La planification des quarts de travail : avantages et meilleures pratiques
Saviez-vous qu’une bonne planification des quarts de travail peut rendre les employés plus heureux et plus productifs? En plus de réduire vos coûts de main-d’œuvre? Et ce n’est pas tout.
En apportant quelques modifications minimes à vos méthodes de planification des quarts de travail, vous pouvez améliorer considérablement les bénéfices de votre entreprise. Voici les avantages et les meilleures pratiques d’une planification efficace des quarts de travail.
Points clés à retenir :
- Une planification efficace des quarts de travail des employés peut être bénéfique pour les entreprises de plusieurs façons : des employés plus productifs et plus heureux, un suivi des heures travaillées plus facile et des budgets de main-d’œuvre mieux gérés.
- L’une des meilleures pratiques en matière de planification des quarts de travail consiste à utiliser un logiciel de gestion des horaires de travail. Cet outil simplifiera tous les aspects de la gestion des employés, de la gestion des horaires et de la gestion de la paie.
- Lorsque vous recherchez un logiciel de planification des quarts de travail, cherchez-en un qui correspond le mieux à votre entreprise et à vos besoins spécifiques. Pour tirer le meilleur parti de cet outil, privilégiez les solutions dotées de fonctions puissantes et d’outils de suivi qui vous permettront d’analyser les données en vue d’améliorer vos pratiques en continu.
Qu’est-ce que la planification des quarts de travail?
La planification des quarts de travail est le processus d’attribution des employés à des quarts de travail de façon stratégique afin de répondre aux besoins d’une organisation. Elle est essentielle pour les entreprises qui ont des besoins complexes en matière d’horaires, comme celles des secteurs de la santé, de l’hôtellerie, de la vente au détail et de la fabrication.
Une stratégie efficace de planification des quarts de travail ne se limite pas à l’optimisation des horaires. Elle permet également de stimuler la productivité, de réduire les coûts de main-d’œuvre et d’éliminer les interruptions de service ou de production. Elle peut également accroître la satisfaction du personnel, réduire le taux de roulement et stimuler la croissance de l’entreprise.
Les avantages de la planification des quarts de travail
La planification des quarts de travail est essentielle pour les entreprises qui ont des besoins complexes en matière d’horaires et qui emploient plusieurs travailleurs horaires (par quarts). Lorsqu’elle est bien faite, elle comble le vide entre les besoins de l’organisation et la disponibilité de la main-d’œuvre, garantissant ainsi l’exécution efficace des tâches sans perte de temps ou de ressources.
Les avantages de la planification des quarts de travail incluent :
- L’optimisation de la productivité : les gestionnaires sont plus aptes à planifier le bon nombre d’employés pour les heures d’achalandage fort, évitant ainsi le risque de sureffectif ou de sous-effectif.
- La meilleure gestion des coûts : les entreprises peuvent réduire les dépenses liées aux heures supplémentaires et minimiser les coûts de main-d’œuvre en adaptant la taille des équipes aux besoins de l’entreprise.
- L’amélioration de la satisfaction des employés : les entreprises qui créent des horaires justes et prévisibles constatent plus de motivation chez leurs employés et un taux de roulement du personnel plus faible.
- Le respect des loi relatives au travail : les entreprises sont plus à même de respecter la réglementation du travail, par exemple en garantissant des pauses et des heures de travail appropriées.
- L’amélioration de l’expérience client : les entreprises constatent une réduction des temps d’attente des clients et une amélioration de la qualité du service.
- La flexibilité des opérations : les gestionnaires ont une vision claire des disponibilités de la main-d’œuvre, ce qui leur permet de s’adapter plus rapidement aux changements imprévus ou aux situations d’urgence.
- L’affectation efficace des ressources : les gestionnaires peuvent mettre à profit l’expertise des ressources en alignant les compétences des employés sur les exigences des quarts à combler.
- La diminution des conflits : les gestionnaires peuvent minimiser les conflits d’horaires et veiller à ce que les employés soient affectés aux quarts de travail souhaités, ce qui contribue à créer un environnement de travail harmonieux.
- La prise de décision améliorée : les entreprises sont plus aptes à se préparer aux périodes de forte activité en analysant les données historiques et en prévoyant les besoins futurs.
Meilleures pratiques pour la planification des quarts de travail
Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques les plus répandues en matière de planification des quarts de travail. Le respect de ces pratiques se traduira par un environnement de travail plus efficace et plus harmonieux, garantissant à la fois les besoins de l’entreprise et la satisfaction des employés.
Comprendre les besoins de votre entreprise
Avant de créer un horaire de travail, il est essentiel de connaître les périodes de pointe et les périodes plus calmes de votre entreprise, ainsi que tout événement ou circonstance particulière susceptible d’influencer sur les besoins en personnel.
Conseil : Analysez l’historique des données relatives aux ventes et au personnel, ainsi que vos anciens horaires, afin d’obtenir des informations utiles pour la planification.
Connaître les forces et les faiblesses de votre équipe
Chaque employé a ses forces et des points d’amélioration qui lui sont propres. Alignez les quarts de travail en fonction des compétences et de l’expertise de chacun afin d’optimiser la productivité de l’équipe.
Conseil : Attribuez différents postes (tels que caissier/serveur/hôtesse) aux employés afin de savoir quels employés sont en mesure d’assurer les différentes fonctions. Vous pouvez également ajouter des documents et des notes pertinents aux dossiers des employés, tels qu’un diplôme, une certification spéciale ou une formation (comme celle de secouriste).
Tenir compte de la disponibilité de vos employés
Tenez toujours compte de la disponibilité des employés lorsqu’il s’agit de planifier leur horaire, en particulier si les quarts de travail sont fractionnés ou consécutifs. Vous minimiserez ainsi le risque de conflits d’horaires ou d’absences.
Conseil : Demandez régulièrement à vos employés de remplir un formulaire de disponibilité. Téléchargez notre modèle gratuit de formulaire de disponibilité des employés.
Rotation des quarts de travail de week-end et de nuit
Veillez à être équitable et prévenez l’épuisement professionnel de vos employés qui font du travail posté (par quarts). Faites la rotation des quarts de fin de semaine ou de nuit parmi le personnel, de sorte que les mêmes personnes ne travaillent pas toujours aux heures les moins souhaitables. Cela dit, évitez les changements de quarts trop fréquents, car cela peut être difficile pour une petite équipe.
Conseil : Découvrez quel horaire de travail rotatif convient le mieux à votre entreprise.
Utiliser un logiciel pour la planification des quarts de travail
Les problèmes modernes exigent des solutions modernes. Les logiciels de planification des quarts de travail permettent de simplifier le processus de planification et d’assignation de tâches ou encore de réduire les erreurs et de gagner du temps.
Conseil : Recherchez des essais gratuits de logiciels de planification des horaires afin de déterminer celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Prévoir des pauses
Veillez à ce que votre horaire respecte la législation du travail en place pour les temps de repas, de pause, les congés annuels, etc. Les employés doivent disposer de suffisamment de temps d’arrêt pendant leur travail et au cours de l’année.
Conseil : Restez au fait des lois du travail provinciales et nationales.
Planifier à l’avance
Le fait de partager les horaires aux employés longtemps à l’avance leur donne le temps de planifier leur vie personnelle et les événements familiaux en fonction de leurs engagements professionnels. Les planificateurs de quarts de travail ont également le temps d’aborder les conflits d’horaire potentiels dès le début et d’apporter les modifications nécessaires.
Conseil : Certaines lois sur la semaine de travail équitable exigent un préavis de 14 jours avant le début de la première période de travail, d’autres de 21 jours.
Mettre en place un canal de communication clair
Qu’il s’agisse d’un logiciel, d’un tableau d’affichage ou de réunions régulières, assurez-vous qu’il existe une méthode claire pour communiquer les échanges de quarts ou les mises à jour de l’horaire.
Conseil : Simplifiez les tâches de planification et la communication en optant pour un logiciel de gestion des employés qui inclut des outils de collaboration et de communication d’équipe.
Former plusieurs employés pour différents postes
La formation transversale peut s’avérer inestimable, surtout si vous avez une petite équipe. Lorsqu’un employé manque quelques quarts de travail pour cause de maladie ou de congés annuels, le fait d’avoir une autre personne formée peut éviter des perturbations.
Conseil : Voyez comment faire un plan de formation.
Prévoir et s’ajuster
Utilisez les données historiques et les tendances du moment pour prévoir les besoins en personnel. Si vous remarquez que certaines périodes nécessitent systématiquement plus de personnel, adaptez vos horaires en conséquence.
Conseil : Créez un tableau de bord pour suivre les présences, les retards et les absences des employés, ainsi que les anniversaires de travail à venir.
Mettre en place un système clair pour l’échange de quarts
Il arrive que des employés doivent échanger leurs quarts de travail. Mettre en place un protocole clair garantit que l’échange de quarts se déroule sans problème et sans risque de sous-effectif.
Conseil : Voyez comment planifier avec facilité les échanges de quarts entre employés.
Être flexible et ouvert au feedback
Bien qu’il soit essentiel d’avoir un plan, s’il est trop rigide, cela peut se retourner contre vous. Soyez prêt à faire des ajustements en fonction des rétroactions de votre équipe. Il se peut qu’un autre modèle d’horaires soit plus logique pour votre petite équipe, par exemple des quarts fractionnés.
Conseil : Réalisez des sondages auprès de vos employés pour connaître leur perception du milieu de travail.
Favoriser le libre-service
Un logiciel de gestion des horaires permet aux employés de gérer leurs disponibilités, d’échanger leurs quarts de travail ou de demander des congés. Cela réduit la charge de travail des gestionnaires et permet aux employés d’avoir un certain contrôle sur leur horaire.
Conseil : Selon la « Society for Human Resource Management », répondre aux besoins des employés pour ce qui touche les horaires peut permettre de faire des économies, d’améliorer l’assiduité et de la productivité, ainsi qu’augmenter le niveau d’engagement des employés. Voyez comme il est facile pour les employés de soumettre une demande de congé dans le logiciel Agendrix.
Examiner et revoir
Examinez régulièrement dans quelle mesure les horaires de travail de vos employés répondent aux besoins de l’entreprise. Cela implique d’analyser la satisfaction des clients, la productivité de l’entreprise et les feedbacks des employés afin de procéder aux ajustements nécessaires.
Conseil : Utilisez votre logiciel de gestion des horaires pour suivre les indicateurs clés. Voir 25 indicateurs RH à inclure dans un tableau de bord.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des horaires
Les logiciels de gestion des horaires comme Agendrix sont conçus pour aider les entreprises à créer, gérer et communiquer les horaires de travail à leurs employés avec un minimum d’efforts. La plupart des logiciels disponibles sur le marché sont dotés d’une interface conviviale et d’une multitude de fonctionnalités pour la planification des quarts de travail. Les meilleurs logiciels peuvent s’adapter à de petites équipes ou à de grandes équipes dispersées sur plusieurs sites.
Les principales fonctionnalités à rechercher sont des modèles d’horaires intégrés pour les types de quarts de travail les plus fréquents, différents types de pointeuse, des applications mobiles, des notifications et des outils de suivi des heures travaillées et des coûts de main-d’œuvre.
En intégrant Agendrix à leurs opérations, les gestionnaires peuvent rapidement relever les défis liés à la planification des horaires de travail et s’assurer que ceux-ci correspondent aux exigences de l’entreprise et aux préférences des employés. Il en résulte un processus de planification simplifié, plus efficace et plus transparent. Cela se traduit par une augmentation de la productivité et de la satisfaction des employés.
Explication simple des étapes de l’utilisation d’Agendrix :
- Créez votre compte : Commencez par vous inscrire et créer un compte gratuit pour votre entreprise sur la plateforme Agendrix.
- Saisissez les coordonnées des employés : Ajoutez tous vos employés dans le système, y compris leurs coordonnées, leurs rôles, leur rémunération et tout autre détail pertinent.
- Recueillez les disponibilités de vos employés : Demandez aux employés de saisir leurs heures et jours de disponibilité afin que la personne qui crée les horaires ait ces informations à portée de main.
- Créez votre premier horaire : Utilisez les modèles de quarts de travail intégrés pour créer votre horaire de travail. Utilisez la fonction glisser-déposer pour remplir les quarts de travail ouverts, copier les quarts de travail d’un jour ou d’une semaine à l’autre, etc.
- Suivez les demandes de congés : Les employés peuvent soumettre des demandes de congé directement depuis la plateforme. Les gestionnaires peuvent consulter, approuver ou refuser ces demandes, et l’horaire s’ajustera en conséquence.
- Contrôlez les coûts de main-d’œuvre : Pendant que vous créez le calendrier, Agendrix fournit des calculs de coûts de main-d’œuvre en temps réel pour vous aider à respecter votre budget.
- Publiez et communiquez l’horaire : Une fois le planning finalisé, publiez-le. Les employés reçoivent des notifications instantanées concernant leurs horaires, et toute modification apportée ultérieurement est mise à jour en temps réel.
- Simplifiez les échanges de quarts de travail : Si les employés souhaitent échanger des quarts de travail, ils peuvent proposer l’échange directement dans le logiciel. Dès que le gestionnaire donne son accord — ou non, selon vos préférences — l’horaire est mis à jour automatiquement.
- Analysez et suivez les données : Le logiciel vous permet d’analyser des données telles que les coûts de main-d’œuvre, la ponctualité des employés, les heures travaillées et d’autres paramètres afin de prendre des décisions d’affaires éclairées pour votre entreprise.
- Faites des itérations pour vos horaires futurs : Au fur et à mesure que vous recueillez des données et des commentaires, ajustez votre processus de gestion des horaires pour une efficacité accrue au cours des semaines suivantes.
- Bénéficiez d’autres fonctionnalités : Simplifiez la gestion de vos employés grâce à d’autres fonctionnalités telles que le suivi du temps de travail, la communication centralisée, les sondages, la gestion des dossiers des employés, la reconnaissance entre pairs, etc.
Quelle est la première étape de la planification des quarts de travail?
La première étape de la planification des quarts de travail consiste à comprendre les besoins d’une entreprise. Il faut identifier les périodes de fort achalandage, les périodes plus tranquilles, les événements spéciaux, les quarts à combler ou toute autre circonstance susceptible d’influencer les besoins en personnel. Une compréhension approfondie de ces facteurs garantit que le processus de planification s’aligne sur les exigences opérationnelles de l’organisation et maximise la productivité.
Qu'est-ce que le processus de planification des quarts de travail?
Le processus de planification des quarts de travail commence par la compréhension des besoins d’une entreprise, puis par la collecte de données sur les compétences, les préférences et les disponibilités des employés. Ensuite, les horaires sont créés, soit à partir de zéro, soit à l’aide de modèles d’horaires, en tenant compte de facteurs tels que la répartition de la charge de travail, le respect des lois du travail et les exigences opérationnelles. Une fois l’horaire créé, celui-ci est communiqué à l’équipe et des ajustements sont apportés si nécessaire.
Des évaluations régulières garantissent que le processus évolue pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise et des employés.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de planification des quarts de travail?
Les petites entreprises tout comme les grandes équipes ayant des besoins complexes en matière de gestion des horaires peuvent tirer un grand profit de l’utilisation d’un logiciel de planification des quarts de travail.
Contrairement à la planification manuelle, qui peut être longue, sujette aux erreurs et inefficace, un logiciel de planification des quarts de travail simplifie l’ensemble du processus. Il agit comme une base de données centralisée des employés et permet aux gestionnaires d’analyser des données, allant du calcul des salaires bruts hebdomadaires aux budgets trimestriels de main-d’œuvre.
La plupart des logiciels de planification des horaires des employés sont dotés de fonctions de planification des quarts de travail et d’une interface utilisateur intuitive. Les logiciels les plus avancés comprennent des modèles d’horaires intégrés pour les types de quarts les plus courants et des notifications pour que les employés ne manquent jamais les mises à jour des quarts ou que les gestionnaires ne manquent jamais les demandes de congés.
Parmi les autres fonctions clés de certains logiciels figurent le suivi des disponibilités des employés et des communications simplifiées entre les responsables et les employés. Ce niveau d’automatisation garantit non seulement que les horaires les plus optimaux sont créés, mais aussi qu’ils soient ajustés rapidement en réponse à des changements imprévus. Les logiciels les plus avancés sont suffisamment flexibles pour s’adapter aux besoins spécifiques de plusieurs industries.
Au-delà de l’efficacité, les logiciels de planification des quarts de travail comme Agendrix intègrent des fonctions de pointeuse et des analyses puissantes pour fournir des informations sur les coûts de main-d’œuvre, la productivité et d’autres indicateurs de performance clés, aidant ainsi les entreprises à prendre des décisions éclairées.
Par exemple, une entreprise affirme que l’utilisation d’Agendrix a permis de réduire de 75 % le temps consacré à la gestion des tâches, ce qui se traduit par plusieurs heures économisées chaque semaine. L’intégration d’Agendrix dans leur mode de travail a non seulement optimisé l’efficacité opérationnelle, mais a également amélioré l’expérience globale du lieu de travail, tant pour les gestionnaires que pour les employés.
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