionnaire qui a confiance en son équipe leur permettra d’allonger leurs pauses de quelques minutes, surtout si la charge de travail est élevée.
Développez des relations cordiales avec vos employés et encouragez-les à faire de même avec leurs collègues afin que l’ambiance de travail soit amicale et saine. Empêcher vos employés d’avoir du plaisir ou discuter entre eux est contre-productif.
Évidemment, si un employé perd constamment son temps, il peut y avoir matière à intervenir. Usez de votre gros bon sens pour déterminer si le comportement d’un employé nuit à sa performance de travail.
5. Mettre des actions disciplinaires en place lorsque nécessaire
Le sujet du vol de temps peut être très complexe. Ainsi, si vous soupçonnez un employé de faire du vol de temps, soyez certain de documenter vos observations et de mettre en place des mesures disciplinaires en conséquence. Prenez soin de garder des traces dans le dossier de l’employé.
Vous devriez traiter le vol de temps avec autant de sérieux que le vol de matériel. Ainsi, n’hésitez pas à rencontrer l’employé fautif et à mettre des mesures disciplinaires en place. Sinon, cela pourrait envoyer le message comme quoi vous tolérez ce genre de comportement au sein de votre équipe.
Par contre, ne privez jamais un de vos employés de son salaire sans avoir consulté un expert du droit du travail. En tant qu’employeur, vous êtes dans l’obligation de payer vos employés, vous devez donc d’abord verser leur salaire et ensuite faire les démarches légales pour retrouver votre argent.
Vous devez aussi être en mesure de prouver que l’employé ne faisait pas que perdre son temps, mais qu’il avait plutôt une intention frauduleuse. Bref, avant de licencier un employé pour faute grave à cause du vol de temps, mieux vaut toujours consulter un expert.
La ligne peut être mince entre perte de temps et vol de temps. Utilisez votre bon jugement pour déterminer quelles situations doivent vraiment nécessiter des démarches disciplinaires pour faute grave.
Aux grands maux, les grands moyens
Vous jugez qu’il existe un problème de vol ou de perte de temps démesuré dans votre organisation? Vous pouvez mettre en place des dispositifs de surveillance afin de garder à l’œil vos employés.
Par contre, cela pourrait avoir des répercussions négatives sur la motivation et l’engagement de vos employés. Adopter cette solution ne se fait donc pas avec un grain de sel.
