Les logiciels RH sont de puissants outils pour les gestionnaires qui souhaitent simplifier leur gestion de main d’œuvre. Lorsque bien utilisés, ils vous permettront d’économiser temps et argent.
Découvrez les 10 avantages et les économies d’argent qui s’y rattachent lorsque vous utilisez un logiciel RH pour votre gestion de personnel.
1. Gagnez du temps avec l’automatisation des tâches RH récurrentes
Les logiciels RH centralisent les données du personnel et simplifient les processus internes.
Toute l’équipe a plus facilement accès à l’information, ce qui vous permet de gagner en efficacité. De plus, rassembler l’information en un seul et même endroit réduit les risques d’erreurs durant le traitement des données, ainsi que les délais et les temps de réponse lors de diverses demandes des employés.
Avec un logiciel RH, vous pouvez automatiser les tâches administratives comme le traitement de la paie, l’accueil et l’intégration de nouveaux employés, la gestion des absences, et plus encore.
💡 Qu’avez-vous à y gagner? Votre personnel RH et vos gestionnaires sont des ressources précieuses, en lesquelles vous investissez beaucoup d’argent. Libérez-les donc des tâches abrutissantes pour qu’ils puissent consacrer plus de temps là où ils ont une valeur ajoutée, c’est-à-dire les tâches plus stratégiques. Ainsi, vous pourrez diminuer significativement vos coûts de main-d’œuvre.
2. Basez-vous sur les données pour une meilleure gestion de vos ressources humaines
Centraliser vos données RH n’a pas que l’avantage d’automatiser certaines tâches.
Les logiciels RH vous donnent de la visibilité sur des données intéressantes qui vous permettent ensuite d’en faire l’analyse et de prendre action.
Vous pourrez ensuite améliorer vos opérations en conséquence. Par exemple, visualisez les coûts de main-d’œuvre estimés versus les ressources planifiées pour voir en un coup d’œil si vous respectez votre budget.
Suivez des données comme votre taux de roulement, les divers besoins en formation de l’équipe, les performances de chaque employé, etc. Le tout dans le but d’améliorer vos opérations au quotidien.
💡 Qu’avez-vous à y gagner? Avec de telles informations accessibles en tout temps, vos gestionnaires peuvent prendre des décisions plus éclairées pour tout ce qui touche la gestion du personnel, l’allocation des ressources et la gestion des talents. Ce qui, ultimement, vous permet d’optimiser vos dépenses de ressources humaines.
3. Responsabilisez votre équipe avec des options libre-service
Si je pouvais résumer cet avantage en un seul mot, ce serait : autonomie! Plus votre personnel est autonome, plus vos gestionnaires sont déchargés.
Comment y arriver?
En créant des horaires libre-service. Les gestionnaires affichent les quarts, les employés qui sont disponibles et qui ont le bon niveau d’expertise postulent, et le tour est joué.
Un logiciel RH vous permet aussi de planifier vos horaires de travail selon les disponibilités et les demandes de congé des employés. De plus, certains logiciels vous donnent la possibilité de permettre les échanges de quarts entre les membres de l’équipe, avec peu ou pas d’intervention de la part d’un gestionnaire.
Ainsi, vous responsabilisez vos employés à participer à la création de leur horaire de travail. Ils peuvent moduler le nombre d’heures travaillées, les échanges ou l’ajout de quarts, les remplacements et les demandes de congés. Cette flexibilité contribue à un meilleur équilibre entre la vie personnelle et professionnelle, tout en réduisant les irritants pour l’entreprise, comme par exemple les no call no show.
💡 Qu’avez-vous à y gagner? En plus d’offrir plus d’autonomie et de flexibilité du travail à vos employés, vous les responsabilisez pour certaines tâches relatives à l’horaire. Cela augmentera le bien-être au travail et l’engagement de l’ensemble de votre équipe : des employés engagés et des gestionnaires déchargés, un gain pour tous!
4. Suivez de près le temps travaillé
Les logiciels RH sont formidables pour suivre le temps travaillé de vos employés. Ils permettent de pointer lors de l’arrivée et de la fin du quart de différentes façons : pointeuse sur tablette, sur application mobile, sur ordinateur, par téléphone, par badge RFID, et plus encore.
Adieu, feuilles de temps remplies à la main ou cartes de pointage avec un horodateur désuet! Limitez ainsi les risques d’erreurs et les ajustements manuels : rendez votre suivi du temps travaillé plus efficace. Voyez même en temps réel si un employé ne s’est pas présenté sur les lieux du travail pour un quart planifié.
💡 Qu’avez-vous à y gagner? En automatisant et en centralisant tout ce qui touche le temps de travail de votre équipe, vous gagnerez de précieuses heures et réduirez les erreurs. Vous serez aussi en mesure de valider les heures planifiées et réellement travaillées. Enfin, vous réduirez considérablement les possibilités de vol de temps et vos frais d’heures supplémentaires.
5. Simplifiez le traitement de la paie
Un logiciel RH permet d’automatiser le traitement de la paie, en reliant les feuilles de temps de vos employés à votre service de paie. Encore une fois, vous avez l’opportunité de réduire considérablement les erreurs dûes aux manipulations humaines, ce qui assure que les paies de vos employés sont justes. Qui plus est, l’automatisation des paies décharge vos gestionnaires.
💡 Qu’avez-vous à y gagner? Combien d’heures vos gestionnaires perdent-ils par période de paie, à gérer des erreurs sur la paie précédente? Même si ce n’est qu’une heure par semaine, c’est une heure de trop! Automatisez cette étape pour libérer vos gestionnaires et faire meilleure impression auprès de vos employés.
6. Optimisez l’accueil et l’intégration des nouveaux employés
Ah, l’onboarding des nouveaux employés. Saviez-vous qu’il s’agit de votre première chance de faire bonne impression auprès de vos dernières recrues une fois qu’elles sont à votre embauche? En utilisant un logiciel RH, vous pouvez — vous l’aurez deviné 🙃 — automatiser plusieurs tâches du processus d’accueil et d’intégration.
Que ce soit :
- De l’information pour le dossier du personnel : informations bancaires, allergies, contacts d’urgences, NAS, etc.
- Des documents nécessaires pour l’embauche : diplôme, formulaire de disponibilité, enquête de pré-embauche, etc.
- De l’information pour la formation : formation santé sécurité, présentation de l’entreprise, etc.
Vous pouvez tout rassembler directement dans votre logiciel de gestion des RH.
💡 Qu’avez-vous à y gagner? Faites de l’onboarding une étape agréable tant pour vos nouveaux employés que pour vos gestionnaires — qui doivent simultanément continuer à mener à bien leurs autres activités. Un processus d’accueil et d’intégration simplifié et uniforme, pour mieux respecter vos budgets.
7. Centralisez et clarifiez les communications
Selon une étude réalisée par Mind Share Partners, Qualtrics et SAP, 60 % des employés sondés disent avoir vécu des défis de santé mentale qui étaient reliés à des problèmes de communication et de collaboration au travail. J’imagine que cet argument suffit pour vous convaincre de l’importance d’établir des canaux de communication qui sont à la fois accessibles et clairs?
Les logiciels RH offrent souvent un outil de communication avec différents canaux, comme la messagerie instantanée (messages vocaux et textes) pour les échanges privés et les babillards pour les publications destinées à une équipe ou à l’ensemble de l’entreprise.
Ces fonctionnalités facilitent grandement les communications d’équipe puisque tout le monde peut accéder à l’information depuis son appareil mobile. L’information est disponible pour tous et vous pouvez même savoir qui l’a consultée ou pas. Le travail d’équipe et la productivité ne pourront qu’en bénéficier.
💡 Qu’avez-vous à y gagner? Assurez-vous que tous les employés aient accès à l’information nécessaire dans les meilleurs délais à partir d’un outil professionnel. Cela vous évitera de forcer les membres de votre équipe à devenir amis sur les médias sociaux pour échanger par Facebook Messenger, par exemple. Protégez la confidentialité de vos employés et gardez les communications strictement professionnelles, dans votre logiciel RH.
8. Saisissez les opportunités de formation et de développement professionnel pour votre équipe
Que vous soyez propriétaire d’une franchise de restaurant, gestionnaire d’un commerce de détail ou cadre dans une résidence pour personnes âgées, vous avez tout à gagner à développer le potentiel des employés qui sont déjà à votre embauche.
Selon une étude de Gallup, remplacer un seul employé coûte entre la moitié et le double de son salaire annuel, si on reste conservateur. Pour un commis dans un commerce de détail qui gagne 17 $ / l’heure et qui fait 20 heures par semaine (donc 17 690 $ / an), le montant à débourser pour le remplacer serait entre 8 840 $ et 35 360$. 🤑
Offrir des formations et du développement des compétences est une excellente façon de mobiliser vos employés pour les garder à votre embauche le plus longtemps possible. Les logiciels RH vous permettent de centraliser toute l’information par rapport à vos programmes de développement professionnel, directement dans les dossiers du personnel de chaque employé.
💡 Qu’avez-vous à y gagner? Documentez vos rencontres one-on-one, les formations reçues et les aspirations de vos employés dans votre logiciel de gestion RH. Faites grandir votre équipe selon les ambitions de chacun et évitez les oublis. Vous améliorerez votre niveau d’engagement des employés et votre taux de rétention. Donc, indirectement les frais nécessaires pour remplacer un employé qui vous quitte.
9. Documentez votre gestion de la performance
Est-ce que certains employés sont souvent en retard pour leurs quarts de travail? Est-ce que d’autres ne se sont carrément pas présentés 3 fois dans le dernier mois? Utilisez votre logiciel RH pour rassembler cette information et faire un suivi rigoureux des absences.
Il vous sera ensuite plus facile d’expliquer pourquoi, par exemple, vous ne donnez plus le quart du vendredi soir à une serveuse dans votre restaurant. Au-delà des manquements par rapport à l’horaire, vous pouvez documenter vos rencontres individuelles, les rapports d’incident et les évaluations de performance directement dans vos dossiers du personnel.
Faites un suivi plus rigoureux de votre gestion de la performance, identifiez des objectifs précis, suivez l’évolution de vos employés, offrez de la reconnaissance pour le bon boulot, etc. Votre processus deviendra plus uniforme et vos employés, plus motivés.
💡 Qu’avez-vous à y gagner? Vos gestionnaires seront en mesure de prendre des décisions basées sur des données pour les évaluations de performance de l’équipe. En plus d’augmenter la satisfaction au travail de votre personnel et du même fait, la rétention des employés, une bonne gestion de la performance vous permet de mieux affecter vos ressources. Ce qui peut réduire vos coûts de main-d’œuvre.
10. Optez pour un outil qui est disponible partout, en tout temps
Un bon logiciel RH offrira une version mobile (en plus d’une version web), qui permet à vos employés d’y accéder en tout temps, selon leurs besoins. Ils pourront facilement accéder à leur horaire de travail, demander des congés ou des remplacements, remplir des sondages que vous leur avez envoyés, échanger des messages avec leurs collègues sans avoir à utiliser Facebook, et plus encore.
Tout est centralisé à un seul et même endroit, pour tout le monde et en tout temps.
💡 Qu’avez-vous à y gagner? Vos employés peuvent choisir quand ils souhaitent consulter différentes informations, le tout, sans avoir à se déplacer physiquement sur les lieux de travail ou à solliciter vos gestionnaires pour chaque question.
Les logiciels RH, un allié de choix!
Les logiciels RH comme Agendrix sont des outils accélérateurs pour les entreprises de divers secteurs, comme les restaurants, les commerces de détail, les pharmacies et les résidences pour personnes âgées.
Ils vous permettent de partager l’information, d’améliorer les communications, de respecter les demandes relatives aux horaires de votre équipe et de développer le plein potentiel de chacun de vos employés.
Vous êtes prêts à améliorer la satisfaction et le niveau d’engagement de vos employés, la productivité de votre entreprise, le tout dans le but d’optimiser vos coûts d’opérations?
Ça commence avec un logiciel RH!
Qu’est-ce qu’un logiciel RH?
Un logiciel RH — aussi appelé système de gestion des ressources humaines (GRH) — est un outil informatique qui permet de faciliter tout ce qui touche la gestion du personnel au sein d’une organisation.
Les logiciels RH offrent généralement un plusieurs fonctionnalités pour automatiser les tâches administratives et opérationnelles des gestionnaires et responsables des ressources humaines.
Quels sont les avantages d’un logiciel RH?
Les logiciels RH permettent d’automatiser les processus, d’optimiser la gestion des ressources humaines et d’améliorer l’efficacité d’une entreprise. Ils facilitent la communication et la collaboration entre employés, gestionnaires et professionnels des RH.
Les principaux avantages d’un logiciel RH incluent :
- L’automatisation des tâches RH récurrentes;
- L’accès à des données pour une meilleure gestion des ressources humaines;
- La responsabilisation des équipes avec des horaires libre-service;
- Le suivi assidu du temps travaillé;
- La simplification du traitement de la paie;
- L’optimisation de l’accueil et l’intégration des nouveaux employés;
- La centralisation et la clarification des communications;
- Les opportunités de formation et de développement professionnel pour les équipes;
- La documentation de la gestion de la performance;
- La disponibilité en tout temps et de n’importe où.
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