L’onboarding : le meilleur outil de rétention des employés

L’onboarding réfère à l’accueil et l’intégration des nouveaux employés dans une équipe. Il s’agit donc de toutes les étapes allant de l’arrivée jusqu’à l’intégration complète dans l’équipe quelques semaines ou mois plus tard.

Selon un sondage réalisé par Glassdoor, l’onboarding peut d’ailleurs améliorer le taux de rétention d’une entreprise de 82 % s’il est bien orchestré. La première impression qui s’en dégage est cruciale puisque les employés qui vivent une mauvaise expérience lors de leur accueil auront deux fois plus de chance de chercher un autre emploi dès leur arrivée.

Un onboarding réussi permettra à l’employé de s’épanouir dans son nouveau rôle et de stimuler sa motivation et son engagement envers son équipe et son employeur dès son arrivée en poste.

Les avantages d’avoir un bon processus d’onboarding

Un processus d’onboarding bien préparé offre plusieurs avantages, autant pour les employés que pour l’entreprise elle-même.

Bien structuré, l’accueil permet de réduire le stress que peuvent ressentir les nouveaux employés. Ces derniers s’intègrent donc plus rapidement à l’équipe et tissent des liens avec leurs collègues et leurs gestionnaires.

Une bonne intégration peut aussi grandement faciliter l’apprentissage des employés puisqu’ils sont mieux encadrés. De plus, soutenus par une équipe organisée, ils sont plus rapidement à l’aise dans leur nouveau rôle et leurs responsabilités. Ils deviennent donc productifs beaucoup plus rapidement.

Dans son ensemble, l’onboarding permet de bâtir une expérience employée solide et une marque employeur forte. Comme 45 % des démissions ont lieu au cours de la première année d’embauche, on comprend assez facilement à quel point l’accueil et l’intégration des employés sont cruciaux pour la rétention.

L’humain au coeur de l’expérience

Le monde du travail a énormément évolué ces dernières années, et les pénuries de main-d’oeuvre sont loin d’être anecdotiques. Les nouvelles générations qui entrent sur le marché du travail recherchent des employeurs qui mettent leur bien-être au cœur de leurs préoccupations.

Trop longtemps, les employés ont été traités comme des biens remplaçables, une denrée inépuisable. Le vent a cependant tourné. Les employés ne veulent plus être vus comme un numéro, et les employeurs qui le font encore en paient le prix : taux de roulement très élevé, recherche continuelle d’employés, démissions en bloc, etc.

C’est là qu’un processus d’onboarding solide peut venir changer la donne.

L’accueil d’un nouvel employé est l’occasion par excellence de commencer à construire une relation solide avec celui-ci dès le début. Prenez du temps pour apprendre à mieux connaître vos nouveaux, ainsi ils ne se sentiront pas comme de simples numéros. Prenez quelques minutes pour leur poser des questions à propos d’eux-mêmes pour briser la glace. Certains logiciels de gestion du personnel proposent même de le faire automatiquement lors de l’intégration d’un nouvel employé.

N’hésitez pas non plus à envoyer un message personnalisé pour souhaiter la bienvenue aux nouveaux!

Il est aussi important que les recrues s’intègrent au reste de l’équipe rapidement. Pour y arriver, organisez une activité de team-building pour favoriser la cohésion et optimiser le travail d’équipe.

La clé réside dans la planification

Plus concrètement, le truc ultime pour bien réussir son onboarding est d’être organisé. Cette étape importante de l’embauche ne devrait pas être laissée au hasard. Au contraire, chaque organisation devrait uniformiser son processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés de sorte à ne jamais oublier ni miner d’étape.

Les entreprises devraient même aller encore plus loin et mettre en oeuvre systématiquement les meilleures pratiques d’onboarding.

Par exemple, vous pouvez alléger la première journée de travail, voire la première semaine des nouveaux employés. Cela leur permettra d’assimiler toute l’information tranquillement, sans les épuiser ou perdre leur attention.

Chez Agendrix, les nouveaux commencent toujours le mardi pour cette raison. Et on planifie toujours un dîner d’équipe au restaurant lors de la première journée de travail. Tous apprennent donc à mieux se connaître dans un environnement plus propice.

Vous pouvez aussi jumeler vos recrues à un mentor ou à une personne-ressource. Si elles ont des questions, elles sauront vers qui se tourner.

Une checklist pour ne rien oublier

Peu importe le poste qu’occupera un employé, il existe un nombre de tâches qui doivent toujours être réalisées lors de l’onboarding : obtenir les codes d’accès, préparer le matériel de travail, planifier les formations, etc.

Préparation de l’arrivée du nouvel employé

• Préparer et faire signer le contrat de travail;
• Obtenir les nouveaux accès physiques et informatiques;
• Préparer le matériel de travail;
• Annoncer l’arrivée au reste l’équipe;
• Désigner une personne-ressource;
• Préparer l’horaire de la première journée;
• Planifier les formations nécessaires;
• Envoyer un courriel au nouvel employé pour lui expliquer le déroulement de sa première journée.

Pendant la première journée et les jours suivants

• Annoncer l’arrivée du nouvel employé par courriel ou dans la messagerie interne de l’entreprise;
• Faire visiter le lieu de travail;
• Présenter l’entreprise : son histoire, sa hiérarchie, les membres de l’équipe, la culture d’entreprise, etc.;
• Présenter la recrue à ses collègues;
• Présenter le nouvel employé à son mentor;
• Partager un repas d’accueil;
• Présenter le plan de formation.

Dans les mois qui suivent

• Planifier un suivi une ou quelques semaines après la première journée;
• Organiser une activité de team-building;
• Planifier une rencontre à la fin de la période d’essai;
• Planifier une rencontre pour donner du feedback après 6 mois.

Bien faire les choses

Maintenant que vous avez un meilleur aperçu de l’importance du processus d’onboarding, il ne tient qu’à vous de mettre à jour vos façons de faire.

Prenez un peu de recul sur votre processus d’accueil et d’intégration afin d’arriver à mieux cerner ce que vous pourriez faire pour l’améliorer. Encore mieux, demandez à vos employés de vous formuler des suggestions.