Gestion du temps de travail : découvrez les meilleurs logiciels à essayer

Le suivi du temps de travail réfère aux processus liés à la gestion du temps et des présences des employés dans une entreprise tels que le suivi des heures de travail (arrivée, temps de pause, départ) et des absences.

Aucune entreprise ne peut survivre si elle ne suit pas avec précision le temps de travail de ses employés. Il est nécessaire de le faire afin d’avoir une idée claire de son coût de main-d’œuvre et de maximiser ses profits, mais aussi afin de se conformer aux lois du travail et de s’assurer que les employés soient payés à temps et avec précision.

C’est pourquoi la majorité des entreprises se munissent d’un logiciel de suivi du temps et des présences. Cela permet de simplifier et de faciliter les tâches de gestion, d’éviter les erreurs dans la paie et de limiter le vol de temps.

Dans cet article, vous en apprendrez plus sur :

• Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion du temps de travail;
• Les fonctionnalités complémentaires offertes par les logiciels de gestion du temps;
• Les meilleurs apps pour suivre le temps de travail;
• Comment choisir le meilleur logiciel pour votre entreprise.

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4 fonctionnalités essentielles pour un logiciel de gestion du temps de travail

1. Les façons de pointer

Les logiciels de gestion du temps de travail peuvent offrir plusieurs façons de pointer qui conviennent à différents besoins.

Par exemple, les compagnies de construction ou de soins à domicile ont souvent besoin d’avoir un outil de pointage avec géolocalisation pour s’assurer que leurs employés sont au bon endroit au bon moment. D’autres entreprises préfèrent plutôt que les employés pointent leurs heures de travail dans la salle de pause ou directement sur leur cellulaire.

Bref, il existe une panoplie de façons de pointer afin d’accommoder une multitude de besoins :

• Pointeuse sur tablette ou ordinateur fixe;
• Pointeuse sur mobile avec géolocalisation;
• Pointeuse sur téléphone fixe;
• Feuille de temps libre-service;
• Pointage sur ordinateur restreint par IP;
• Pointeuse RFID;
• Pointeuse par code-barres.

Choisir la bonne façon de pointer pour votre entreprise vous permettra de réduire le vol de temps ou le buddy punching dans votre organisation.

2. Le suivi du temps de travail

Le suivi du temps de travail permet d’enregistrer l’heure à laquelle les employés commencent à travailler, leurs temps de pause, ainsi que l’heure à laquelle ils quittent. Les heures de travail des employés sont généralement enregistrées dans une feuille de temps. Celle-ci est transmise au logiciel de paie une fois approuvée par un gestionnaire.

Utiliser un logiciel de suivi du temps de travail permet donc d’automatiser le calcul du temps de travail, incluant les heures supplémentaires. Vous pouvez aussi rapidement valider les feuilles de temps des employés et les comparer à l’horaire planifié. Fini la recopie manuelle des heures de travail.

Vous pouvez aussi recevoir une notification automatique lorsque vos employés oublient de pointer ou ne se présentent pas au travail. Ainsi, il est facile de réagir rapidement et de trouver un remplaçant au besoin. Vous avez même accès au pointage de vos employés en temps réel. Vous savez donc en un coup d’œil qui est sur le plancher ou en pause.

Finalement, les banques d’heures de congé de vos employés sont aussi mises à jour automatiquement ce qui facilite grandement la gestion des demandes de congés des employés. Ces derniers ont aussi accès facilement à cette information ce qui leur permet de mieux planifier leurs demandes et les responsabiliser.

3. La personnalisation des paramètres

Personnaliser les paramètres de votre logiciel de gestion du temps est essentiel afin de vous assurer de bien suivre les lois et la réglementation en place dans votre milieu de travail.

Ainsi, vous pouvez déterminer des temps de repos minimums entre les quarts de travail, limiter le nombre d’heures de travail par semaine, éviter les heures supplémentaires, etc. Il est aussi possible d’arrondir les heures de travail afin de faciliter le calcul de la paie.

Appliquer votre politique de gestion des absences et des retards de manière claire et non biaisée est plus facile si vous vous fiez directement à vos feuilles de temps. Par exemple, vous pouvez déterminer qu’un employé est considéré en retard lorsqu’il débute avec plus de 5 minutes de retard son quart de travail. Les retards seront visibles directement dans les feuilles de temps des employés.

4. La création de rapports

Analyser les données tirées du suivi du temps et des présences de vos employés vous permettra d’améliorer les opérations dans votre entreprise.

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Ainsi, vous aurez une meilleure idée de votre coût de main-d’œuvre et pouvez analyser quels sont les moments les plus achalandés durant l’année. Vous serez donc en mesure de créer des horaires de travail optimisés selon vos besoins et vos objectifs.

Vous pouvez aussi repérer plus facilement certains problèmes récurrents tels que des absences ou des retards répétés, des quarts de travail plus difficiles à combler ou des départs hâtifs en raison d’un manque d’achalandage.

Des fonctionnalités complémentaires au suivi du temps de travail

L’intégration avec un logiciel de gestion des horaires

Votre logiciel de suivi du temps de temps doit aussi offrir la fonctionnalité de planification des horaires afin de vous permettre de vraiment optimiser vos processus. Il devient facile de valider les feuilles de temps et de mieux planifier les horaires de travail des employés selon les besoins de votre entreprise.

Un logiciel de gestion des horaires vous permet de sauver énormément de temps de gestion afin de vous concentrer sur d’autres tâches importantes. Il vous permet de créer des horaires de travail qui respectent les disponibilités et les contraintes de vos employés. Il permet aussi de trouver des remplaçants rapidement grâce aux quarts à combler et facilite les échanges de quarts de travail entre les employés.

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La centralisation des communications

Certains logiciels de suivi du temps de travail vous permettent aussi de centraliser vos communications internes. Ainsi, vous pouvez discuter avec vos employés dans un outil de messagerie professionnel qui permet de mieux respecter la vie privée des membres de l’équipe.

Vous pouvez aussi utiliser le logiciel pour trouver des remplaçants rapidement au lieu d’avoir à téléphoner à chacun des employés potentiellement disponibles individuellement. Ou d’envoyer des messages via Facebook Messenger pour être en mesure de les joindre.

La fonction fil d’actualité vous permet de partager des messages d’intérêt public à tous vos employés en même temps et de vous assurer qu’ils les ont bien vus.

Le registre pour les dossiers des employés

Afin de faciliter vos processus de gestion des employés, certains logiciels offrent la possibilité de centraliser et numériser les dossiers de vos employés. Ainsi, vous avez accès à toute l’information dont vous avez besoin afin de réaliser vos tâches de gestion, peu importe où vous vous trouvez.

Il s’agit aussi d’une façon très efficace de sécuriser les données de vos employés.

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Les meilleures apps pour suivre le temps de travail

Agendrix

Agendrix est un logiciel de suivi du temps de travail et de gestion des employés, qui permet, entre autres, d’enregistrer les heures de travail des employés avec précision et justesse et d’automatiser la création des feuilles de temps.

Le logiciel est disponible en ligne, sur n’importe quel appareil (ordinateur, tablette et téléphone intelligent) et est facile d’utilisation pour les employés et les gestionnaires.

Pourquoi choisir cette application?

Agendrix permet de centraliser toute la gestion des RH de votre entreprise incluant la création des horaires de travail, les communications et le suivi du temps et des présences.

Le service à la clientèle est disponible 7 jours sur 7 en français et en anglais. Le logiciel cumule aussi plus de 40 000 avis 5 étoiles de la part de ses utilisateurs. Il adhère aux plus hauts standards en termes de protection des données.

Les clients d’Agendrix affirment avoir réduit de 53 % le temps nécessaire à suivre et traiter les heures travaillées avec le logiciel.

Les fonctionnalités offertes

Les autres fonctionnalités offertes par Agendrix sont multiples. Elles ont pour but d’aider les gestionnaires à simplifier leurs tâches de gestion des employés et centraliser toutes les informations à un seul endroit.

• Registre des dossiers des employés;
• Outil de messagerie professionnelle;
• Planification d’horaires;
• Outil d’accueil et d’intégration des nouveaux employés;
• Module pour faciliter la reconnaissance entre employés;
• Banque d’heures de vacances;
• Quarts à combler;
• Échanges de quarts de travail;
• Intégrations aux logiciels de paie les plus populaires;
• Paramètres personnalisables;
• Outil de pointage avec géolocalisation.

Les avantages

• Support gratuit et illimité, disponible en français et en anglais;
• Version gratuite disponible;
• Protection des données qui répond aux plus hauts standards de l’industrie;
• Interface facile d’utilisation;
• Disponible en ligne sur n’importe quel appareil;
• Support client disponible 7 jours sur 7;
• Bon rapport qualité-prix.

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Les points à améliorer

• Ne permet pas de gérer le temps des employés par projet;
• N’offre pas de module de facturation client.

La tarification

• Essai gratuit de 21 jours disponible, pas de carte de crédit requise;
• À partir de 2,95 $ par utilisateur par mois.

Les intégrations

• EmployeurD;
• ADP Workforce Now;
• Ceridian Powerpay;
• QuickBooks;
• BeLocum;
• Nethris;
• Lightspeed;
• Hopem;
• Acomba.

Les principales industries desservies

• Commerce de détail;
• Pharmacie;
• Construction;
• Résidences pour aînés;
• Restauration;
• Hôtellerie;
• Alimentation;
• Tourisme;
• Soins de santé;
• Événementiel;
• Sécurité.

QuickBooks Time

QuickBooks Time permet de suivre le temps des employés et de créer les horaires de travail. Le logiciel s’intègre parfaitement avec le logiciel de comptabilité du même nom.

Pourquoi choisir cette application?

Cette application est parfaite pour les entreprises qui utilisent déjà Quickbooks et qui cherchent une solution pour suivre le temps de leurs employés sans avoir à utiliser un autre logiciel.

Il répond bien aux entreprises qui ont des besoins simples en termes de suivi des heures et des présences.

Fonctionnalités intéressantes

• Pointage géolocalisé;
• Intégration avec QuickBooks;
• Application mobile.

Avantages

• Intégration parfaite avec QuickBooks;
• Service à la clientèle de qualité;
• Application de pointage mobile.

Points à améliorer

• Expérience utilisateur difficile;
• N’est pas facile à utiliser;
• Ne permet pas de communiquer avec les employés;
• Très dispendieux.

Tarification

• Essai gratuit de 30 jours disponible;
• 40 $ par mois + 10 $ par utilisateur par mois.

Intégrations

• QuickBooks.

Les principales industries desservies

• Construction;
• Soin de santé;
• Technologie de l’information;
• Services gouvernementaux;
• Services de comptabilité.

Deputy

Deputy est un logiciel de suivi du temps de travail des employés qui permet aux entreprises de s’assurer de bien suivre les lois et les réglementations en place par rapport aux heures de travail des employés.

Il permet d’automatiser le suivi des feuilles de présence et facilite les tâches de gestion des gestionnaires.

Pourquoi choisir cette application?

Cette application convient aux petites ou moyennes entreprises qui cherchent une solution simple au suivi des heures de travail des employés.

Il s’adresse principalement aux entreprises qui embauchent des employés payés à l’heure et qui ont des heures de travail variables.

Fonctionnalités intéressantes

• Pointage géolocalisé;
• Planificateur d’horaire;
• Outils de pointage en ligne;
• Paramètres à personnaliser.

Avantages

• Facilité de gérer les heures supplémentaires des employés;
• Simplicité de créer des temps de pause dans les horaires.

Points à améliorer

• Peut parfois être lent lors de la modification d’horaire;
• N’offre pas de registre de dossiers des employés;
• N’offre pas de service à la clientèle;
• Disponible en anglais seulement;
• Ne permet pas la facturation des clients.

Tarification

• Essai gratuit de 31 jours disponible.
• À partir de 6 $ par utilisateur par mois.

Intégrations

Deputy offre des intégrations avec plus de 50 logiciels tels que :

• ADP;
• BambooHR;
• Dropbox;
• Lightspeed;
• Quickbooks;
• Revel;
• Square;
• Zapier.

Principales industries

• Restauration;
• Commerce de détail;
• Sécurité;
• Événementiel;
• Enseignement;
• Soins de santé.

Comment choisir le meilleur logiciel de suivi de temps de travail pour votre entreprise?

Pour choisir le meilleur logiciel de suivi de temps de travail pour votre entreprise, vous devez commencer par établir la liste de vos besoins et votre budget. Une fois que vous aurez mieux cerné ce que vous recherchez dans un outil, vous serez en meilleure position pour évaluer chacune des solutions à partir de vos critères.

Simplifiez la gestion de vos employés.

Horaires en ligne. Pointage. Communication.

Découvrez Agendrix

N’hésitez pas à demander une démonstration pour les logiciels qui vous intéressent le plus et faites-en l’essai. La plupart des logiciels de gestion du temps de travail offrent un essai gratuit qui permet de vous assurer que le produit offert vous convient.

Finalement, ne négligez surtout pas la qualité du service à la clientèle offert par le logiciel. Assurez-vous que vous aurez accès à de l’aide rapidement au besoin. L’assistance offerte peut avoir un très grand impact sur votre expérience.

Conclusion

Utiliser un logiciel de suivi du temps de travail est essentiel si vous souhaitez améliorer les processus dans votre entreprise et simplifier vos méthodes de gestion.

N’hésitez pas à essayer Agendrix gratuitement afin de voir si le logiciel convient à vos besoins. Vous pouvez configurer votre compte en quelques minutes et tester les différentes fonctionnalités pendant quelques semaines afin de valider qu’elles répondent à vos attentes.

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