Congédier un employé peut être aussi marquant pour un employeur que pour celui qui perd son emploi.
Entre la peur de passer à côté de l’une des nombreuses lois qui protègent les salariés et la peur de blesser un employé, l’employeur a l’embarras du choix quant aux raisons d’appréhender de congédier un employé.
Qui plus est, tout congédiement a nécessairement des répercussions sur l’ensemble de l’équipe; il est juste de dire que congédier un employé est une intervention délicate qui concerne bien plus que seulement la personne congédiée.
Pour ces raisons, il importe de considérer, au-delà de l’aspect légal, la meilleure façon de congédier votre employé et d’y accorder l’importance qui lui revient.
Est-il donc possible de congédier un employé et que ça se passe bien? Ici, on est persuadés que oui. Voici les 10 commandements du congédiement.
1. Appliquez-vous autant que pour l’embauche
Votre organisation embauche avec trompette et fanfare, mais renvoie avec un coup de pied au derrière? Ça en dit long sur les valeurs des gestionnaires en place.
La manière de faire les choses lorsque vous congédiez un employé aura des répercussions significatives sur la perception du gestionnaire et de l’entreprise par le reste de l’équipe, de même que par la personne licenciée.
La manière dont sont traités les licenciements est le véritable reflet des valeurs d’une entreprise.
Mettez-y donc autant de coeur que vous le faites lors des embauches. Après tout, un congédiement est tout aussi marquant pour un employé, sinon plus, qu’une embauche. Après tout, même les personnes mises à pied sont des ambassadrices.
2. Privilégiez un plan d’amélioration avant tout
Favorisez l’élaboration de plans d’amélioration lorsqu’il y a des problèmes.
De cette façon, l’employé aura l’occasion de s’améliorer, et vous pourrez l’accompagner à travers ce processus. Vous pouvez même offrir de l’accompagnement si la situation ou la problématique s’y prêtent. Faites ensuite des suivis réguliers et offrez de la rétroaction constructive honnête tout au long du parcours.
3. Comment congédier un employé : non à l’effet de surprise
L’effet de surprise, c’est super pour une fête d’anniversaire ou une promotion, mais certainement pas pour le licenciement d’un employé.
Aucun employé ne devrait être surpris d’être congédié. Jamais.
Des évaluations de rendement fréquentes et transparentes sont la clé pour éviter les mauvaises surprises. Dans ces évaluations récurrentes, employé et employeur doivent se retrouver sur la même longueur d’onde quant au rendement et à la progression de l’employé en question.
Il importe aussi de prendre des notes exhaustives lors de chaque évaluation et de les faire signer par l’employé. Des notes au dossier complètes permettent de vous souvenir fidèlement des événements abordés.
4. Préparez la rencontre avec soin
Avant la rencontre, préparez la documentation requise. Vous pourrez la remettre à l’employé à la toute fin avec le plus d’explications écrites possibles. Par exemple, joignez à l’enveloppe contenant la lettre de congédiement les prochaines étapes à suivre (ramener le matériel, signer tel document, etc.). En offrant le plus possible de support écrit, vous couperez sur les échanges verbaux, et la rencontre pourra se terminer plus rapidement.
C’est une formule optimale, puisque l’attention de votre employé se sera nécessairement dissipée après l’annonce du congédiement.
5. Comment congédier un employé : choisissez le meilleur moment
Le moment le plus opportun pour congédier un employé est à la fin de la journée. Ainsi, vous évitez à la personne concernée le malaise d’avoir à quitter sous les regards indiscrets des collègues.
6. Parlez-vous dans le blanc des yeux
Congédier un employé se fait, sans équivoque, en personne et en privé.. Une collègue m’a déjà raconté s’être fait convoquer pour son évaluation annuelle dans un café. Il s’agissait en fait de sa rencontre de licenciement. Imaginez seulement le mélange d’émotions en public : honte, consternation, colère.
Ce n’est pas le genre de fin que vous souhaitez, croyez-moi.
7. Comment congédier un employé : considérez-le
Dans plusieurs cas, les employeurs doivent fournir à leur employé un délai de préavis de deux semaines ou plus. Ils peuvent également offrir ce montant en indemnité de départ, sans demander à leur employé de revenir travailler. Néanmoins, certains employeurs demandent que ledit employé poursuive son travail pour les deux semaines en question.
Non seulement c’est contre-productif, mais en plus, c’est très difficile pour la dignité de l’employé. Qui plus est, avons-nous besoin de nous attarder au degré de motivation d’un employé dans cette position?
Si possible, n’obligez pas votre employé à continuer à travailler après son congédiement. Ou à tout le moins, donnez-lui le choix, mais de grâce, offrez l’indemnité de départ quoi qu’il arrive!
8. Gérez vos émotions
Vous souvenez-vous de cette collègue congédiée dans un café? Eh bien, à la fin de cette rencontre pour le moins marquante, son patron lui avait confié sa tristesse pour ensuite lui demander s’il pouvait la serrer dans ses bras.
Hum… Comment vous le dire autrement? En tant qu’employeur, n’oubliez jamais que l’outil secret des meilleurs gestionnaires est l’intelligence émotionnelle, ou en d’autres mots, votre capacité à gérer vos émotions.
La personne que vous congédiez n’a que faire de votre vécu au moment où le sien est probablement bouleversé. Exit tout commentaire concernant votre état d’esprit ou vos émotions. Vos collègues ou amis seront mieux placés pour vous soutenir et vous écouter de toute façon.
9. Suivez ce conseil simple : short and sweet
Une fois assis face-à-face, avisez rapidement votre employé de la raison de la rencontre. Il n’est pas question de parler de la pluie et du beau temps. D’ailleurs, soyez suffisamment préparé pour que la rencontre n’excède pas une dizaine de minutes. Car disons-le, une fois le congédiement annoncé, vous n’aurez plus la pleine attention de l’employé, qui ne souhaitera que vivre ses émotions loin du regard de son ex-patron. Le déroulement d’une rencontre de congédiement devrait donc aller à peu près comme suit :
- Annonce de la raison de la rencontre
- Explications précises
- Présentation des modalités (est-ce que l’employé quitte immédiatement, doit-il rester à l’emploi, quand recevra-t-il son indemnité de départ, etc.)
- Remise de la paperasse administrative
- Fin
Si possible, les étapes que l’on peut qualifier de techniques, comme la remise de la lettre signifiant les modalités de la cessation d’emploi, peuvent être faites par une personne neutre autre que le patron.
10. Comment congédier un employé : suivez les valeurs de l’entreprise
En somme, le congédiement devrait être traité par votre entreprise comme le sont le processus d’embauche et d’accueil. Avec souci de l’autre, délicatesse et dans une optique à long terme.
Pour bien faire les choses, rappelez-vous ces quelques éléments :
- Réalisez des évaluations de rendement fréquentes et transparentes afin d’éviter à tout prix les mauvaises surprises pour vos employés;
- Privilégiez, lorsque c’est possible, un plan d’amélioration en cas de problème avec un membre de votre équipe;
- Si vous devez néanmoins congédier un employé, empathie, honnêteté et clarté sont les mots d’ordre;
- Congédiez toujours un employé en personne et en privé, loin de tous les regards;
- Si c’est possible, congédiez un employé à la fin d’une journée, afin qu’il ne doive pas quitter les lieux sous les yeux de ses collègues;
- Si possible, n’obligez pas votre employé à continuer à travailler après son congédiement;
- En tant qu’employeur, gérez vos émotions : votre employé n’a pas à absorber votre malaise, votre peine ou votre stress;
- Allez droit au but : procédez le plus rapidement possible lors de la rencontre de congédiement;
- Si possible, laissez le soin à une tierce personne, plus neutre, de s’occuper de la paperasse ou des technicalités avec l’employé congédié.
