Planification des quarts de travail : comment maîtriser ce processus?

Les entreprises qui exercent leurs activités 24 heures par jour, 7 jours par semaine font souvent appel à ce type de planification. Il existe d’ailleurs différents types de quarts : quarts fixes, quarts fractionnés, quarts en rotation, quarts de fin de semaine, quarts sur appel, etc.

Cet article vous propose les étapes principales à suivre pour créer et gérer un horaire de travail qui optimisera le rendement de l’entreprise et augmentera la satisfaction des employés. Découvrez comment des outils de planification du travail permettent d’éviter les frustrations et les doutes reliés à la gestion manuelle des horaires.

Un horaire de travail par quarts, qu’est-ce que c’est?

Il s’agit d’une méthode de planification des horaires selon laquelle divers quarts de travail se succèdent. Les entreprises qui exercent leurs activités en continu font régulièrement appel aux horaires de travail par quarts. Souvent, les employés se voient attribuer des jours et des heures de travail précis, mais les horaires peuvent varier selon le type de quarts utilisés : fixes, fractionnés, rotatifs, de fin de semaine, sur appel, etc.

Les avantages de la planification d’horaires par quarts pour vos employés

Les entreprises qui réussissent à préparer des horaires efficaces se démarquent de leurs concurrents à de nombreux égards :

1. Un roulement plus faible du personnel

Les employés qui sont satisfaits de leurs horaires de travail sont moins portés à chercher un emploi ailleurs.

Il est important de planifier des horaires par quarts qui sont justes et précis, puis de les partager à votre équipe bien à l’avance. Cela donne ensuite le temps nécessaire pour les changements et les échanges de quarts puissent avoir lieu, au besoin.

L’expérience des employés et la satisfaction au travail n’en seront qu’améliorées.

Une meilleure fidélisation des employés n’est pas que le seul avantage.

• Offrir des quarts de travail stables ou flexibles permet à votre entreprise d’attirer des talents hors pair, ce qui est un avantage de taille dans le contexte de pénurie de main-d’œuvre actuel;
• Assurer que tous les quarts de travail sont couverts permet de mieux gérer les charges de travail et le stress des employés, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle.

2. Un suivi du temps et de la paie simplifiés

Toutes les entreprises qui doivent gérer des horaires par quarts doivent également faire le suivi du temps.

Cela ne se limite pas à faire le simple suivi de la présence des employés. Cette gestion comprend également :

• Suivre les temps de pause;
• Suivre les retards et les absences;
• Suivre les heures supplémentaires, y compris celles qui sont obligatoires.

Créer un horaire de travail par quarts qui est juste (qu’il soit hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuel) est la première étape pour faire le suivi du temps des employés.

De même, il faut bien suivre le temps des employés pour soumettre des données précises pour la paie. Car comme tout bon gestionnaire le sait, il n’y a rien de plus démotivant pour les employés que de ne pas être payé pour toutes les heures qu’ils ont travaillées.

Les tâches administratives, comme la planification des horaires des employés, le suivi du temps et la préparation de la paie, peuvent rapidement accaparer la semaine d’un gestionnaire. Ces fonctions peuvent monopoliser un temps précieux qui pourrait plutôt être utilisé pour générer de la valeur pour l’entreprise, notamment en améliorant le processus d’onboarding des employés et la formation.

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3. Une productivité des employés renforcée

Les meilleurs horaires mettent en adéquation les compétences des employés avec le travail à effectuer. Si vous prévoyez le bon mélange de compétences pour chaque quart, les employés peuvent alors se concentrer sur les tâches dans lesquelles ils excellent.

Il en résulte une forte synergie qui peut beaucoup améliorer la productivité et la satisfaction des employés.

4. Des opérations commerciales qui se déroulent plus rondement

Quel serait un autre avantage d’un horaire où les bons employés sont présents au bon quart de travail? Des opérations commerciales qui se déroulent plus rondement.

Par exemple, il est tout à fait logique de prévoir la présence de vos meilleurs employés lors des heures de plus grand achalandage et de permettre aux nouveaux employés d’apprendre les bases durant les périodes plus creuses.

Vous pouvez également jumeler vos employés d’expérience et mobilisés avec de nouvelles embauches. Cela permettra d’inculquer aux nouveaux employés la culture de l’entreprise et d’améliorer l’expérience des employés lors de l’accueil et de l’intégration, une étape ô combien essentielle.

5. Une réduction des coûts de main-d’œuvre

Si vous créez un horaire qui optimise les quarts de travail, vous pouvez également réduire les coûts associés à la main-d’œuvre.

Réduisez les coûts associés à la main-d’œuvre dans tous les milieux de travail que vous gérez : découvrez comment le logiciel de planification des horaires Agendrix simplifie vos activités de gestion en centralisant les horaires et les feuilles de temps des employés dans une seule application pratique.

Les types d’horaires de travail par quarts les plus courants

Si une entreprise a besoin que certaines tâches soient effectuées à des moments précis, elle doit créer et gérer en toute efficacité ses horaires de travail par quarts.

Les seules exceptions s’appliquent aux très petites entreprises qui ne comptent que quelques employés.

Voici les types d’horaires de travail par quarts les plus courants.

1. Les quarts de travail fixes

Dans un horaire de travail par quarts fixes, les employés conservent les mêmes jours et heures de travail, semaine après semaine.

Dans les entreprises qui exercent leurs activités pendant les « heures d’ouverture normales », tous les employés pourraient ainsi travailler du lundi au vendredi de 9 h à 17 h.

Voici quelques exemples d’employés qui ont des quarts fixes :

• Les employés de banque;
• Les représentants commerciaux;
• Les hygiénistes dentaires.

Les entreprises qui ont des heures de travail prolongées peuvent avoir plusieurs quarts fixes à combler tous les jours.

• Par un exemple, un centre d’entraînement qui est ouvert de 6 h à 22 h pourrait prévoir deux quarts de travail par jour : un premier de 6 h à 14 h et un second de 14 h à 22 h.
• Une entreprise qui est toujours ouverte, comme Amazon, pourrait décider de prévoir trois quarts par jour à l’horaire : un quart de jour (de 8 h à 16 h), un quart de soir (de 16 h à minuit) et un quart de nuit (de minuit à 8 h).

2. Les quarts en rotation

Les quarts en rotation (ou rotatifs) changent d’une semaine à l’autre ou d’un mois à l’autre.

Les quarts rotatifs sont fréquents dans les secteurs comme les commerces de détail et la restauration, où la disponibilité des employés et les besoins des entreprises peuvent fluctuer.

Par exemple :

Un représentant du service à la clientèle peut avoir des quarts de jour pendant six semaines, puis des quarts de soir au cours des six semaines qui suivent.

Un premier répondant pourrait travailler :

• De 7 h à 15 h le lundi;
• De 15 h à 23 h le mardi;
• De 23 h à 7 h le mercredi;
• Être en congé le jeudi et le vendredi;
• De 7 h à 15 h le samedi.

3. Les quarts fractionnés

Les employés qui ont des quarts fractionnés ont plus d’un quart de travail par jour. Bien souvent, la journée de travail est divisée en deux demi-quarts.

Par exemple, les serveurs qui travaillent dans un bar-salon où de légers goûters sont servis pourraient se voir attribuer le quart du dîner, soit de 10 h 30 à 13 h 30, puis avoir quelques heures de pause avant de revenir pour le quart de 16 h à 21 h, qui coïncide avec la fin de la journée de travail et les happy hours.

4. Les quarts de travail sur appel

Les quarts de travail des employés sur appel (ou en attente) sont imprévisibles. Dans certains cas, les employés doivent appeler leur employeur une ou deux heures avant le début de leur quart pour voir s’ils doivent se présenter au travail.

Dans d’autres cas, les employés sur appel n’ont pas à appeler à l’avance, mais ils doivent tout de même être disponibles pour rentrer au travail en tout temps au cours du quart prévu si leur employeur les appelle (souvent dans des délais très courts).

Parfois, l’employeur peut limiter les déplacements de l’employé qui est sur appel, mais qui n’est pas présent au travail.

Dans de nombreux cas, les employeurs doivent fournir une rémunération de disponibilité pour le personnel sur appel. Les lois entourant la rémunération de disponibilité ne sont pas toujours claires et les heures sur appel peuvent être considérées comme des heures travaillées, ou non. Nous vous conseillons de consulter la loi en effet dans votre région.

5. Les quarts de fin de semaine

En général, les employés qui ont des quarts de fin de semaine travaillent le vendredi soir, le samedi et/ou le dimanche. Règle générale, les quarts de fin de semaine sont jumelés à un système de quarts fixes ou alternatifs.

Un quart de fin de semaine peut être une excellente façon pour les entreprises d’embaucher des employés à temps partiel, comme des étudiants qui ont des cours pendant la semaine.

Dans certaines industries, les quarts de fin de semaine sont fréquents, notamment les suivants :

• Commerces de détail;
• Construction;
• Restaurants;
• Maisons de retraite;
• Centres d’appels;
• Services de sécurité.

Il existe aussi d’autres types d’horaires par quarts en rotation qui pourraient mieux convenir à votre entreprise.

Des problèmes de planification d’horaires à éviter à tout prix

1. Le manque de personnel

Pour offrir un niveau de service à la clientèle acceptable, toutes les entreprises ont besoin d’un nombre minimum d’employés.

Si vous n’embauchez que le strict minimum d’employés, vous pouvez parfois vous retrouver dans l’eau chaude si un employé doit soudainement s’absenter du travail en raison d’une urgence ou d’une maladie. Ou si l’achalandage se met soudainement à augmenter rapidement.

Si vous vous trouvez soudainement en manque de personnel, cette situation pourrait avoir les conséquences suivantes :

• Un stress accru sur le personnel, ce qui mine le moral et la productivité des employés;
• Des temps d’attente inacceptables pour les clients, ce qui fait perdre des ventes et nuit à la réputation de l’entreprise;
• Un risque accru de voir un grand nombre d’employés donner leur démission.

2. La surplanification d’employés

Le manque de personnel peut rapidement faire place à une autre erreur fréquente : la surplanification.

Autrement dit, demander aux employés de faire plus d’heures qu’ils ne le souhaitent ou qu’ils ne sont capables de gérer.

Certains travailleurs se feront certes un plaisir de faire quelques heures supplémentaires ici et là. Cependant, si vous forcez les membres de votre équipe à travailler de longues heures pendant des périodes prolongées, vous finirez par porter atteinte à l’équilibre travail-vie personnelle dont nous avons tous besoin.

Les employés surchargés sont associés à :

• Un nombre accru d’accidents au travail;
• Un piètre rendement;
• L’insatisfaction au travail;
• Un faible taux de mobilisation du personnel;
• Des taux d’absentéisme plus élevés;
• Une mauvaise rétroaction de la part des clients;
• De l’épuisement professionnel;
• Un roulement plus élevé de personnel.

Si vous avez des employés qui font souvent la fermeture et l’ouverture le lendemain, c’est un signe indéniable que vous surmenez vos employés.

3. Des horaires inéquitables

Chaque équipe a ses « joueurs vedettes », et de nombreuses entreprises ont un ou deux employés qui excellent particulièrement dans certaines tâches.

Il est tout à fait normal que les employeurs souhaitent tirer profit des forces de leurs ressources humaines. Par contre, si vous manifestez des préférences pour certains employés, vous pourriez alors vous exposer à certains risques qui pourraient prendre la forme d’amendes ou d’allégations de discrimination.

Une planification inéquitable des horaires peut prendre diverses formes, notamment :

• Ne pas accorder à un employé les congés dont il a besoin;
• Refuser d’accepter les demandes de congés soumises par un employé;
• Ne pas donner un avis préalable lorsque des changements de quart surviennent (généralement de 7 à 14 jours);
• Ne pas rester à l’affût des changements apportés aux lois sur les horaires des employés.

4. Aucun horaire de travail officiel

Les entreprises qui se soucient du bonheur de leurs employés s’efforcent de les informer suffisamment à l’avance de leurs horaires de travail.

D’un autre côté, les entreprises doivent également intégrer une certaine marge de manœuvre à leurs pratiques de planification pour que les employés puissent demander un changement de quart en cas d’imprévu.

Il se peut également que vous deviez ajouter un employé à l’horaire à la dernière minute.

Il n’est pas facile de créer manuellement un horaire par quarts qui est à la fois structuré et flexible. La complexité ne fait qu’augmenter avec le nombre d’employés, d’équipes, de quarts et de lieux de travail.

C’est pourquoi la grande majorité des entreprises qui ont l’efficacité, les pratiques exemplaires et le respect des lois sur le travail à cœur utilisent un logiciel de planification des horaires.

5. Prendre pour acquis que les employés sont disponibles

Tous les employés doivent prendre des congés à l’occasion, que ceux-ci soient prévus ou non. Les employés peuvent demander des congés pour diverses raisons :

• Une raison de santé;
• Une urgence personnelle;
• Des vacances;
• Des obligations familiales;
• Une journée pour prendre soin de sa santé mentale.

En plus de ces motifs, il y a des journées ou des quarts que de nombreux employés préfèrent aux autres.

Si vous omettez de demander aux employés de remplir un formulaire de disponibilité, vous créerez sans doute des horaires de travail inexacts qui devront fort probablement être modifiés.

Vous aurez également besoin d’un moyen efficace de communiquer à votre équipe les changements apportés aux horaires.

Ne pas tenir compte des disponibilités et des préférences des employés peut devenir en un véritable casse-tête au moment de planifier les horaires. C’est d’autant plus vrai si vous ne disposez pas d’un bon plan B pour gérer l’absentéisme et les employés qui ne se présentent simplement pas à leurs quart de travail.

6. Interdire les échanges de quarts

L’échange de quarts permet aux employés d’échanger des quarts entre eux pour pouvoir s’occuper d’autres obligations. C’est une pratique courante dans les commerces de détail et les restaurants.

L’échange de quarts permet aux employés de profiter d’un meilleure conciliation travail-vie personnelle, tout en veillant à la satisfaction continue des besoins de l’entreprise.

Si vous interdisez les échanges de quarts, vous risquez de nuire à l’expérience et à la mobilisation des employés.

4 conseils pour une planification efficace d’horaires par quarts de travail

Mettez en application ces pratiques exemplaires en matière de planification de quarts pour détermine le type d’horaire qui convient le mieux à votre entreprise. Ces conseils de planification vous aideront également à créer des horaires plus précis pour les employés, en y consacrant moins de temps et d’efforts.

1. Analysez vos besoins d’affaires et votre main-d’œuvre

• Combien d’employés votre entreprise emploie-t-elle?
• Quels sont le type de travail et la quantité de travail à effectuer à chaque quart?
• De quelles compétences avez-vous besoin pour chaque quart?
• Quelles sont les périodes de pointe, où vous avez besoin d’un plus grand nombre d’employés?
• Quelles sont les contraintes de l’entreprise ou des employés que vous devez respecter? Devez-vous faire un suivi serré des coûts de main-d’œuvre ou des heures supplémentaires?

Au besoin, mettez à profit les données historiques ou d’observation pour répondre à ces questions. Puis, utilisez ces informations pour déterminer le type d’horaire par quarts qui convient le mieux à votre équipe.

Suivez les coûts de main-d’œuvre directement dans votre horaire de travail.

Le logiciel de planification des horaires Agendrix permet aux gestionnaires de consulter les coûts associés à la dotation en temps réel et d’ajuster les niveaux de dotation à toute heure du jour.

2. Demandez aux employés de remplir un formulaire de disponibilité

Demandez à tous les employés de remplir un formulaire de disponibilité. Ces formulaires présentent la disponibilité de chaque membre du personnel, selon le quart et le jour de la semaine.

Il s’agit généralement de formulaires simples qui sont faciles à remplir pour les employés et qui servent aux chefs d’équipe lors de la planification. Ces formulaires offrent une excellente façon de sauver du temps, de créer des horaires plus précis et de minimiser les conflits d’horaire.

Téléchargez notre formulaire de disponibilité des employés gratuit

Lorsque vous demandez aux employés de vous faire part de leurs préférences pour leur horaire de travail, ils se sentent valorisés. Même si vous ne recueillez que peu d’informations, ce geste peut contribuer au moral de l’équipe et améliorer la fidélisation.

3. Attribuez les quarts

Utilisez l’horaire par quarts qui vous convient, les formulaires de disponibilité dûment remplis et les règles de planification des horaires pour attribuer des quarts aux employés.

Un logiciel automatisé de planification des horaires comme Agendrix facilitera grandement cette tâche. Vous pouvez créer en toute facilité un modèle de quart et le réutiliser ou le modifier selon vos besoins pour chaque cycle de planification des horaires et pour chaque lieu de travail que vous gérez.

Évitez les tracas associés à la planification des horaires des employés

Le logiciel de planification des quarts de travail signale automatiquement les conflits d’horaire en fonction des contraintes définies et de la disponibilité des employés. Il vous permet également de communiquer les horaires aux employés, d’y apporter des changements, de suivre les heures des employés et de soumettre des informations utiles pour la paie.

Découvrez comment le logiciel Agendrix simplifie la planification des quarts de travail des employés du début à la fin.

4. Améliorez régulièrement vos pratiques de planification des horaires

Revoyez fréquemment le processus de planification des horaires de vos employés pour vous assurer qu’il répond aux besoins de votre entreprise et de vos employés. Ne manquez pas d’analyser son efficacité dans les diverses périodes d’achalandage : faible, normale et élevée.

Analysez les données pour les éléments suivants :

• Ventes et retours;
• Satisfaction des clients;
• Absentéisme et retards des employés;
• Satisfaction des employés;
• Fidélisation des employés.

Si ces données ne correspondent pas à vos attentes, vous devrez peut-être améliorer vos pratiques de planification des horaires et votre gestion globale des quarts de travail.

Agendrix est un logiciel de planification des horaires et de gestion des RH intégré qui vous aide à créer une expérience hors pair pour vos employés et contribue ainsi à la mobilisation et à la productivité des employés.

Comment parfaire sa planification d’horaires?

Vous pouvez faire passer la planification des horaires au niveau supérieur en y intégrant des sondages sur la mobilisation des employés.

Recueillir et mesurer les feedbacks des employés vous donnera accès à des informations importantes sur les activités quotidiennes de votre organisation.

• Voyez ce qui fonctionne bien;
• Détectez les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent pour continuer d’offrir une bonne expérience aux employés;
• Prenez action rapidement pour améliorer la satisfaction des employés;
• Faites connaître les initiatives entreprises pour accroître la mobilisation des employés;
• Évaluez les données au fil du temps pour vous assurer d’être sur la bonne voie.

Créez des sondages pour vos employés à partir du logiciel de planification des horaires Agendrix.

Un exemple de planification des horaires de travail par quarts

Vous voulez voir le tout à l’œuvre? Visionnez notre vidéo YouTube :

Conclusion

La création d’un horaire de travail par quarts n’a pas à être difficile ni chronophage.

Si vous possédez les bons outils, vous pouvez créer des horaires de travail par quarts en toute facilité et en un rien de temps. Le tout, en amélioration la satisfaction et la productivité au travail des employés de première ligne et des gestionnaires. Les niveaux de service à la clientèle augmenteront et les ventes s’en suivront.

Gérez les opérations liées à la main-d’œuvre et la planification des horaires, faites le suivi des heures et présences des employés et améliorez les communications : le tout à partir d’un outil convivial.

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