4 trucs ultimes pour optimiser la gestion des absences
Lorsque la gestion des absences au travail est prise à la légère ou négligée, tout le monde est perdant.
Gestionnaires et employés perdent en motivation et en productivité, au gré de leurs efforts pour compenser pour les absents.
Résultat : les clients reçoivent eux aussi un service de moins bonne qualité, ce qui affecte directement la réputation de l’entreprise. Les performances de l’organisation au sens large écopent donc elles aussi. 🤯
L’absentéisme est déjà un phénomène très coûteux pour les employeurs. Jusqu’à 20 % de leur masse salariale globale est généralement consacrée à couvrir les coûts liés aux absences imprévues.
Selon Statistique Canada, les Québécois seraient les champions nationaux de l’absentéisme au travail, manquant en moyenne 12 journées par année. En 2018 au Québec, l’absentéisme représentait 7 % du temps de travail, ce qui est en phase avec les données observées à l’échelle mondiale.
Cet article :
- Distingue deux catégories d’absences au travail;
- Dresse un portrait exhaustif des avantages de gérer l’absentéisme de manière structurée;
- Propose 4 trucs pour y arriver.
Deux types d’absence, deux contextes bien distincts
La gestion des congés et des absences appartient au domaine de la gestion des ressources humaines. Elle consiste à prévenir autant que possible les conséquences qui découlent des absences du personnel. Une absence survient lorsqu’un employé ne se présente pas au travail de manière imprévue. Il en existe deux types, soit celles qui sont prévisibles et celles qui ne le sont pas.
1. Les absences prévisibles
Les absences prévisibles posent normalement beaucoup moins de problèmes que celles qui sont spontanées, car il est possible de les planifier. Dans cette catégorie, on retrouve :
- Les vacances;
- Les congés payés et fériés;
- Les congés de maternité et de paternité;
- Les journées de formation.
2. Les absences imprévisibles
Les absences imprévisibles sont celles qui ont le plus de conséquences négatives sur les gestionnaires et les employés d’une entreprise.
C’est d’autant plus vrai dans les secteurs où sont principalement embauchés des employés de première ligne : restauration, détail, soins de santé, etc. Dans cette catégorie, on compte :
- Les congés de maladie;
- Les congés pour deuil;
- Les arrêts pour épuisement professionnel;
- Les congés spontanés pour maladie ou pour s’occuper de la famille;
- Les absences malhonnêtes (pour un faux motif).
Pourquoi avoir un système pour gérer les absences?
Dans un emploi précédent, je me rappelle avoir demandé à mon employeur combien il me restait de journées de congé payées, afin de prévoir une absence pour un rendez-vous. Je n’oublierai jamais ma réaction lorsqu’il m’a renvoyé la question, me disant que c’était à moi de noter les congés utilisés… Cette façon de gérer (ou plutôt, de ne pas gérer) les absences était néfaste pour plusieurs raisons.
Laissez-moi donc vous présenter plusieurs avantages de bien suivre les absences et les congés de vos employés :
- Permettre à vos employés de mieux suivre leurs absences;
- Limiter le risque de manquer d’employés lors d’un quart de travail;
- Ne pas affecter négativement la motivation des salariés;
- Réduire au minimum le risque de surcharge et d’épuisement dans votre équipe;
- Avoir une vue en temps réel du taux d’absentéisme au travail de votre entreprise;
- Être en mesure de vous poser les bonnes questions concernant le taux d’absentéisme dans tel département, chez tel employé, etc., et pouvoir tirer les conclusions adéquates.
Optimisez la gestion des absences grâce à ces 4 trucs efficaces
1. Créez une politique de gestion des absences
Un congé demandé d’avance ne peut pas être traité comme un quart de travail manqué sans prévenir. Dans les deux cas, par contre, la marche à suivre doit être réfléchie et définie au préalable.
Dans cette optique, la création d’une politique de gestion des absences permettra de mettre tout le monde sur la même longueur d’ondes et de gérer les attentes, tant pour vous que pour votre équipe.
« Une politique présente l’avantage de viser tous les aspects de l’absentéisme, que ce soit les cas uniques jugés problématiques ou les problèmes plus généralisés » – Claude Le Corre, CRIA, associé chez Le Corre & Associés, un cabinet d’avocats spécialisés en droit du travail.
Ladite politique doit refléter votre culture d’entreprise. Par exemple, si vous prônez la pleine confiance en vos employés, peut-être ne voudrez-vous pas exiger de billet du médecin dès qu’un membre de votre équipe affirme être malade.
Tout pour réussir votre politique de gestion des absences
- Donnez la responsabilité de l’application de la politique à une personne précise : un représentant du département des RH, le gestionnaire immédiat, etc.;
- Créez une politique courte et concise (2-3 pages maximum), car le but est qu’elle soit lue et relue au besoin;
- Rédigez une politique accessible et encadrante, avec le moins de zones grises possible;
- Définissez le nombre de congés payés par année et quels sont les critères d’utilisation;
Par exemple, chez Agendrix, les congés rémunérés sont appelés congés bien-être, ce qui fait qu’aucune justification n’est requise. Un employé peut utiliser l’un de ces congés pour faire une activité, aussi bien que s’il est malade. - Établissez clairement les limites à respecter et donnez suffisamment de détails pour éviter les situations « Je pensais que… »;
Par exemple, si un employé doit s’absenter le jour même pour cause de maladie ou pour un engagement familial, il se doit d’aviser dès que possible son superviseur immédiat par appel, et non par courriel. - Joignez les formulaires à remplir s’il y en a;
- Distinguez la gestion des demandes de congé d’avance de celle des congés spontanés;
- Distinguez les congés courts des congés longs;
- Présentez la politique à tous les membres de votre équipe en leur expliquant de quelle façon cette politique servira les intérêts de tous et toutes : impliquez-les dans le processus.
2. Facilitez-vous la tâche avec les bons outils
Suivre les absences de près est impératif dans l’optique de comprendre l’absentéisme excessif pour ainsi mieux le prévenir. Mais de quelle manière, concrètement, gère-t-on l’absentéisme d’une équipe au quotidien?
La numérisation est sans contredit la première étape : il s’agit de centraliser l’information, tout en minimisant les risques d’erreurs et d’oublis. Ceci s’applique aux salariés qui demandent des congés ou des vacances, mais également pour la comptabilisation des absences ponctuelles.
Le logiciel de gestion du personnel, votre allié
Pour optimiser cette tâche, optez pour un logiciel de gestion du personnel dans lequel vous pouvez aussi gérer les horaires et les heures de travail, de même que les dossiers du personnel et plusieurs autres aspects de la gestion des RH. Ce type d’outil offre typiquement une vue rapide des absences, des congés restants, des vacances prises ou demandées aux gestionnaires et aux employés. En plus de réduire les allers-retours entre les salariés et leur gestionnaire lorsque vient le temps de demander un congé, les systèmes numériques de gestion des absences permettent de constater l’ampleur d’un problème d’absentéisme chronique assez facilement.
Utiliser un logiciel pour la gestion des absences permet la collecte de données, facilitant ensuite l’analyse de l’absentéisme au sein d’une entreprise.
N’oublions pas que contrôler l’absentéisme est une tâche impossible si on ne mesure pas l’ampleur du problème.
3. Posez les bonnes questions aux bonnes personnes
S’il y a un élément qui prime sur tout le reste en matière d’absentéisme, c’est l’importance de comprendre quelle en est la cause. Pour ce faire, l’analyse des données recueillies doit être réalisée avec sérieux et assiduité.
Des tendances peuvent être décelées rapidement lorsque l’on s’y attarde réellement. Le collègue qui manque toujours les vendredis après-midi pour prendre soin de sa grand-mère ou les lundis matin pour un bon rhume n’auront plus de secrets pour vous si vous prenez le temps de vous questionner.
Plusieurs questions peuvent aider à comprendre et à aller plus loin
- Est-ce que l’absentéisme a augmenté depuis un moment/événement déterminé?
- Est-ce qu’il y a plus d’employés qui manquent le travail dans un département ou dans une équipe donnée?
- Est-ce pire dans une période spécifique de l’année?
- Quelles sont les raisons données par les employés?
- Offrez-vous suffisamment de répit (congés et vacances) ou vos employés s’offrent eux-mêmes du répit? 😛
- Y a-t-il plusieurs absences de moyenne ou longue durée ou principalement des absences ponctuelles et courtes?
La discussion difficile, passage obligé
Ce qui suit l’analyse est forcément une discussion difficile lors de laquelle vous devrez faire face à la situation avec l’employé.
Pour parvenir à accomplir cette tâche délicate, vous devez connaître vos limites personnelles ainsi que les limites de l’organisation. Par exemple, quelles questions avez-vous le droit de poser à un employé qui s’absente? Dans quel contexte pouvez-vous demander une justification à une absence? Et c’est ici qu’avoir une politique d’absentéisme est essentiel.
4. Faites preuve de flexibilité
Les trois trucs proposés ci-dessus vous aideront à mieux analyser l’absentéisme au sein de votre organisation et à gérer les absences lorsqu’elles ont lieu. Le dernier conseil que je vous offre peut quant à lui réduire les absences, tout naturellement.
Faites preuve de flexibilité!
À la manière d’un enfant qui fait dans votre dos ce que vous lui avez interdit de faire, vos employés iront chercher ce qu’ils ont l’impression qui leur est dû si vous ne leur offrez pas vous-même.
Les membres de votre équipe ont besoin de vacances, de congés, de latitude pour rester à la maison lorsque leurs enfants sont enrhumés. Si c’est possible dans votre industrie, offrez donc de la flexibilité dans les horaires. Sinon, osez permettre les échanges de quarts de travail entre vos employés. Cette ouverture de votre part pourrait vous éviter d’avoir à chercher une serveuse un samedi soir ou une technicienne en laboratoire le matin même pour le quart de 11 h. 😉
Les absences, une donnée qui parle de votre gestion
Les absences sont un réel problème pour beaucoup d’entreprises et les gestionnaires en paient le prix. Mais elles sont d’abord et avant tout le reflet de la santé d’une organisation. C’est pourquoi l’absentéisme au travail se doit donc d’être géré avec soin, et d’être analysé avec grande attention.
Une politique de gestion des absences et un logiciel pour gérer les demandes de congé, les vacances et les absences seront d’une très grande importance dans le processus.
Mais ce qui prime encore plus est ce que vous choisirez de faire avec les informations qui ressortiront de votre analyse de l’absentéisme.
