Gestion d’horaire en ligne : Comment créer facilement des horaires de travail pour les employés

Voici comment choisir le bon logiciel gratuit de gestion des horaires pour votre entreprise, ainsi que des instructions étape par étape pour créer des horaires de travail en ligne en un rien de temps.

Points clés à retenir

• L’utilisation d’un logiciel de gestion des horaires de travail permet d’optimiser les effectifs, d’améliorer la satisfaction des employés et de stimuler les performances de l’entreprise.
• Il faut savoir que tous les logiciels de planification sont différents. Le meilleur logiciel de gestion des horaires est celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Avez-vous besoin d’un simple modèle d’horaire, d’un outil de planification en ligne gratuit ou d’un logiciel de création d’horaires riche en fonctionnalités? Analysez soigneusement les besoins de votre entreprise et prenez votre décision en conséquence.
• Un bon logiciel de gestion des horaires de travail centralise également toutes les données relatives aux employés et s’intègre à vos autres systèmes quotidiens, tels que les logiciels de gestion des salaires et de comptabilité.
• Il existe de nombreux logiciels gratuits de planification en ligne, mais s’ils n’améliorent pas votre efficacité et vos pratiques de planification, ils n’apporteront aucune valeur ajoutée à votre entreprise.
• Comme pour tous les achats professionnels, c’est la valeur qui doit être le facteur déterminant, et non le coût initial, lorsque vous comparez les logiciels de gestion des horaires en ligne.
• Faites un choix judicieux et vos employés, vos cadres et votre entreprise en profiteront tous.

Un logiciel de gestion des horaires est une application utilisée pour créer, gérer et distribuer des horaires de travail pour les employés ou les tâches au sein d’une entreprise. Le logiciel rationalise l’ensemble du processus d’affectation des quarts de travail, de gestion des demandes de congés, de suivi des heures travaillées et de garantie d’une utilisation efficace de la main-d’œuvre. Les logiciels sont souvent dotés de fonctionnalités telles que des interfaces « glisser-déposer », des modèles d’horaires gratuits et des fonctions d’intégration avec d’autres systèmes d’entreprise tels que les outils de paie et de suivi du temps de travail.

Pourquoi la planification avec un logiciel de gestion d’horaires est essentielle

L’utilisation d’un logiciel de gestion des horaires des employés permet aux entreprises d’optimiser la planification des horaires, d’améliorer la satisfaction des employés et de stimuler les performances globales de l’entreprise, ce qui est essentiel pour maintenir un avantage concurrentiel et une réussite opérationnelle.

Un bon logiciel de planification des horaires de travail va bien au-delà des tâches de planification de base. Il peut également vous aider à améliorer la communication avec les employés, à contrôler et à réduire les coûts de main-d’œuvre, à mieux respecter la législation du travail, à suivre les heures de travail et à rationaliser le processus de paie.

L’idée consiste à trouver le meilleur logiciel de gestion des horaires pour votre entreprise. Un logiciel de planification en ligne gratuit proposant des modèles d’horaires de base peut s’avérer insuffisant. Faites un choix judicieux, et vos employés, vos responsables et votre entreprise en profiteront tous.

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Les entreprises qui ont besoin d’un logiciel de gestion des horaires de travail

Toute entreprise dont la demande est variable, qui emploie de nombreux employés à temps partiel ou qui est soumise à des exigences complexes en matière de conformité, devrait utiliser un logiciel de création d’horaires de travail.

Cela comprend les secteurs suivants :

• Commerce de détail;
• Pharmacie;
• Résidences pour personnes âgées;
• Construction;
• Restaurants et bars;
• Hôtels et hôtellerie;
• Événements et loisirs;
• Tourisme saisonnier;
• Services de nettoyage;
• Restauration;
• Soins de santé;
• Bureaux et centres d’appel;
• Soins à domicile;
• Services de sécurité;
• Villes et municipalités.

Ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de gestion d’horaires en ligne

Les logiciels de gestion des horaires en ligne ne sont pas tous équivalents. Certains sont dotés de nombreuses fonctionnalités qui peuvent améliorer de manière significative l’efficacité opérationnelle. Vous trouverez ci-dessous quelques fonctions indispensables à rechercher dans un logiciel de gestion des horaires hebdomadaires ou mensuels.

Variété de modèles d’horaires

Les différents types d’entreprises ont souvent besoin d’utiliser différents types d’horaires hebdomadaires : rotatifs, à temps partiel, en quarts fractionnés, en semaines de travail condensées, etc.

Mais souvent, il existe plus d’un type d’horaire qui pourrait convenir. Il se peut que vous deviez tester plusieurs types d’horaires pendant un certain temps afin de déterminer celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise et de vos employés.

Quel est le meilleur horaire de travail pour votre entreprise?

Consultez notre guide complet des différents types d’horaires de travail – les types d’horaires hebdomadaires les plus courants, les avantages et les inconvénients, les types d’entreprises auxquels ils conviennent le mieux et leur mode de fonctionnement.

C’est ce que vous permet de faire un logiciel de gestion des horaires qui offre une grande variété de modèles d’horaires. Certains vous permettent même de créer vos propres horaires personnalisés.

Cette flexibilité peut également s’avérer utile :

• Si votre entreprise est soumise à des changements saisonniers, à des événements spéciaux ou à une demande variable. Vous pouvez simplement sélectionner le modèle le plus approprié à la situation;
• À mesure que votre entreprise se développe et évolue, il y a de fortes chances que vos besoins en matière de planification le fassent aussi.

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Découvrez les 7 types de quarts de travail : avantages, défis et comment choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.

L’interface utilisateur

Une interface conviviale est la clé d’un bon logiciel de gestion des horaires. Il est essentiel que le personnel, à tous les niveaux, puisse naviguer facilement dans le logiciel; dans le cas contraire, il ne sera pas utilisé correctement, voire pas du tout. L’interface utilisateur doit être claire, intuitive et simple.

Ce qui nous a charmés d’Agendrix est sa facilité d’exécution : c’est une application très intuitive. Même nos employés qui sont réticents à utiliser des outils technologiques l’adoptent rapidement. Elle plaît à toute notre équipe, de 15 à 74 ans!

– Lara May-Viger, gestionnaire et comptable chez RONA

Accessibilité de l’application mobile

Il y a de fortes chances que tous vos employés aient avec eux leur téléphone portable 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Votre logiciel de gestion des horaires hebdomadaires devrait être accompagné d’une application mobile complémentaire afin que les employés puissent se tenir au courant de leur emploi du temps en déplacement.

Ancienneté et postes des employés

Dans certains groupes syndiqués ou secteurs d’activité, l’établissement des horaires en fonction de l’ancienneté est obligatoire. Cette fonction permettra à votre entreprise de se conformer à ces réglementations.

Même si votre entreprise n’est pas soumise à des exigences en matière d’ancienneté, il peut être judicieux d’intégrer l’ancienneté et les postes dans la planification des horaires :

• Il aide à ce que les quarts de travail soient composés d’un mélange approprié d’employés expérimentés et d’employés débutants;
• L’optimisation de la répartition des compétences pour chaque quart de travail garantira un bon niveau de service à la clientèle tout en améliorant la formation en cours d’emploi;
• La reconnaissance de l’ancienneté dans les décisions de planification peut contribuer à un sentiment d’équité et de respect au sein du personnel, ce qui peut améliorer le moral et réduire le taux de roulement des employés.

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Disponibilité des employés et demandes de congés payés

Tenir compte des préférences des employés dans la mesure du possible se traduit par une plus grande satisfaction au travail et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui peut se traduire par une amélioration des performances et une diminution de l’absentéisme.

Un bon logiciel de gestion des horaires tient compte de la disponibilité des employés et de leurs demandes de congés. Cela permettra de :

• Veiller à ce que les employés ne soient inscrits à l’horaire que lorsqu’ils sont disponibles;
• Évitez les heures supplémentaires inutiles et veillez à ce que la main-d’œuvre soient utilisées efficacement;
• Minimiser les conflits d’horaires et réduire le temps que les responsables doivent consacrer à la résolution de ces problèmes.

Voir 10 façons efficaces de gérer les conflits d’horaires et d’améliorer le moral des employés.

Communication instantanée et notifications

Maintenir les canaux de communication ouverts et accessibles renforce l’engagement des employés en leur donnant le sentiment d’être connectés et informés. Cela va des politiques de l’entreprise jusqu’aux procédures internes, en passant par les horaires de travail.

Le choix d’un logiciel de gestion des horaires avec des fonctions de communication et de notification instantanées vous permet de :

• Partager avec votre équipe des mises à jour en temps réel sur les changements de programme, réduisant ainsi les risques de mauvaise communication et les inévitables retards ou absences qui peuvent s’ensuivre;
• Réagir plus rapidement aux changements imprévus, par exemple en faisant appel à des remplaçants en cas d’absence de dernière minute, ce qui permet de maintenir les opérations;
• Laisser des notes importantes à l’équipe le jour même. Par exemple, le gérant d’un restaurant peut laisser une note à l’intention des employés qui s’occupent du service pour les informer d’un changement de dernière minute dans le menu ou de l’arrivée d’un grand groupe à 20 heures.

Une communication efficace est particulièrement importante pour tenir les travailleurs de nuit informés et engagés, car ils ont généralement moins de temps en face-à-face avec les responsables et le personnel administratif.

Échange de quart de travail

L’échange de quarts de travail offre aux employés une certaine flexibilité et un certain contrôle sur leurs horaires. Cette fonction peut même leur permettre d’échanger des quarts de travail avec des collègues sans intervention directe de la gestion, pour autant que les échanges répondent à des critères prédéfinis.

Le choix d’un logiciel de gestion d’horaires en ligne doté d’une fonction de permutation des quarts permettra d’améliorer la qualité de la gestion des horaires pour ainsi :

• Réduire la charge administrative des responsables en automatisant le processus d’échange de quarts, y compris les approbations basées sur des règles et des exigences prédéfinies;
• Veiller à ce que les quarts de travail soient couverts même lorsque l’employé initialement affecté au quart de travail ne peut s’y rendre, sans compromettre la qualité du service ou la productivité;
• Minimiser le risque de non-présence, ce qui permet d’améliorer la gestion des temps et des présences.

Analyses et rapports

Les fonctions avancées d’analyse et de création de rapports d’un logiciel de gestion des horaires peuvent fournir des informations sur divers aspects de la gestion des effectifs, tels que les coûts de main-d’œuvre, les tendances en matière d’horaires et l’analyse des heures supplémentaires. Cela peut considérablement améliorer la capacité d’une entreprise à gérer efficacement ses effectifs, à s’adapter rapidement aux changements et à maintenir des niveaux élevés de satisfaction et de productivité des employés.

Certains logiciels de gestion des horaires permettent de créer facilement des rapports personnalisés adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise.

L’accès à des analyses et à des rapports en temps réel aide les gestionnaires à :

• Prendre des décisions éclairées basées sur des données, telles que l’identification des tendances en matière de sureffectifs ou de sous-effectifs, l’optimisation des modèles d’équipes et le contrôle des coûts de main-d’œuvre;
• Identifier les employés les plus performants et ceux qui pourraient avoir besoin d’un soutien ou d’une formation supplémentaire, afin de permettre un développement ciblé du personnel;
• Contrôler le respect de la législation du travail et des politiques internes en fournissant des relevés détaillés des heures de travail, des pauses et des heures supplémentaires.

8 avantages d’utiliser un logiciel de gestion des horaires

Le choix d’un bon logiciel de gestion des horaires peut améliorer de façon significative l’efficacité opérationnelle de votre entreprise, et ce de plusieurs façons.

1. Une allocation des ressources plus efficace

Un logiciel de gestion des horaires aide à répartir efficacement les ressources humaines, en veillant à ce que le nombre adéquat d’employés possédant les compétences nécessaires soient disponibles au moment voulu. Il est ainsi plus facile de maintenir les niveaux de productivité et de répondre aux demandes des clients sans qu’il y ait de sureffectifs ou de sous-effectifs, ce qui peut entraîner une augmentation des coûts de main-d’œuvre ou une mauvaise qualité de service.

2. Respect plus facile de la législation du travail

De nombreux pays et régions disposent d’une législation du travail stricte sur les heures de travail, les heures supplémentaires, les pauses et les périodes de repos minimales entre les quarts de travail. Un logiciel de création d’horaires peut vous alerter des infractions potentielles avant qu’elles ne se produisent. Vous éviterez ainsi les sanctions légales et protégerez la réputation de votre entreprise.

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3. Moins de conflits d’horaires

La planification manuelle est sujette à l’erreur humaine, ce qui peut conduire à une double planification, à la planification d’employés qui ne sont pas disponibles ou à la non-prise en compte des demandes de congés. Un logiciel de gestion des horaires automatise une grande partie de ce processus, ce qui réduit les conflits et la charge administrative liée à leur résolution.

4. Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les employés

Un logiciel de gestion des horaires peut prendre en compte les préférences des employés pour certaines équipes ou certains jours de congé. Il facilite l’échange de quarts de travail ou les demandes de changements, ce qui peut améliorer considérablement la satisfaction au travail et l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. Il en résulte une réduction du taux de roulement et une plus grande motivation de la main-d’œuvre.

5. Une prise de décision davantage axée sur les données

Certains logiciels de gestion des horaires, comme Agendrix, sont dotés d’outils d’analyse et de création de rapports qui fournissent des informations sur les coûts de la main-d’œuvre, les heures de pointe et les performances des employés. Ces données peuvent vous aider à prendre des décisions plus éclairées sur les niveaux de personnel, la budgétisation des coûts de main-d’œuvre et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

6. Une plus grande adaptabilité à l’évolution des besoins de l’entreprise

Pour rester rentables, de nombreuses entreprises doivent être en mesure de s’adapter rapidement à des conditions changeantes telles que les fluctuations saisonnières, les événements promotionnels ou les hausses inattendues de la demande. Avec un logiciel de gestion des horaires, vous pouvez rapidement ajuster l’emploi du temps de votre personnel pour que votre entreprise reste souple et réactive.

7. Meilleure communication avec les employés

Les logiciels de gestion d’horaires modernes, comme Agendrix, comprennent des fonctions de communication qui permettent des mises à jour et des notifications en temps réel sur les changements d’horaires, de gérer les tâches de la journée et bien plus encore. Vous pouvez donc réduire les malentendus et vous assurer que tous les employés sont informés rapidement de leurs quarts de travail. Et les gestionnaires peuvent éviter d’avoir à utiliser Facebook Messenger pour discuter avec les employés.

8. Intégration centralisée des données et des systèmes

Un logiciel de gestion des horaires avancé centralisera également toutes les données relatives aux employés, qu’il s’agisse des dossiers des employés, des informations relatives à l’intégration, des notifications d’anniversaire ou des messages de reconnaissance. Il s’intégrera également à vos autres systèmes quotidiens, tels que les logiciels de paie et de comptabilité.

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Comment concevoir un horaire hebdomadaire en 13 étapes

Voici un guide étape par étape pour créer un horaire hebdomadaire à l’aide d’un logiciel gratuit de gestion d’horaires.

Étape 1 : Sélectionnez votre logiciel de gestion d’horaires

Choisissez un logiciel de gestion des horaires qui répond aux besoins de votre entreprise. La plupart des logiciels de planification gratuits se présentent sous la forme d’un logiciel de planification hebdomadaire ou d’un logiciel de planification mensuelle. Il existe également des logiciels spécialisés dans la création des horaires pour les employés, tels qu’Agendrix, qui offrent des fonctionnalités adaptées à la planification des employés, notamment les échanges de quarts, les demandes de congés et l’accès par téléphone portable.

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Étape 2 : Collectez des informations sur les employés

Recueillez les informations nécessaires auprès de vos employés, notamment leurs disponibilités, leurs quarts de travail préférés, leurs demandes de congés et toute autre contrainte ou préférence. Cette étape est cruciale pour créer un horaire qui réponde le mieux possible aux besoins des employés.

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Étape 3 : Comprenez les besoins de l’entreprise

Évaluez les besoins de votre entreprise pour le mois, y compris les périodes d’activité prévues, les événements spéciaux ou les échéances qui pourraient nécessiter du personnel supplémentaire. Tenez compte des rôles et des compétences requis pour chaque quart de travail afin de vous assurer que vous disposez de la couverture adéquate.

Étape 4 : Accédez à l’interface du logiciel de gestion des horaires de travail

Connectez-vous à votre logiciel et accédez à l’interface de planification. Il s’agit généralement d’un calendrier qui vous permet d’ajouter, de modifier et de consulter les quarts de travail.

Étape 5 : Créez des quarts de travail

Commencez à créer des quarts en spécifiant la date, l’heure et le poste ou le rôle requis pour chaque quart. Utilisez les informations recueillies aux étapes 2 et 3 pour répartir les quarts de travail de manière à faire correspondre la disponibilité des employés aux besoins de l’entreprise.

Si votre logiciel de gestion des horaires dispose d’une fonction d’importation, vous pouvez même tout importer directement dans l’application.

Étape 6 : Assignez les employés aux quarts de travail

Assignez les employés à chaque quart de travail, en tenant compte de leurs disponibilités, de leurs préférences et des besoins de l’entreprise. Veillez à ce que tous les quarts de travail soient couverts par du personnel dûment qualifié.

Étape 7 : Traitez les demandes de congé

Intégrez les demandes de congé approuvées dans la planification, en veillant à ce que ces employés ne soient pas affectés à des quarts de travail pendant leur congé.

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Étape 8 : Optimisez la planification

Examinez le brouillon de l’horaire pour déceler les lacunes, les chevauchements ou les déséquilibres dans la répartition des quarts de travail. Apportez les ajustements nécessaires pour que la charge de travail soit répartie équitablement et que le nouvel horaire soit le plus juste possible pour tous les employés.

Étape 9 : Respectez la législation du travail

Assurez-vous que votre horaire est conforme à toutes les lois du travail pertinentes, y compris celles relatives aux heures de travail maximales, aux périodes de repos minimales et à la réglementation des heures supplémentaires.

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Étape 10 : Partagez l’horaire avec les employés

Une fois le planning finalisé, publiez-le et partagez-le avec vos employés. La plupart des logiciels de gestion des horaires vous permettent d’informer les employés de la finalisation de l’horaire par courriel, SMS ou application mobile.

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Étape 11 : Permettez les changements de quart de travail et les ajustements

Activez des fonctions permettant aux employés de demander des échanges ou des changements de quart de travail par l’intermédiaire de l’outil de création d’horaires. Cette flexibilité peut aider à résoudre des conflits personnels inattendus et à améliorer la satisfaction des employés.

Certains logiciels de gestion des horaires, comme Agendrix, permettent aux employés d’échanger leurs quarts de travail de manière autonome, à condition qu’ils répondent à certains critères prédéfinis, ou seulement après l’approbation du gestionnaire.

Étape 12 : Contrôlez et ajustez si nécessaire

Tout au long du mois, surveillez le calendrier. Soyez prêt à procéder à des ajustements en cas d’absences imprévues, de changements dans les besoins de l’entreprise ou de demandes des employés. Demandez au logiciel de gestion d’horaires d’informer automatiquement les employés de toute modification apportée au calendrier en temps réel.

Étape 13 : Recueillez les impressions des employés

Demandez continuellement à vos employés de vous faire part de leurs commentaires sur l’horaire et d’autres sujets liés au travail. Utilisez ce retour d’information pour améliorer les futurs horaires. Un horaire de travail qui concilie les besoins de votre entreprise avec les préférences et la disponibilité de votre équipe améliorera la satisfaction des employés, réduira le roulement du personnel et augmentera l’efficacité opérationnelle.

Comment créer un horaire mensuel

Pour certaines entreprises, il peut être plus pratique de créer un horaire de travail mensuel pour les employés, par exemple ceux dont la charge de travail est prévisible.

Si votre horaire ne change pas beaucoup d’une semaine à l’autre, les étapes sont les mêmes que pour la création d’un horaire hebdomadaire. Il vous suffira d’effectuer les ajustements nécessaires pour tenir compte des congés, des vacances, etc.

Le logiciel de planification Agendrix dispose d’une fonction pratique de modèles pour les horaires hebdomadaires qui rend la création d’horaires de travail mensuels vraiment rapide et facile.

• Il vous suffit d’enregistrer une semaine type comme modèle et de la réutiliser aussi souvent que vous le souhaitez;
• Réaffectez les quarts de travail en fonction de vos besoins et des employés concernés;
• Si vos besoins en personnel changent à différents moments de l’année (comme la période chargée d’avant Noël dans le commerce de détail), il vous suffit de créer et d’enregistrer des modèles différents pour les différentes périodes. Donnez des noms clairs à vos modèles et importez-les au moment opportun.

Voyez ce que vous pouvez faire d’autre avec la fonction de modèles d’horaires hebdomadaires d’Agendrix!

Partager votre horaire, une étape cruciale pour réussir

Le meilleur outil de création d’horaires au monde ne sert à rien si les employés n’ont pas connaissance de leur horaire à temps. Plutôt que de l’afficher au mur ou de l’envoyer par courrier électronique à tout le monde, vous pouvez demander à votre logiciel de planification d’envoyer automatiquement les dernières mises à jour à tous les employés concernés. Ils recevront automatiquement une notification si des changements sont apportés à leur horaire initial.

Agendrix : Un planificateur pour la tranquillité d’esprit

Agendrix est le meilleur logiciel de planification en ligne pour les entreprises qui veulent un logiciel de gestion des horaires flexible et évolutif, riche en fonctionnalités, qui peut s’intégrer de manière transparente à leurs systèmes de paie, de feuilles de temps et autres systèmes de ressources humaines existants.

​​Avec Agendrix, vous bénéficiez également d’un soutien à la clientèle professionnel et fiable, y compris un accès rapide au service technique, aux ressources de formation et à notre vaste base de connaissances.

Combien coûte la création d’un horaire avec le logiciel Agendrix?

Le logiciel de gestion des horaires d’Agendrix est proposé avec trois plans différents afin de répondre aux besoins de la plupart des petites, moyennes et grandes entreprises. Chaque plan est également assorti d’une période d’essai gratuite qui vous permet d’essayer de créer un emploi du temps avec Agendrix sans engagement.

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Conclusion

Les logiciels de gestion des horaires gratuits peuvent sembler rentables au départ, mais ils ne disposent souvent pas des fonctionnalités avancées, de l’évolutivité et de l’assistance dont les entreprises ont besoin pour optimiser leurs opérations et se développer. En se concentrant sur la valeur apportée par un logiciel complet de gestion des horaires des employés, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, économiser de l’argent sur le long terme et bénéficier d’une main-d’œuvre plus satisfaite et plus productive.